1 應(yīng)收賬款的事前控制
應(yīng)收賬款的事前控制是指在應(yīng)收賬款正式形成之前,對產(chǎn)生應(yīng)收賬款及影響其足額收回的有關(guān)因數(shù)進行分析,制定一套能適應(yīng)本企業(yè)具體情況的應(yīng)收賬款事前控制制度,以減少不合理應(yīng)收賬款的形成,預(yù)防壞賬發(fā)生和應(yīng)收賬款被長期占用。事前控制是應(yīng)收賬款管理的基礎(chǔ)和根本。
1.1 設(shè)立獨立的資信管理部門。資信管理部門負(fù)責(zé)銷售信用信息的匯集、整理、重大事項調(diào)研以及信用信息分析工作。對個別重大或突發(fā)事件,應(yīng)及時做出分析報告,以避免給企業(yè)造成損失。
1.2 科學(xué)選擇客戶。建議企業(yè)要端正思想,不能盲目賒銷,一定要選擇信用良好的客戶。具體可通過聯(lián)系溝通,實地考察和資信調(diào)查三個環(huán)節(jié)逐步的篩選出符合本企業(yè)信用標(biāo)準(zhǔn)的客戶企業(yè)。
1.3 確立信用管理制度。信用政策是應(yīng)收賬款管理制度的主要組成部分,包括信用標(biāo)準(zhǔn)、信用條件和收賬政策三個方面。
信用品質(zhì)主要通過客戶過去的付款記錄測其將來履約或賴賬的可能性,由此首先決定是否給予客戶信用?？蛻魞敻赌芰Φ母叩椭饕雌滟Y產(chǎn)的流動比例和變現(xiàn)能力的大小。企業(yè)要通過客戶的財務(wù)報告資料,了解其資產(chǎn)規(guī)模、負(fù)債結(jié)構(gòu)及產(chǎn)權(quán)比率,判斷客戶自有資金實力是否雄厚,以掌握好商業(yè)信用額度的使用。
企業(yè)由賒銷審批人員負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的全程管理工作,并在銷售實現(xiàn)之前按賒銷金額的一定比例向財務(wù)部門繳納一定的風(fēng)險抵押金,則可由銷售部門以其周轉(zhuǎn)金代墊,以后從賒銷人員的工資中扣回。若應(yīng)收賬款及時足額收回,企業(yè)不僅全額將風(fēng)險抵押金退回給賒銷審批人員,并且還按銀行同期存款利率計付利息和按該應(yīng)收賬款的一定比例計付獎金,做到責(zé)權(quán)利一致,獎罰分明,使賒銷人員在追求自身利益的同時也使企業(yè)收益最大化,實現(xiàn)雙贏。
企業(yè)在制定收賬政策時,應(yīng)權(quán)衡增加收賬費用與減少應(yīng)收賬款機會成本和壞賬損失的得失。合理的信用政策應(yīng)把信用標(biāo)準(zhǔn)、信用條件、收賬政策結(jié)合起來,考慮三者的綜合變化對銷售額、應(yīng)收賬款機會成本、壞賬成本和收賬成本的影響。
1.4 健全內(nèi)部控制制度。應(yīng)收賬款管理的內(nèi)部控制對于信用制度的貫徹執(zhí)行,對于保證應(yīng)收賬款的有序管理都有極其重要的意義。①實行交易審批程序。交易審批程序執(zhí)行的主體為經(jīng)營部經(jīng)理。企業(yè)要對交易審批程序執(zhí)行情況定期地進行監(jiān)督檢查。如為執(zhí)行交易審批程序并產(chǎn)生逾期應(yīng)收賬款或已經(jīng)造成企業(yè)經(jīng)濟損失的將對有關(guān)人員進行處罰,給予相應(yīng)的行政處分或移交司法機關(guān)處理。②總經(jīng)理和財務(wù)雙簽制度。在付款程序上,可以先由業(yè)務(wù)員填寫付款申請書,采取本部實行總經(jīng)理和財務(wù)雙簽制度,保證企業(yè)的每一筆支出都正常和有記錄的。③結(jié)算方式。在結(jié)算方式上,考慮兩個方面既從自身角度出發(fā),安全及時的收回全部貨款,保證企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)和應(yīng)收賬款的周轉(zhuǎn)率由從客戶的角度出發(fā),選擇的結(jié)算方式應(yīng)具有競爭力,目標(biāo)是在二者之間權(quán)衡。④強化內(nèi)部專業(yè)監(jiān)督。對于非銷售性“應(yīng)收賬款”,要強化內(nèi)部專業(yè)監(jiān)督,如財務(wù)管理、內(nèi)部審計等,加強企業(yè)自我約束和監(jiān)督機制。
1.5 履約保障。具體來說可采用保證、抵押、質(zhì)押、留置商品所有權(quán)和定金等幾種方式。
保證,是指合同當(dāng)事人以外的第三人向債權(quán)人擔(dān)保債務(wù)人履行合同義務(wù)的協(xié)議,保證所依靠的是信用,是保證人的莊嚴(yán)承諾。
抵押,是指債務(wù)人或者第三人以擔(dān)保債務(wù)清償為目的,不轉(zhuǎn)移占有地就自己的財產(chǎn)為債權(quán)人設(shè)定處分權(quán)和賣得價金優(yōu)先受償權(quán)的物權(quán)行為。
質(zhì)押,是指債務(wù)人或者第三人將其動產(chǎn)或權(quán)利憑證移交債權(quán)人占有的形式作為債權(quán)的擔(dān)保,質(zhì)押以移交物的占有為要件。
留置,是指債權(quán)人以特定的合同占有債務(wù)人的動產(chǎn),在該債務(wù)人不按照合同約定的期限履行合同時,債權(quán)人有權(quán)留置該動產(chǎn),并以該動產(chǎn)折價或者變賣而優(yōu)先受償?shù)臋?quán)利,留置權(quán)僅適用于保管合同、運輸合同和加工承攬合同。
定金,是指合同當(dāng)事人一方于合同成立后在合同未履行以前,為保證合同的履行給付對方一定數(shù)額的款項。
2 應(yīng)收賬款的事中控制
2.1 建立賒銷申報制度。企業(yè)可以設(shè)計預(yù)先統(tǒng)一編號的“四聯(lián)賒銷單”,載明欠款單位名稱、法人代表、開戶銀行及賬號、經(jīng)手人、地址、電話、發(fā)貨日期、貨名、規(guī)格、數(shù)量、金額、本單位經(jīng)辦人和責(zé)任人,還有賒銷金額、賒銷期限、有無擔(dān)保等內(nèi)容,分別由客戶、責(zé)任人、經(jīng)辦人和資信管理部門留存,資信管理部門定期檢查其使用情況,防止挪用和截留貨款,杜絕資金的體外循環(huán)。 2.2 注重合同管理。企業(yè)除現(xiàn)金收入之外的供貨業(yè)務(wù)都必須簽訂合同,要求業(yè)務(wù)員在拓展新客戶時,實行拓展新客戶審批表,由經(jīng)營部、財務(wù)部、法務(wù)部、副總經(jīng)理和總經(jīng)理層層審批。當(dāng)銷售部門收到經(jīng)資信管理部門和企業(yè)法定代表人審核簽字后的賒銷申報單后,根據(jù)審批意見并與客戶意見達(dá)成一致的情況下簽訂銷售合同。
3 應(yīng)收賬款的事后控制
3.1 應(yīng)收賬款的動態(tài)跟蹤管理。企業(yè)銷售人員應(yīng)進行跟蹤管理,加強溝通,一方面可維護與客戶的良好關(guān)系,另一方面又可及早排除可能導(dǎo)致貨款拖欠的隱患,極大地提高應(yīng)收賬款回收率。
3.2 應(yīng)收賬款的催收。企業(yè)在收到全額貨款之前,一定要把所有的銷售資料保管好,以做為催收乃至訴訟的依據(jù)。這些資料包括銷售合同、信用申請表、訂單、發(fā)票、往來傳真和信件、貨運單據(jù)等一切能夠證明企業(yè)對應(yīng)收賬款的權(quán)利的文件。執(zhí)行催收的每一步應(yīng)形成文字記錄,因為壞賬損失報損需要文字依據(jù)。
3.3 應(yīng)收賬款的保理業(yè)務(wù)。對于企業(yè)來說,在加強自身應(yīng)收賬款質(zhì)量的基礎(chǔ)上,一方面要充分利用保理業(yè)務(wù)進行應(yīng)收賬款委托管理,另一方面要認(rèn)真學(xué)習(xí)保理業(yè)務(wù)的各項法規(guī),在保護自己的基礎(chǔ)上,保證企業(yè)有充裕的資金,減少企業(yè)的風(fēng)險。
3.4 應(yīng)收賬款的反饋控制。根據(jù)應(yīng)收賬款的事前、事中和事后控制的情況,填寫應(yīng)收賬款執(zhí)行分析表,支出各控制環(huán)節(jié)的缺陷,提出改進意見,并及時反饋給事前控制階段,重新評估事前控制的可靠性和可行性,并及時作出相應(yīng)的調(diào)整和修正。
參考文獻:
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