【摘要】本文以案例形式介紹了中小企業(yè)實施ERP管理方法的過程及產(chǎn)生的效益。
“ERP管理”是指利用計算機信息技術整合企業(yè)內(nèi)部各部門，包括財務會計、生產(chǎn)、物料管理、品質(zhì)管理、銷售與分銷和人力資源等，對企業(yè)資源進行合理調(diào)配，使企業(yè)獲得更強大的競爭力。“ERP管理”通過建立企業(yè)內(nèi)部神經(jīng)系統(tǒng)，讓所有信息在線顯示，實現(xiàn)實時的信息共享來滿足顧客瞬息萬變的需求、適應技術不斷創(chuàng)新和越來越短的產(chǎn)品生命周期?！癊RP管理”通過建立企業(yè)外部的網(wǎng)絡系統(tǒng)，透過網(wǎng)絡與系統(tǒng)的有效結(jié)合，可以使客戶與廠商間形成水平或垂直整合，真正達到：“決勝于千里之外，運籌于帷幄之中”的管理模式，使市場競爭態(tài)勢一目了然。
下面以某中型鋼鐵聯(lián)合企業(yè)為例，介紹ERP管理方法。該企業(yè)財務管理用的是金蝶k3網(wǎng)絡財務軟件、拜特網(wǎng)上銀行等商業(yè)軟件，另單獨開發(fā)采購、銷售、數(shù)采系統(tǒng)和資金管理系統(tǒng)等。通過系統(tǒng)集成，實現(xiàn)物流、資金流和信息流三流合一，闖出了一條投資少、見效快、有效管理的ERP信息化管理創(chuàng)新之路。突出了企業(yè)管理以財務管理為中心，財務管理以資金管理為中心，資金管理以現(xiàn)金管理為重點，通過資金管理這條主線，全面推進企業(yè)管理創(chuàng)新、制度創(chuàng)新和技術創(chuàng)新。
第一階段：前期準備及規(guī)劃
設定明確目標。在導入“ERP管理”之前，企業(yè)首先要問自己為什么要這么做？確立具體目標。決策者應著眼于未來而非現(xiàn)在。
高層的決心和一把手工程至關重要?！癊RP管理”的導入，并不僅僅是建立一個信息系統(tǒng)，而會牽涉到組織改造和流程變革。這些問題必須得到高層支持才能順利推動，因此高層決策者的直接參與格外重要。
實施團隊的組成。高層的支持還有賴于一支強有力的實施團隊。在實施中，領導者通常是信息部門主管。由于ERP管理不僅是一種新技術，更是一種管理變革，單有信息部門是不夠的，外部經(jīng)驗人士或?qū)嵤╆犖榈牧α恳卜浅１匾?
第二階段：業(yè)務流程重組
系統(tǒng)“ERP管理”充滿了挑戰(zhàn)與風險。成功在于一個簡單原則：即首先理解他們的業(yè)務流程；然后進行簡化、重組；最后才實現(xiàn)操作自動化。看來似乎簡單的實施方式，卻蘊含了一個重要的概念——業(yè)務流程重組，（BPR Business Process Reengineering）。它的重組模式是：以作業(yè)流程為中心，打破金字塔狀的組織結(jié)構，使企業(yè)能適應信息社會的高效率和快節(jié)奏、適合企業(yè)員工參與企業(yè)管理、實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部上下左右的有效溝通、具有較強的應變能力和較大的靈活性。
該鋼鐵企業(yè)業(yè)務流程是以資金流作為流程的起點和終點，從貨幣到原料、原料到半成品、半成品到商品、商品再到貨幣，全面梳理各環(huán)節(jié)的物流、資金流、信息流和工作流。通過優(yōu)化業(yè)務流程、突出日清月結(jié)管理來實現(xiàn)業(yè)務流程重組。
首先更新觀念。堅持不換腦子就換位子，公司一把手和各部門領導及主要骨干，全員實施“ERP管理”培訓。召開動員大會，堅定實施“ERP管理”的決心，確定實施計劃，確定“一把手”負責制。通過引進人才，加強專業(yè)開發(fā)隊伍建設，提高自主開發(fā)能力。通過實施考核，強化實施保障。
其次，實施組織變革，實行扁平化管理。減少管理層次，提升管理效率。通過減少信息傳遞的層次，使各級領導及時、準確地掌握第一手信息，減少信息失真。通過流程再造，實現(xiàn)采購業(yè)務集中統(tǒng)一管理，物資集中統(tǒng)一管理，財務集中統(tǒng)一管理，資金集中統(tǒng)一管理的“四統(tǒng)一”戰(zhàn)略。將原分散在30來個單位的采購權，歸口到三個部門采購；將分散在40來個單位的倉庫統(tǒng)管，集中到兩個部門；將50個單位的近200個資金賬戶集中到財務結(jié)算中心統(tǒng)一管理。
第三階段：抓住關鍵環(huán)節(jié)和部門實施信息化管理，影響大，見效快。減少實施ERP管理的阻力
該鋼鐵企業(yè)實施ERP管理，并不是直接去上SAP、ORACLE等國外成套ERP系統(tǒng)，而是量力而行，結(jié)合自身實際，實施五步走戰(zhàn)略。
第一步：抓住資金管理中心環(huán)節(jié)實施網(wǎng)絡財務。通過重組結(jié)算中心和各核算中心，組建網(wǎng)絡財務開發(fā)團隊，實施拜特網(wǎng)上銀行系統(tǒng)、金蝶K3網(wǎng)絡財務系統(tǒng)。在此基礎上，結(jié)合本企業(yè)全面預算管理的特點，單獨開發(fā)資金管理系統(tǒng)，實現(xiàn)財務預算管理、資金計劃管理、日常資金與票據(jù)管理及財務監(jiān)督的網(wǎng)絡化。
第二步：抓住客戶與市場，在供銷環(huán)節(jié)實施“ERP管理”。通過開發(fā)和實施物資管理系統(tǒng)、銷售管理系統(tǒng)和物流配送系統(tǒng)，全面提高為客戶服務的效率和水平、提高管理客戶、營銷市場的水平。
第三步：開發(fā)數(shù)據(jù)自動采集系統(tǒng)，實現(xiàn)進出廠物資、商品和生產(chǎn)材料消耗與動力的計量、質(zhì)量信息的在線查詢與傳遞，是實現(xiàn)物流信息共享的關鍵。
第四步：系統(tǒng)集成，消滅各個信息孤島，是成功實施“ERP管理”的關鍵。在集成系統(tǒng)同時，從全面實施“ERP管理”的角度，重新優(yōu)化業(yè)務流程和業(yè)務系統(tǒng)，實現(xiàn)無縫接口。
第五步：開發(fā)實施決策支持系統(tǒng)和決策系統(tǒng)，實現(xiàn)ERP系統(tǒng)為企業(yè)決策管理服務的目標。
第四階段：加強系統(tǒng)集成后的管理，是系統(tǒng)生命力的保證
系統(tǒng)集成后的管理，最主要是加強對原始數(shù)據(jù)的管理。保證上線數(shù)據(jù)的準確性，是系統(tǒng)運行有效的保證。不然輸入的是垃圾，輸出的還是垃圾。只有按照三分軟件，七分組織，十二分數(shù)據(jù)的要求來加強管理，才能保證數(shù)據(jù)傳遞的及時性、準確性，使整個系統(tǒng)安全、規(guī)范、有效地運行。
該鋼鐵企業(yè)通過系統(tǒng)地實施“EPR管理”，在以下幾方面取得了明顯成效：
（一）起到精兵簡政和職能部門扁平化的效果
以財務部門為例，通過扁平化改革，機構重組，流程優(yōu)化，財務體制創(chuàng)新。原39個車間財務部室撤銷，成立13個核算中心，精減率66%，原50名財務科長精減到16名，精減率68%，定崗人數(shù)由201名精減到129名，精減率36%。但管理效率卻大幅提高。
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以資金管理為例。由于各項經(jīng)營業(yè)務和財務信息能得到及時準確的記錄和反映，提高了資金管理的計劃性，從而加強了公司對資金調(diào)度、控制、監(jiān)督的能力。能及時根據(jù)庫存情況和市場情況，調(diào)整資金計劃，一方面最大限度地降低了庫存資金，節(jié)約了資金成本，提高了存貨周轉(zhuǎn)率；另一方面使資金得到了集中，可以支持公司營銷策略和戰(zhàn)略采購策略的實施，實現(xiàn)了綜合效益最大化。
?。ㄈ┨嵘诵畔贤ㄋ?，提高了工作效率
如物資管理?，F(xiàn)通過信息化系統(tǒng)在線適時查詢物資庫存情況，質(zhì)量信息，在途信息，采購部門實現(xiàn)采購計劃動態(tài)跟蹤；生產(chǎn)廠提高領料的計劃性，避免盲目領料形成第二倉庫；生產(chǎn)調(diào)度部門可動態(tài)平衡生產(chǎn)計劃；財務部門可及時、準確地進行核算和安排資金；公司領導可準確地進行經(jīng)營決策。而且系統(tǒng)對超庫存、超期限情況還提供自動預警提示，有效地實現(xiàn)產(chǎn)銷互動，提高溝通水平和工作效率。
（四）深化了財務管理，促進了財務監(jiān)督
集成信息系統(tǒng)使財務管理更深層次地參與企業(yè)管理，將管理前移至事中監(jiān)督業(yè)務部門執(zhí)行過程，實現(xiàn)業(yè)務管理與財務管理的互動，提高了企業(yè)整體對市場變化的反應速度。如當商品市場價格上漲時，財務部門一方面監(jiān)督銷售部門是否嚴格執(zhí)行公司漲價政策，及時足額收回貨款；另一方面根據(jù)公司對供銷市場的決策，集中合理安排資金，迅速提高暢銷商品生產(chǎn)能力，相對降低原料庫存，抓住市場機遇，提升公司整體的盈利水平。
此外，還可以通過信息系統(tǒng)全面地、多維地進行財務分析，更好地為公司經(jīng)營決策和戰(zhàn)略決策服務。
?。ㄎ澹┐龠M深入挖掘降成本工作
以降低采購成本為例。通過細分進貨成本，核算材料采購價格、運輸費用、采購費用，到貨數(shù)量差異對價格的影響、質(zhì)量檢驗差異對價格的影響，并與同期比較、與歷史水平比較，提出降低成本目標。通過與客戶建立戰(zhàn)略合作伙伴關系，根據(jù)生產(chǎn)計劃動態(tài)跟蹤發(fā)貨計劃，有效地保證了煤、焦、鐵礦石等戰(zhàn)略物資的采購，在2005年煤、焦、鐵礦石大幅漲價的時候，實現(xiàn)了降低采購成本3億元的目標。
?。┨岣吡私?jīng)營能力和為客戶服務的水平，提升企業(yè)信譽
由于能及時將市場變化和需求信息從銷售部門反映給生產(chǎn)單位和財務部門，促進產(chǎn)銷互動銜接，整體提升了為客戶服務的水平。生產(chǎn)部門能及時、詳細地了解客戶的要求和制造標準；生產(chǎn)管理部門可以按照定單跟蹤，將客戶的需求和質(zhì)量標準、工藝要求直接傳達到生產(chǎn)現(xiàn)場；生產(chǎn)單位按客戶的需求進行質(zhì)量、生產(chǎn)工藝的動態(tài)平衡管理；銷售部門能動態(tài)跟蹤該銷售定單的生產(chǎn)進度。
因此，企業(yè)實行ERP管理，應結(jié)合本企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀與經(jīng)濟實力，所處不同發(fā)展階段，抓住主要問題，有針對性地通過信息化建設來提高企業(yè)盈利能力和持續(xù)發(fā)展能力。通過將外購商業(yè)軟件和結(jié)合企業(yè)特點開發(fā)的專業(yè)軟件相集成，作為“ERP管理”的有效工具，既可規(guī)避整體實施ERP存在的風險，又能在關鍵業(yè)務領域取得成功，迅速提高企業(yè)綜合效益，是中小企業(yè)實行“ERP管理”的一種有效選擇。
