【摘 要】 邢臺供電公司結(jié)合電網(wǎng)建設(shè)高速發(fā)展的實際,按照省公司集約化、精益化管理的要求,依托信息化的手段,對工程財務(wù)管理流程進行了逐項、逐步的規(guī)范。各個環(huán)節(jié)形成了標準動作,管理人員明確了角色要求,提高了工作的質(zhì)量與效率,保證了操作的統(tǒng)一性與合規(guī)性,從而大幅度地節(jié)約了工程成本,確保工程高質(zhì)量地完成。
【關(guān)鍵詞】 工程; 財務(wù)管理; 標準化; 模式
工程財務(wù)管理是個涉及面廣、周期長的復雜的系統(tǒng)工程。工程成本控制單由財務(wù)部門來執(zhí)行十分困難,需要將財務(wù)管理與工程項目管理有機地結(jié)合起來,制定一套相應的標準,對各個流程、環(huán)節(jié)、事件加以協(xié)調(diào)和規(guī)范,從而更好地降低成本,提高效率,增強反應的靈活性,確保工程按計劃高質(zhì)量地完成。
一、工程財務(wù)管理目前存在的問題
(一)工程管理過程中各部門的職責分工不明確,缺少執(zhí)行及考核標準的約束。
(二)缺少完整的組織體系和必要的領(lǐng)導機構(gòu),對工程建設(shè)過程中的問題進行協(xié)調(diào),對工程已完工工作量進行評估。
(三)財務(wù)部門沒有介入工程的全過程管理,對具體工程造價的構(gòu)成不了解,使得工程財務(wù)控制被動、滯后。
(四)工程項目在合同管理方面,還有待規(guī)范。有關(guān)合同缺少必要的約定事項,如日后出現(xiàn)糾紛埋下隱患。大部分合同仍采取預算招標、費率招標等方式,在技術(shù)層面已相對比較落后。
(五)工程物資招標、價款支付、質(zhì)保金的留取以及工程物資的出入庫管理缺少規(guī)范的流程。
(六)工程結(jié)算、決算資料移交不及時,不全面,對財務(wù)編制財務(wù)決算,移交資產(chǎn)管理,審計部門進行審計均帶來困難,同時也不利于資料檔案的歸檔。
(七)完工工程缺少評估機制,不利于工程項目經(jīng)濟指標的考核及對工程概算偏差的校正。
二、工程財務(wù)管理流程
針對以上有關(guān)問題,筆者深入研究現(xiàn)狀,分析形成問題的原因,并結(jié)合自身的實際,修改和完善相關(guān)制度,建立工程管理組織領(lǐng)導小組,對合同價款的支付、工程結(jié)算、工程決算等環(huán)節(jié)的流程重新加以梳理和規(guī)范。
財務(wù)部門作為工程財務(wù)管理的牽頭部門,以財務(wù)特有的視角對工程項目每個時期的工程造價進行解讀。跟隨工程項目各個階段的計價標準的變化,加強對工程造價方面的控制。
(一)工程項目前期
財務(wù)部門全程參與工程前期管理、積極做好事前財務(wù)監(jiān)督。財務(wù)部門在工程前期管理工作中應首先把握好幾個方面:
可行性研究階段:財務(wù)部門要對建設(shè)成本進行分析,提出合理化建議,既保證項目切實可行,又避免投資的盲目性。
設(shè)計階段:財務(wù)部門參與設(shè)計方案的造價估算、設(shè)計概算和施工圖預算的編制和審查。對設(shè)計方案進行比選,對設(shè)計取費標準進行審查,避免盲目擴大規(guī)模,虛列費用。
招投標階段:參與招投標全過程,履行財務(wù)監(jiān)督職能,保證公平、合理、經(jīng)濟、可行。
合同簽訂階段:配合內(nèi)部法律部門,嚴格執(zhí)行國家合同管理的有關(guān)法規(guī),著重注意付款方式、進度結(jié)算、項目結(jié)算等事項,保障合同合法有效、全面履行。
在把握上述原則的基礎(chǔ)上,全面導入預算管理的理念,對工程成本實施預算管理模式。對工程成本費用進行科學的分解,編制工程費用分解表。
(二)工程項目建設(shè)期
資金管理作為企業(yè)經(jīng)營管理的核心,在工程管理工作中同樣得到了充分的體現(xiàn),在工程項目建設(shè)期,工程財務(wù)管理以資金管理為重要內(nèi)容和手段,在工程建設(shè)、資產(chǎn)形成、交付使用的各個階段發(fā)揮著重要的作用。
1.工程款的管理
工程款是工程支出的重要內(nèi)容,工程項目建設(shè)周期長、管理過程復雜、資金量大。公司依據(jù)上級有關(guān)規(guī)定,對工程款項的申請、審定、支付制定了嚴格的操作規(guī)范。
工程項目在開工支付款項前,由工程管理部門依據(jù)批復概算編制工程費用分解表。財務(wù)部門通過對概算與分解表的對比審核及費用開支合理性的分析,在工程開工前即對工程開支有了總體上的把握。
工程支付資金實行月平衡、周調(diào)度、日安排的管理制度。每月28日前工程管理部門根據(jù)工程進度計劃編制工程資金支付月度計劃,財務(wù)部門在每月30日前審定后報省公司財務(wù)部。
工程預付款及進度款,嚴格按照《邢臺供電公司工程結(jié)算管理辦法》以及上級機關(guān)有關(guān)規(guī)定:
工程預付款實行按合同約定撥付,預付比例不低于合同金額的10%,不高于合同金額的30%,對重大工程項目,按年度工程計劃逐年預付。對于沒有簽訂合同或不具備施工條件的工程,財務(wù)部門不予預付工程款,杜絕以預付款為名轉(zhuǎn)移資金情況的發(fā)生。 工程進度款執(zhí)行監(jiān)理審批制,嚴格按照監(jiān)理單位審核的月度工程進度付款。堅持按月結(jié)算與支付。即實行按月支付進度款,竣工后清算的辦法。工期一年以上的工程,在年終進行工程盤點,辦理年度結(jié)算。項目負責單位根據(jù)工程管理部門、監(jiān)理部門簽字確認工程進度款結(jié)算單,開具發(fā)票向財務(wù)部門申請付款。
2.工程物資采購與領(lǐng)用管理
(1)工程物資的采購
對于符合《國家電網(wǎng)公司構(gòu)建兩級招標管理體系實施意見(試行)》中規(guī)定的招標采購范圍的工程物資,嚴格堅持由國家電網(wǎng)公司總部和網(wǎng)省公司統(tǒng)一招標采購。
對于不符合國家電網(wǎng)公司總部和網(wǎng)省公司統(tǒng)一招標采購范圍的物資,由本公司招標辦公室負責招標采購。嚴格按照《國家電網(wǎng)公司構(gòu)建兩級招標管理體系實施意見(試行)》的要求,貫徹“公開、公平、公正”的原則,嚴格履行合法合規(guī)的程序,綜合考慮信譽、質(zhì)量、價格、到貨時間等因素,把好工程物資的采購關(guān)。
(2)工程物資價款支付及出入庫管理
為了實現(xiàn)物資價款的支付、工程物資的出入庫流程的信息化,公司組織研發(fā)了物流管理信息化系統(tǒng)。這一系統(tǒng)涵蓋公司物資管理過程中的計劃、采購、合同、收付、庫存、查詢及統(tǒng)計分析等業(yè)務(wù),涉及公司所有物資計劃申報、審批和資金結(jié)算部門。系統(tǒng)采用ERP理念,全面采用網(wǎng)上審批流程,邁出了物資管理業(yè)務(wù)的全過程、流程化、信息化的第一步。同時這一系統(tǒng)的研發(fā),也進一步規(guī)范和固化了工程物資價款支付以及物資出入庫整個流程。
在信息化物流系統(tǒng)中,對各環(huán)節(jié)的工作狀態(tài)、時間有直觀清晰的反映,并通過聲音提示,督促各環(huán)節(jié)待辦工作的進行,也有助于發(fā)現(xiàn)管理中的問題,明確管理責任,落實考核。
每月月末,財務(wù)部門與物資管理部門進行當月物資結(jié)存稽核工作。物資管理部門應定期對物資進行日常盤點,并有盤點書面記錄。財務(wù)部門則要對結(jié)存物資實施定期或不定期抽查核實。
(3)工程決算的編制
工程竣工決算報告是綜合反映工程項目從籌建到竣工決算日的投資情況、建設(shè)成果和財務(wù)狀況的總結(jié)性文件,是考核工程概、預算執(zhí)行情況,分析工程建設(shè)成本,準確核定新增資產(chǎn)價值的重要依據(jù)。
由于決算編制階段涉及的部門比較多,每一步驟出現(xiàn)拖延,都會影響決算的編制進度。為每一環(huán)節(jié)限定時限,成為了必要的手段。目前公司結(jié)合上級有關(guān)精神,對工程結(jié)算、決算的具體時限要求如下:電源工程和220KV及以上電網(wǎng)工程項目應在工程項目經(jīng)完工驗收后六個月內(nèi)編制完成,110KV及以下的電網(wǎng)工程和其他工程項目應在工程項目經(jīng)完工驗收后三個月內(nèi)編制完成。
為了推動精益化管理,在上述各環(huán)節(jié)工作時限內(nèi),應進一步將結(jié)算、審核、審計時間段進行細分。如工程的土建部分結(jié)算根據(jù)實際可以提前進行審核和審計,以減少工程決算編制階段的時間壓力。
工程竣工決算報告在上報審批前,必須經(jīng)內(nèi)部審計單位或中介機構(gòu)審計,并出具審計報告。其中:220KV及以上工程由省公司審計部組織審計,110KV及以下工程由各單位審計部負責審計,并出具審計報告。
工程決算編制階段,財務(wù)工程管理人員和資產(chǎn)管理人員到現(xiàn)場,核對設(shè)備清冊所列設(shè)備與實際設(shè)備是否相符,并拍照,為建立固定資產(chǎn)臺賬和編制固定資產(chǎn)卡片提供有利依據(jù)。對固定資產(chǎn)制定統(tǒng)一編號,與公司其他信息系統(tǒng)編號一致,方便與其他系統(tǒng)的連接,實現(xiàn)對固定資產(chǎn)的跟蹤與監(jiān)控,為實施固定資產(chǎn)全壽命管理,打造良好的開局。另外,核對不須安裝的機械設(shè)備、生產(chǎn)工器具及家具等資產(chǎn)的輔助臺賬與實際是否相符,并對這些資產(chǎn)的使用部門進行登記,堅持“誰使用,誰負責”的原則,加強對工程中形成固定資產(chǎn)及流動資產(chǎn)的管理力度。
工程安裝費用、其它費用的分攤是工程財務(wù)決算編制的重要環(huán)節(jié)。財務(wù)人員要通過對工程概、預算、工程價款決算等依據(jù)進行認真分析,以此為基礎(chǔ)確定不同資產(chǎn)的費用分攤,從而合理、準確地反映每一固定資產(chǎn)價值。
三、竣工工程項目的評價體系
公司正在逐步完善對竣工工程項目的評價體系。評估體系按內(nèi)容劃分,主要有以下四個方面:
目標評估:針對項目立項時原定決策目標的正確性、合理性和實踐性進行重新分析和評估。
項目前期工作和實施階段評估:主要通過評估項目前期工作和實施過程中的工作實績,分析和總結(jié)項目前期工作的經(jīng)驗和教訓,為今后加強項目前期工作和實施管理積累經(jīng)驗。
項目運營評估:通過項目投產(chǎn)后的有關(guān)實際數(shù)據(jù)資料測試與同類工程項目數(shù)據(jù)的偏離差異,并分析其原因。
項目影響評估:分析該項目對所在地區(qū)、所屬行業(yè)的經(jīng)濟環(huán)境社會方面的影響。 四、工程財務(wù)管理下一步的思路
對于工程財務(wù)管理標準化工作的開展,我們做了大量的努力,也取得了一定的成效。但是由于在管理手段上還存在著一定的不足,有一些做法還需要進一步的驗證,管理理念還需進一步創(chuàng)新。下一步筆者主要從以下幾個方面,完善工程財務(wù)管理工作。
(一)積極推廣限額設(shè)計和典型設(shè)計
限額設(shè)計是設(shè)計階段控制工程造價的重要手段,能促使設(shè)計單位加強技術(shù)和經(jīng)濟的統(tǒng)一,能克服設(shè)計概、預算本身的失誤對工程造價帶來的負面影響。另外,推廣典型設(shè)計不但能夠提高設(shè)計質(zhì)量,而且能夠壓縮現(xiàn)場工作量,提高效率、節(jié)約成本。
(二)推廣設(shè)計監(jiān)理制度,加強設(shè)計變更管理
設(shè)計監(jiān)理制度的推行,能夠提高人們對設(shè)計工作的重視程度,從而使設(shè)計階段的造價控制得以有效的展開,同時也可以促進設(shè)計單位建立完善的管理制度,提高設(shè)計人員的質(zhì)量意識和造價意識。另外,設(shè)計圖紙的變更越早造成的經(jīng)濟損失越小;反之則損失越大。因此要盡量避免設(shè)計與施工相脫節(jié)的現(xiàn)象發(fā)生,由此減少設(shè)計變更的發(fā)生。對非發(fā)生不可的變更,盡量控制在設(shè)計階段,要做到“先算賬,后變更”,層層審批,有效控制工程造價。
(三)強化工程項目審計監(jiān)督
公司應進一步加強工程項目審計制度建設(shè),將審計監(jiān)督納入工程建設(shè)的全過程管理,尤其在強化合同簽訂、招投標管理、工程結(jié)算和竣工決算環(huán)節(jié)的審計工作。各部門應該注意歸納和分析審計底稿或報告中檢查出來的問題,認真總結(jié)、堅決整改,有效地避免以后重蹈覆轍。
(四)引進外部機構(gòu),再造工程管理流程
引進外部專業(yè)機構(gòu),采用ERP的理念,對公司現(xiàn)有的工程管理流程進行進一步的分析、整合。大力推動信息化進程,通過技術(shù)手段實現(xiàn)現(xiàn)有的物流管理系統(tǒng)V6、生產(chǎn)MIS等系統(tǒng)的鏈接。努力拓寬信息系統(tǒng)的應用范圍,最大程度優(yōu)化管理流程,提高效率,降低成本。
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