為了使企業(yè)對應(yīng)收賬款有效地進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制,本文主要對內(nèi)部控制制度中的銷售和應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)中的管理和控制提出幾點(diǎn)建議。
一、銷售業(yè)務(wù)包括的主要環(huán)節(jié)及控制要點(diǎn)
銷售業(yè)務(wù)主要包括銷售談判、合同訂立、合同審批、組織銷售、組織發(fā)貨、結(jié)算記賬。
銷售業(yè)務(wù)的控制重點(diǎn)主要是:(1)銷售合同是否在銷售員授權(quán)范圍內(nèi)。(2)銷貨訂單是否經(jīng)被授權(quán)人批準(zhǔn),如售價(jià)、銷售條件、交貨方式與日期、結(jié)算方式等有無明確規(guī)定,所有銷貨訂單是否均經(jīng)預(yù)先編號。(3)銷售員經(jīng)辦的銷售業(yè)務(wù)在其權(quán)限范圍內(nèi),并符合經(jīng)審核的銷售合同或銷售審核單,開票后該客戶欠款總額不超過授信限額。(4)發(fā)貨回單、發(fā)貨憑證保管完整,企業(yè)對客戶即應(yīng)收賬款的債權(quán)關(guān)系確立無誤。(5)有關(guān)原始憑證在企業(yè)內(nèi)部按規(guī)定形成、傳遞和核對,使銷售、應(yīng)收賬款和存貨的記賬同步和一致。(6)每次銷貨是否都填制出庫單,出庫單是否預(yù)先編號,出庫單與訂貨單及銷售發(fā)票是否相符。(7)銷售部門和財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期檢查合同的執(zhí)行情況。
二、應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)包括的主要環(huán)節(jié)及控制要點(diǎn)
1.應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)包括的主要環(huán)節(jié)。(1)應(yīng)收賬款的確認(rèn)、入賬。(2)對應(yīng)收賬款的客戶的付款進(jìn)行監(jiān)督和信用跟蹤。(3)同時(shí)對客戶進(jìn)行定期或不定期對賬,以保持債權(quán)時(shí)效。(4)對呆滯賬款、壞賬的及時(shí)處理。
2.應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制重點(diǎn)主要是:(1)合同內(nèi)容重點(diǎn)審查銷售單位的信用狀況、付款信用期及信用額度是否符合規(guī)定。(2)在發(fā)貨前,對客戶的賒銷業(yè)務(wù)經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)。(3)銷售發(fā)票、裝運(yùn)憑證及賒銷通知單均經(jīng)事先編號。(4)銷售業(yè)務(wù)以銷售發(fā)票及相關(guān)的憑證為依據(jù)登記入賬,事先對這些相關(guān)票據(jù)中的價(jià)格、數(shù)量、付款條件等進(jìn)行內(nèi)部復(fù)核并確認(rèn)一致。(5)應(yīng)收賬款明細(xì)賬與總分類賬進(jìn)行核對,并確認(rèn)一致。(6)壞賬的注銷有經(jīng)授權(quán)人員的審批。(7)經(jīng)企業(yè)決策層授權(quán)的獨(dú)立部門或人員對應(yīng)收賬款內(nèi)部控制制度執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查評價(jià)。
三、如何有效建立銷售、應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制制度
1.建立職責(zé)分離制度。職責(zé)劃分的主要目的是為了預(yù)防和及時(shí)發(fā)現(xiàn)在執(zhí)行所分配的職責(zé)時(shí)所產(chǎn)生的錯(cuò)誤或舞弊行為。對于不相容的職責(zé)必須實(shí)行職責(zé)劃分。職責(zé)劃分可分為四個(gè)部分:(1)經(jīng)營與簿記職責(zé)的分離。整個(gè)的會(huì)計(jì)職能從各業(yè)務(wù)部門中分離出來。(2)財(cái)產(chǎn)保管與會(huì)計(jì)職責(zé)的分離。這種做法可減少欺詐企圖。(3)交易權(quán)與財(cái)產(chǎn)保管權(quán)的分離。在可行的情況下,進(jìn)行交易的人員不應(yīng)控制資產(chǎn)。(4)會(huì)計(jì)內(nèi)部職能的分離。不應(yīng)讓一個(gè)雇員管理從日記賬到分類賬的全部簿記。同時(shí),必須采取工作輪換制,這樣才能更好地達(dá)到牽制的效果。從輪換中暴露出存在的問題,揭示出制度的缺陷、管理的缺陷。
2.建立授權(quán)控制制度。企業(yè)應(yīng)當(dāng)對銷售業(yè)務(wù)建立嚴(yán)格的授權(quán)批準(zhǔn)制度,明確各崗位審批人對銷售業(yè)務(wù)審批方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施,規(guī)定業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員辦理銷售業(yè)務(wù)的職責(zé)范圍和工作要求。嚴(yán)格的授權(quán)控制,既可防止濫用職權(quán),又可讓工作人員在授權(quán)的范圍內(nèi)放手開展有關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)。因授權(quán)性質(zhì)的不同,可以將授權(quán)分一般授權(quán)與特別授權(quán)。一般授權(quán)是對辦理常規(guī)業(yè)務(wù)所確定的權(quán)利及職責(zé);而特別授權(quán)則是超出常規(guī)業(yè)務(wù)的,即超出先限額的銷售額,須由主管人員另行審批授權(quán)。
3.建立嚴(yán)格的審批手續(xù)。崗位審批人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)銷售授權(quán)批準(zhǔn)制度的規(guī)定,在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批,不得超越審批權(quán)限。經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)在職責(zé)范內(nèi),按照審批人的批準(zhǔn)意見辦理銷售業(yè)務(wù),主要包括:(1)在銷售前對銷售合同的審批。(2)銷貨部門對顧客定單,訂購品種、數(shù)量、價(jià)格和銷貨通知單的審批。(3)信用部門對顧客的資信情況和賒銷限額的審批。(4)倉庫保管部門對出倉單的審批。(5)財(cái)務(wù)部門對銷售價(jià)格、銷售發(fā)票、銷售方式、銷售收入、銷售費(fèi)用、銷售折讓退回或壞賬注銷等業(yè)務(wù)的審核和控制。
4.及時(shí)進(jìn)行信息溝通。在信息方面,要注意內(nèi)部信息和外部信息的搜集和整理;這樣可以給信息使用者及時(shí)、可靠的資料,作出正確的決策。在企業(yè)賒銷活動(dòng)過程中,財(cái)務(wù)營銷決策與銷售部門的營銷決策基本原理和要求是出于企業(yè)對所屬各業(yè)務(wù)部門的經(jīng)濟(jì)責(zé)任考核各有側(cè)重,因此,銷售部門的營銷決策往往是多銷售;而財(cái)務(wù)部門的營銷決策更重視資金的周轉(zhuǎn)和營銷款項(xiàng)的回收。因此,企業(yè)銷售部門和財(cái)務(wù)部門在應(yīng)收賬款的問題上必然存在不同看法。而且兩部門缺乏信息溝通,造成應(yīng)收賬款管理上的漏洞。為克服這一問題,在企業(yè)應(yīng)收賬款管理上,銷售部門要及時(shí)將應(yīng)收賬款的發(fā)生情況向企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)告,財(cái)務(wù)部門要將應(yīng)收賬款數(shù)量,進(jìn)行相關(guān)財(cái)務(wù)指標(biāo)計(jì)算和分析,并將情況及時(shí)反饋銷售部門。
5.制定銷售人員的銷售業(yè)績與回款的考核制度。企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的實(shí)際情況,制定銷售業(yè)績及回款率與銷售人員的報(bào)酬、薪金相掛鉤的制度,采取具體的考核措施,既要調(diào)動(dòng)銷售人員的積極性,又要保證銷售人員的報(bào)酬不受損失。把銷售款項(xiàng)的及時(shí)回收,資金的回籠作為一個(gè)重要的考核標(biāo)準(zhǔn),銷售人員必須對每一項(xiàng)銷售業(yè)務(wù)從簽訂合同到回收資金全過程負(fù)責(zé)。各經(jīng)辦人員經(jīng)辦的業(yè)務(wù)應(yīng)自己負(fù)責(zé),并將銷售與應(yīng)收賬款資金發(fā)生、呆壞賬發(fā)生額與其經(jīng)濟(jì)利益掛鉤,要求其對自己經(jīng)辦的每筆業(yè)務(wù)進(jìn)行事后監(jiān)督,到收回資金為止。
6.對應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)建立信用管理部門。在競爭日益激烈的市場經(jīng)濟(jì)中,適者生存、優(yōu)勝劣汰,客戶生產(chǎn)經(jīng)營的好壞直接關(guān)系企業(yè)資金的風(fēng)險(xiǎn)程度。因此,要盡可能詳細(xì)地掌握現(xiàn)有客戶及潛在客戶的實(shí)際情況,建立客戶檔案,提高自我保護(hù)意識(shí),把應(yīng)收賬款成為呆、死賬的風(fēng)險(xiǎn)降到最低點(diǎn)。
首先,建立客戶檔案。銷售部門要對企業(yè)用戶做定期調(diào)查,詳細(xì)記錄各用戶的名稱、地址、電話、開戶銀行、賬號、需要發(fā)票的種類、貨款結(jié)算方式、付款經(jīng)辦人、簽訂供銷合同的經(jīng)辦人、企業(yè)的法人、該企業(yè)的經(jīng)濟(jì)性質(zhì)、經(jīng)營范圍、規(guī)模狀況、財(cái)務(wù)物資狀況、社會(huì)信譽(yù)、負(fù)債情況等等,多方面、多角度為企業(yè)清欠提供線索。比如,如果了解到客戶的債務(wù)單位與本企業(yè)有經(jīng)濟(jì)往來業(yè)務(wù),為本企業(yè)提供貨物或勞務(wù),而且所形成的業(yè)務(wù)款項(xiàng)已經(jīng)進(jìn)入當(dāng)期損益,在應(yīng)收、應(yīng)付等往來賬中體現(xiàn)出來,那么就可以采用相互頂賬形式,既方便清欠且效率又高。另外,銷售部門對以上資料要隨變動(dòng)而更改、補(bǔ)充,以便企業(yè)能正確、客觀地評價(jià)客戶的信用程度,分出類別,采用不同的結(jié)算方式。
其次,制定合理的信用政策。信用政策是企業(yè)對應(yīng)收賬款進(jìn)行規(guī)劃和控制的基本策略與措施,企業(yè)必須根據(jù)自己的實(shí)際經(jīng)營和客戶的信譽(yù)情況制定合理的信用政策。信用政策包括信用標(biāo)準(zhǔn)、信用期間和收款政策三方面。信用標(biāo)準(zhǔn)是客戶獲得商業(yè)信用應(yīng)達(dá)到的最低標(biāo)準(zhǔn),通常以預(yù)期的壞賬損失率表示。
最后,做好客戶的資信調(diào)查及評價(jià)。企業(yè)要關(guān)注購貨單位,進(jìn)行資信區(qū)分。其主要的工作包括賒銷的客戶的資產(chǎn)狀況、財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營能力、以往業(yè)務(wù)記錄、企業(yè)信譽(yù)等進(jìn)行深入的實(shí)地調(diào)查,根據(jù)調(diào)查的結(jié)果來評定其信用等級,并建立賒銷客戶信用等級檔案。賒銷客戶的信用等級評定工作應(yīng)每年一次,特別情況可隨時(shí)調(diào)整。對資信一般或資信較好但是尚未進(jìn)一步證實(shí)的客戶,在現(xiàn)款交易不被接受的情況下可以采用承兌匯票結(jié)算方式;對資信好、實(shí)力強(qiáng)、有前景的客戶可以采用分期付款和賒銷的方式,但在付款期限和累計(jì)金額上應(yīng)有明確規(guī)定,并應(yīng)堅(jiān)持清舊款、發(fā)新貨的原則。
7.建立應(yīng)收賬款的回收制度。應(yīng)收賬款因賒銷而產(chǎn)生,其風(fēng)險(xiǎn)自然發(fā)生在企業(yè)的銷售過程中,處于競爭性市場中的每個(gè)企業(yè)都會(huì)經(jīng)常遇到這種風(fēng)險(xiǎn)。究其根本原因,在于企業(yè)向客戶提供銷售信用,采取賒銷以及分期付款等銷售方式銷售貨物,允許客戶在一定的時(shí)間內(nèi)支付貨款,因而造成資金成本、壞賬損失等費(fèi)用的增加。因此,對銷售業(yè)務(wù)所普遍采用的賒銷方式所產(chǎn)生的應(yīng)收賬款,應(yīng)當(dāng)有更加嚴(yán)格的控制制度。
第一,建立應(yīng)收賬款的對賬及貨款催收制度。定時(shí)向賒銷客戶發(fā)送付款通知書或催款通知單,并建立客戶還款進(jìn)度記錄簿,對應(yīng)收賬款實(shí)行跟蹤管理,及時(shí)把逾期情況上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo),以便制定正確的收款政策,加快應(yīng)收賬款的回收,減少壞賬損失。企業(yè)的資金管理部門和會(huì)計(jì)部門應(yīng)定期(一般每月)向應(yīng)收賬款明細(xì)賬的客戶寄送對賬單,核對雙方的賬面記錄。欠款客戶回函上的金額和對賬單上的金額之間的差異,由信用和收賬部門進(jìn)行及時(shí)處理和詳細(xì)記錄。對超出信用期的欠款,企業(yè)管理部門應(yīng)具體情況具體分析,針對不同的欠款原因,采取不同的收賬政策。
第二,對應(yīng)收賬款設(shè)定擔(dān)保。企業(yè)在進(jìn)行賒銷業(yè)務(wù)時(shí),對不同的客戶有不同的賒銷政策。在對新客戶進(jìn)行賒銷時(shí),盡管企業(yè)已經(jīng)對該賒銷客戶財(cái)務(wù)狀況與信譽(yù)度進(jìn)行了調(diào)查,但是如果對新成立的企業(yè),這些并不能保證些什么。而我們又想打開市場,對此,我們可以選擇對應(yīng)收賬款進(jìn)行擔(dān)保。首先,企業(yè)可以在同意給客戶賒銷的同時(shí),要求客戶對賒銷應(yīng)收賬款設(shè)定擔(dān)保。擔(dān)保有一般保證和連帶保證兩種,作為債權(quán)人應(yīng)明確要求客戶采用連帶責(zé)任保證方式,以便客戶發(fā)生違約行為,可以要求保證人履行代償義務(wù)。其次,可以采用抵押擔(dān)保方式。如該單位確屬暫時(shí)性的延期付款,我們可以考慮讓該單位對其產(chǎn)品的款項(xiàng)進(jìn)行一定的擔(dān)保,可以是固定資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)書、債權(quán)協(xié)議等保證。 8.加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督和評審制度。企業(yè)盡管制定了各種制度來加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制制度,但是我們很清楚,無論一個(gè)企業(yè)的內(nèi)控有多完善,而實(shí)際在執(zhí)行上總會(huì)出現(xiàn)各種讓人意想不到的失誤或者漏洞。所以我們并不能因?yàn)榻⒘吮容^合理、嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度,就忽視對其執(zhí)行情況的再控制。因此,還要加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督和評審制度。
監(jiān)督與評審是經(jīng)營管理部門對內(nèi)控的管理監(jiān)督和內(nèi)審監(jiān)察部門對內(nèi)控的再監(jiān)督與再評價(jià)活動(dòng)的總稱。要確保內(nèi)部控制制度被切實(shí)地執(zhí)行且執(zhí)行的效果良好,內(nèi)部控制過程就必須被施以恰當(dāng)?shù)谋O(jiān)督。監(jiān)督是一種隨著時(shí)間的推移而評估制度執(zhí)行情況的過程。監(jiān)督評審可以是持續(xù)性的或分別單獨(dú)的,也可以是兩者結(jié)合起來進(jìn)行的。主要應(yīng)關(guān)注監(jiān)督評審程序的合理性、對內(nèi)控缺陷的報(bào)告和對政策程序的調(diào)整等等。
綜上所述,隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展與完善,市場秩序進(jìn)一步規(guī)范,企業(yè)間的競爭日趨激烈,企業(yè)在銷售業(yè)務(wù)過程中必然會(huì)出現(xiàn)漏洞,同時(shí)賒銷渠道必定會(huì)進(jìn)一步多樣化。企業(yè)必須建立有效的銷售和應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度,盡可能降低應(yīng)收賬款投資的機(jī)會(huì)成本,減少壞賬損失與管理成本,從而進(jìn)一步提高應(yīng)收賬款投資的收益率,提高企業(yè)競爭力。
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(作者單位:平頂山煤業(yè)(集團(tuán))三環(huán)有限責(zé)任公司 河南平頂山 467092)
