【摘 要】本文簡明扼要地講述了企業(yè)財務內(nèi)部控制的問題。文中表達的基本觀念是根據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》對企業(yè)財務風險進行有效控制,通過內(nèi)部控制流程對企業(yè)財務工作進行全方位再認識;通過制定科學完善的內(nèi)部控制規(guī)范,強化關鍵控制點及重點環(huán)節(jié)的監(jiān)督,全面提升會計信息質(zhì)量,以便我們在實際工作中趨利弊害,促進企業(yè)實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。
【關鍵詞】企業(yè)財務 內(nèi)部控制 完善
《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》由財政部、證監(jiān)會、審計署、銀監(jiān)會、保監(jiān)會2008年6月28日財會[2008]7號發(fā)布,自2009年7月1日起實施。企業(yè)內(nèi)部控制制度的建立與實施已成為現(xiàn)代企業(yè)管理的必然,其目標是合理保證企業(yè)經(jīng)營管理合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、財務報告及相關信息真實完整,提高經(jīng)營效率和效果,促進企業(yè)實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。
內(nèi)部控制的核心是有效地控制風險,而企業(yè)內(nèi)部控制制度的核心是財務內(nèi)部控制制度。財務風險主要的控制點應該在三個位置上:一是資金管理,對資金的籌集、使用、分配、調(diào)度等實行嚴格控制,防止資金體外循環(huán),造成企業(yè)失血,所涉及到的業(yè)務流程有“籌資業(yè)務管理”、“貨幣資金管理”、“資金收撥款管理”、“承兌匯票管理”、“資本支出”、“應收賬款”、“擔保業(yè)務”等;二是成本費用管理,對支出項目及金額嚴格監(jiān)督,防止循私舞弊,所涉及到的業(yè)務流程有“采購業(yè)務”、“生產(chǎn)成本”、“修理費”、“人工成本”、“科技開發(fā)費”、“管理費用”、“銷售費用”、“銷售業(yè)務”、“存貨管理”、“固定資產(chǎn)”、“無形資產(chǎn)”等;三是權(quán)力使用,防止濫用職權(quán),造成經(jīng)濟損失,制訂《權(quán)限指引》落實分級授權(quán)制度,分層分級自上而下延伸權(quán)限,須按照“更嚴、更細、更具體”的原則設置權(quán)限,讓員工明確該做什么、做到什么程度、有什么責任、有什么提升機會。
有效控制以上三個主要風險的方法一般包括:不相容職務分離控制、授權(quán)審批控制、會計系統(tǒng)控制、財產(chǎn)保護控制、預算控制、運營分析控制、績效考核控制。
一、不相容職務分離控制
所謂不相容職務是指那些如果由一個人擔任,既可能發(fā)生錯誤和舞弊行為,又可能掩蓋其錯誤和弊端行為的職務。不相容職務分離的核心是“內(nèi)部牽制”,它要求每項經(jīng)濟業(yè)務都要經(jīng)過兩個或兩個以上的部門或人員的處理,使得單個人或部門的工作必須與其他人或部門的工作相一致或相聯(lián)系,并受其監(jiān)督和制約。
《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》第二十九條規(guī)定要求企業(yè)全面系統(tǒng)地分析、梳理業(yè)務流程中所涉及的不相容職務,實施相應的分離措施,形成各司其職、各負其責、相互制約的工作機制。一般情況下,企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務活動通常可以劃分為授權(quán)、簽發(fā)、核準、執(zhí)行和記錄五個步驟。如果上述每一步都有相對獨立的人員或部門分別實施或執(zhí)行,就能夠保證不相容職務的分離,從而便于內(nèi)部控制作用的發(fā)揮。企業(yè)要對各項經(jīng)濟業(yè)務進行梳理并按業(yè)務類型歸類,使各項經(jīng)濟業(yè)務都有相應的業(yè)務流程來控制,然后把每項業(yè)務流程分解成數(shù)個或幾十個可控制的步驟,每一步驟都由相對獨立的人員或部門分別實施或執(zhí)行,使責任落實到責任人或責任部門。企業(yè)在經(jīng)濟活動中主要有以下幾種分離的不相容職務:
1.授權(quán)進行某項經(jīng)濟業(yè)務和執(zhí)行該項業(yè)務的人員、職務要分離。如決定或?qū)徟少徫镔Y的人員與執(zhí)行采購物資的人員要由不同職務的人員處理;貨幣資金的收付及保管應由被授權(quán)批準的專職出納人員負責,其他人員不得接觸現(xiàn)金。
2.執(zhí)行某項經(jīng)濟業(yè)務的人員和審核這些經(jīng)濟業(yè)務的人員要分離。如經(jīng)濟業(yè)務的經(jīng)辦人不能兼任審核人員。
3.執(zhí)行某項經(jīng)濟業(yè)務和記錄該項業(yè)務的人員、職務要分離。如業(yè)務經(jīng)辦人不能同時兼任會計記賬工作;會計記賬人員不能同時兼任審核人員。
4.保管財產(chǎn)物資和對其進行記錄的人員、職務要分離,如出納員不能兼任會計記賬員。
5.保管財產(chǎn)物資和核對實存數(shù)與賬存數(shù)的人員、職務要分離?，F(xiàn)金盤點要由非出納人員進行核實,銀行對賬單要由非出納人員進行核對確認。
6.記錄明細賬和記錄總賬的職務要分離,登記日記賬和登記總賬的職務要分離。出納人員不能同時負責總分類賬的登記工作。
7.出納人員應與貨幣資金審批人員相分離,實施嚴格的審批制度。
8.貨幣資金的收付和控制貨幣資金收支的專用印章不得由一個人兼管。
二、授權(quán)審批控制
授權(quán)審批是指企業(yè)的每個部門或每個崗位的人員在處理經(jīng)濟業(yè)務時,必須經(jīng)過授權(quán)批準,以便進行內(nèi)部控制?！镀髽I(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》第三十條規(guī)定要求企業(yè)根據(jù)常規(guī)授權(quán)和特別授權(quán)的規(guī)定,明確各崗位辦理業(yè)務和事項的權(quán)限范圍、審批程序和相應責任。企業(yè)對于重大的業(yè)務和事項,應當實行集體決策審批或者聯(lián)簽制度,任何個人不得單獨進行決策或者擅自改變集體決策。 授權(quán)必須具備以下條件:一是權(quán)限要清晰。授權(quán)人和被授權(quán)人雙方都必須清楚授權(quán)的內(nèi)容和范圍,被授權(quán)人必須了解自己的權(quán)力限制。授權(quán)必須明確授權(quán)的內(nèi)容是什么、授權(quán)的范圍多大、誰來授權(quán)、授權(quán)給誰。二是授權(quán)大小應與授權(quán)人的級別相適應,高層管理人員可以進行重大的、非同尋常的經(jīng)營業(yè)務和交易事項方面的授權(quán),而一般管理人員,只能進行較小的經(jīng)營和交易方面的授權(quán)。三是權(quán)責要對應,“權(quán)”、”與“責”要相聯(lián)系,機構(gòu)或個人被授予了權(quán)力,就應承擔相應的責任,制定相應崗位責任制,切實履行崗位職責。四是執(zhí)行要嚴格,各分(子)公司和各級人員要按所授的權(quán)限辦事,不得隨意超越權(quán)限,定期對經(jīng)濟業(yè)務的行權(quán)進行審查,對違反授權(quán)制度超越權(quán)限的要給予相應懲罰。五是要建立反饋控制機制。被授權(quán)人要定期給授權(quán)人匯報執(zhí)行情況,僅有授權(quán)而不實施反饋控制會影響授權(quán)控制系統(tǒng)的有效性,可能出現(xiàn)下屬濫用權(quán)限的情況。六是記錄要完整。無論采取什么樣的授權(quán)和批準形式,均應有文件記錄,用書面授權(quán)為主。
三、會計系統(tǒng)控制
會計系統(tǒng)控制是指企業(yè)依據(jù)《會計法》、《企業(yè)會計準則》、《會計基礎工作規(guī)范》、《會計電算化工作規(guī)范》和國家有關法律法規(guī)、制度,建立適合本單位的會計制度。如公司財務制度、會計工作操作流程和會計崗位工作手冊等,明確會計憑證、賬簿和財務會計報告的處理程序,建立和完善會計檔案保管和會計工作交接辦法,實行會計人員崗位責任制,充分發(fā)揮會計的控制職能,并針對各個風險控制點建立嚴密的會計系統(tǒng)控制。會計系統(tǒng)控制主要包括:
1.財務報告:建立完善的財務報告管理體系,包括會計報表、成本報表、經(jīng)濟活動分析報告、對賬單、經(jīng)營信息快報等,并制定財務報告編制獎懲管理機制,確保財務報告信息真實、完整,按照規(guī)定的時間與方法編制及報送財務報告,對外的報表必須有單位負責人、總會計師以會計主管人簽名并蓋章,并加蓋公章。
2.會計政策:公司要按照國家統(tǒng)一的會計制度,結(jié)合企業(yè)實際情況,選擇適合企業(yè)的會計政策,并在公司中統(tǒng)一頒布實施,嚴格要求會計人員統(tǒng)一使用會計科目,防止企業(yè)調(diào)控經(jīng)營業(yè)績,確保會計政策統(tǒng)一和企業(yè)經(jīng)營業(yè)績真實。
3.會計核算:公司應當建立賬務處理體系,正確使用會計憑證控制、會計賬簿控制、會計復核控制等手段,有效控制會計記賬程序。在國家統(tǒng)一的科目基礎上,結(jié)合企業(yè)經(jīng)營管理需要,統(tǒng)一設置明細科目、部門核算、項目核算等,確保口徑統(tǒng)一,核算辦法統(tǒng)一,以提高會計報表合并的時效性和準確性。通過憑證設計、記錄、傳遞、審核、歸檔等一系列憑證管理制度,確保正確記載經(jīng)濟業(yè)務,明確經(jīng)濟責任。
4.人事管理:財務人員包括倉庫人員和車間統(tǒng)計人員,他們都是內(nèi)部控制信息管理人員(使用ERP的用戶相關性更緊密),為確保內(nèi)部控制信息的真實性、完整性、準確性和安全性,按照內(nèi)部控制原則要求,財務人員人事管理應該執(zhí)行垂直管理機制。以充分調(diào)動員工的積極性、主動性和創(chuàng)造性,提高員工的忠誠度、向心力、創(chuàng)造力和綜合素質(zhì)。注重財務人員的進出、培訓、激勵、輪崗等工作。
5.會計檔案:會計檔案主要包括財務報告、會計賬簿、會計憑證、對賬資料、各種備查臺帳等,必須建立會計檔案信息審核機制,特別是對會計憑證、會計賬簿和財務報表相關勾稽數(shù)據(jù)的審核,確保賬賬相符、賬證相符、賬表相符。
四、財產(chǎn)保護控制
財產(chǎn)保護是指為了確保財產(chǎn)物資的安全、完整所采取的方法和措施。包括物資收發(fā)、保管制度、定期盤點制度、資產(chǎn)處置制度等?！镀髽I(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》第三十二條規(guī)定要求企業(yè)建立財產(chǎn)日常管理制度和定期清查制度,采取財產(chǎn)記錄、實物保管、定期盤點、賬實核對等措施,確保財產(chǎn)安全。財務財產(chǎn)實物保護控制的內(nèi)容主要有:
1.大型企業(yè)集團可以建立內(nèi)部銀行或資金結(jié)算中心,對分(子)公司的銀行存款和長、短期投資進行統(tǒng)一管理,由企業(yè)統(tǒng)一開設銀行賬戶,各二級單位實行內(nèi)部結(jié)算制度,加強企業(yè)的償債能力和營運能力,資金可在企業(yè)二級單位間有效調(diào)配,提高資金使用效率,節(jié)約財務費用。
2.建立盤點制度,定期或不定期盤點(具體指年、季、月度終了后數(shù)日內(nèi))所進行的財產(chǎn)清查,包括貨幣、有價證券、存貨、固定資產(chǎn)等的清查,核對賬存和實存,做到賬賬、賬實相符。
3.應收賬款催收制度,根據(jù)應收賬款的賬齡進行賬齡分析,并根據(jù)合同,建立誰經(jīng)辦誰負責與工資獎金掛鉤的催款措施,防止發(fā)生壞帳。
五、全面預算控制
全面預算控制涵蓋企業(yè)活動的全過程,通過計劃、組織、控制和協(xié)調(diào)企業(yè)人、才、物等各項資源落實經(jīng)營戰(zhàn)略方針,實現(xiàn)企業(yè)價值最大化,反映企業(yè)在未來期間的財務狀況和經(jīng)營成果。是現(xiàn)代財務管理的重要標志?！镀髽I(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》第三十三條規(guī)定要求企業(yè)實施全面預算管理制度,明確各責任單位在預算管理中的職責權(quán)限,規(guī)范預算的編制、審定、下達和執(zhí)行程序,強化預算約束。 1.明確責任:成立預算委員會,企業(yè)負責人為預算責任人;全面預算方案上報董事會審批;全面預算方案審批后,各單位(利潤中心)、部門(成本中心)具體負責執(zhí)行和控制,財務部門負責監(jiān)控和反饋,預算管理委員會在經(jīng)過授權(quán)批準情況下對預算進行調(diào)整,企業(yè)負責人負責總指揮和總協(xié)調(diào)。
2.預算統(tǒng)籌圖:明確預算編制時間、預算上報時間、預算審核審批時間、預算調(diào)節(jié)時間和預算執(zhí)行結(jié)果信息反饋時間;全面預算采取自上而下下達指標和自下而上上報方案兩種方法相結(jié)合,并根據(jù)實際情況在季度終了進行預算調(diào)節(jié)。
3.明確權(quán)限:在預算額度內(nèi),各單位(利潤中心)、各部門(成本中心)具有管理主動權(quán),但應當按照企業(yè)內(nèi)部相關的管理流程進行運作,而不是任由個人行使權(quán)利。
六、運營分析控制
運營分析控制是通過企業(yè)營銷、生產(chǎn)、倉儲、運輸、融投資等運營活動的信息加以分析,查找發(fā)現(xiàn)偏離目標的原因,有針對性地采取措施加以控制。通過業(yè)務統(tǒng)計分析模型的設計及運用,定期編制各類分析報告,供高層決策參考,建立管理信息系統(tǒng)及運營模塊的日常管理,做好行業(yè)相關信息分析、匯總。
七、績效考評控制
績效考評是運用科學方法,對企業(yè)或其分(子)公司一定經(jīng)營期間內(nèi)的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、資本運營效益、經(jīng)營者業(yè)績等進行定量與定性的考核、分析,作出客觀、公正的綜合評價,績效考評作為一個反饋控制手段在內(nèi)部控制中作用顯著。以人為本科學設置考核指標體系,對企業(yè)內(nèi)部各責任單位和全體員工的業(yè)績進行定期考核和客觀評價,將考評結(jié)果作為確定員工薪酬以及職務晉升、評優(yōu)、降級、調(diào)崗、辭退等的依據(jù),形成公開、公正、公平的競爭機制。
總之,建立與完善財務內(nèi)部控制制度是創(chuàng)建現(xiàn)代企業(yè)的根基,是有效控制財務各類風險的防火墻,是企業(yè)進行現(xiàn)代化管理的客觀要求和可靠保證,只有這樣,才能保證會計信息真實、可靠,維護資產(chǎn)安全、完整,促進企業(yè)健康發(fā)展,增強自身的國際競爭力,使企業(yè)在新的經(jīng)濟環(huán)境中立于不敗之地,最終實現(xiàn)“企業(yè)可持續(xù)發(fā)展”的目標。
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(作者單位:催化劑齊魯分公司)
