【摘要】ERP環(huán)境下，企業(yè)內(nèi)部控制的運(yùn)行環(huán)境發(fā)生了明顯變化，這給內(nèi)部控制帶來(lái)了很多新的問(wèn)題。本文在分析我國(guó)企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制現(xiàn)狀和ERP系統(tǒng)環(huán)境下內(nèi)部會(huì)計(jì)控制關(guān)鍵環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)上，提出了完善ERP系統(tǒng)環(huán)境下內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的措施。
隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的來(lái)臨，科學(xué)管理日益受到企業(yè)的重視，越來(lái)越多的企業(yè)開始利用先進(jìn)的信息技術(shù)重整組織結(jié)構(gòu)和調(diào)整管理模式，在這種環(huán)境下，ERP系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生。ERP系統(tǒng)是基于客戶服務(wù)器體系、關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)、面向?qū)ο蠹夹g(shù)、圖形用戶界面、第四代語(yǔ)言、網(wǎng)絡(luò)通訊等信息技術(shù)的一個(gè)廣泛而開放的企業(yè)信息系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)便是各種信息如供應(yīng)、生產(chǎn)、銷售、服務(wù)等信息高度集成的結(jié)果。ERP的核心思想是以供應(yīng)鏈管理為核心，盡可能地整合企業(yè)全部資源，加快企業(yè)資金流和信息流的流通速度，提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。這種先進(jìn)的管理模式給傳統(tǒng)會(huì)計(jì)帶來(lái)了前所未有的沖擊，也給內(nèi)部會(huì)計(jì)控制提出了新的挑戰(zhàn)。
一、我國(guó)企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的現(xiàn)狀
由于經(jīng)濟(jì)環(huán)境、技術(shù)條件以及管理理念的制約，目前我國(guó)大多數(shù)企業(yè)主要通過(guò)人工操作、現(xiàn)場(chǎng)檢查等手段實(shí)施內(nèi)控。這種方法一是導(dǎo)致我國(guó)現(xiàn)有企業(yè)控制效率極其低下。現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營(yíng)環(huán)境復(fù)雜、經(jīng)營(yíng)內(nèi)容廣泛、地理分布遼闊、信息處理工作量非常大，如果采用傳統(tǒng)手段，不僅速度慢而且花費(fèi)大?，F(xiàn)代經(jīng)濟(jì)學(xué)理論認(rèn)為，制度能否得到有效執(zhí)行的一個(gè)關(guān)鍵因素在于其交易成本的高低，因此，工作效率及經(jīng)濟(jì)效率低下可能造成企業(yè)的內(nèi)控制度流于形式。二是通過(guò)人工操作、現(xiàn)場(chǎng)檢查等手段實(shí)施內(nèi)控難以避免主觀因素的影響?，F(xiàn)代企業(yè)提倡“以人為本”的管理理念，因此在制度的制定和執(zhí)行過(guò)程中不能忽視人性的弱點(diǎn)，在現(xiàn)階段，我國(guó)的企業(yè)通過(guò)人工進(jìn)行內(nèi)控難以逾越人情和素質(zhì)兩個(gè)障礙。
二、ERP系統(tǒng)環(huán)境下內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
ERP系統(tǒng)環(huán)境下內(nèi)部會(huì)計(jì)控制包括銷售和收款循環(huán)控制、采購(gòu)和付款循環(huán)控制、生產(chǎn)循環(huán)控制等幾個(gè)方面。
?。ㄒ唬╀N售和收款循環(huán)控制
銷售和收款循環(huán)控制包括客戶訂單處理作業(yè)、交貨作業(yè)、開具發(fā)票及收款作業(yè)，是銷售和收款循環(huán)的幾項(xiàng)主要作業(yè)。訂單處理作業(yè)控制的重點(diǎn)應(yīng)該放在客戶記錄信息和訂單信息的輸入、確認(rèn)及其他相關(guān)數(shù)據(jù)的輸入環(huán)節(jié)上，加強(qiáng)各輸入信息的核實(shí)并保證輸入的準(zhǔn)確度。交貨作業(yè)控制的重點(diǎn)在于交運(yùn)文件和裝箱單數(shù)據(jù)項(xiàng)目準(zhǔn)確性的控制。開具發(fā)票和收款作業(yè)的重點(diǎn)是不相容職責(zé)的分離及監(jiān)控。
?。ǘ┎少?gòu)和付款環(huán)節(jié)控制
企業(yè)在確認(rèn)訂單前，需要了解產(chǎn)品庫(kù)存情況，如果庫(kù)存不足，則應(yīng)該根據(jù)需求安排生產(chǎn)，由此引出采購(gòu)及付款循環(huán)的一系列關(guān)鍵作業(yè)，如購(gòu)料預(yù)算作業(yè)、采購(gòu)作業(yè)、收料作業(yè)、付款作業(yè)等。購(gòu)料預(yù)算的重點(diǎn)是計(jì)算購(gòu)料預(yù)算的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)及成品，收料作業(yè)的重點(diǎn)是原材料入庫(kù)驗(yàn)收環(huán)節(jié)，而采購(gòu)和付款作業(yè)的重點(diǎn)則是所發(fā)出采購(gòu)訂單的授權(quán)及供應(yīng)商發(fā)票的核查。
?。ㄈ┥a(chǎn)循環(huán)控制
生產(chǎn)計(jì)劃、制作流程管理、品質(zhì)管理、保養(yǎng)、成本核算等都屬于生產(chǎn)循環(huán)。所有生產(chǎn)循環(huán)作業(yè)的控制重點(diǎn)首先在于主生產(chǎn)計(jì)劃的控制。主生產(chǎn)計(jì)劃是物料需求計(jì)劃、組件的生產(chǎn)計(jì)劃，訂單優(yōu)先計(jì)劃等具體生產(chǎn)計(jì)劃作業(yè)的編制基礎(chǔ)。成本核算作業(yè)的控制重點(diǎn)還包括對(duì)成本核算基礎(chǔ)工作的完善。而品質(zhì)管理作業(yè)的控制重點(diǎn)還包括質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的確定。在整個(gè)生產(chǎn)過(guò)程中，質(zhì)量管理模塊自始至終地對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行著嚴(yán)密的質(zhì)量監(jiān)控，其監(jiān)控的原理就是將各生產(chǎn)流程的“產(chǎn)品”與事先確定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行對(duì)比，因此，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的確定是必須加以控制的環(huán)節(jié)之一。
三、完善ERP系統(tǒng)環(huán)境下內(nèi)部會(huì)計(jì)控制
?。ㄒ唬┮?guī)范會(huì)計(jì)科目，設(shè)置財(cái)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，保證會(huì)計(jì)信息的真實(shí)、完整
由于ERP系統(tǒng)運(yùn)用了多項(xiàng)物資編碼，搜集和定義了物料的屬性，形成了較為準(zhǔn)確的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)資料，提高了財(cái)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，并通過(guò)設(shè)置一套名稱準(zhǔn)確、內(nèi)容完整的會(huì)計(jì)科目，規(guī)范會(huì)計(jì)核算過(guò)程，保證各類數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)信息的真實(shí)、完整。例如，可由預(yù)先編輯設(shè)置的公式自動(dòng)完成折舊的計(jì)提、費(fèi)用的分?jǐn)偟裙ぷ?，根?jù)會(huì)計(jì)記賬憑證自動(dòng)生成會(huì)計(jì)報(bào)表，有效地杜絕了利用相關(guān)政策人為調(diào)節(jié)會(huì)計(jì)利潤(rùn)的現(xiàn)象。
（二）堅(jiān)持不相容職務(wù)分離原則
在實(shí)施ERP的環(huán)境下更要堅(jiān)持不相容職務(wù)分離原則，也就是要進(jìn)行職務(wù)分隔。內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度能夠保證企業(yè)內(nèi)部涉及會(huì)計(jì)工作的機(jī)構(gòu)、崗位的合理設(shè)置及其職責(zé)、權(quán)限的合理劃分。堅(jiān)持不相容職務(wù)互相分離，確保不同的機(jī)構(gòu)和崗位之間權(quán)責(zé)分明，互相制約，相互監(jiān)督。在ERP環(huán)境下由于業(yè)務(wù)交叉，各模塊物流資金信息共享，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí)，要使每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)至少有兩個(gè)人或兩個(gè)以上的部門參與，這樣就可以用一個(gè)去證實(shí)另一個(gè)的準(zhǔn)確性，只要人盡其用就不會(huì)造成工作的重復(fù)。調(diào)整不適應(yīng)ERP環(huán)境的會(huì)計(jì)崗位設(shè)置，完善各崗位職責(zé)，特別是管理崗位和稽核崗位，在不同會(huì)計(jì)職務(wù)上加強(qiáng)預(yù)測(cè)、決策、分析等職責(zé)，加強(qiáng)稽核對(duì)業(yè)務(wù)的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查等職責(zé)。因此，只要相關(guān)的人員和部門之間沒(méi)有徇私舞弊，差錯(cuò)與不軌就不難發(fā)現(xiàn)。
?。ㄈ┦虑?、事中、事后會(huì)計(jì)控制相結(jié)合
在ERP系統(tǒng)環(huán)境下，應(yīng)將事前、事中、事后會(huì)計(jì)控制相結(jié)合，完善企業(yè)的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制。事前控制包括預(yù)算控制和授權(quán)控制兩個(gè)方面。前者使得在發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)，系統(tǒng)能自動(dòng)將實(shí)際情況與預(yù)算目標(biāo)進(jìn)行比較，對(duì)不符合目標(biāo)的業(yè)務(wù)操作進(jìn)行否決或提請(qǐng)授權(quán)機(jī)構(gòu)決策；后者則能根據(jù)企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)及員工的崗位責(zé)任，設(shè)置每個(gè)員工對(duì)系統(tǒng)的操作權(quán)限以及對(duì)信息的查詢范圍，系統(tǒng)將保證企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)均是由被批準(zhǔn)或被授權(quán)的員工執(zhí)行。事中控制主要是對(duì)操作程序進(jìn)行控制，主要包括業(yè)務(wù)操作控制與會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制。而事后控制則可以確保檢查報(bào)告的客觀性、可靠性，提高檢查效率、降低檢查成本，有利于企業(yè)及時(shí)發(fā)現(xiàn)在目標(biāo)實(shí)現(xiàn)及制度執(zhí)行過(guò)程中的各項(xiàng)偏差。
?。ㄋ模┙⒔∪Y產(chǎn)管理制度，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)利
在應(yīng)收賬款方面，實(shí)現(xiàn)多種清賬方式，有效減少壞賬、呆賬的發(fā)生。在ERP系統(tǒng)運(yùn)行的過(guò)程中，系統(tǒng)設(shè)有三種應(yīng)收賬款的清賬方式：一是保留原來(lái)未清項(xiàng)；二是結(jié)清原來(lái)未清項(xiàng)，產(chǎn)生一個(gè)新的未清項(xiàng)；三是標(biāo)準(zhǔn)未清項(xiàng)。在應(yīng)收賬款錄入時(shí)，根據(jù)應(yīng)收賬款回款情況，分別采取這三種清賬方式，并通過(guò)賬款的賬齡分析查找應(yīng)收賬款的來(lái)源和形成原因，及時(shí)清賬、對(duì)賬，盡量縮短應(yīng)收賬款的回款時(shí)間，減少呆賬、壞賬的發(fā)生。同時(shí)，由于系統(tǒng)把各部門需要的數(shù)據(jù)通過(guò)功能模塊的劃分，上傳到系統(tǒng)的各個(gè)監(jiān)控部門，并隨時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)的核對(duì)。例如，在內(nèi)部數(shù)據(jù)的核對(duì)當(dāng)中，財(cái)務(wù)部門記錄的應(yīng)收往來(lái)款項(xiàng)應(yīng)與銷售部門實(shí)現(xiàn)的銷售數(shù)據(jù)相符；在結(jié)轉(zhuǎn)成本時(shí)要和銷售部門提供的銷售數(shù)量相匹配，這樣，不僅為企業(yè)制定合理庫(kù)存奠定了基礎(chǔ)，而且還減少了資金占用。
?。ㄎ澹┙档蛯?shí)施ERP系統(tǒng)的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制風(fēng)險(xiǎn)
通過(guò)對(duì)控制目標(biāo)點(diǎn)與面的評(píng)估，試圖降低實(shí)施ERP系統(tǒng)的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制風(fēng)險(xiǎn)。ERP的實(shí)施，實(shí)現(xiàn)了跨業(yè)務(wù)、跨職能部門的業(yè)務(wù)處理，使過(guò)去跨部門的審批程序簡(jiǎn)化和壓縮。實(shí)施ERP后，企業(yè)所遇到的主要業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)來(lái)源于重組后的業(yè)務(wù)流程。流程化管理的ERP，打破了原來(lái)職能部門條塊分割的現(xiàn)狀，使企業(yè)的資源統(tǒng)一管理和共享。運(yùn)行與管理在很大程度上由ERP來(lái)進(jìn)行控制，這就導(dǎo)致了內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)環(huán)境的變化，使得過(guò)去傳統(tǒng)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制內(nèi)容的風(fēng)險(xiǎn)變得更加復(fù)雜。一般來(lái)講，ERP系統(tǒng)覆蓋營(yíng)銷、計(jì)劃、生產(chǎn)、采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)、財(cái)務(wù)、人力資源等企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理的各個(gè)層面，企業(yè)基于風(fēng)險(xiǎn)管理的原則，在ERP實(shí)施過(guò)程中通過(guò)定期風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，尋找對(duì)重點(diǎn)業(yè)務(wù)流程影響最大的環(huán)節(jié)，井對(duì)這些流程進(jìn)行描述和分析，對(duì)ERP流程中的每個(gè)活動(dòng)進(jìn)行追溯，描述風(fēng)險(xiǎn)特征并確定相應(yīng)的控制區(qū)。這就需要對(duì) ERP環(huán)境下關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制點(diǎn)進(jìn)行定期審核，確認(rèn)其是否能有效地控制業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，并對(duì)其做出評(píng)估和完善。
