摘要：近十年來，高等教育事業(yè)發(fā)展迅速，基本建設(shè)任務(wù)繁重。建立健全工程例會制度有利于提高工作效率，強(qiáng)化項(xiàng)目管理。但工程例會的一些缺陷導(dǎo)致建設(shè)方在工程造價(jià)審核時(shí)存在索賠無據(jù)或反索賠不力的情況，客觀上增加了工程成本和造價(jià)。這一問題應(yīng)當(dāng)引起高度的重視。文章從審計(jì)的角度提出容易出現(xiàn)的問題和完善這一制度的粗淺思考。
關(guān)鍵詞：高校；基本建設(shè)；項(xiàng)目管理；審計(jì)
基建工程項(xiàng)目管理例會制度是建設(shè)方加強(qiáng)基建工程管理的重要手段。隨著教育事業(yè)速度發(fā)展，教育系統(tǒng)基本建設(shè)的任務(wù)十分繁重，大量新建、擴(kuò)建、修繕工程紛紛上馬。一方面資金緊，任務(wù)重，工期緊；另一方面基建部門專業(yè)人員不足，人手較少。
建立完善的基建工程項(xiàng)目參建各方參加的例會制度有利于加強(qiáng)各方溝通協(xié)調(diào)，促進(jìn)配合協(xié)作，提高工作效率，也有利于結(jié)算工作的順利開展。
然而，在審計(jì)實(shí)踐中，經(jīng)常出現(xiàn)建設(shè)方索賠無據(jù)與反索賠不力的情況；在需要建設(shè)方提供相關(guān)基礎(chǔ)信息時(shí)，常因工程例會制度不健全，會議記錄不完整等原因，導(dǎo)致建設(shè)方經(jīng)常處于不利地位。建設(shè)方與承包商在索賠工作中的信息不對稱狀態(tài)，客觀上急需完善這一制度。
一、工程例會容易出現(xiàn)的問題
建立在建工程項(xiàng)目例會制度是高?；üぷ鞯幕竟ぷ鞣椒?，但在實(shí)踐中，普遍存在以下問題：
（一）參會單位遺漏
工程例會具有指揮、組織、協(xié)調(diào)、配合、處理的功能，將參加工程建設(shè)的建設(shè)方、承包方、監(jiān)理方、審計(jì)方、分包方、甲供材供應(yīng)商（前期還包括設(shè)計(jì)、勘察等單位）等相關(guān)單位組織起來綜合辦理基建工程實(shí)施過程中的相關(guān)事宜。
由于工程例會多數(shù)為定期召開的例行會議，所以往往出現(xiàn)容易出現(xiàn)遺漏跟蹤審計(jì)單位、甲供材供應(yīng)商、建設(shè)方分包工程施工方的情況。
究其原因，一是例會準(zhǔn)備不周，沒有提前準(zhǔn)備，對需要出席人員沒有考慮。二是主持例會人員多數(shù)重工期質(zhì)量安全，輕工程造價(jià)管理。三是定期舉行的例會，成為慣例后，容易忽視會前通知，造成遺漏。
遺漏參會單位，容易造成以下結(jié)果：相關(guān)單位不能及時(shí)了解情況，如果沒有事后補(bǔ)救措施，造成相關(guān)信息沒有確認(rèn)，形成工作上的推諉扯皮，如分包商、甲供材供應(yīng)商配合不力，進(jìn)而影響工期，造成承包商向建設(shè)方提出工期索賠。
（二）主持角色錯位
工程例會應(yīng)該是建設(shè)方主持的協(xié)調(diào)會。建設(shè)方主持會議，可以全面聽取參建各工作匯報(bào)，工地代表巡視情況通報(bào)存在問題，主動明確傳達(dá)建設(shè)方意圖及指令，通盤考慮各方配合協(xié)調(diào)，并對各方工作進(jìn)行講評。但多數(shù)情況下建設(shè)方會委托監(jiān)理主持會議。
監(jiān)理是建議方委托的服務(wù)單位，但監(jiān)理單位作為企業(yè)，考慮到經(jīng)濟(jì)效益和工作開展的便利，其主要關(guān)注點(diǎn)是工程質(zhì)量、工期進(jìn)度、施工安全、監(jiān)理事務(wù)，在分包商、甲供材供應(yīng)商管理配合協(xié)調(diào)上關(guān)注少，在造價(jià)控制基本處于不關(guān)心的狀態(tài)，一旦監(jiān)理單位和承包商沆瀣一氣，就可能給建設(shè)方帶來較大損失和浪費(fèi)。
這種情況還將導(dǎo)致建設(shè)方項(xiàng)目管理人員不主動全盤考慮問題，成為聽會和答復(fù)的角色，失去把握全局的能力。造成這種局面的主要原因主要是因?yàn)榻ㄔO(shè)方缺少建設(shè)工程管理的專業(yè)人員。
（三）會議記錄失范
由于主持角色錯位，將導(dǎo)致會議記錄失范。比較常見的做法是監(jiān)理單位做完整的會議記錄，然后報(bào)備參會各方。
建設(shè)方不做詳細(xì)記錄，存在以下風(fēng)險(xiǎn)：監(jiān)理的會議記錄可能存在規(guī)避監(jiān)理責(zé)任的風(fēng)險(xiǎn)；例會各方往往站在自身利益角度思考問題，其他各方的會議記錄均可能無法完整描述在建工程實(shí)施的實(shí)際情況；其他各方利用各自的匯報(bào)材料和自己的會議記錄作為索賠依據(jù)時(shí)，導(dǎo)致建設(shè)方反索賠無據(jù)或索賠無力。
另外，即使是建設(shè)方會議記錄，從審計(jì)角度看，也容易出現(xiàn)以下問題：記錄內(nèi)容不全，如概要性記錄，使例會記錄在審計(jì)時(shí)可采信程度降低。沒有與會簽字制度，造成結(jié)算時(shí)不認(rèn)可；有的在會前組織到會人員簽到，簽到表與記錄分離，使會議記錄審計(jì)時(shí)的證據(jù)效力下降。作為檔案保管不力，建設(shè)方遺失記錄，歷次會議記錄不連續(xù)不完整。
（四）會前準(zhǔn)備不周
基建例會一般每周舉行一次，特殊需要可以臨時(shí)召集，較易出的問題是建議方準(zhǔn)備不周，很多問題習(xí)慣在例會提出和處理，這容易造成以下后果：
有些內(nèi)容建設(shè)方無法及時(shí)處理與答復(fù)，影響工作開展。
建設(shè)方遇問題處理問題，對工作安排沒有前瞻性。造成跟蹤審計(jì)等單位無法進(jìn)行技術(shù)性處理并給建設(shè)方合理化建議。
建設(shè)方相關(guān)單位缺少溝通，有些情況必須在會前小會上進(jìn)行通報(bào)和研究，以便綜合例會時(shí)直接表達(dá)建設(shè)方意圖。
要注意工地代表的工作日志，工作日志是綜合例會記錄的重要佐證材料。
建設(shè)方指令的處理沒有提前準(zhǔn)備，往往出現(xiàn)口頭指令多，事后不及時(shí)提供書面確認(rèn)簽收手續(xù)。
對上周例會情況落實(shí)沒有碰頭研究，造成到例會只能聽匯報(bào)，無法講評的情況。導(dǎo)致例會效率不高，會議冗長，影響工作開展。
二、完善工程例會制度的思考
（一）突出建設(shè)方在例會中的主導(dǎo)作用
由于工程例會具有指揮、組織、協(xié)調(diào)、配合、處理的功能，建設(shè)方的主導(dǎo)工程例會十分重要。會議如何召開、何時(shí)召開、誰來參加、討論什么問題等均需提前設(shè)計(jì)好，并以書面的形成印發(fā)各參加單位并簽收。
1、主持會議。沒有任何一個(gè)單位可以替代建設(shè)方的作用，不論是監(jiān)理，還是其他什么單位。
2、要防止參會人員的遺漏，參加人員應(yīng)包括施工方、監(jiān)理、造價(jià)、甲供材供應(yīng)商、建設(shè)方分包工程項(xiàng)目經(jīng)理。早期的會議還應(yīng)該有設(shè)計(jì)單位、勘察單位等有關(guān)部門參加。如果有建設(shè)方設(shè)有監(jiān)督機(jī)構(gòu)的也通知其參加。
3、在關(guān)注質(zhì)量、工期、進(jìn)度、安全、配合的等各個(gè)方面同時(shí)，更加關(guān)注造價(jià)控制?，F(xiàn)實(shí)中建設(shè)方建議部門主要關(guān)注質(zhì)量和工期，忽視造價(jià)控制，要特別慎重對待工程變更的方面的請求。
4、建設(shè)方要將內(nèi)部管理和控制程序及相關(guān)紀(jì)律和制度，以書面形式通知有關(guān)各方，以免在審計(jì)時(shí)發(fā)生手續(xù)不全的扯皮現(xiàn)象，影響造價(jià)審核工作的開展。四是要形成例會制度的良好運(yùn)行機(jī)制，通過例會形成良好合作協(xié)作氛圍。
5、要指定專人負(fù)責(zé)例會的記錄和資料搜集整理工作。
（二）做好會前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作
會議前，建設(shè)方應(yīng)認(rèn)真梳理一周內(nèi)有關(guān)參建各方的意見和建議，聽取工地代表情況匯報(bào)，檢查工程進(jìn)度計(jì)劃執(zhí)行情況，回顧上次例會存在問題和有關(guān)精神的整改落實(shí)情況。
建設(shè)方內(nèi)部的基建、審計(jì)、紀(jì)檢部門、建設(shè)方委托的監(jiān)理、跟蹤審計(jì)單位，要溝通情況，對一周內(nèi)項(xiàng)目實(shí)施情況有全面了解，對存在的問題提出初步處理意見，對需要配合的事項(xiàng)提前進(jìn)行計(jì)劃組織和安排，對施工方等提出的意見建議拿出初步答復(fù)意見，對需要有配合的事項(xiàng)通知有關(guān)單位準(zhǔn)時(shí)參加例會。
這樣，有利于加強(qiáng)工作的前瞻性，提高工程例會的效率，也便于受建設(shè)方委托的監(jiān)理、造價(jià)咨詢機(jī)構(gòu)及時(shí)進(jìn)行技術(shù)處理，并向建設(shè)方提出合理化建議，發(fā)揮應(yīng)有的作用。
此外，有些情況必須在會前小會上進(jìn)行通報(bào)和研究，便直接表達(dá)建設(shè)方意圖和指令。會前準(zhǔn)備工作還要注意搜集和整理好工地代表的工作日志，作為例會記錄的重要佐證材料，避免例會時(shí)建設(shè)方只聽匯報(bào)，講評無據(jù)。
（三）規(guī)范會議的程序和手續(xù)
會議程序一般應(yīng)考慮到以下幾個(gè)方面：
1、上周例會議定事項(xiàng)的落實(shí)情況，分析原因。
2、檢查上周進(jìn)度完成情況、工程質(zhì)量情況制定整改措施；提出下一階段進(jìn)度計(jì)劃及落實(shí)措施。
3、安排布置下周工作，提出具體工作要求。
4、需要協(xié)調(diào)的有關(guān)事項(xiàng)及解決方案。建設(shè)方在會議中，應(yīng)注意認(rèn)真聽取監(jiān)理、施工方、分包商、甲供材供應(yīng)商的匯報(bào)；客觀講評和總結(jié)上周例會的落實(shí)情況，明確提出本周工作安排和要求，妥善協(xié)調(diào)和處理好有關(guān)各方的配合問題。建設(shè)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會議的記錄，記錄要全面、準(zhǔn)確、客觀。如果會議內(nèi)容不是很多，建議在會議結(jié)束后由參會各方代表簽字確認(rèn)，并作為檔案妥善保存。如果會議內(nèi)容較多，涉及事項(xiàng)復(fù)雜，應(yīng)會后形成會議記要，印發(fā)有關(guān)各方，并簽收。會議記錄應(yīng)明確舉行時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、主持人、會議發(fā)言、討論過程，會議結(jié)論性意見。如會議中討論到相關(guān)爭議問題，應(yīng)作清楚記錄，并在會議結(jié)束后由參會人員簽名。
（四）搜集例會相關(guān)檔案材料
工程例會是一個(gè)平臺，在審計(jì)時(shí)，按時(shí)序組成的工程例會是審計(jì)時(shí)重要信息，僅有工程例會記錄還不夠全面，應(yīng)注意建設(shè)方代表工作日志、監(jiān)理記錄等相互應(yīng)證，可增強(qiáng)審計(jì)時(shí)采信度。
此外，以下一些資料應(yīng)很好搜集和保存：
工程開、竣工日期以及主要分部工程的施工起止日期。
技術(shù)資料及技術(shù)交底等事項(xiàng)。
工程準(zhǔn)備情況：包括臨時(shí)設(shè)施、現(xiàn)場三通一平，人員、機(jī)具、材料的準(zhǔn)備、圖紙會審的主要問題記錄、業(yè)主交與施工單位的中心點(diǎn)、標(biāo)高點(diǎn)的記錄及復(fù)測。
材料、半成品的檢驗(yàn)與試驗(yàn)。
主要材料、設(shè)備及其資料的到貨情況。
設(shè)計(jì)變更的日期及主要內(nèi)容。
工程測量情況記錄。
工程自檢、專檢情況記錄 （特別是隱蔽工程記錄）。
工序的交接記錄。
業(yè)主、監(jiān)理代表現(xiàn)場確認(rèn)的有關(guān)事宜。
工期緊急情況下采取的特殊措施和施工方法。
有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或職能部門對工程所作的生產(chǎn)、技術(shù)方面的決定或建議。
工程項(xiàng)目試車記錄。
氣候、氣溫、地質(zhì)等自然災(zāi)害以及其他特殊情況記錄等資料。
