本文將首先分析我國內(nèi)部控制的現(xiàn)狀、成因和具體表現(xiàn)出的問題,然后根據(jù)建立內(nèi)部控制的原則和內(nèi)部控制的五個方面,來談具體內(nèi)部控制方式的建立,最后,說明內(nèi)部控制的評價標準。
一、我國內(nèi)部控制的現(xiàn)狀
我國內(nèi)部控制制度的現(xiàn)狀可以用幾句話描述:國有企事業(yè)單位比非國有企事業(yè)單位的內(nèi)控制度文字要求寫得好,執(zhí)行得不夠好;國有大、中型企事業(yè)單位的內(nèi)控制度比國有小型企業(yè)的好些;黨政機關(guān)及事業(yè)單位的內(nèi)控制度在體系上較國有企業(yè)差;股份制單位、外資企業(yè)及民營企業(yè)的內(nèi)控制度比國有企業(yè)執(zhí)行得好些。
二、產(chǎn)生上述現(xiàn)狀的原因
(一)產(chǎn)權(quán)不明晰
公有單位之所以沒有非公有單位的內(nèi)部控制制度執(zhí)行的好,從根本上講是產(chǎn)權(quán)不明晰所致。公有單位產(chǎn)權(quán)主體缺位、權(quán)責(zé)不清,加強內(nèi)部控制的受益主體不明確。而在非公有單位,特別是民營企業(yè),產(chǎn)權(quán)明確、權(quán)責(zé)清楚,加強內(nèi)部控制的受益主體也相對明確。
(二)沒有形成法制制約的大環(huán)境
由于我國還沒有真正形成有法可依、有法必依、執(zhí)法必嚴、違法必究的大環(huán)境,因此,在一個單位也就很難形成有章必依,違章必究的局面。
(三)人員素質(zhì)低
內(nèi)控制度加強了,貪污舞弊,侵吞資產(chǎn)、弄虛作假就難了。這就會引起那些想以公肥私人員的反對。還有一些國有單位的負責(zé)人,法制觀念淡薄,自然討厭約束自己的內(nèi)控制度,喜歡約束別人的內(nèi)控制度。更有一些國有單位的負責(zé)人業(yè)務(wù)素質(zhì)低,不懂內(nèi)部控制制度為何物,當然談不上加強內(nèi)控制度建設(shè)了。
三、內(nèi)部控制的五個要點
(一)完善企業(yè)的控制環(huán)境
任何企業(yè)的控制活動要在控制環(huán)境之中進行。所謂控制環(huán)境,是指對建立,加強和削弱特定政策、程序及其效率產(chǎn)生影響的各種因素,主要指重大影響因素?？刂骗h(huán)境的好壞直接影響到企業(yè)內(nèi)部控制制度的貫徹和執(zhí)行以及企業(yè)經(jīng)營目標的實現(xiàn)。
(二)進行全面的風(fēng)險評估
企業(yè)經(jīng)營內(nèi)外環(huán)境的復(fù)雜化和企業(yè)間的競爭日趨激烈,使企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險不斷提高,如何分析、辨別、防范和控制經(jīng)營風(fēng)險,已成為企業(yè)內(nèi)部控制制度的主要內(nèi)容之一。一般來說,企業(yè)的風(fēng)險管理就是按公司既定的經(jīng)營戰(zhàn)略,利用各種風(fēng)險分析技術(shù),找出業(yè)務(wù)風(fēng)險點來,并采用恰當?shù)姆椒ń档惋L(fēng)險。
(三)設(shè)立良好的控制活動
控制活動是確保管理階層的指令得以實現(xiàn)的政策和程序?？刂苹顒映霈F(xiàn)在整個企業(yè)內(nèi)的各階層與各職能部門。涉及的對象包括人、財、物、供、產(chǎn)、銷等方面?？刂苹顒邮轻槍﹃P(guān)鍵控制點而制定的,因此,企業(yè)在制定控制活動時,關(guān)鍵就是尋找關(guān)鍵控制點。
(四)建立統(tǒng)一的管理信息系統(tǒng)
管理信息系統(tǒng),就是向企業(yè)內(nèi)各級主管部門、其他相關(guān)人員,以及企業(yè)外的有關(guān)部門提供信息的系統(tǒng)。通過管理信息系統(tǒng),企業(yè)內(nèi)部的員工能夠清楚的了解企業(yè)的內(nèi)部控制制度,知道其所承擔(dān)的責(zé)任、并及時取得和交換他們在執(zhí)行、管理和控制企業(yè)經(jīng)營過程中所需的信息。
(五)加強企業(yè)的內(nèi)部監(jiān)督
要確保內(nèi)部控制制度被切實的執(zhí)行且執(zhí)行的效果良好,內(nèi)部控制過程就必須被施以適當?shù)谋O(jiān)督。內(nèi)部審計既是企業(yè)內(nèi)部控制的一個部分,也是監(jiān)督內(nèi)部控制其他環(huán)節(jié)的主要力量。
四、企業(yè)內(nèi)部控制的具體方式
(一)組織規(guī)劃控制
根據(jù)內(nèi)部控制的要求,單位在確定和完善組織結(jié)構(gòu)的過程中,應(yīng)當遵循不相容職務(wù)分離的原則。所謂不相容職務(wù),是那些如果由一個人或一個部門擔(dān)任,既有可能弄虛作假,又有能夠自己掩蓋其舞弊行為的職務(wù)。
1.不相容職務(wù)的分離。如會計工作中的會計和出納就屬不相容職務(wù),需要分離。應(yīng)當加以分離的職務(wù)通常有:授權(quán)某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的職務(wù)與執(zhí)行該項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的職務(wù)要分離;執(zhí)行某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的職務(wù)和審核某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的職務(wù)要分離;執(zhí)行某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的職務(wù)還要與記錄該項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的職務(wù)相分離;保管某項財產(chǎn)的職務(wù)和記錄該項財產(chǎn)的職務(wù)要分離,記錄總賬的職員和記錄明細賬、日記賬的職員必須分離等等。
2.組織機構(gòu)的相互控制。一個單位要根據(jù)經(jīng)濟活動的不同需要分設(shè)不同的部門和機構(gòu),其組織機構(gòu)的設(shè)置和職責(zé)分工要體現(xiàn)相互控制的要求。具體要求是:各組織機構(gòu)的職責(zé)權(quán)限必須得到授權(quán),并保證在授權(quán)范圍內(nèi)的職權(quán)不受外界干擾;每類經(jīng)濟業(yè)務(wù)在運行中必須通過不同的部門并保證在有關(guān)部門進行相互檢查;在對每項經(jīng)濟業(yè)務(wù)進行檢查時,檢查人員應(yīng)相對獨立,以保證被檢查出的問題得以迅速解決。
(二)授權(quán)批準控制
授權(quán)批準控制指對單位內(nèi)部部門和職員處理經(jīng)濟業(yè)務(wù)的權(quán)限控制。單位內(nèi)部某個部門或某個職員在處理經(jīng)濟業(yè)務(wù)時,必須通過授權(quán)批準才能進行,否則就無權(quán)審批。授權(quán)批準控制可以保證單位既定方針的執(zhí)行和防止濫用職權(quán)。授權(quán)批準有一般授權(quán)和特定授權(quán)兩種形式:一般授權(quán)是對辦理一般經(jīng)濟業(yè)務(wù)時對權(quán)力等級和批準條件的規(guī)定,通常在單位的內(nèi)部控制中予以明確;特別授權(quán)是對特別經(jīng)濟業(yè)務(wù)處理的權(quán)利等級和批準條件的規(guī)定,如當某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的數(shù)額超過某部門的批準權(quán)限時,只有通過特定授權(quán)批準才能進行處理。
(三)預(yù)算控制
預(yù)算控制是內(nèi)部控制的一個重要方面,它包括籌資、融資、采購、生產(chǎn)、銷售、投資、管理等經(jīng)濟活動的全過程。對單位各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)編制詳細的預(yù)算和計劃,并通過授權(quán),由有關(guān)部門對預(yù)算和計劃的執(zhí)行情況進行控制,其基本要求是:首先,所編制的預(yù)算必須體現(xiàn)單位的經(jīng)營管理目標,并明確責(zé)任。其次,預(yù)算在執(zhí)行中,應(yīng)當允許經(jīng)過授權(quán)批準對預(yù)算進行調(diào)整,以便使預(yù)算更加切合實際。再次,應(yīng)當及時或定期反饋預(yù)算的執(zhí)行情況。
(四)實物資產(chǎn)控制
實物資產(chǎn)控制主要包括限制接近控制和定期清查控制,這是對單位實物資產(chǎn)安全采取的措施。主要有兩條:第一,嚴格控制對實物資產(chǎn)及與實物資產(chǎn)有關(guān)的文件的接觸,如現(xiàn)金、銀行存款、有價證券和存貨等,除出納人員和倉庫保管人員外,其他人員則限制接觸,以保證資產(chǎn)的安全。第二,定期進行實物資產(chǎn)檢查,保證實物資產(chǎn)實有數(shù)量與賬面相符,如賬實不符,應(yīng)查明原因,及時處理。
(五)會計記錄控制
是指對經(jīng)濟業(yè)務(wù)進行會計記錄時,必須采取一系列的措施和方法,以保證會計記錄所反映的經(jīng)濟活動信息的全面性、及時性和可靠性。主要包括:原始憑證必須經(jīng)專人審核;記賬憑證的內(nèi)容必須與原始憑證的內(nèi)容保持一致,所有記賬憑證必須附有原始憑證;憑證必須連續(xù)編號,并按編號使用,領(lǐng)用空白憑證必須登記;建立定期的復(fù)核制度,定期對憑證的填制、記賬、過賬和報表編制的工作進行復(fù)核;建立總賬和明細賬、總賬和日記賬定期核對制度等。
(六)風(fēng)險控制
企業(yè)面臨的風(fēng)險可以分為經(jīng)營風(fēng)險和財務(wù)風(fēng)險,則對風(fēng)險的控制可從這兩個方面來談:
1.經(jīng)營風(fēng)險控制。經(jīng)營風(fēng)險是生產(chǎn)經(jīng)營方面的原因給企業(yè)帶來的不確定性。企業(yè)的經(jīng)營會受到來源于企業(yè)內(nèi)部和外部諸多因素的影響,所以具有很大的不確定性,這就會引起企業(yè)利潤的變化,從而給企業(yè)帶來風(fēng)險,其中主要是企業(yè)的存量資產(chǎn)不能實現(xiàn)的風(fēng)險。面對經(jīng)營風(fēng)險,企業(yè)必須進行資產(chǎn)結(jié)構(gòu)分析,控制短期資產(chǎn)和長期資產(chǎn)的適當比率,了解存量資產(chǎn)的結(jié)構(gòu),并迅速處理有問題的資產(chǎn),可以有效的防止和消除企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險。
2.財務(wù)風(fēng)險控制。是由于舉債給企業(yè)帶來的不確定性。企業(yè)舉債經(jīng)營,全部資金中除自有資金外還有一部分借入資金,這會給企業(yè)的盈利能力造成影響;同時,借入資金須按期還本付息,企業(yè)一旦無力歸還,就會面臨困境甚至破產(chǎn)。對財務(wù)風(fēng)險的控制,關(guān)鍵是要保證有一個合理的資金結(jié)構(gòu),維持適當?shù)呢搨?既要充分利用舉債經(jīng)營來獲取財務(wù)杠桿收益,提高自有資金的盈利能力;同時要防止過渡舉債而引起的財務(wù)風(fēng)險的增大,這是企業(yè)內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)。
五、評價內(nèi)部控制的一般標準
(一)內(nèi)部控制的完整性
內(nèi)部控制的完整性包括兩個方面:一方面是指企業(yè)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營的需要,設(shè)置必需的內(nèi)部控制;另一方面是指對生產(chǎn)經(jīng)營活動的全過程進行自始自終的控制。完整性是內(nèi)部控制評價一般標準中首要的一條。對內(nèi)部控制的完整性做出判斷時,應(yīng)當考慮到企業(yè)經(jīng)營規(guī)模及業(yè)務(wù)復(fù)雜程度的影響。一般而言,企業(yè)經(jīng)營規(guī)模越大,業(yè)務(wù)復(fù)雜程度越高,則對內(nèi)部控制完整性的要求就越高。 (二)內(nèi)部控制的合理性
內(nèi)部控制的合理性也包括兩個方面;一方面是指內(nèi)部控制設(shè)計和執(zhí)行時的適用性;另一方面是指內(nèi)部控制設(shè)計和執(zhí)行時的經(jīng)濟性。合理性是對內(nèi)部控制更深一層次的要求。在評價內(nèi)部控制的合理性時,適用性是首要的。它是指企業(yè)所建立的內(nèi)部控制制度適應(yīng)企業(yè)的特點和要求。但是內(nèi)部控制的適用性要以經(jīng)濟性為限制條件。因為內(nèi)部控制的最終目的是提高企業(yè)的經(jīng)濟效益,減少低效和投資浪費。
(三)內(nèi)部控制的有效性
內(nèi)部控制的有效性也有兩個方面:一方面是指企業(yè)的內(nèi)部控制政策和措施沒有與國家法律法規(guī)相抵觸的地方;另一方面是指設(shè)計完整、合理的內(nèi)部控制在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營過程中,能夠得到貫徹執(zhí)行并發(fā)揮作用,實現(xiàn)其為提高經(jīng)營效率效果、提供可靠財務(wù)報告和遵循法律法規(guī)提供合理保證的目標。有效性是內(nèi)部控制的精髓,如果一種內(nèi)部控制制度不能實現(xiàn)“有效控制”,則實質(zhì)上就不存在什么內(nèi)部控制制度了。有效性要求內(nèi)部控制制度能有效地防止錯誤與弊端的發(fā)生,產(chǎn)生效率和效益。這不僅僅需要內(nèi)部控制總體上是有效的,而且需要各項具體制度也要有明確的目的并發(fā)揮其自身的作用。
以上三個標準屬于評價內(nèi)部控制的一般標準,是一個整體。在對內(nèi)部控制評價中,內(nèi)部控制的有效性以其完整性與合理性為基礎(chǔ),內(nèi)部控制的完整性與合理性則以其有效性為目的。若不具有完整性與合理性,內(nèi)部控制的有效性無從談起;同理,若沒有了有效性,內(nèi)部控制的完整性與合理性也就喪失了基本的意義。在實際運用中要有機結(jié)合,不能顧此失彼。
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