通過對物資采購全過程的監(jiān)督,加強(qiáng)對物資采購環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)管理,為提高企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)效益提供有力保證。
一、企業(yè)防范物資采購風(fēng)險(xiǎn)的主要對策
1.應(yīng)建立與完善企業(yè)內(nèi)控制度,加強(qiáng)教育,提高素質(zhì)
應(yīng)建立與完善內(nèi)部控制制度與程序,加強(qiáng)對職工尤其是采購業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)和教育,不斷增強(qiáng)法律觀念,重視職業(yè)道德建設(shè),做到依法辦事,培養(yǎng)企業(yè)團(tuán)隊(duì)精神,增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的風(fēng)險(xiǎn)防范能力,從根本上杜絕合同風(fēng)險(xiǎn)。
2.加強(qiáng)對物資采購招標(biāo)與簽約監(jiān)督
(1)檢查物資采購招標(biāo)是否按照規(guī)范的程序進(jìn)行,是否存在違反規(guī)定的行為發(fā)生。采購經(jīng)辦部門和人員是否對供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查,選擇合格供應(yīng)商。是否每年對供應(yīng)商進(jìn)行一次復(fù)審評定。
(2)加強(qiáng)簽約監(jiān)督。檢查合同條款是否有悖于政策、法律,避免合同因內(nèi)容違法、當(dāng)事人主體不合格或超越經(jīng)營范圍而無效;通過資信調(diào)查,切實(shí)掌握對方的履約能力;對那些不講效益、舍近求遠(yuǎn)、進(jìn)入情貨等非正常情況嚴(yán)格審定;審查合同條款是否齊全、當(dāng)事人權(quán)利義務(wù)是否明確、有否以單代約、手續(xù)是否具備、簽章是否齊全。
3.加強(qiáng)對物資采購全過程、全方位的監(jiān)督
全過程的是指從計(jì)劃、審批、詢價(jià)、招標(biāo)、簽約、驗(yàn)收、核算、付款和領(lǐng)用等所有環(huán)節(jié)的監(jiān)督。重點(diǎn)是對計(jì)劃制定、簽訂合同,質(zhì)量驗(yàn)收和結(jié)賬付款四個(gè)關(guān)鍵控制點(diǎn)的監(jiān)督,以保證不弄虛作假。全方位的監(jiān)督是指內(nèi)控審計(jì)、財(cái)務(wù)審計(jì)、制度考核三管齊下。
(1)加強(qiáng)對物料需求計(jì)劃,物資采購計(jì)劃的審計(jì)。審查企業(yè)采購部門物料需求計(jì)劃,物資采購計(jì)劃的編制依據(jù)是否科學(xué);調(diào)查預(yù)測是否存在偏離實(shí)際的情況;計(jì)劃目標(biāo)與實(shí)現(xiàn)目標(biāo)是否一致;采購數(shù)量、采購目標(biāo)、采購時(shí)間、運(yùn)輸計(jì)劃、使用計(jì)劃、質(zhì)量計(jì)劃是否有保證措施。
(2)做好合同鑒證審計(jì)
?、賹彶楹炗喗?jīng)濟(jì)合同當(dāng)事人是否具有主體資格,是否具有民事權(quán)利能力和行為能力。
?、趯彶榻?jīng)濟(jì)合同當(dāng)事人意思表示是否真實(shí)。
?、蹖彶榻?jīng)濟(jì)合同主要條款是否符合國家的法律和行政法規(guī)的要求。
④審查經(jīng)濟(jì)合同主要條款是否完備,文字表述是否準(zhǔn)確,合同簽訂是否符合法定程序。通過審計(jì)鑒證,可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正在合同訂立過程中出現(xiàn)的不合理、不合法現(xiàn)象;提請當(dāng)事人對缺少的必備條款予以補(bǔ)充;對顯失公平的內(nèi)容予以修改;對利用經(jīng)濟(jì)合同的違法活動予以制止,從而減少和避免經(jīng)濟(jì)合同糾紛的發(fā)生。
(3)做好對合同臺帳、合同匯總及信息反饋的審計(jì)
當(dāng)前,合同糾紛日益增多,如果合同丟失,那么在處理時(shí)會失去有利的地位而遭受風(fēng)險(xiǎn)。因此,建立合同臺帳、做好合同匯總,運(yùn)用先進(jìn)管理手段,向相關(guān)部門提供及時(shí)準(zhǔn)確、真實(shí)的反饋信息,也是加強(qiáng)合同管理,控制合同風(fēng)險(xiǎn)的一個(gè)重要方面。
(4)加強(qiáng)對物資采購合同執(zhí)行中的審計(jì)
?、賹彶楹贤膬?nèi)容和交貨期執(zhí)行情況,是否做好物資到貨驗(yàn)收工作和原始記錄,是否嚴(yán)格按合同規(guī)定付款。
?、趯彶槲镔Y驗(yàn)收工作執(zhí)行情況,是否對物資進(jìn)貨、入庫、發(fā)放過程中,都要對物資進(jìn)行驗(yàn)收控制。
?、蹖Σ缓细衿房刂茍?zhí)行情況審計(jì),發(fā)現(xiàn)不合格應(yīng)及時(shí)記錄,并采取措施。
?、苤匾晫贤男羞`約糾紛的處理。合同履行過程中約糾紛客觀存在,若不及時(shí)處理,不僅企業(yè)的合法權(quán)益得不到保護(hù),而且有可能使合同風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)重化。 (5)加強(qiáng)對物資采購績效考核的審計(jì)
建立合同執(zhí)行管理的各個(gè)環(huán)節(jié)的考核制度,并加強(qiáng)檢查與考核,把合同規(guī)定的采購任務(wù)和各項(xiàng)相關(guān)工作轉(zhuǎn)化分解指標(biāo)和責(zé)任,明確規(guī)定出工作的數(shù)量和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),分解,落實(shí)到各有關(guān)部門和個(gè)人,結(jié)合經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)行考核,以盡量避免合同風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。
二、物資采購內(nèi)部控制實(shí)施要點(diǎn)
1.內(nèi)部控制的初步評價(jià)與關(guān)鍵控制點(diǎn)主要包括的內(nèi)容
(1)內(nèi)部控制的了解與初步評價(jià)。通過對公司的基本情況的調(diào)查了解,內(nèi)部審計(jì)人員首先需要了解企業(yè)的經(jīng)營情況是否良好;是否屬于合法、正當(dāng)?shù)慕?jīng)營企業(yè),進(jìn)一步了解其關(guān)于采購付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制程序,考察公司在該方面的內(nèi)部控制制度,程序設(shè)計(jì)是否齊全、合理,整個(gè)循環(huán)是否由清購、訂購、審核、驗(yàn)收與保管、編制應(yīng)付憑證、會計(jì)處理、付款等環(huán)節(jié)構(gòu)成。請購單審核是否符合公司采購計(jì)劃,是否經(jīng)相關(guān)主管人員簽字審批等程序后,采購部門根據(jù)合同規(guī)定的請購單編制連續(xù)編號的訂購單并報(bào)審核部門審批,訂購單經(jīng)審核批準(zhǔn)后,向供應(yīng)商發(fā)出訂貨要求,(若數(shù)額較大)簽訂正式合同,所購貨物運(yùn)到公司后經(jīng)過驗(yàn)收部門負(fù)責(zé)驗(yàn)收之后方可入庫,記賬,付款等環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的憑證和處理手續(xù)。內(nèi)部審計(jì)人員認(rèn)為公司采購付款循環(huán)的內(nèi)部控制較小,可以進(jìn)行進(jìn)一步的調(diào)查和測試。財(cái)會論文網(wǎng)
(2)內(nèi)部控制關(guān)鍵的控制點(diǎn)。從整個(gè)循環(huán)來看,關(guān)鍵的控制點(diǎn)有:采購計(jì)劃市批、簽合同、驗(yàn)收貨物、付款結(jié)算的審簽、記賬和對賬、稽核等。針對關(guān)鍵控制點(diǎn)設(shè)計(jì)內(nèi)部控制調(diào)查表,對內(nèi)部控制設(shè)置情況進(jìn)行調(diào)查,其它調(diào)查表的設(shè)計(jì)也同樣針對內(nèi)部控制設(shè)置情況而設(shè)計(jì)。
2.審計(jì)結(jié)論與風(fēng)險(xiǎn)評估
通過以上的審查與測試,可以認(rèn)為采購付款循環(huán)所涉及的有關(guān)交易與賬戶的相關(guān)內(nèi)部控制是否健全、有效,如果能夠達(dá)到公司對該循環(huán)業(yè)務(wù)的控制目的,財(cái)務(wù)處理符合程序且基本正確無誤,能保證財(cái)務(wù)報(bào)表按正確的會計(jì)期間反映企業(yè)財(cái)務(wù)狀況;企業(yè)關(guān)于該業(yè)務(wù)循環(huán)的內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)水平較低,則可以對內(nèi)部控制給予較高的信賴。
三、加強(qiáng)企業(yè)物資采購內(nèi)部控制的建議
物資采購是對企業(yè)物資采購活動的一種獨(dú)立客觀的監(jiān)督和評價(jià)活動,它通過審查和評價(jià)經(jīng)營活動及內(nèi)部控制的適應(yīng)性、合法性和有效性來促進(jìn)企業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。物資采購是最容易出現(xiàn)問題而又不被重視的環(huán)節(jié),同時(shí)又是內(nèi)部審計(jì)中最薄弱的“盲區(qū)”和難點(diǎn)。在日常實(shí)際工作中,重視和強(qiáng)化物資采購的內(nèi)部控制是十分必要的。
1.加強(qiáng)內(nèi)部控制的職責(zé)和地位
一個(gè)有效健全的內(nèi)部控制體系,可以保證企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動的真實(shí)性、合法性和有效性,所以,要使內(nèi)部審計(jì)部門真正成為企業(yè)內(nèi)部有效的監(jiān)督、管理、咨詢部門,促使企業(yè)國企建立一個(gè)有效健全的內(nèi)部控制體系,尤其是確立內(nèi)部審計(jì)在公司治理中的法律地位,國家應(yīng)為內(nèi)部審計(jì)創(chuàng)造良好的建設(shè)、發(fā)展環(huán)境,樹立內(nèi)部審計(jì)的權(quán)威地位,真正讓內(nèi)部審計(jì)成為企業(yè)自身發(fā)展、加強(qiáng)經(jīng)營管理的內(nèi)在需要,充分發(fā)揮審計(jì)在物資采購中的作用。
2.完善內(nèi)部控制
由于受托責(zé)任的產(chǎn)生,才有了委托者及其他第三方對受托者的審計(jì)監(jiān)督。審計(jì)監(jiān)督是確保受托責(zé)任有效履行的手段之一,是一種落實(shí)受托責(zé)任的控制機(jī)制。加強(qiáng)和完善對企業(yè)物資采購活動的監(jiān)督控制,一是可以保證企業(yè)資產(chǎn)的保值、增值;二是可以促使受托者千方百計(jì)完成受托責(zé)任,其中包括建立內(nèi)部控制,重視內(nèi)部審計(jì)工作。例如,通過加強(qiáng)和完善企業(yè),領(lǐng)導(dǎo)人經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì),評價(jià)企業(yè)內(nèi)部控制制度是否建立、健全,企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)是否實(shí)現(xiàn),企業(yè)財(cái)務(wù)會計(jì)及其他信息是否真實(shí)可靠,法律法規(guī)、財(cái)經(jīng)法紀(jì)是否切實(shí)得以履行。
3.優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部控制的工作環(huán)境
企業(yè)內(nèi)部審計(jì)工作環(huán)境,可以分為外部環(huán)境和內(nèi)部環(huán)境。企業(yè)內(nèi)部審計(jì)的外部環(huán)境是指企業(yè)內(nèi)部審計(jì)所處的特定時(shí)間和外部空間的總和。外部環(huán)境是所有企業(yè)內(nèi)部審計(jì)所面臨的特定的社會條件和物質(zhì)條件,是任何單一的企業(yè)都無能為力改變的環(huán)境因素。企業(yè)內(nèi)部審計(jì)的內(nèi)部環(huán)境,是指企業(yè)內(nèi)部審計(jì)所處的特定的時(shí)間和內(nèi)部空間的總和。相對于企業(yè)內(nèi)部審計(jì)的外部環(huán)境來說,它屬于微觀環(huán)境。
