一、會計電算化條件下內(nèi)部控制的現(xiàn)狀
1. 對會計電算化的認(rèn)識不到位,忽視內(nèi)部控制制度建設(shè),制度流于形式。
2.數(shù)據(jù)處理的集中性使會計工作組織會發(fā)生質(zhì)的變化。
3. 會計電算化系統(tǒng)運(yùn)行的復(fù)雜性,使內(nèi)部會計控制的范圍擴(kuò)大。
4. 會計電算化控制手段和方式的變化,加大了電算化系統(tǒng)的控制風(fēng)險。
5. 會計電算化的運(yùn)行未能建立科學(xué)合理的制度體系。
二、會計電算化后出現(xiàn)的問題
1. 會計電算化的自動化導(dǎo)致人與人之間的制約機(jī)制失效。
2. 會計電算化的集中化, 使原手工記賬方式下的內(nèi)部監(jiān)控作用和賬簿體系完全不起作用。
3. 會計電算化軟件提供的“反記賬”、“反結(jié)賬”功能使財務(wù)信息數(shù)據(jù)及財務(wù)會計系統(tǒng)的安全性大打折扣。
4. 網(wǎng)絡(luò)化管理, 使得利用計算機(jī)犯罪成為可能。
三、建立會計電算化內(nèi)部控制的必要性
電算化會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制是用來預(yù)防、發(fā)現(xiàn)、糾正系統(tǒng)所發(fā)生的錯誤、舞弊和故障,使系統(tǒng)能正常運(yùn)行,是提供可靠和及時信息的保證。
1. 防范企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險
近幾年來,不少企業(yè)相繼建立了電算化會計信息系統(tǒng),無論是自己開發(fā)或委托開發(fā)會計軟件,還是購買通用商品化會計軟件,大多數(shù)工商企業(yè)在對會計信息系統(tǒng)電算化的好處予以認(rèn)可的同時,往往忽視了電算化會計信息系統(tǒng)在內(nèi)部控制方面所存在的巨大風(fēng)險。
2. 適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時代發(fā)展趨勢
網(wǎng)絡(luò)是一個開放的環(huán)境,在這個環(huán)境中一切信息在理論上都是可以被訪問到的,除非它們在物理上斷開連接。因此,網(wǎng)絡(luò)下的會計信息系統(tǒng)很有可能遭受非法訪問甚至黑客或病毒的侵?jǐn)_。這種攻擊可能來自系統(tǒng)外部,也可能來自系統(tǒng)內(nèi)部,而且一旦發(fā)生將造成巨大的損失。所以,加強(qiáng)會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制制度建設(shè)就顯得十分重要。
3. 強(qiáng)化審計工作的需要
現(xiàn)代審計都是以系統(tǒng)為基礎(chǔ)的,即審計師要對會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制進(jìn)行審查和評價,以作為制訂審計方案和決定抽查范圍的依據(jù)。由于會計系統(tǒng)實現(xiàn)了電算化,手工會計系統(tǒng)原有的內(nèi)部控制已不能適應(yīng)電子數(shù)據(jù)處理的新特點(diǎn),不能有效地降低電算化會計系統(tǒng)特有的風(fēng)險。對于電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的弱點(diǎn),審計人員要能評估其影響,并向被審單位提出改進(jìn)的建議。
四、加強(qiáng)和完善會計電算化的內(nèi)部控制
企業(yè)會計電算化后,會計核算和會計管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化:計算機(jī)的使用使會計數(shù)據(jù)處理的速度加快了,會計核算的準(zhǔn)確性和可靠性也有了很大的提高,減少了因疏忽大意及計算失誤造成的差錯。但是,這種變化也使得原有的內(nèi)部控制制度不能充分順應(yīng)會計電算化的發(fā)展潮流,體現(xiàn)會計電算化的高效性及準(zhǔn)確性。為了確保企業(yè)財產(chǎn)的安全,為了能夠提供完整的企業(yè)經(jīng)營決策信息,創(chuàng)造更高的效益,也為了企業(yè)內(nèi)部控制制度在新的環(huán)境下不落后于形勢發(fā)展,建立一整套適合電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度就顯得尤為重要。
1. 整章建制,實行電算化環(huán)境下的制度控制
企業(yè)必須對手工會計信息中的各項規(guī)章制度進(jìn)行整理,以充分適應(yīng)需要。整章建制的內(nèi)容主要有計算機(jī)管理制度和會計工作管理制度,包括:崗位責(zé)任管理制度、日常操作管理制度、維護(hù)管理制度、機(jī)房管理制度和檔案制度。必須建立一套責(zé)、權(quán)、利對等的內(nèi)部控制制度,在強(qiáng)化會計人員崗位職責(zé)的同時實行效益工資制,以調(diào)動廣大會計人員的工作積極性;實行權(quán)力與利益相分離的會計主管派駐制。會計主管派駐制將保證會計主管能獨(dú)立地行使管理權(quán)力,將其利益與權(quán)力分離能保證其有效監(jiān)管,并不受本單位負(fù)責(zé)人干擾,從而真正做到令則行,禁則止。
2. 業(yè)務(wù)程序標(biāo)準(zhǔn)化,嚴(yán)把會計核算控制質(zhì)量關(guān)
原始憑證經(jīng)過審查,在錄入處理前一切經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理必須經(jīng)過相應(yīng)的權(quán)級審批,簡明、準(zhǔn)確、完整地填制與錄入。不正確的業(yè)務(wù)處理要更正與刪除,待解報單的處理等都必須嚴(yán)格按規(guī)定進(jìn)行,嚴(yán)格執(zhí)行復(fù)核制度,充分保證計算機(jī)賬務(wù)處理不錯不亂。無論是靜態(tài)審核,還是動態(tài)審核,都要仔細(xì)核對輸出的賬務(wù)憑證與實際發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否一致。對會計數(shù)據(jù)輸出必須進(jìn)行嚴(yán)格審核并簽章,認(rèn)真做好會計數(shù)據(jù)日備份和月末備份,并堅持雙重備份制度。另外,制定相應(yīng)的上機(jī)守則與操作規(guī)程,是操作控制制度化的具體體現(xiàn)。這些制度并不是一成不變的,還必須隨著經(jīng)營的變化而不斷修改完善。
3. 加強(qiáng)計算機(jī)硬件、軟件管理,重視技術(shù)控制
首先,強(qiáng)化業(yè)務(wù)發(fā)生控制即程序檢查。在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時,通過計算機(jī)的控制程序,對業(yè)務(wù)發(fā)生的合理性、合法性和完整性進(jìn)行檢查和控制。其次,加強(qiáng)數(shù)據(jù)輸入、輸出控制。做到對憑證的審核、自制、輸入、傳遞、保管各環(huán)節(jié)全面控制。要求輸入的數(shù)據(jù)應(yīng)經(jīng)過必要的授權(quán),并經(jīng)有關(guān)的內(nèi)部控制部門檢查,凡輸入的憑證均應(yīng)經(jīng)過復(fù)核,若發(fā)現(xiàn)不符,系統(tǒng)自動警告操作員進(jìn)行檢查和修改。對于輸出的紙介質(zhì)的會計資料應(yīng)由專人進(jìn)行核對,檢查其完整性、正確性,檢查打印的賬簿和報表頁號是否連續(xù),有無缺漏或重疊現(xiàn)象。第三,進(jìn)行數(shù)據(jù)通訊、處理控制。 會計電算化信息系統(tǒng)應(yīng)該采用各種技術(shù)手段以保證數(shù)據(jù)在傳輸過程中的準(zhǔn)確、安全、可靠,以防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中發(fā)生錯誤、丟失、泄密等事故。
4. 加強(qiáng)系統(tǒng)安全與網(wǎng)絡(luò)的安全控制
加強(qiáng)系統(tǒng)安全控制主要應(yīng)從防止未經(jīng)授權(quán)的人員擅自動用系統(tǒng)各種資源、減少因外界因素導(dǎo)致計算機(jī)故障等方面入手。訂立內(nèi)部操作制度,禁止非電腦操作人員操作財務(wù)專用電腦;設(shè)置操作權(quán)限限制;操作人員身份的密碼控制;數(shù)據(jù)存儲和處理相隔離;機(jī)房的工作環(huán)境保護(hù)。網(wǎng)絡(luò)安全指標(biāo)包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識別等。數(shù)據(jù)保密的方法如供銷碼核對、特征識別、存取權(quán)限等。另外還可以考慮硬件加密、軟件狗或把系統(tǒng)作在芯片上加密等機(jī)器保密措施和專門的管理制度等,如專機(jī)專用、專室專用。數(shù)據(jù)是核心,在加強(qiáng)保密的同時,它的安全也是不容忽視的,如突然斷電、病毒侵襲等意外因素造成數(shù)據(jù)丟失、系統(tǒng)癱瘓,應(yīng)當(dāng)采取如下措施:軟件自動在硬盤上另作備份,并建立數(shù)據(jù)完整性檢查機(jī)制; 微機(jī)操作員定期手動備份,將完整有效的數(shù)據(jù)及時轉(zhuǎn)存;嚴(yán)格機(jī)房管理,杜絕無關(guān)人員使用機(jī)器和外來未經(jīng)檢查的磁盤(片),專機(jī)專管等。
5. 提高會計人員素質(zhì)
要提高會計人員計算機(jī)業(yè)務(wù)素質(zhì),必須大力加強(qiáng)人才培訓(xùn)的力度。如自我開發(fā)計算機(jī)會計系統(tǒng),應(yīng)在開發(fā)階段就對使用該系統(tǒng)的有關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn),提高這些人員對系統(tǒng)的認(rèn)識和理解,以減少系統(tǒng)運(yùn)行后出錯的可能性。如外購商品化軟件,應(yīng)要求軟件制作公司提供足夠的培訓(xùn)機(jī)會和時間。此外,在系統(tǒng)運(yùn)行前對有關(guān)人員進(jìn)行的培訓(xùn),不僅僅是系統(tǒng)的操作培訓(xùn),還應(yīng)包括讓這些人員了解系統(tǒng)投入運(yùn)行后新的內(nèi)部控制制度、計算機(jī)會計系統(tǒng)運(yùn)行后的新的憑證流轉(zhuǎn)程序、計算機(jī)會計系統(tǒng)提供的高質(zhì)量的會計信息的進(jìn)一步利用和分析的前景等。企業(yè)應(yīng)立足于國際水準(zhǔn),培養(yǎng)或聘用一批高級技術(shù)人才,推動企業(yè)電算化事業(yè)由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉(zhuǎn)變。各基層單位應(yīng)積極支持及組織會計人員學(xué)習(xí)會計電算化知識,維護(hù)軟件正常運(yùn)行,掌握計算機(jī)先進(jìn)技術(shù),培養(yǎng)復(fù)合型人才。建立會計電算化的內(nèi)部控制制度關(guān)鍵是在企業(yè)內(nèi)部建立一個科學(xué)的會計信息系統(tǒng)甚至管理信息系統(tǒng),以保證資產(chǎn)安全、完整和會計信息的真實、可靠。采取了上述措施,對解決企業(yè)電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制中存在的不足,提高內(nèi)部控制水平,無疑會有極大的作用。
