摘要：我公司物資部早在1997年就試用《遠(yuǎn)方通用物資管理系統(tǒng)》軟件，從DOS版本到現(xiàn)在的WINDOWS XP版本一直在不斷更新升級(jí)，本人獨(dú)自完成了系統(tǒng)的所有初始設(shè)置（包括物資代碼的編制、計(jì)算方法的選用、計(jì)算公式、庫存限量的設(shè)置），對(duì)系統(tǒng)軟件不適合我公司實(shí)情部分提出了修改意見并得以修改?，F(xiàn)已利用本公司局域網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)了多人同時(shí)共用、資源共享，為物資采購的先進(jìn)管理提供了必要的基礎(chǔ)。
關(guān)鍵詞：采購審計(jì)；材料價(jià)格；微機(jī)管理；規(guī)范管理
21世紀(jì)的今天，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用已經(jīng)普及到各行各業(yè)。對(duì)于我們剛轉(zhuǎn)型為民營的發(fā)電企業(yè)物資采購的采購過程、賬目審計(jì)應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理也勢(shì)在必行，這樣才能更好地滿足于采購工作時(shí)效性的要求，使物資采購工作有序、高效地進(jìn)行，從而真正實(shí)現(xiàn)了“陽光采購”。
一、本公司物資采購審計(jì)應(yīng)用計(jì)算機(jī)參與管理前，物資采購審計(jì)事項(xiàng)及管理模式
1.審計(jì)所購材料是否有采購計(jì)劃，是否與訂貨合同一致，是否與驗(yàn)收入庫單相符，各項(xiàng)簽字手續(xù)是否完備；
2.審查發(fā)票上的數(shù)據(jù)計(jì)算是否準(zhǔn)確無誤，增值稅、運(yùn)輸發(fā)票使用的稅率是否符合國家稅收政策；
3.審查采購價(jià)格是否異常，是否符合當(dāng)前的市場行情；
4.對(duì)經(jīng)審查價(jià)格過高的材料品種手工編制“高價(jià)采購與低價(jià)采購損失情況對(duì)比分析表”，以便進(jìn)一步分析處理；
5.根據(jù)“分析表”提供的漲價(jià)幅度和損失金額，進(jìn)行市場調(diào)查分析，作出處理。屬于市場行情變化引起的合理漲價(jià)，可以辦理審計(jì)簽證手續(xù)；屬于不合理漲價(jià)的，通知采購主管及采購人員與供貨單位交涉，進(jìn)行調(diào)價(jià)處理或退貨處理，屬于采購人員的違紀(jì)行為，移交紀(jì)檢部門進(jìn)行處理；
6.辦理審計(jì)簽證手續(xù)；
7.匯總計(jì)算一定時(shí)期內(nèi)物資采購實(shí)際價(jià)總成本、計(jì)劃價(jià)總成本、價(jià)差額等；
8.手工編制材料采購審計(jì)報(bào)表，做出審計(jì)報(bào)告。
二、本公司實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)參與物資采購審計(jì)的必要性
1.隨著市場經(jīng)濟(jì)的逐步健全，我公司的物資供應(yīng)渠道發(fā)生了重大變化，生產(chǎn)所需的材料由原來的短缺經(jīng)濟(jì)時(shí)代轉(zhuǎn)變?yōu)槎嗲赖氖袌霾少?，其采購價(jià)格隨著供求關(guān)系的變化、進(jìn)貨渠道的不同以及市場行情的波動(dòng)而出現(xiàn)較大的差異。在對(duì)材料采購價(jià)格合理性進(jìn)行審核時(shí)，要求審計(jì)人員必須全面掌握各種材料的市場價(jià)格信息，而就我公司生產(chǎn)所需的各種材料而言，配件大到成臺(tái)套設(shè)備，小到螺絲帽，有近萬種，單靠人的記憶力是無法準(zhǔn)確掌握的，是手工無法解決的問題，這就要求運(yùn)用現(xiàn)代化的共進(jìn)幫助審計(jì)人員快速、全面地掌握各種材料的價(jià)格信息。
2.在材料采購審計(jì)工作中，需要審查所購材料是否有采購計(jì)劃，數(shù)量、品種、規(guī)格型號(hào)是否與進(jìn)貨合同一致，審查來貨發(fā)票、運(yùn)費(fèi)結(jié)算單等結(jié)算憑證中的數(shù)據(jù)計(jì)算是否正確，需要對(duì)每個(gè)數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)核求證，需要做好審查記錄并定期對(duì)記錄中的采購信息及數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，這些工作在手工操作方式下，存在著工作量大、工作效率低、準(zhǔn)確性差甚至出現(xiàn)人為的估算等問題，不能滿足現(xiàn)代審計(jì)工作時(shí)效性的要求，必須運(yùn)用計(jì)算機(jī)加以解決。
3.我們企業(yè)目前已基本構(gòu)建了計(jì)算機(jī)管理辦公自動(dòng)化雛形，先后應(yīng)用了《財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)》《辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)》《勞資管理子系統(tǒng)》等一系列應(yīng)用軟件，已形成局域網(wǎng)，《遠(yuǎn)方通用物資管理系統(tǒng)》將為實(shí)現(xiàn)物資采購審計(jì)提供了必要的基礎(chǔ)。
三、物資采購審核計(jì)算機(jī)輔助系統(tǒng)應(yīng)具備的功能
1.賬務(wù)處理功能。包括計(jì)算機(jī)采購計(jì)劃、合同、出入庫、庫存、統(tǒng)計(jì)分析、核算、報(bào)表管理。
物資管理系統(tǒng)包括物資采購計(jì)劃管理、合同管理、出入庫管理、庫存管理、核算、統(tǒng)計(jì)分析、報(bào)表管理。計(jì)劃的編制通過計(jì)算機(jī)錄入方式將經(jīng)生產(chǎn)技術(shù)部確認(rèn)后各生產(chǎn)部門年度、季度、當(dāng)月生產(chǎn)需求采購計(jì)劃輸入《遠(yuǎn)方通用物資管理系統(tǒng)購》，通過系統(tǒng)自動(dòng)核對(duì)現(xiàn)有庫存量和庫存高限量，通過程序設(shè)定的“計(jì)劃采購數(shù)量-（庫存量-庫存最高限量）”自動(dòng)生成物資采購計(jì)劃表，然后審核人員可通過一批審核或逐一審核后產(chǎn)生采購計(jì)劃表。這樣避免了在手工操作方式下，存在著工作量大、工作效率低、準(zhǔn)確性差等問題。
來貨發(fā)票和倉庫收料單上的物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、供貨單位、采購人等有關(guān)信息按照一定的數(shù)據(jù)格式錄入到物資管理系統(tǒng)中（物資名稱、規(guī)格型號(hào)只需輸入物資編碼就可自動(dòng)顯示），這項(xiàng)工作是取得市場價(jià)格信息的重要途徑之一，也是匯總采購量、計(jì)算價(jià)差率、計(jì)算加權(quán)平均實(shí)際進(jìn)價(jià)的基礎(chǔ)，也是進(jìn)行信息查詢、進(jìn)行價(jià)格合理性判斷的基礎(chǔ)。將月度采購計(jì)劃錄入計(jì)劃管理的數(shù)據(jù)庫中，是為了日常辦理物資采購審計(jì)，自動(dòng)核對(duì)計(jì)劃，同時(shí)也可得到采購計(jì)劃平衡表，采購計(jì)劃完成情況一目了然，可及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中存在的缺陷。
匯總計(jì)算是對(duì)《物資管理系統(tǒng)》中貯存的數(shù)據(jù)按不同的標(biāo)志進(jìn)行分類匯總，如某種物資一定時(shí)期內(nèi)的采購數(shù)量、實(shí)際價(jià)格、加權(quán)平均進(jìn)貨單價(jià)、計(jì)劃價(jià)、材料價(jià)差額等。通過計(jì)算分析綜合價(jià)差率可以考核材料采購成本的升降情況，評(píng)價(jià)采購過程的經(jīng)濟(jì)效益。通過計(jì)算分類價(jià)差率和各類物資采購量在全部采購量中所占的比重，進(jìn)一步分析影響綜合價(jià)差率變化的重要因素，找出物資采購審計(jì)工作的重點(diǎn)。按采購員、供貨單位為標(biāo)志進(jìn)行分類匯總計(jì)算，通過價(jià)格水平的比較，可以評(píng)價(jià)采購人員的工作業(yè)績，可以為選擇可靠的供貨單位提供依據(jù)。從而可避免人情采購或幕后交易，真正做到我公司一直要求的“公平、公正、公開”的采購原則。
根據(jù)《物資管理系統(tǒng)》中的采購審計(jì)明細(xì)賬，月度分類匯總分析報(bào)表，高價(jià)采購與低價(jià)采購損失情況對(duì)比分析表，物資價(jià)格目錄表等資料，從中得出結(jié)論，寫出準(zhǔn)確的審計(jì)報(bào)告，給公司主管領(lǐng)導(dǎo)傳遞準(zhǔn)確的信息，以便領(lǐng)導(dǎo)層做出有效的決策。
2.信息管理功能。主要包括價(jià)格信息查詢、采購計(jì)劃情況執(zhí)行查詢、月采購情況查詢、月分類采購情況查詢、按供貨單位查詢、按采購員查詢、高價(jià)采購與低價(jià)采購對(duì)比情況查詢等內(nèi)容。其中價(jià)格信息查詢是核心內(nèi)容，通過查詢將近期內(nèi)某種材料每次進(jìn)貨的價(jià)格信息進(jìn)行對(duì)比，為價(jià)格審計(jì)提供可靠的依據(jù)。
3.輔助決策功能。主要包括自動(dòng)核對(duì)計(jì)劃；自動(dòng)審查購貨發(fā)票上的數(shù)計(jì)算是否正確，對(duì)采購價(jià)格的合理性進(jìn)行審查分析，并自動(dòng)生成“高低價(jià)格損失情況對(duì)比分析表”等功能。
四、如何利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)上述功能
1.我公司應(yīng)用的《物資管理系統(tǒng)》基本流程設(shè)計(jì)
利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行物資采購統(tǒng)計(jì)、審計(jì)，內(nèi)容涵蓋物資需求計(jì)劃制訂，采購計(jì)劃制作，物資出入庫管理，購銷合同管理，物資核算，物資分析全過程。各模塊之間有機(jī)結(jié)合，通過填寫日常出入庫單，自動(dòng)完成物資的庫存管理，并提供多口徑進(jìn)行物資統(tǒng)計(jì)和審計(jì)，可自動(dòng)生成企業(yè)所需的物資統(tǒng)計(jì)報(bào)表和審計(jì)分析報(bào)表。
系統(tǒng)的初始設(shè)置全部采用自定義式，出入庫記賬方式可自由選擇，提供了計(jì)劃價(jià)、先進(jìn)先出、后進(jìn)先出、加權(quán)平均、個(gè)別分批五種計(jì)價(jià)方式，可根據(jù)實(shí)際情況選用。對(duì)照我公司的實(shí)際情況，我們選用了加權(quán)平均的計(jì)價(jià)方式。
計(jì)劃、合同管理用于對(duì)物資采購和耗用進(jìn)行規(guī)劃和控制，以達(dá)到滿足生產(chǎn)，保證日常庫存需要，減少盲目采購，盡量減少庫存資金占用和進(jìn)行合理的采購物資分配的目的。
2.如何實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)自動(dòng)審計(jì)
計(jì)算機(jī)審計(jì)的過程就是在物資出入庫工作時(shí)將采購合同號(hào)或采購計(jì)劃號(hào)填入“入庫類單據(jù)”中的“采購合同”、“采購計(jì)劃”顯示框中，按照發(fā)票明細(xì)和倉庫收料表將物資代碼（每個(gè)物品均有唯一的物資代碼）填入相應(yīng)的位置，將數(shù)量和來票金額錄入，最后按“結(jié)單”按鈕，不符合采購計(jì)劃部分將會(huì)出現(xiàn)提示，可選擇結(jié)單或放棄，如結(jié)單在后續(xù)的審計(jì)過程中將出現(xiàn)不良記錄。如發(fā)票來貨是成批計(jì)劃，則按“計(jì)劃填單”或“合同填單”按鈕即可，如有差錯(cuò)，則不良記錄也同樣被記錄下來。實(shí)際采購量小于計(jì)劃采購量，或?qū)嶋H采購量大于計(jì)劃采購量，屏幕上也出現(xiàn)提示，由出入庫工作人匯報(bào)審計(jì)人員，審計(jì)人員根據(jù)具體情況做出相應(yīng)的措施。
購貨發(fā)票數(shù)據(jù)計(jì)算正確性的審查。某種材料在通過有無采購計(jì)劃和訂貨合的審查后，系統(tǒng)要自動(dòng)進(jìn)行數(shù)據(jù)正確性的校驗(yàn)。對(duì)于發(fā)票中出現(xiàn)任何一種差錯(cuò)，系統(tǒng)都要給出誤差金額的提示，并留下不良記錄。在每錄入一張“出入庫單”記錄后，系統(tǒng)還應(yīng)自動(dòng)計(jì)算出每種材料的計(jì)劃價(jià)格總額，材料價(jià)差額和材料價(jià)差率，以便對(duì)材料的驗(yàn)收入庫情況進(jìn)行審查。如果屏幕顯示的計(jì)劃價(jià)格總額與驗(yàn)收入庫單上的計(jì)劃價(jià)總額不符，則說明在材料的驗(yàn)收方面存在錯(cuò)誤，可能是數(shù)據(jù)計(jì)算錯(cuò)誤，也可能是任意改變了計(jì)劃單價(jià)，還可能是倉庫保管員確實(shí)未收到足夠數(shù)量的材料，這要由審計(jì)人員進(jìn)一步調(diào)查分析處理，對(duì)于驗(yàn)收單上填寫錯(cuò)誤的要退回更正。對(duì)于供貨方未發(fā)夠貨物的要追索欠發(fā)的貨物。對(duì)于材料價(jià)差率太高的，審計(jì)人員要注意審查其購貨價(jià)格是否合乎市場行情。
價(jià)格合理性的審查。某種材料通過了以上各種審查后，系統(tǒng)還要對(duì)其價(jià)格的合理性自動(dòng)進(jìn)行審查。以上幾種審查都有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和固定的計(jì)算公式，具有確定性，從而可找出價(jià)格差異的原因。
物資管理系統(tǒng)在對(duì)已錄入計(jì)算機(jī)的購貨憑證進(jìn)行自動(dòng)審查的過程中，如果在采購計(jì)劃、訂貨合同、發(fā)票數(shù)據(jù)、價(jià)格方面任何一項(xiàng)發(fā)現(xiàn)了錯(cuò)誤，都發(fā)出相應(yīng)提示信息，管理人員在查明原因并的到審計(jì)人員核準(zhǔn)后做出相應(yīng)的處理。同時(shí)，物資管理系統(tǒng)對(duì)相應(yīng)的記錄做出特殊的標(biāo)記。在后續(xù)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表中出現(xiàn)相應(yīng)不良數(shù)據(jù)，以便審計(jì)人員寫出正確的審計(jì)報(bào)告。每一個(gè)系統(tǒng)操作人員的權(quán)限均是固定的，互不干涉，不能修改其他系統(tǒng)管理人員所錄入的數(shù)據(jù)，從而保證了數(shù)據(jù)的真實(shí)、有效性。
五、應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行物資采購審計(jì)的好處
物資采購工作工作要求審計(jì)人員善于發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題，而運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行材料采購審計(jì)就是要讓計(jì)算機(jī)幫助審計(jì)人員快速發(fā)現(xiàn)問題，然后由審計(jì)人員進(jìn)行分析，加以解決，從而真正更好地服務(wù)于“陽光采購”。
1.為企業(yè)物資采購審計(jì)人員及時(shí)提供物資價(jià)格信息，使對(duì)物資采購價(jià)格的審計(jì)更加全面、有據(jù)、有力，并有效地堵塞漏洞。
2.有利于嚴(yán)格把握采購價(jià)格關(guān)，從而降低采購成本。
3.提高審計(jì)工作效率，節(jié)約人工費(fèi)用開支。
4.實(shí)現(xiàn)了對(duì)庫存物資的嚴(yán)密控制、對(duì)降低庫存資金占用、減少物資浪費(fèi)、規(guī)范物資管理具有顯著的效果。
