一、前言
內(nèi)部會(huì)計(jì)控制對(duì)企業(yè)來說十分重要,其不但可以改善企業(yè)的會(huì)計(jì)信息質(zhì)量,還可以加強(qiáng)企業(yè)防范風(fēng)險(xiǎn)的意識(shí),規(guī)范企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng),提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效率,保護(hù)企業(yè)的資產(chǎn)。近年來,隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展,我國(guó)中小企業(yè)在國(guó)民經(jīng)濟(jì)中的地位和作用日益顯著。但由于中小企業(yè)自身的特點(diǎn),如所有權(quán)與經(jīng)營(yíng)權(quán)未分離,組織結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單,業(yè)務(wù)性質(zhì)比較單一等,普遍存在著管理基礎(chǔ)薄弱,內(nèi)部會(huì)計(jì)控制缺失或失效等問題,進(jìn)而影響中小企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益,阻礙中小企業(yè)的發(fā)展壯大,甚至影響其生存。因此研究中小企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制問題,使得內(nèi)部會(huì)計(jì)控制能與中小企業(yè)自身有機(jī)結(jié)合,起到有效的作用,是一個(gè)具有現(xiàn)實(shí)意義的課題。
二、中小企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制存在的問題
(一)中小企業(yè)員工素質(zhì)不高
就大多數(shù)中小企業(yè)而言,在創(chuàng)業(yè)期,員工文化素質(zhì)低,思想素質(zhì)差,業(yè)務(wù)知識(shí)比較落后。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的經(jīng)營(yíng)管理水平也不高,獨(dú)斷專行。隨著中小企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展的需要,從社會(huì)上招聘了大量人員。但其中也包括了不少未受過系統(tǒng)教育培訓(xùn)、缺乏會(huì)計(jì)基本知識(shí)與基本技能的人員,從而造成了企業(yè)隊(duì)伍整體素質(zhì)的參差不齊,同時(shí)也助長(zhǎng)了企業(yè)會(huì)計(jì)信息失真行為的發(fā)生,進(jìn)而給內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度的貫徹執(zhí)行帶來許多隱患。
(二)從內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的目標(biāo)來看,在會(huì)計(jì)信息、資產(chǎn)方面的控制缺乏有效性
?、贂?huì)計(jì)信息失真現(xiàn)象普遍存在。
?、谫Y產(chǎn)安全完整系數(shù)低。
(三)中小企業(yè)管理者對(duì)企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制認(rèn)識(shí)薄弱
(四)中小企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制體系不完善
(五)中小企業(yè)組織機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理,內(nèi)部管理職責(zé)不清
(六)用人觀念非常落后
(七)企業(yè)文化建設(shè)沒有引起足夠重視
(八)缺乏有效的監(jiān)督機(jī)制
三、如何完善中小企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制
(一)完善內(nèi)部控制環(huán)境
(1)第一,逐步完善與積極推行中小企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度,消除制度的盲區(qū),逐步實(shí)現(xiàn)有章可依、有章必依,使中小企業(yè)的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制系統(tǒng)步入正常運(yùn)行的軌道。第二,逐步由制度形成習(xí)慣,全體中小企業(yè)員工積極主動(dòng)地遵守各項(xiàng)規(guī)章制度,個(gè)別違規(guī)現(xiàn)象也純屬偶然與意外,即大幅度地減少推行的難度,發(fā)揮每一個(gè)人的發(fā)動(dòng)機(jī)的作用,實(shí)現(xiàn)個(gè)人目標(biāo)與組織目標(biāo)的統(tǒng)一。同時(shí)中小企業(yè)要摒棄任人唯親的思想,引進(jìn)關(guān)鍵人才。對(duì)于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員,中小企業(yè)應(yīng)實(shí)行回避制度,即中小企業(yè)高管人員的親屬不得擔(dān)任中小企業(yè)會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員。會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員的親屬不得在本中小企業(yè)會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)中擔(dān)任出納人員。
(2)中小企業(yè)應(yīng)建立合理、良好的組織機(jī)構(gòu)。良好的組織結(jié)構(gòu)必須以執(zhí)行工作計(jì)劃為使命,并具有清晰的職位“層次順序”、流暢的“意見溝通”管道、有效的“協(xié)調(diào)”與“合作”體系。所以中小企業(yè)應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況,在完善《中小企業(yè)章程》的同時(shí),參照《中小企業(yè)章程》的要求和行業(yè)的特點(diǎn),按照“精干、高效”的原則設(shè)置職能部門。明確各主要責(zé)任人的權(quán)利和義務(wù),明確經(jīng)營(yíng)權(quán)、監(jiān)督權(quán)的歸屬以及中小企業(yè)重大問題決策的表決方式,制定合理的監(jiān)督辦法和企業(yè)收益的分配辦法,形成有效的中小企業(yè)治理結(jié)構(gòu)。針對(duì)目前中小企業(yè)組織機(jī)構(gòu)的缺陷,根據(jù)職能的特點(diǎn),現(xiàn)重新設(shè)計(jì)組織機(jī)構(gòu)。此結(jié)構(gòu)確立了董事會(huì)在內(nèi)部控制中的核心作用,同時(shí)在董事會(huì)下設(shè)立管理者代表和內(nèi)審機(jī)構(gòu),經(jīng)董事會(huì)授權(quán),監(jiān)督本中小企業(yè)的經(jīng)營(yíng)運(yùn)行情況。管理者代表應(yīng)由各部門經(jīng)理以外的人員擔(dān)任,以便其全身心投入此工作,同時(shí)起到獨(dú)立監(jiān)督中高層管理者的作用。同時(shí)要將董事會(huì)與管理層分開,推行不兼容制度,杜絕決策董事跟總經(jīng)理交叉任職的現(xiàn)象?？紤]到此階段,預(yù)算管理對(duì)中小企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要性,建議建立使預(yù)算方案的制定權(quán)在董事會(huì),組織實(shí)施權(quán)在總經(jīng)理,由財(cái)務(wù)部、銷售部等部門經(jīng)理參加的預(yù)算管理組織。通過對(duì)組織機(jī)構(gòu)的重新劃分與安排,可以為企業(yè)規(guī)劃,執(zhí)行、控制和監(jiān)督經(jīng)濟(jì)活動(dòng)提供一個(gè)合理的框架。
(3)中小企業(yè)應(yīng)重視員工的發(fā)展,規(guī)范企業(yè)文化。首先應(yīng)對(duì)員工進(jìn)行道德價(jià)值觀、專業(yè)知識(shí)和職能的導(dǎo)向培訓(xùn),提高員工素質(zhì);其次要給員工物質(zhì)的保障及可能的成長(zhǎng)空間,如建立有效的績(jī)效工資制度和考核標(biāo)準(zhǔn),保證員工工資待遇能隨中小企業(yè)的成長(zhǎng)也能水漲船高;再次能給員工職位晉升的機(jī)會(huì)。同時(shí)中小企業(yè)應(yīng)堅(jiān)持企業(yè)的經(jīng)營(yíng)宗旨,營(yíng)造良好的企業(yè)文化氛圍,為企業(yè)建立健全內(nèi)部會(huì)計(jì)控制提供環(huán)境保證。
(二)加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估
中小企業(yè)必須樹立風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),針對(duì)各個(gè)風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn),建立有效的風(fēng)險(xiǎn)管理制度,通過風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、風(fēng)險(xiǎn)分析和風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告等措施,對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面防范和控制,使企業(yè)減少損失增加價(jià)值。首先,為了增強(qiáng)中小企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),中小企業(yè)應(yīng)面向中小企業(yè)員工,定期舉辦風(fēng)險(xiǎn)知識(shí)培訓(xùn)班,運(yùn)用實(shí)證或案例分析的方法,分析近期利益和遠(yuǎn)期利益的關(guān)系,強(qiáng)調(diào)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的重要性,形成一種人人都重視風(fēng)險(xiǎn)控制、實(shí)行風(fēng)險(xiǎn)管理的人文環(huán)境。其次,風(fēng)險(xiǎn)管理要以預(yù)防為主,即通過增加、補(bǔ)充或規(guī)范各內(nèi)部會(huì)計(jì)控制環(huán)節(jié)來減輕可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)。再次,中小企業(yè)管理人員可設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制,適時(shí)引進(jìn)風(fēng)險(xiǎn)分析和評(píng)估方法,如戰(zhàn)略管理中的“SWOT”分析法,通過分析和評(píng)價(jià)企業(yè)內(nèi)部的優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)、長(zhǎng)處與短處、外界的機(jī)會(huì)與威脅,制定企業(yè)的發(fā)展策略與戰(zhàn)略,增強(qiáng)企業(yè)抗風(fēng)險(xiǎn)的能力。最后,要善于轉(zhuǎn)嫁風(fēng)險(xiǎn),如購買保險(xiǎn)等。當(dāng)然,財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)成為化解風(fēng)險(xiǎn)的第一道防線。財(cái)務(wù)部要建立財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防范系統(tǒng),通過分析企業(yè)會(huì)計(jì)報(bào)表及相關(guān)經(jīng)營(yíng)資料,利用及時(shí)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),分析出企業(yè)將會(huì)可能面臨的危機(jī),及產(chǎn)生這些危機(jī)的原因,同時(shí)及時(shí)發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)控制體系中隱藏的問題和風(fēng)險(xiǎn),并報(bào)告管理當(dāng)局和其他利益相關(guān)者,以便相關(guān)人員提前采取措施避免風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生?？傊?企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)管理必須貫穿并滲透于企業(yè)控制的全過程。此外在必要時(shí)中小企業(yè)還可以通過借助外部咨詢機(jī)構(gòu)的專業(yè)技能對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面的評(píng)估和清理。
(三)完善內(nèi)部會(huì)計(jì)控制活動(dòng)
(1)完善銷售與收款業(yè)務(wù)的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制活動(dòng)。
要加強(qiáng)不相容職務(wù)的分離控制,防止舞弊行為的發(fā)生。中小企業(yè)應(yīng)當(dāng)指定專門人員就銷售價(jià)格、信用政策、發(fā)貨及收款方式等具體事項(xiàng)與客戶進(jìn)行談判。談判人員至少有兩人以上,并與訂立合同的人員相分離。銷售談判的全過程應(yīng)有完整的書面記錄,金額重大的銷售合同的訂立應(yīng)當(dāng)征詢法律顧問或法律專家的意見。中小企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立健全銷售合同審批制度,總經(jīng)理應(yīng)對(duì)銷售價(jià)格、信用政策、發(fā)貨及收款方式等嚴(yán)格把關(guān)。要建立客戶檔案和信用等級(jí)分析制度,保證中小企業(yè)資產(chǎn)的安全。建立賒銷業(yè)務(wù)的審批制度,同時(shí)加強(qiáng)對(duì)應(yīng)收賬款的控制,避免資金的流失。中小企業(yè)應(yīng)派銷售人員根據(jù)合同及時(shí)催收欠款,對(duì)逾期而又久催未回的應(yīng)收賬款應(yīng)制定相應(yīng)措施,對(duì)惡意欠款的,可運(yùn)用法律手段追回欠款。中小企業(yè)可建立獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制,催款人員的獎(jiǎng)金與催回款項(xiàng)金額掛鉤,以此鼓勵(lì)催款人員積極催收欠款,加速企業(yè)資金回籠,減少壞賬損失的發(fā)生。對(duì)于無法收回的應(yīng)收賬款應(yīng)及時(shí)加以處理。此外,中小企業(yè)至少每年要將企業(yè)的應(yīng)收賬款同客戶的應(yīng)付賬款核對(duì)一次,保證應(yīng)收賬款賬面的準(zhǔn)確性。
(2)完善貨幣資金業(yè)務(wù)的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制活動(dòng)。
出納應(yīng)根據(jù)《現(xiàn)金管理?xiàng)l例》的規(guī)定,嚴(yán)格實(shí)行收支兩條線,并將超出庫存限額的現(xiàn)金及時(shí)存入銀行,保證現(xiàn)金資產(chǎn)的安全完整。對(duì)于因經(jīng)營(yíng)需要而不必當(dāng)日存入銀行的現(xiàn)金收入,應(yīng)得到會(huì)計(jì)主管的簽字批準(zhǔn)。同時(shí)當(dāng)天不能解入銀行的現(xiàn)金必須單獨(dú)列表,注明金額和未解入銀行的理由,以便日后同銀行存款、其他應(yīng)收賬款相核對(duì)。中小企業(yè)應(yīng)派專人對(duì)庫存現(xiàn)金進(jìn)行定期或不定期的盤點(diǎn),根據(jù)清查結(jié)果編制現(xiàn)金盤點(diǎn)報(bào)告單,填列賬存和實(shí)存等情況,以此來保證現(xiàn)金的賬面余額與實(shí)有數(shù)相符。
每月應(yīng)由會(huì)計(jì)去銀行索取對(duì)賬單,將對(duì)賬單余額與銀行存款日記賬賬面余額對(duì)賬,編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表,調(diào)節(jié)未達(dá)賬項(xiàng),使銀行存款賬面余額與對(duì)賬單余額相符,驗(yàn)證賬面余額的正確性。同時(shí),應(yīng)建立會(huì)計(jì)人員之間以及會(huì)計(jì)與出納之間的輪崗制度,從而使以往日常工作中的差錯(cuò)和不軌行為容易暴露,消除有些人蓄謀侵占盜用的念頭,減少貨幣資金管理中產(chǎn)生舞弊的可能性。
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