作者：薛鵬 高健
上海會(huì)計(jì)2002.2
會(huì)計(jì)電算化工作中若干問題的探討
薛鵬 高健
會(huì)計(jì)電算化以其高效、自動(dòng)、方便、準(zhǔn)確、及時(shí)等優(yōu)點(diǎn)正日益受到廣大會(huì)計(jì)人員的歡迎。目前，我國會(huì)計(jì)電算化的普及也發(fā)展很快。但在此過程中也產(chǎn)生了許多新問題。筆者就多年的電算化實(shí)踐，提出下面一些值得注意的現(xiàn)象，供大家參考。
一、存在著有法不依、違法不究的現(xiàn)象。我國財(cái)政部在1994年相繼頒布列關(guān)于大力發(fā)展我國會(huì)計(jì)電算化事業(yè)的意見》、《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》、《商品化會(huì)計(jì)核算軟件評(píng)審規(guī)則》、《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》等文件，這標(biāo)志著我國會(huì)計(jì)電算化工作已納入法制化的軌道。但有部分單位的會(huì)計(jì)人員根本就不知道這些法規(guī)的具體內(nèi)容，在實(shí)際工作中有了違規(guī)行為后，也沒有相應(yīng)的部門去監(jiān)管。對(duì)此，財(cái)政部門應(yīng)加大指導(dǎo)和監(jiān)督力度。同時(shí)，單位內(nèi)部也應(yīng)建立嚴(yán)格的管理制度，使國家的法規(guī)真正落到實(shí)處。
二、數(shù)據(jù)備份隱患多。在會(huì)計(jì)電算化法規(guī)中曾明確規(guī)定，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的單位應(yīng)堅(jiān)持每天備份，且要雙重備份，并分處分人保管。但在實(shí)際工作中往往出現(xiàn)以下幾種情況：（l）部分單位不能堅(jiān)持每天備份，致使機(jī)器一旦出故障，部分帳務(wù)數(shù)據(jù)丟失；（2）備份的數(shù)據(jù)盤沒有定期檢查，一旦發(fā)生問題沒有相應(yīng)補(bǔ)救措施；（3）絕大多數(shù)財(cái)務(wù)軟件只支持軟盤備份，而軟盤存在著容量小、易出故障、成本高等缺陷；隨著光盤存儲(chǔ)技術(shù)的日趨成熟和價(jià)格的逐步下調(diào)，軟件研究單位應(yīng)增加光盤備份的功能。
三、會(huì)計(jì)資料保管期限受到限制。按《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》規(guī)定，電子計(jì)算機(jī)替代手工記帳后，其會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)檔案要打印輸出，而且要按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。但目前一般實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的單位，其會(huì)計(jì)檔案都是通過針式打印機(jī)打印出來，經(jīng)過一段時(shí)間后，字跡往往會(huì)褪色，達(dá)不到規(guī)定的保存期限，字跡就難以辨清。目前已處于信息時(shí)代，所有的帳簿數(shù)據(jù)資料完全可以采用電子帳簿的形式，不需要再采用高成本的措施——打印所有帳簿。對(duì)此，財(cái)政部門似可加以研究并對(duì)原有法規(guī)作必要的修改。
四、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)共享性差。目前，有許多單位在購買財(cái)務(wù)軟件時(shí)，往往只考慮財(cái)務(wù)部門工作的需要，沒有從整個(gè)單位信息管理的總體要求出發(fā)，結(jié)果導(dǎo)致財(cái)務(wù)部門和其他部門信息的中斷，其他部門也不能通過網(wǎng)絡(luò)有效地共享財(cái)務(wù)部門的信息，不能真正滿足信息時(shí)代對(duì)信息傳輸和處理的要求。因此，軟件開發(fā)單位應(yīng)多推出一些成熟的管理信息系統(tǒng)軟件；單位在購買軟件時(shí)，也應(yīng)從單位整體角度出發(fā)，真正實(shí)現(xiàn)整個(gè)單位信息管理的現(xiàn)代化。
五、同一行業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)軟件的使用情況混雜。部分行業(yè)在開展會(huì)計(jì)電算化的過程中，沒有從整個(gè)行業(yè)角度考慮。下屬各單位使用的財(cái)務(wù)軟件品種多，由于各種財(cái)務(wù)軟件的數(shù)據(jù)接口、使用方法木一樣，就導(dǎo)致了報(bào)表匯總、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)傳輸?shù)牟环奖?。?duì)此，財(cái)政主管部門可以規(guī)定某些特殊行業(yè)必須使用指定的財(cái)務(wù)軟件，這樣國家可以方便地通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行財(cái)務(wù)檢查、專用資金使用情況分析，單位也可以利用網(wǎng)絡(luò)及時(shí)地進(jìn)行財(cái)務(wù)報(bào)告的傳送。
六、會(huì)計(jì)電算化工作重視程度不夠。我國財(cái)政部明確規(guī)定到2010年，全國要有80％以上的基層單位基本實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化。但在有些地區(qū)，目前會(huì)計(jì)電算化開展的程度非常低，究其原因，其中一個(gè)重要因素是部門單位領(lǐng)導(dǎo)和會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)電算化工作的重視程度不夠。部分會(huì)計(jì)人員也認(rèn)為實(shí)行會(huì)計(jì)電算化要從頭學(xué)起，以至于有些單位花錢買了計(jì)算機(jī)和軟件，卻沒有真正使用。
七、現(xiàn)行會(huì)計(jì)分工模式不利于會(huì)計(jì)電算化的健康發(fā)展。目前部分單位實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)人員的分工仍機(jī)械地套用原來的分工模式，這種傳統(tǒng)的分工模式不利于會(huì)計(jì)電算化工作的順利開展。根據(jù)會(huì)計(jì)電算化工作要求，企業(yè)應(yīng)配備以下人員：（1）總會(huì)計(jì)師，負(fù)責(zé)企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作；（2）會(huì)計(jì)主管，負(fù)責(zé)管理會(huì)計(jì)日常工作；（3）制證人員，負(fù)責(zé)憑證的制作和錄入；（4）審核人員，負(fù)責(zé)對(duì)憑證的合法性、正確性和完整性的審核；（5）出納人員，負(fù)責(zé)現(xiàn)金與銀行的收支及銀行對(duì)帳等工作；（6）系統(tǒng)管理員，負(fù)責(zé)系統(tǒng)軟、硬件的正常運(yùn)行；（7）系統(tǒng)維護(hù)員，負(fù)責(zé)硬件和軟件設(shè)備的日常維護(hù)；（8）檔案管理員，負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案和磁性介質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案的保管工作；（9）數(shù)據(jù)管理員，負(fù)責(zé)已復(fù)核數(shù)據(jù)的入帳以及憑證、帳簿、報(bào)表的打印輸出工作。
八、會(huì)計(jì)電算化市場(chǎng)有待進(jìn)一步規(guī)范。財(cái)務(wù)軟件產(chǎn)品與其他硬件產(chǎn)品不一樣，它存在著服務(wù)期限長(zhǎng)、服務(wù)量大、技術(shù)要求高等特點(diǎn)。而目前部分從事財(cái)務(wù)軟件銷售和代理的公司往往只重視自身的經(jīng)濟(jì)效益，追求量的突破，而沒有真正做好售后服務(wù)，致使部分軟件購買單位軟件出了問題無處問，沒人管。從而極大地挫傷了會(huì)計(jì)人員電算化的積極性。因此，有關(guān)部門應(yīng)盡快地制定出一些具體法規(guī)加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)軟件銷售公司的管理，進(jìn)一步規(guī)范會(huì)計(jì)電算化市場(chǎng)。
九、加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化人才培養(yǎng)。由于會(huì)計(jì)電算化是一門融計(jì)算機(jī)學(xué)、管理學(xué)、會(huì)計(jì)學(xué)、信息學(xué)于一體的應(yīng)用技術(shù)，雖然大多數(shù)會(huì)計(jì)人員已接受計(jì)算機(jī)等級(jí)培訓(xùn)，但與實(shí)際應(yīng)用能力要求還有較大差距。具體表現(xiàn)在以下幾方面：
l．復(fù)合型人才欠缺。目前既懂會(huì)計(jì)又熟悉計(jì)算機(jī)的人員相當(dāng)少，這勢(shì)必會(huì)影響我國會(huì)計(jì)電算化的進(jìn)程，因此單位一方面要引進(jìn)人才，更重要的是對(duì)現(xiàn)有的會(huì)計(jì)人員加緊培訓(xùn)。
2、會(huì)計(jì)電算化培訓(xùn)內(nèi)容滯后。計(jì)算機(jī)的發(fā)展可以說是日新月異，在短短幾年時(shí)間內(nèi)，硬件和軟件操作系統(tǒng)都發(fā)生了質(zhì)的變化，而目前的教材卻落后于現(xiàn)實(shí)，會(huì)計(jì)人員通過培訓(xùn)所學(xué)的知識(shí)回去后難以適應(yīng)工作需要。
3．會(huì)計(jì)人員的后續(xù)教育中缺少會(huì)計(jì)電算化內(nèi)容。不少地方的會(huì)計(jì)人員后續(xù)教育中，沒有將會(huì)計(jì)電算化納入必修的內(nèi)容，致使會(huì)計(jì)人員缺乏再培訓(xùn)和定期考核的機(jī)會(huì)。
十、盲目甩帳現(xiàn)象多。為了鼓勵(lì)單位開展會(huì)計(jì)電算化，減少行政干預(yù)，目前部分省市已明文規(guī)定（如江蘇省財(cái)政廳2001年財(cái)會(huì)7號(hào)文）：財(cái)政部門不再自行組織或委托社會(huì)中介機(jī)構(gòu)對(duì)單位脫離手工帳的驗(yàn)收。但這并不等于說單位可以盲目甩帳，若因甩手工帳而發(fā)生重大失誤的，法規(guī)作出了明確規(guī)定：將追究有關(guān)責(zé)任人和負(fù)責(zé)人的法律責(zé)任。因此，單位在甩手工帳之前一定要慎重考慮，在對(duì)照財(cái)政部門制訂的法規(guī)，同時(shí)結(jié)合本單位的實(shí)際情況，才能決定是否甩帳。
十一、重視財(cái)務(wù)軟件的技術(shù)性，而忽略了其實(shí)用性。目前，許多單位在購買財(cái)務(wù)軟件時(shí)，往往喜歡買最先進(jìn)的產(chǎn)品，而忽略了企業(yè)自身的情況和需求?，F(xiàn)在的會(huì)計(jì)電算化市場(chǎng)中新概念很多，“網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)軟件”、“會(huì)計(jì)信息化軟件”、“在線財(cái)務(wù)軟件”等等，如果光考慮技術(shù)的先進(jìn)而忽略了自身的情況，只能導(dǎo)致資源浪費(fèi)，或因條件不成熟而耽誤了企業(yè)會(huì)計(jì)電算化的時(shí)機(jī)。
（作者單位：鹽城工學(xué)院工商管理系、鹽城市水利工程管理處財(cái)務(wù)科）
