簡單說成本控制的就是監(jiān)控成本的正負(fù)偏差，分析原因和采取措施以確保項(xiàng)目朝著有利的方向發(fā)展。對(duì)于以項(xiàng)目為基本運(yùn)做單位的企業(yè)來說，成本控制能力直接關(guān)系贏利水平，因此多數(shù)企業(yè)都將成本控制放在重要位置。有趣的是，筆者發(fā)現(xiàn)很多IT企業(yè)的項(xiàng)目經(jīng)理往往對(duì)技術(shù)和管理更看重，恰恰對(duì)成本最不重視，甚至對(duì)有關(guān)“錢”“財(cái)（務(wù)）”的話題非常反感。
成本控制的核心是管理好四個(gè)關(guān)鍵指標(biāo)：TBC、CBC、CAC和CEV.TBC（TotalBudgetedCost）稱總預(yù)算成本，它表明完成一個(gè)項(xiàng)目總共需要多少錢。TBC看似不用過多解釋，但實(shí)際上將哪些開銷算做成本卻至關(guān)重要。IT項(xiàng)目的人力成本占相當(dāng)比重，如果在預(yù)算中不計(jì)人力成本，項(xiàng)目經(jīng)理往往就會(huì)要求投入更多人力資源，從公司整體角度這無疑造成了極大的浪費(fèi)。反之，如果明確核算出什么級(jí)別的人一天的成本是多少，并將需要投入的人力折算成TBC中的“錢”，就可以通過控制項(xiàng)目的成本來提高公司的人員使用效率。
另外三個(gè)參數(shù)CBC、CAC和CEV都和時(shí)間相關(guān)，在介紹之前先看這個(gè)問題：“一個(gè)項(xiàng)目TBC是100萬，總工期10個(gè)月，那么第5個(gè)月花了50萬是好事還是壞事哪？”，這很難說。因?yàn)槔塾?jì)成本與時(shí)間不一定是線形關(guān)系，可能第5個(gè)月按預(yù)算只應(yīng)該花20萬，花50萬就超了！CBC、CAC和CEV三個(gè)指標(biāo)就是要解決這樣的問題－如何描述一個(gè)特定時(shí)間點(diǎn)的成本狀態(tài)：
1）CBC（CumulativeBudgetedCost）稱為累計(jì)預(yù)算成本，描述了一個(gè)項(xiàng)目按照預(yù)算在某個(gè)特定的時(shí)間點(diǎn)上應(yīng)該花費(fèi)的成本的總和；
2）CAC（CumulativeActualCost）稱為累計(jì)實(shí)際成本，描述了一個(gè)項(xiàng)目在某個(gè)特點(diǎn)的時(shí)間點(diǎn)實(shí)際已經(jīng)花費(fèi)的所有成本的總和。
3）CEV（CumulativeEarnedCost）稱為累計(jì)實(shí)現(xiàn)價(jià)值，也稱為掙值，描述了一個(gè)項(xiàng)目在某個(gè)特點(diǎn)的時(shí)間點(diǎn)所有已經(jīng)完成的工作產(chǎn)品的價(jià)值。
簡單說，TBC是總共需要多少錢，而CBC、CAC和CEV則分別某個(gè)特定時(shí)間點(diǎn)上的“總預(yù)算”、“總投入”和“總產(chǎn)出”。下面我們舉例說明這幾個(gè)概念：
假如有10間房子需要刷油漆，每間房子需要10元的油漆費(fèi)，工人每天需要10元的人工費(fèi)，預(yù)計(jì)10天刷完。則總預(yù)算成本TBC=10×10+10×10=200元；假設(shè)每天刷1間房子，則第5天的CBC=5×10+5×10=100元。
第5天檢查發(fā)現(xiàn)：買油漆累計(jì)花了60元，付工人50元，則CAC=50+60=110元；CEV的計(jì)算稍微復(fù)雜一些。CEV是指產(chǎn)出的價(jià)值，因這個(gè)例子中產(chǎn)出是“油漆房間”，所以首先計(jì)算刷一件房間的成本。油漆一間的成本為10元油漆費(fèi)和10元的人工費(fèi)，共20元。如果第5天刷完了4間房子，則CEV=4×20=80元（曲線如下圖）；但如果刷了6間房子，則CEV=6×20=120元。
實(shí)際使用時(shí)，CAC的的計(jì)算可能比這要復(fù)雜一些，比如根據(jù)報(bào)工單計(jì)算人力成本，根據(jù)發(fā)票計(jì)算材料或勞務(wù)費(fèi)用，對(duì)承付款項(xiàng)還要按進(jìn)度進(jìn)行分?jǐn)偅ㄖ活A(yù)留資金，不一定實(shí)際支付）。三個(gè)參數(shù)中最重要顯然是CEV，但實(shí)際上如何準(zhǔn)確計(jì)算CEV正是工作的難點(diǎn)。在IT項(xiàng)目中，因預(yù)算難以估算準(zhǔn)確（CEV恰恰又以預(yù)算為基礎(chǔ)進(jìn)行計(jì)算），完工的比例也難以準(zhǔn)確計(jì)算，所以CEV往往不太容易準(zhǔn)確。改進(jìn)的方法一是將任務(wù)進(jìn)行細(xì)分到便于估算、容易測(cè)量；二是不斷積累歷史數(shù)據(jù)、提高預(yù)算的準(zhǔn)確性。
得到了上面4個(gè)主要參數(shù)后，就可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行必要的分析以確定項(xiàng)目的狀態(tài)。這里介紹4個(gè)重要的參數(shù)：CV、SV、CPI和SPI
1）CV（CostVariance）稱為成本偏差，CV=CEV-CAC，它表示當(dāng)前產(chǎn)出的價(jià)值與投入成本的差異。顯然，如果該參數(shù)為正，說明產(chǎn)出比投入多，項(xiàng)目省錢了；參數(shù)為負(fù)則說明產(chǎn)出比投入少，多花錢了。還是上面的例子，如果刷了6間房，則CV=120-110=10，省了10元；如果只刷了4間房，則CV=80-110=-30，多用了30元。
2）SV（ScheduleVariance）稱為進(jìn)度偏差，SV=CEV-CBC.CBC不但表示在一個(gè)特定時(shí)間點(diǎn)的累計(jì)預(yù)算，其實(shí)還隱含表示在這個(gè)特定時(shí)間點(diǎn)上應(yīng)該的產(chǎn)出（讀者可以自己考慮這是為什么），因此SV表示當(dāng)前產(chǎn)出的價(jià)值與預(yù)期產(chǎn)出價(jià)值的偏差。顯然，如果該參數(shù)為正，說明產(chǎn)出比預(yù)期的快，項(xiàng)目進(jìn)度提前了；參數(shù)為負(fù)則說明產(chǎn)出比預(yù)期的慢，項(xiàng)目進(jìn)度滯后了。還是上面的例子，如果刷了6間房，則SV=120-100=20，比預(yù)計(jì)多產(chǎn)出了20元；如果只刷了4間房，SV=80-100=-20，比預(yù)計(jì)少產(chǎn)出了20元。
3）CPI（CostPerformanceIndex）稱為成本績效，CPI=CEV/CAC，它表示投入單位成本可以產(chǎn)出的價(jià)值。如上面例子，如果刷了6間房，則CPI=120/110=1.1，這表明每花1元錢可以產(chǎn)出1.1元價(jià)值，成本績效好，照這個(gè)趨勢(shì)下去項(xiàng)目會(huì)節(jié)省9%；而如果刷了4間房，則CPI=80/110=0.72，這表明每花1元錢才產(chǎn)出0.72元的價(jià)值，成本績效差，照這個(gè)趨勢(shì)下去項(xiàng)目會(huì)多花費(fèi)39%！
4）SPI（SchedulePerformanceIndex）稱為進(jìn)度績效，SPI=CEV/CBC，它表示當(dāng)前完成的工作量占預(yù)計(jì)完成工作量的比例，1表示正好完成。仍舉上面的例子，如果刷了6間房，則SPI=120/100=1.2，表明比預(yù)期進(jìn)度快了20%，進(jìn)度績效好；如果刷了4間房，則SPI=80/100=0.8，表明只完成了預(yù)計(jì)工作的80%，進(jìn)度績效差。
除了對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行績效分析外，還可以進(jìn)行預(yù)測(cè)－計(jì)算FCAC（ForecastedCostatCompletion）預(yù)計(jì)完工成本。簡單的有三種方法：
1）方法一：FCAC=TBC/CPI，表示如果項(xiàng)目繼續(xù)以當(dāng)前的成本績效水平運(yùn)行，完工時(shí)需要的成本；
2）方法二：FCAC=CAC+（TBC-CEV），表示如果項(xiàng)目剩余部分按預(yù)算完成，完工需要的成本；
3）方法三：FCAC=CAC+重估剩余工程預(yù)算，這實(shí)際上要求完全重新估算；
完成成本分析后可能需要采取必要措施進(jìn)行調(diào)整。確定調(diào)整對(duì)象時(shí)應(yīng)該優(yōu)先考慮成本偏差大、成本績效差、成本高的工作包，并從近期開始工作任務(wù)著手進(jìn)行調(diào)整。糾正措施包括使用合格的但成本較低的人工或材料、派有經(jīng)驗(yàn)的人指導(dǎo)工作、減少工作范圍或降低進(jìn)度、質(zhì)量等。其實(shí)這沒有一定之規(guī)，要具體問題具體分析。
總之，成本控制首先要規(guī)劃花錢的計(jì)劃－CBC，然后定期核算CAC和CEV，通過分析偏差和績效指標(biāo)弄清項(xiàng)目狀態(tài)，進(jìn)而通過成本預(yù)測(cè)和采取措施確保成本向有利的方向發(fā)展。
