由于貨幣資金是企業(yè)資產(chǎn)中流動(dòng)性最強(qiáng)﹑控制風(fēng)險(xiǎn)最高的一種資產(chǎn),加之貨幣資金也是最容易被貪污、偷竊或挪用的資產(chǎn)。因此,加強(qiáng)貨幣資金的管理和控制是至關(guān)重要的。
1 資金的管理的原則
1.1 嚴(yán)格職責(zé)分工 即將涉及貨幣資金不相容的職責(zé)分由不同的人員擔(dān)任,形成嚴(yán)密的內(nèi)部牽制制度,以減少和降低貨幣資金管理上舞弊的可能性。
1.2 實(shí)行交易分開 即將現(xiàn)金支出業(yè)務(wù)和現(xiàn)金收入業(yè)務(wù)分開進(jìn)行處理,防止將現(xiàn)金收入真接用于現(xiàn)金支出的坐支行為。
1.3 實(shí)施內(nèi)部稽核 即設(shè)置內(nèi)部稽核單位和人員,建立內(nèi)部稽核制度,以加強(qiáng)對貨幣資金管理的監(jiān)督,及時(shí)發(fā)現(xiàn)貨幣資金管理中存在的問題,以及時(shí)改進(jìn)對貨幣資金的管理控制。
1.4 實(shí)施定期輪崗制度 即對涉及貨幣資金管理和控制的業(yè)務(wù)人員實(shí)行定期輪換崗位。通過輪換崗位,減少貨幣資
金管理和控制中產(chǎn)生舞弊的可能性,并及時(shí)發(fā)現(xiàn)有關(guān)人員的舞弊行為。
2 資金的企業(yè)內(nèi)部控制
根據(jù)以上原則,制定相應(yīng)的貨幣資金控制制度,建立健全貨幣資金的內(nèi)部控制,確保經(jīng)營管理活動(dòng)合法而有效。
2.1 貨幣資金內(nèi)部控制目標(biāo)及環(huán)境
2.1.1 貨幣資金內(nèi)部控制目標(biāo) 內(nèi)部控制目標(biāo)是企業(yè)管理當(dāng)局建立健全內(nèi)部控制的根本出發(fā)點(diǎn)。貨幣資金內(nèi)部控制目標(biāo)有四個(gè):①貨幣資金的安全性。通過良好的內(nèi)部控制,確保企業(yè)庫存現(xiàn)金安全,預(yù)防被盜竊、詐騙和挪用。②貨幣資金的完整性。即檢查企業(yè)收到的貨幣是否已全部入賬,預(yù)防私設(shè)“小金庫”等侵占企業(yè)收入的違法行為出現(xiàn)。③貨幣資金的合法性。檢查貨幣資金取得、使用是否符合國家財(cái)經(jīng)法規(guī),手續(xù)是否齊備。④貨幣資金的效益性。即合理調(diào)度貨幣資金,使其發(fā)揮最大的效益。
2.1.2 貨幣資金內(nèi)部控制環(huán)境 所謂貨幣資金內(nèi)部控制環(huán)境是對企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制的建立和實(shí)施有重大影響的因素的統(tǒng)稱?？刂骗h(huán)境的好壞直接決定著企業(yè)內(nèi)部控制能否實(shí)施或?qū)嵤┑男Ч?影響著特定控制的有效性。貨幣資金內(nèi)部控制環(huán)境主要包括以下因素:①管理決策者。管理決策者是貨幣資金內(nèi)部控制環(huán)境中的決定性因素,特點(diǎn)是在推行企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人個(gè)人負(fù)責(zé)制的情況下,管理決策者的領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格、管理方式、知識水平、法制意識、道德觀念都直接影響貨幣資金內(nèi)部控制執(zhí)行的結(jié)果。因此,管理決策者本人應(yīng)加強(qiáng)自身的約束,同時(shí),通過民主集中制,黨政聯(lián)席會(huì)議制度加強(qiáng)對其的監(jiān)督。②員工的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)素質(zhì)。在內(nèi)部控制的每個(gè)環(huán)節(jié)中,各崗位都處于相互牽制和制約之中,如果任何一個(gè)崗位的工作出現(xiàn)疏忽大意,均可以導(dǎo)致某項(xiàng)控制失效。比如,空白支票、印章應(yīng)分別讓不同的人保管,如果保管印章的會(huì)計(jì)警惕性不高,出門不關(guān)抽屜,將使保管空白支票的出納有機(jī)可乘,由此造成出納攜款潛逃的案件也屢見不鮮。③內(nèi)部審計(jì)。內(nèi)部審計(jì)是企業(yè)自我評價(jià)的一種活動(dòng)。內(nèi)部審計(jì)可協(xié)助管理當(dāng)局監(jiān)督控制措施和程序的有效性,能及時(shí)發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制的漏洞和薄弱環(huán)節(jié)。內(nèi)部審計(jì)力度的強(qiáng)弱同樣影響貨幣資金內(nèi)部控制的效果。
影響貨幣資金內(nèi)部控制的環(huán)境因素還很多,如組織結(jié)構(gòu)、管理控制方法、授權(quán)和分配責(zé)任的方法等。要加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制,就必須改善其控制環(huán)境。
2.2 貨幣資金內(nèi)部控制設(shè)計(jì)
2.2.1 貨幣資金完整性控制。貨幣資金完整性控制的范圍包括各種收入及欠款回收。具體地說,是單位特別會(huì)計(jì)期間發(fā)生的貨幣資金收支業(yè)務(wù)是否均已按規(guī)定計(jì)入有關(guān)賬戶。通過檢查銷售、采購業(yè)務(wù)或應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款的收回和歸還情況,或余額截止日后入賬的收入和支出,查找未入賬的貨幣資金。其控制方法一般有以下幾種:①發(fā)票、收據(jù)控制。發(fā)票、收據(jù)控制是利用發(fā)票,收據(jù)編號的連續(xù)性,核對收到的貨幣資金與發(fā)票、收據(jù)金額是否一致,以確保收到的貨幣資金全部入賬的一種完整性控制手段。發(fā)票分類很多,例如增值稅發(fā)票、運(yùn)輸發(fā)票,因?yàn)檫@兩種發(fā)票涉及國家稅收,且有國家稅務(wù)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查,因此涉及這兩種發(fā)票的貨幣資金收入一般較完整。但目前餐飲服務(wù)業(yè)等發(fā)票及收據(jù)管理較混亂,給控制設(shè)計(jì)增加了難度。如企業(yè)違規(guī)開具“大頭小尾”,“小頭大尾”的發(fā)票;多給、不給客戶餐飲發(fā)票;空白收據(jù)、發(fā)票到處可買;自制收據(jù);收據(jù)不連號或無號,或以白條代替收據(jù)等。因此,對于發(fā)票、收據(jù)必須加強(qiáng)其印、收、發(fā)、存的管理,建賬核算。在此基礎(chǔ)上,利用這類發(fā)票的連續(xù)編號,設(shè)計(jì)一崗位,負(fù)責(zé)其存根聯(lián)與入賬的記賬聯(lián)定期或不定期抽查核對工作,及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中的錯(cuò)弊。②銀行對賬單控制。銀行對賬單控制是利用銀行對賬清單與企業(yè)銀行存款日記賬進(jìn)行核對,以確保銀行存款存在性與完整性的一種控制方法。通過編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表,可以發(fā)現(xiàn)未達(dá)賬項(xiàng),分析其原因,發(fā)現(xiàn)其是否存在錯(cuò)弊。③物料平衡控制。物料平衡控制是利用物質(zhì)不滅定律,復(fù)核主要原材料在生產(chǎn)﹑銷售過程中,量上是否平衡,以確保生產(chǎn)資金完整性的一種控制方法。這種控制方法主要適用于生產(chǎn)﹑加工行業(yè)。④業(yè)務(wù)量控制。業(yè)務(wù)量控制是根據(jù)某項(xiàng)業(yè)務(wù)量的大小,來復(fù)核其貨幣資金完整性的一種控制方法。比如,旅館可以按客房記錄的業(yè)務(wù)量,汽車運(yùn)輸可以按合理記錄的業(yè)務(wù)量,復(fù)核其貨幣資金的收入。⑤往來賬核對控制。往來賬核對控制是通過定期與對方核對往來賬余額,及時(shí)發(fā)現(xiàn)挪用﹑貪污企業(yè)貨幣資金等違法行為,以評價(jià)清欠貨幣資金是否及時(shí)入賬或貨幣資金還欠是否真實(shí)的一種控制方法。特別注意對于已作壞賬處理的應(yīng)收賬款,了解是否有收回款項(xiàng)不入賬的情況。 2.2.2 貨幣資金安全性控制。貨幣資金安全性控制的范圍包括:現(xiàn)金﹑銀行存款﹑其他貨幣資金。由于應(yīng)收﹑應(yīng)付票據(jù)的變現(xiàn)能力較強(qiáng),故也將其納入貨幣資金控制范圍內(nèi)。貨幣資金安全性控制方法一般有以下幾種:①賬實(shí)盤點(diǎn)控制。賬實(shí)盤點(diǎn)控制是通過定期或不定期對貨幣資金進(jìn)行盤點(diǎn),以確保企業(yè)資產(chǎn)安全的一種常見的控制方法。如編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。賬實(shí)盤點(diǎn)按盤點(diǎn)的時(shí)間分為定期盤點(diǎn)和不定期盤點(diǎn),但不定期盤點(diǎn)的控制效果通常較定期盤點(diǎn)好。不定期盤點(diǎn)的主要特點(diǎn)就是突擊性強(qiáng),會(huì)給貨幣資金相關(guān)崗位產(chǎn)生一種無形的,無時(shí)無刻,無不存在的壓力。②庫存限額控制。庫存限額控制是利用核定企業(yè)每日貨幣資金余額,超過庫存限額的貨幣資金送存銀行或匯交某一銀行賬戶,從而降低貨幣資金安全性控制風(fēng)險(xiǎn)的一種方法。利用此方法還能高度集中貨幣資金,統(tǒng)籌使用,特別適用于貨幣資金短缺的企業(yè)。③實(shí)物隔離控制。實(shí)物隔離控制是采取妥善措施確保除實(shí)物保管之外的人員不得接觸實(shí)物的控制方法。比如,現(xiàn)金只能由出納保管,銀行承兌匯票只能由一人專管,否則將導(dǎo)致責(zé)任不清,不法分子很可能混水摸魚,侵占貨幣資金。同時(shí),還應(yīng)采取選擇合格的保險(xiǎn)箱,選擇安全的場所等保障措施,以確保貨幣資金實(shí)物安全。④崗位分離控制。崗位分離控制是將不相容崗位分別由不同的人負(fù)責(zé),以達(dá)到相互牽制,相互監(jiān)督的作用的一種控制方法。比如,貨幣資金收支與記賬分離(即出納不得登記日記賬);貨幣資金收支與編制記賬憑證分離(即出納不得編制記賬憑證);空白支票與印章保管分離,銀行對賬單取回,余額調(diào)節(jié)表編制與復(fù)核分離等等。在具體運(yùn)用中,應(yīng)結(jié)合本單位實(shí)際情況,根據(jù)成本與效益原則設(shè)計(jì)各控制崗位。
2.2.3 貨幣資金合法性控制。貨幣資金合法性控制針對的是貨幣資金的收入與支付。合法性控制一般都采用加大監(jiān)督檢查力度的方法:如對于業(yè)務(wù)量少,單筆金額小的單位,記賬憑證可一人復(fù)核;對于業(yè)務(wù)量大,單筆金額大的單位,記賬憑證應(yīng)由兩個(gè)人復(fù)核,即增設(shè)復(fù)核會(huì)計(jì),科長再復(fù)核。又如,通過加大內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督力度還可以發(fā)現(xiàn)一些不合法的貨幣資金收付;通過公布舉報(bào)電話、網(wǎng)站,從公眾中取得不合法收﹑付的線索。另外,可以對貨幣資金的支付實(shí)行嚴(yán)格的授權(quán)審批制度,重點(diǎn)控制大筆金額貨幣資金支付。
合法性控制風(fēng)險(xiǎn)一般較大,通常涉及企業(yè)決策管理者本人,因此國家會(huì)利用政府機(jī)關(guān)、社會(huì)力量對企業(yè)進(jìn)行審計(jì)、監(jiān)督、檢查。
2.2.4 貨幣資金效益性控制。貨幣資金效益性控制是服從企業(yè)財(cái)富最大化的財(cái)務(wù)管理目標(biāo),通過運(yùn)用各種籌資、投資手段,合理、高效地持有和使用貨幣資金的控制方法。企業(yè)可制定貨幣資金收支中長期計(jì)劃,在合理預(yù)測一定時(shí)期貨幣資金存量的情況下,通過實(shí)施一些推遲貨幣資金支付的采購政策和加速貨幣回籠的銷售政策,還可以通過收回投資等方法,解決貨幣支出的缺口,但同時(shí)應(yīng)權(quán)衡采取以上措施所付出的代價(jià)、成本或機(jī)會(huì)成本,選擇一項(xiàng)最優(yōu)的解決方案;同樣,可以通過加快貨幣資金支付的采購政策(可降低采購成本)、一定的賒銷政策(可提高售價(jià)或擴(kuò)大銷售量)、或參與各種投資,以降低貨幣資金儲(chǔ)量,但同時(shí)權(quán)衡以上各種措施的政策收益,以及考慮今后中、長期的貨幣資金狀況,選擇最優(yōu)方案,最大限度地發(fā)揮其經(jīng)濟(jì)效益。要實(shí)現(xiàn)以上目的,要求企業(yè)在進(jìn)行籌資、投資決策時(shí),對各種方案進(jìn)行綜合分析,并要求參與分析、決策的人員不得少于三人。
3 小結(jié)
健全的貨幣資金內(nèi)部控制制度的建立,更有利于企業(yè)貨幣資金管理和控制,使會(huì)計(jì)人員自覺遵守內(nèi)部控制制度,杜絕貪污、詐騙、挪用公款等違法亂紀(jì)行為的發(fā)生。
