我國內(nèi)部審計發(fā)展比較晚,內(nèi)部審計本身就存在著一些不足,而對于工程審計也就不可避免的存在如設(shè)計管理制度、招投標(biāo)和合同管理不完善、現(xiàn)場簽證不規(guī)范、建設(shè)項目審計的廣度深度不夠等問題。本文根據(jù)目前高校建設(shè)工程項目常出現(xiàn)的這些問題,嘗試提出了一些相應(yīng)對策。
一、建立健全規(guī)章制度,嚴格按程序操作
學(xué)校主營基建工作和財務(wù)、審計、監(jiān)察等職能部要建立健全與基建工程相關(guān)的各項規(guī)章制度,如圖紙設(shè)計、工程發(fā)包、合同簽訂、組織施工、相關(guān)驗收、預(yù)結(jié)算審計、工程付款和工程廉政管理等工作都要制定相應(yīng)的內(nèi)控制度,做到有章可循,操作有序,違章必究。
工程建設(shè)應(yīng)遵循其本身所特有的建設(shè)程序進行,概括地說,應(yīng)先計劃后論證,先勘察后設(shè)計,先設(shè)計后施工,先驗收后使用。具體地說,在前期準(zhǔn)備階段,主要是做好編報和審批項目建議書、可行性研究報告及項目年度投資計劃;辦理建設(shè)用地規(guī)劃、建設(shè)工程規(guī)劃、建設(shè)用地和建筑施工等方面的許可證;確定設(shè)計、監(jiān)理、施工單位。在工程實施階段,應(yīng)著重抓好施工現(xiàn)場管理,嚴格控制工程進度、質(zhì)量和投資。在竣工階段,首先要進行竣工驗收,然后由施工單位編制好工程結(jié)算,送主管基建工作的部門初審,并由學(xué)校內(nèi)部審計機構(gòu)或委托社會中介機構(gòu)及時進行終審等程序。只有建立健全相關(guān)規(guī)章制度,嚴格按規(guī)程操作,才可以減少和避免各種失誤與損失。
二、把好圖紙設(shè)計關(guān)、審核關(guān)
圖紙設(shè)計質(zhì)量的好壞不僅影響工程質(zhì)量和使用功能,也直接影響工程投資。一旦做出投資決策后。投資控制的關(guān)鍵在于設(shè)計質(zhì)量。實踐表明,圖紙設(shè)計一般決定工程造價在75%以上,可見設(shè)計質(zhì)量對整個工程項目的投資影響是至關(guān)重要的,因此在設(shè)計中要兼顧技術(shù)和經(jīng)濟統(tǒng)一,在滿足工程項目使用功能的前提下,科學(xué)合理的設(shè)計將會使工程造價降低。
但是由于建筑設(shè)計專業(yè)性較強,高校的基建等部門人員大都不具備對圖紙設(shè)計的質(zhì)量提出有針對性的審查意見。對此,一是建議學(xué)校實行設(shè)計招標(biāo),并通過設(shè)計招標(biāo)和設(shè)計方案競選優(yōu)化設(shè)計方案,如設(shè)計方案是否經(jīng)濟、美觀、安全、實用。同時可通過相應(yīng)的獎懲機制來確保設(shè)計質(zhì)量,如在設(shè)計合同中明確設(shè)計責(zé)任,對設(shè)計漏項、設(shè)計失誤、過于保守等約定索賠金額;二是創(chuàng)造條件對設(shè)計好的圖紙進行審核,如提請審圖公司對設(shè)計圖紙?zhí)岢龃嬖诘膯栴}與設(shè)計合理性、合規(guī)性和經(jīng)濟性等,以求在沒有進行施工招標(biāo)之前優(yōu)化設(shè)計,提高圖紙設(shè)計的質(zhì)量,進而提高標(biāo)底的準(zhǔn)確性;三是積極推行“限額設(shè)計”,如按結(jié)構(gòu)的部位或功能的不同將資金劃分為若干單位,設(shè)計人員根據(jù)限制的額度進行設(shè)計。
三、加強工程施工合同審計,維護合同嚴肅性
工程施工合同是學(xué)校與施工單位為完成商定的建筑安裝工程明確相互權(quán)利和義務(wù)的協(xié)議。它是工程建設(shè)質(zhì)量、進度、投資的主要依據(jù)。審計部門應(yīng)著重從以下幾方面進行審查:(1)合同依據(jù)審查。審查項目是否在年度計劃之內(nèi),合同總價是否在預(yù)算之內(nèi)以及簽訂人是否符合法定程序;(2)招標(biāo)文件審查。審查投標(biāo)報價要求,評價標(biāo)準(zhǔn)和方法,進度付款辦法,計價取費依據(jù),結(jié)算辦法,合同主要條款,竣工驗收后保修工作的措施,及施工單位資質(zhì)、信譽、業(yè)績等;(3)合同內(nèi)容審查。審查合同內(nèi)容的完整性、合法性,合同與招標(biāo)文件之間及合同各項條款之間的一致性、合理性、可行性、嚴謹性和細致性等。
四、注重施工階段的審查,把好關(guān)鍵環(huán)節(jié)
建筑工程施工中出現(xiàn)的問題是當(dāng)前無法預(yù)見的。而一些隱蔽工程在結(jié)算時只能以簽證為依據(jù),如土方開挖,基坑隱蔽,管線預(yù)埋等。這就需要審計人員深入現(xiàn)場確認,做好相關(guān)記錄與證據(jù)資料。更重要的是到現(xiàn)場熟悉施工情況,了解實際施工工藝、施工程序及使用的材料是否與合同要求一致等,掌握第一手材料。此階段審計應(yīng)著重注意以下幾點:工程是否按圖紙、按規(guī)范施工。對合同內(nèi)沒有的工序和項目要及時提出并做好記錄。做好材料、設(shè)備采購及暫定工程的審查。一方面要看這些材料設(shè)備是否都是按招標(biāo)文件要求采購、施工;另一方面看建設(shè)工程中暫定工程及暫定材料、設(shè)備有無重新認定。審計人員認真核實后,并以簽證或聯(lián)系方式詳細記錄下來。認真審查工程簽證。簽證是工程在實施過程中對未盡事項或變更項目的說明和記錄,是施工過程中的動態(tài)調(diào)整,一般以變更通知書或變更簽證、變更申請報批表等方式出現(xiàn)。施工階段各個環(huán)節(jié)管理得好是控制造價、節(jié)約投資和保證工程質(zhì)量的關(guān)鍵,同時也減少了結(jié)算中的麻煩。
五、嚴格工程結(jié)算審計,加大處罰力度
1.工程量的審計。一是熟悉竣工圖紙,先粗看平面圖或立面圖,后看細部圖或大樣圖;先看總說明,后看細部說明;先了解工程的基本概況,后了解工程的材料和做法。二是如有的工程項目與原設(shè)計要求不完全一致,必須與修改圖紙或圖紙技術(shù)交底會審記錄相符。三是工程量的計算方法,必須符合工程量計算規(guī)則,看有關(guān)數(shù)字的演算是否有多算、重算、冒算和錯算現(xiàn)象,工程量計算規(guī)則明確規(guī)定不能計入的部分,堅決不能算。四是工程量計算所采用的圖紙尺寸等,必須與竣工圖紙設(shè)計要求一致。五是工程量計算過程必須列有工程量計算表,審核時對工程量計算表進行復(fù)核,檢查計算過程及其結(jié)果的正確性。六是要對工程現(xiàn)場的工程量進行抽查,實地測量,看竣工圖的工程量數(shù)據(jù)是否與現(xiàn)場測量的工程量數(shù)據(jù)相符。
2.定額套用的審計。一是審核結(jié)算選用的定額是否正確、合理,即干什么工程,用什么定額;注意各專業(yè)冊的適用范圍及使用界限。二是審核結(jié)算選用定額的時效性,即定額開始使用和停止使用的日期。三是要審核相關(guān)的定額子目套用是否合理,各分項工程單價是否與定額單價相符,其工作內(nèi)容是否與定額規(guī)定一致;例如定額項目的工程內(nèi)容已扼要地說明主要的施工程序,次要的雖未具體說明,但已考慮在相應(yīng)的定額內(nèi);又如定額各子目中的工日數(shù)、材料消耗量、機械臺班數(shù)量不能任意調(diào)整;有無高套、重套、錯套、混套定額等現(xiàn)象。四是要審核定額換算是否根據(jù)有關(guān)規(guī)定和實際情況進行換算;要弄清允許換算的內(nèi)容是定額中的人工、材料或機械費用中的全部還是部分,換算方法是否準(zhǔn)確,采用的系數(shù)是否正確。五是要審核補充定額編制的依據(jù)和方法是否正確,材料預(yù)算價格、人工工日及機械臺班單價是否合理,對于缺項定額是否甲已雙方協(xié)商或參考其他專業(yè)定額,有無利用缺項子目套取投資的情況。六是審核估價部分,看估價是否合理,是否計入直接費用。七是對于實行工程量清單報價的工程結(jié)算,要審核結(jié)算單價是否與中標(biāo)時的報價相一致。
3.取費的審計。主要審核工程類別是否與實際工程相符,取費級別是否與企業(yè)實際相符,結(jié)算取費是否與地方文件規(guī)定的計費基數(shù)和取費標(biāo)準(zhǔn)相符,同時要注意取費文件的時效性。
六、培養(yǎng)和提高工程管理人員的責(zé)任心
定期或不定期地組織有關(guān)人員進行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),加強對建筑法、合同法、招投標(biāo)法、審計法、會計法等法規(guī)制度的學(xué)習(xí)。特別是對新建校區(qū)臨時抽調(diào)的人員,要進行施工管理、施工監(jiān)督、材料采購等業(yè)務(wù)的培訓(xùn),并要求有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員都要參加,學(xué)習(xí)掌握基建專業(yè)知識與技能,以提高工程管理水平,避免在實際工作中發(fā)生失誤;要加強崗位責(zé)任管理,實行獎罰結(jié)合的管理辦法,將一些工作權(quán)利、責(zé)任同個人的經(jīng)濟利益掛鉤,如對不按工作規(guī)程實施,弄虛作假,決策失誤的人員實行經(jīng)濟責(zé)任與行政責(zé)任追究等等。通過學(xué)習(xí)與責(zé)任追究,使管理人員的專業(yè)管理能力與工程建設(shè)管理的需要相一致。
高校建設(shè)項目工程審計是一項知識面廣、綜合性強的工作,但目前我國高校內(nèi)部審計人員少,因此僅靠內(nèi)部審計機構(gòu)一家是不夠的,必須與學(xué)?；?、紀(jì)委監(jiān)察、財務(wù)等職能部門共同聯(lián)手,才能真正的把這項工作做好。
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(作者單位:中北大學(xué)審計處,中北大學(xué)經(jīng)濟管理學(xué)院 山西太原 030051)
