在企業(yè)物資采購活動中，合同欺詐行為及合同條款不完善給企業(yè)造成經(jīng)濟損失的現(xiàn)象時有發(fā)生。為了保障企業(yè)的合法權(quán)益及合同條款的完善明確，確保雙方當事人按合同辦事，內(nèi)部審計部門開展物資采購合同審計具有重要意義。物資采購費用支出是單位成本費用的重要組成部分，加大對物資采購合同的內(nèi)部審計力度，完善物資采購合同管理，是有效降低采購成本，提高經(jīng)濟效益的重要手段。許昌煙草機械有限責任公司（簡稱許昌煙機公司）自1989年開展合同審計以來，通過多年的探索、實踐，積累了較豐富的經(jīng)驗，取得了一定的成效?，F(xiàn)結(jié)合審計實踐，就企業(yè)內(nèi)部如何抓住合同審計的重要環(huán)節(jié)，強化合同管理，規(guī)避交易風險，提高經(jīng)濟效益，談些淺見。
一、健全制度，規(guī)范操作
為加強合同管理，維護公司合法權(quán)益，樹立企業(yè)誠實守信的良好形象，公司制定實施了《許昌煙機公司合同管理辦法》并不斷修訂完善。對合同的審核和管理進行了詳細的規(guī)定，確保合同的規(guī)范性、合法性和科學性。
根據(jù)《許昌煙機公司物資采購招標管理辦法》規(guī)定，在簽合同前，對采購物資進行招標。與中標單位擬訂合同后，由采購部門填寫“合同審簽表”，并由公司主管領(lǐng)導和總經(jīng)理審簽?！昂贤瑢徍灡怼迸c合同一起送審計部門審核，未經(jīng)審計的合同不得加蓋合同章，合同不生效，財務部門不予結(jié)算和付款。健全的合同審計制度，規(guī)范的操作，不僅使審計人員在開展合同審計時有章可循，審計工作程序更加合理，而且大大提升了審計工作質(zhì)量。
二、對合同主體進行審計
合同主體的合法性，是確保合同法律效力的前提。為保證合同的有效性、合法性，避免因簽訂無效合同造成企業(yè)經(jīng)濟損失，必須對合同主體資格、經(jīng)營范圍、履約能力等進行審計。
審查簽訂合同的主體。重點審查合同主體是否是依法登記的企業(yè)法人，或依法產(chǎn)生、存在的組織。不與不能獨立享有經(jīng)濟權(quán)利和承擔義務的、不具備法定條件的經(jīng)濟組織（如內(nèi)部車間、分廠等）簽訂合同。
審查合同對方經(jīng)營范圍。重點審查其經(jīng)營范圍是否包括合同標的，是否超出了在工商行政管理部門登記注冊的范圍，是否無照經(jīng)營。
審查合同對方主體有無履約能力。對對方的資質(zhì)等進行調(diào)查，不與無履約能力的主體簽訂合同。
審查授權(quán)委托代理人的代理資格是否合法。經(jīng)公司法人授權(quán)后的委托代理人方可代表本公司對外簽訂合同。委托代理人必須按照《合同法》及其他有關(guān)法規(guī)的規(guī)定，本著公平互利的原則，在委托權(quán)限及其期限范圍內(nèi)，依法簽訂合同。
三、合同簽訂前進行招標比價審計
1、注重對價格信息的收集。根據(jù)物資采購合同審計的合法性、公平性原則及“貨比三家、比質(zhì)比價”的原則，物資采購合同審計的重點之一就是價格審計。
建立合同審計臺賬，進行整理歸檔，對材料及產(chǎn)品價格、供應商信息進行跟蹤管理。
做好市場調(diào)查，通過報紙、互聯(lián)網(wǎng)了解價格信息的變動情況，及時掌握第一手資料，防止物資采購中的“暗箱操作”。
2、注重對信息化管理手段的運用。為使合同價格審計更便捷、更規(guī)范，公司信息管理中心的計算機專業(yè)人員，為我們在ERP管理軟件上建立了專門的“合同審計管理系統(tǒng)”及“物資采購招標系統(tǒng)”。事先將歷次采購物資的價格、數(shù)量、供應商、合同訂單號等情況按物料編碼存入系統(tǒng)，形成采購情況分析曲線圖。每次審計合同時，把需要采購的物料編碼輸入，該物料以前已采購批次的采購日期、價格、供應商、訂單號及審核日期、審核人情況就被自動顯示出來，如價格比原購入價格高，系統(tǒng)會自動提示，以便再次核實該物料價格。如價格沒問題，通過審計后在設定的時期內(nèi)有效。這大大地方便了我們的工作，避免了人工操作可能出現(xiàn)的誤差，減少了差錯率，提高了合同審計工作效率，保證了審計工作質(zhì)量。
3、注重對招標過程的審查監(jiān)督。根據(jù)《許昌煙機公司物資采購招標管理辦法》的規(guī)定，在一般情況下，小量、小額采購“貨比三家”，在ERP管理系統(tǒng)上進行價格比較；批量、大額采購進行公開招標，由審計部門牽頭，成立由采購部門、使用部門、技術(shù)部門、質(zhì)量部門為主的評標委員會進行評標。由監(jiān)察室、財務部、工會組成的監(jiān)督組對招標全過程進行監(jiān)督。
審查招標程序的合法性及操作的規(guī)范性。采購招標是一項嚴肅認真的工作，其程序是否合法、操作是否規(guī)范，直接關(guān)系到招標結(jié)果的公正性。審計中重點審查評標委員會是否嚴格按照國家有關(guān)規(guī)定及《許昌煙機公司物資采購招標管理辦法》開展工作，有無主觀性、隨意性。并在審查合同時將合同與招標結(jié)果相核對，確保招標結(jié)果落到實處。
審查招標文件的完整性。招標文件是簽訂采購合同的重要依據(jù)，內(nèi)容完整的招標文件是簽訂采購合同的基礎(chǔ)。應重點審查招標文件中對投標方主體資格、資質(zhì)、履約能力的要求，以及采購物資數(shù)量、規(guī)格、技術(shù)要求、付款方式等重要內(nèi)容。并在招標文件中明確規(guī)定“投標文件是中標后簽訂合同的一個組成部分，與合同具有同等法律效力”，為以后采購合同的審計奠定基礎(chǔ)。
審查評標辦法的合理性。嚴格按照《許昌煙機公司評標委員會和評標方法暫行規(guī)定》執(zhí)行，出臺合理的項目采購招標評標辦法。本著公平、公正、科學、擇優(yōu)的原則，對投標單位進行評價、比較、分析，選出信譽好、能夠保證質(zhì)量、按時供貨的供應商，這對于保證供貨質(zhì)量、降低采購成本有著至關(guān)重要的作用。
審查中標價格的公正性。為公平起見，我們把各投標商的投標價格輸入ERP“物資招標系統(tǒng)”，在保證質(zhì)量、保證售后服務的前提下，遵循“成本最低原則”，系統(tǒng)自動篩選出最低投標價為中標價，并保存在系統(tǒng)中，作為下次招標的參考價。這樣，既保證了采購物資的質(zhì)優(yōu)價廉，又避免了在物資采購過程中舞弊的發(fā)生。
四、對合同條款的審計
1、對合同內(nèi)容的審計。根據(jù)《許昌煙機公司合同管理辦法》的規(guī)定，對采購合同內(nèi)容的真實性、合法性、有效性及可行性進行嚴格審查。在合同審計中，發(fā)現(xiàn)合同有缺陷、合同遺漏必要條款和有不利條款的情況，就及時指出并要求送審部門予以補正；對于不符合審批送審條件的合同，及時對送審部門予以說明并要求送審部門補辦手續(xù)后再送審；對于可行性有疑問的合同，會同技術(shù)、生產(chǎn)等有關(guān)部門慎重研究，得出一致意見，確保采購合同簽訂的可行性、合理性；對違反國家法律，損害企業(yè)利益，顯失公平的“霸王合同”，嚴格把關(guān)，堅決查處，避免因該類合同給企業(yè)帶來風險，造成損失。
2、對合同條款的審計。合同是一種法律文書。依法簽訂的合同，對雙方當事人具有法律約束力，當事人應該按照約定履行自己的義務。嚴密的合同條款是履行合同的前提，對采購合同條款進行審計，不僅有利于全面、及時履行合同，而且也可以減少雙方在執(zhí)行合同時發(fā)生爭執(zhí)，避免合同糾紛，從而有效降低合同風險。
當事人雙方名稱或姓名和住址。該條款是對合同主體的明確，也是落實合同權(quán)利和義務的前提。主要審查合同單位名稱與中標單位是否一致，與所加蓋的合同專用章名稱是否一致。
標的。標的指采購的物資、設備、備品備件等，沒有標的的合同是無法成立、無法履行的。審計時，重點審查合同標的物資是否與中標物資相符，是否按公司計劃采購，查實是否屬于無計劃或超計劃采購，型號規(guī)格是否齊全規(guī)范。
數(shù)量及質(zhì)量要求。該條款是確定雙方權(quán)利、義務、責任大小的關(guān)鍵條款，合同上必須清楚具體地寫明。必須注明確切的數(shù)量及單位，如單位為套、對、盒等，要注明具體數(shù)量。質(zhì)量要求要明確，如國家標準、行業(yè)標準、技術(shù)標準等。
價款或報酬。是指買方獲得標的向賣方以貨幣形式支付的代價，包括單價、總價。該條款是采購合同的核心條款。審計時要重點審查是否按招標中標結(jié)果簽訂合同，是否進行市場調(diào)查、詢價、比價，價格是否含稅，是否高于市場價。如價格過高，駁回合同，采購部門應查明原因，與賣方再次進行商談，力爭以公道價格采購到高質(zhì)量的物資，最大限度地降低采購成本。
結(jié)算方式及期限。采購合同應明確結(jié)算方式和付款期限，不得含糊其辭，同時審查是否按公司結(jié)算規(guī)定執(zhí)行。公司規(guī)定采購合同簽訂原則上都是驗貨付款，如遇特殊情況需辦理預付款，必須先經(jīng)公司領(lǐng)導簽批方可辦理。付款期限應明確是一次性付清，還是分期付款。成套設備及重要備件是否留有一定比例的質(zhì)保金，質(zhì)保金什么時候付清等。
交付標的物的方式、時間、地點。采購合同應明確交貨方式、交貨時間、交貨地點。如貨物運輸是鐵路還是公路；交貨時間是否具體；交貨地點是許昌站還是公司等。
驗收標準、方法、地點及期限。驗收標準應注明是用國家標準、行業(yè)標準還是所簽訂的技術(shù)標準；是在賣方現(xiàn)場驗收還是到貨后在買方驗收；驗收期限是否約定。
違約責任及解決辦法。訂立合同時要做到“先小人，后君子”，對采購合同中能夠預見到的各種不利因素要以條款的方式加以防范，運用法律保護企業(yè)的合法權(quán)益。審計時要注意違約處罰是否明確具體，如違約金的比例、賠償范圍等。解決爭議的方式是否確定，如協(xié)商、仲裁、還是訴訟。
合同生效日期。合同是否經(jīng)雙方委托代理人簽字并加蓋合同專用章后生效。
五、合同執(zhí)行情況及變更情況的審計
為檢驗合同交易的成效，總結(jié)合同管理中的經(jīng)驗和不足，為繼續(xù)完善合同管理奠定基礎(chǔ)，我們對審計過的合同進行跟蹤審計。審查合同的執(zhí)行情況，是否有不執(zhí)行或執(zhí)行不完全的情況，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋給有關(guān)部門進行處理。審查合同的變更情況，檢查變更理由是否真實，是否有不正常的變更情況，變更合同是否采用了書面形式，是否履行了變更審簽手續(xù)等。
