信息系統(tǒng)是一項特殊的資產(chǎn)，由硬件資產(chǎn)、軟件資產(chǎn)兩部分構(gòu)成。一般來說，軟件資產(chǎn)可以通過外購或自行開發(fā)的方式取得，而硬件資產(chǎn)則通過外購獲得。目前我國相關(guān)的財會法規(guī)對企業(yè)信息系統(tǒng)的核算尚未給出明確的、權(quán)威的規(guī)定或指導(dǎo)，各個企業(yè)各行其道，通常的作法是對外購的硬件資產(chǎn)計入資本化成本；而對其中重要的軟件資產(chǎn)，不管是外購還是自行開發(fā)，都予以費用化，按照無形資產(chǎn)的方式進行處理。這種方式?jīng)]有真實地反映作為企業(yè)資產(chǎn)的信息系統(tǒng)的實際價值及其在價值形成上的特殊性，割裂了信息系統(tǒng)中硬件資產(chǎn)和軟件資產(chǎn)的聯(lián)系,更不利于對其從整體上進行有效的管理。屆于此，本文根據(jù)企業(yè)信息系統(tǒng)的形成過程及其資產(chǎn)的構(gòu)成形態(tài)對企業(yè)信息系統(tǒng)的會計處理進行探討。
一．企業(yè)信息系統(tǒng)及其會計科目的設(shè)置
企業(yè)管理信息系統(tǒng)是對企業(yè)所有信息進行管理的工具，其子系統(tǒng)包括生產(chǎn)作業(yè)信息系統(tǒng)、技術(shù)信息系統(tǒng)、人力資源信息系統(tǒng)、制造資源信息系統(tǒng)、客戶信息系統(tǒng)、成本信息系統(tǒng)、財務(wù)信息系統(tǒng)、設(shè)備和研發(fā)信息系統(tǒng)、市場信息系統(tǒng)、企業(yè)公關(guān)系統(tǒng)等等。常見的如企業(yè)客戶數(shù)據(jù)庫、企業(yè)網(wǎng)站等，是企業(yè)信息系統(tǒng)中的一個子系統(tǒng)或幾個部分子系統(tǒng)的組合。一般來說，企業(yè)信息系統(tǒng)由計算機硬件資產(chǎn)和軟件資產(chǎn)兩部分構(gòu)成，其形成經(jīng)歷自行開發(fā)驗收或外購、使用以及升級維護等三階段。我們將保證系統(tǒng)正常工作而購置或自行建造的服務(wù)器、PC機、辦公用具、辦公場所等稱為硬件資產(chǎn)，企業(yè)外購或自行開發(fā)的ERP（企業(yè)資源計劃）系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理系統(tǒng)、企業(yè)網(wǎng)站等稱作軟件資產(chǎn)。企業(yè)信息資源管理系統(tǒng)的核心是軟件資產(chǎn)。
為了全面真實地反映企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)的價值，筆者建議專門設(shè)立“信息系統(tǒng)”的總賬科目，以單獨反映信息系統(tǒng)的資產(chǎn)價值。在此總賬科目下，用兩個二級科目分別反映系統(tǒng)中的硬件資產(chǎn)和軟件資產(chǎn)。另外，用“在建工程”反映外購信息系統(tǒng)的支出及其從安裝調(diào)試到驗收正式使用過程中的費用支出，并進行相應(yīng)的明細核算。驗收合格后的信息系統(tǒng)一旦投入使用，即從“在建工程”轉(zhuǎn)入“信息系統(tǒng)”賬戶。
另外，建議在資產(chǎn)負債表主表之外，專門制作一份“企業(yè)信息系統(tǒng)”的附表，詳細列示構(gòu)成該系統(tǒng)的硬件和軟件資產(chǎn)的名稱、原值、折舊和攤銷額、凈值等情況。
二、具體會計處理方式
根據(jù)企業(yè)信息系統(tǒng)的取得與使用的流程，我們分別從成本確認、升級維護、折舊攤銷三個方面對其進行具體的會計處理。
（一）成本確認與入賬
分別從硬件資產(chǎn)和軟件資產(chǎn)兩個方面進行入賬：
1. 硬件資產(chǎn)的會計處理
信息系統(tǒng)硬件部分的入賬成本按普通固定資產(chǎn)的成本確認方法進行。如果外購硬件資產(chǎn)需要安裝調(diào)試驗收的，在信息系統(tǒng)投入使用前，將發(fā)生的購入成本、運費、稅金、保險費、安裝調(diào)試費等相關(guān)成本費用在“在建工程—信息系統(tǒng)—硬件資產(chǎn)”中進行歸集，待正式投入使用后再轉(zhuǎn)入相應(yīng)的“信息系統(tǒng)—硬件資產(chǎn)”科目?？梢杂洖椋?br />
借：信息系統(tǒng)—硬件資產(chǎn)
貸：在建工程—信息系統(tǒng)—硬件資產(chǎn)
2. 軟件資產(chǎn)的會計處理
軟件資產(chǎn)的取得方式，有購入和自行開發(fā)兩種，下面分別進行討論。
對于購入的軟件資產(chǎn)，建議按該軟件資產(chǎn)的實際取得成本進行確認。由于購入的軟件資產(chǎn)，除了需要針對企業(yè)的具體情況進行二次開發(fā)，還需要一段調(diào)試運行期。因此，購入軟件資產(chǎn)的成本應(yīng)該包括原始買價、交納的各種稅款、運雜費、二次開發(fā)及調(diào)試運行期所支付的設(shè)備價款、服務(wù)咨詢費、人員工資等一切與取得該資產(chǎn)有關(guān)、且在該系統(tǒng)正常運行以前發(fā)生的各種費用。在正式運行前，設(shè)立“在建工程—信息系統(tǒng)—軟件資產(chǎn)”賬戶進行成本歸集，待正式運行之后，再轉(zhuǎn)入相應(yīng)的“信息系統(tǒng)—軟件資產(chǎn)”科目；如果開發(fā)失敗，則轉(zhuǎn)入當期費用或追究相關(guān)人員責任。記為：
借：信息系統(tǒng)—軟件資產(chǎn)（如果開發(fā)失敗，則記管理費用或其他應(yīng)收款）
貸：在建工程—信息系統(tǒng)—軟件資產(chǎn)
企業(yè)自行開發(fā)的軟件資產(chǎn)屬于無形資產(chǎn)的范疇?，F(xiàn)行企業(yè)會計制度規(guī)定：對于自行開發(fā)并依法取得的無形資產(chǎn)，其入賬價值應(yīng)按依法取得時發(fā)生的注冊費、律師費等費用確定；依法申請注冊前發(fā)生的研究與開發(fā)費用，應(yīng)于發(fā)生時確認為當期費用。根據(jù)這一規(guī)定，該資產(chǎn)的價值中因沒有包括企業(yè)為開發(fā)軟件資產(chǎn)所發(fā)生的費用，而不能被正確計量和反映。另外，如果企業(yè)沒有對自行開發(fā)完成的軟件資產(chǎn)申請注冊，則無法對企業(yè)中的該項資產(chǎn)進行入賬?？梢娺@種入賬處理方法不能恰當反映企業(yè)的實際資產(chǎn)情況。因此，筆者建議，用“在建工程—信息系統(tǒng)—軟件資產(chǎn)”賬戶歸集開發(fā)軟件資產(chǎn)從開發(fā)到申請注冊所發(fā)生的一切費用，如研究開發(fā)費用、注冊費和律師費等，待完成注冊手續(xù)后，轉(zhuǎn)入相應(yīng)的“信息系統(tǒng)—軟件資產(chǎn)”賬戶，記為：
借：信息系統(tǒng)—軟件資產(chǎn)
貸：在建工程—信息系統(tǒng)—軟件資產(chǎn)
如果對開發(fā)成功的軟件資產(chǎn)進行價值評估，與為了獲取該軟件資產(chǎn)而發(fā)生的研究開發(fā)費用（如果申請注冊的，還要加上注冊所發(fā)生的支出）相比，可能高估或低估其價值。對于所高估的價值，記為：
借：信息系統(tǒng)—軟件資產(chǎn)
貸：資本公積
對于低估的價值，則記：
借：資本公積
貸：信息系統(tǒng)—軟件資產(chǎn)
如果開發(fā)失敗，則轉(zhuǎn)入當期費用或追究責任人損失，記為：
借：管理費用
其他應(yīng)收款
貸：在建工程—信息系統(tǒng)—軟件資產(chǎn)
（二）升級維護的會計處理
信息系統(tǒng)的升級維護是保證系統(tǒng)正常運行和有效工作的必要手段，一般包括日常運行維護和更新升級服務(wù)兩方面的內(nèi)容。
日常運行維護，即由企業(yè)中的專職人員對系統(tǒng)進行日常的、保證其正常運作的維護，如數(shù)據(jù)更新、數(shù)據(jù)庫的擴充、完善，系統(tǒng)的安全防衛(wèi)、機器或網(wǎng)絡(luò)故障的排除等。對于因為日常維護而發(fā)生的包括人員工資、物品耗費、各種網(wǎng)絡(luò)管理和服務(wù)等在內(nèi)的費用，直接計入當期損益。
為了提高信息系統(tǒng)的功能，企業(yè)外部專業(yè)人員或內(nèi)部專職研發(fā)人員需要對系統(tǒng)進行定期或不定期的更新升級維護。對于系統(tǒng)更新升級所發(fā)生的費用，筆者認為可以參照企業(yè)會計制度中關(guān)于固定資產(chǎn)技術(shù)更新改造的相關(guān)規(guī)定進行處理。即首先把要升級的資產(chǎn)由“信息系統(tǒng)—軟件資產(chǎn)” 或“信息系統(tǒng)—硬件資產(chǎn)” 賬戶轉(zhuǎn)回“在建工程—信息系統(tǒng)”賬戶，歸集在升級過程中所發(fā)生的各項費用，升級完成后再轉(zhuǎn)回相應(yīng)的“信息系統(tǒng)—軟件資產(chǎn)”或“信息系統(tǒng)—硬件資產(chǎn)” 賬戶。
（三）折舊攤銷的會計處理
仍然分兩部分進行考慮。
對硬件資產(chǎn)部分，按傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)折舊方式計提折舊，考慮實際情況建議使用加速折舊法。
而軟件資產(chǎn)部分，則參照企業(yè)會計制度中關(guān)于“無形資產(chǎn)攤銷”部分的規(guī)定進行，其攤銷年限應(yīng)充分考察信息技術(shù)及系統(tǒng)技術(shù)發(fā)展的日益加快等因素后再進行確定，不宜過長。
三、信息系統(tǒng)的管理
為了更好的管理和利用信息系統(tǒng)，筆者建議在平時的工作中，有必要按子系統(tǒng)詳細列示其硬、軟件的名稱、取得方式、啟用時間、取得成本、折舊攤銷額、凈額、預(yù)計使用時間、升級維護情況等內(nèi)容，制作“企業(yè)信息系統(tǒng)”管理卡，使企業(yè)信息系統(tǒng)從計量和保管兩方面互相牽制，確保信息系統(tǒng)資產(chǎn)的安全有效運用。
作者單位：南京理工大學(xué)經(jīng)濟管理學(xué)院會計系
作者：劉義鵑 羅方曄 文章來源：南京理工大學(xué)經(jīng)管學(xué)院會計系
