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醫(yī)院內(nèi)部控制構(gòu)建構(gòu)建財(cái)務(wù)監(jiān)督體系

當(dāng)前提高醫(yī)院管理水平,提升經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益,建立健全良好的內(nèi)控體系是醫(yī)療行業(yè)管理者關(guān)注的焦點(diǎn)。完善醫(yī)院會(huì)計(jì)內(nèi)控,對(duì)規(guī)范會(huì)計(jì)行為,確保會(huì)計(jì)資料的真實(shí)、可靠、合法與完整,保證財(cái)務(wù)活動(dòng)的有序進(jìn)行和保護(hù)醫(yī)院資產(chǎn)安全,促進(jìn)廉政建設(shè)起到了重大作用。本文擬結(jié)合新疆醫(yī)科大學(xué)附屬腫瘤醫(yī)院的實(shí)際管理情況,根據(jù) C0SO《內(nèi)部控制—整體框架》報(bào)告中關(guān)于內(nèi)部控制五要素分類法:控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息溝通和監(jiān)督,從五個(gè)方面對(duì)完善醫(yī)院內(nèi)部會(huì)計(jì)控制進(jìn)行探討。

一、搭建管理平臺(tái),營(yíng)造良好內(nèi)部會(huì)計(jì)控制環(huán)境

控制環(huán)境是內(nèi)部控制生存的土壤,是內(nèi)部控制賴以發(fā)展的基礎(chǔ),它直接關(guān)系到醫(yī)院內(nèi)部控制的執(zhí)行和貫徹。醫(yī)院會(huì)計(jì)內(nèi)控體系的建立和完善,首先應(yīng)加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部控制環(huán)境的建設(shè),為財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)監(jiān)督建立良好的環(huán)境平臺(tái)。

管理人員對(duì)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制重視不足,內(nèi)控制度執(zhí)行乏力是醫(yī)院行業(yè)普遍存在的問題。醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理者在建立一個(gè)有利的控制環(huán)境中起著關(guān)鍵性的作用,只有管理者重視內(nèi)部控制并確保其有效實(shí)施,內(nèi)部控制才能發(fā)揮作用。

近年來,新疆醫(yī)科大學(xué)附屬腫瘤醫(yī)院在規(guī)范醫(yī)院管理上狠下功夫,醫(yī)院以國(guó)家的相關(guān)法律、法規(guī)為準(zhǔn)繩,結(jié)合實(shí)際,對(duì)醫(yī)院的各項(xiàng)規(guī)章制度進(jìn)行全面的修訂、更新,整理出版了《規(guī)范管理文件匯編》一書。同時(shí),財(cái)務(wù)科也根據(jù)國(guó)家頒發(fā)的新會(huì)計(jì)準(zhǔn)則、醫(yī)院會(huì)計(jì)制度重新編訂了會(huì)計(jì)管理制度、崗位職責(zé)兩萬余字。這些措施對(duì)構(gòu)建內(nèi)部控制環(huán)境奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ),提升了該院內(nèi)部控制水平和核心競(jìng)爭(zhēng)力。

另外,由于財(cái)務(wù)科新聘人員多,在內(nèi)控制度的設(shè)計(jì)和執(zhí)行中,不少財(cái)會(huì)人員不能理解整套內(nèi)控制度各個(gè)控制點(diǎn)的作用,使內(nèi)控制度不能有效貫徹實(shí)施。為此醫(yī)院定期對(duì)在職、在崗財(cái)會(huì)人員特別是新聘人員進(jìn)行繼續(xù)教育和崗位培訓(xùn)。通過財(cái)會(huì)人員繼續(xù)教育培訓(xùn);組織會(huì)計(jì)人員到管理先進(jìn)的醫(yī)院觀摩學(xué)習(xí)、進(jìn)修;聘請(qǐng)高校教授上課提高理論水平;引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制,實(shí)行競(jìng)聘上崗;建立會(huì)計(jì)內(nèi)部控制制度問責(zé)制和責(zé)任追究制度等一系列措施使他們及時(shí)掌握新知識(shí)、新觀念,適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的需要。

完善的組織機(jī)制是做好財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理工作的根本保證。目前,新疆醫(yī)科大學(xué)附屬腫瘤醫(yī)院初步建立了適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)。在機(jī)構(gòu)設(shè)置上,建立以財(cái)務(wù)科、監(jiān)察室、審計(jì)科三位一體部門之間的監(jiān)督制約體系,三部門之間建立了協(xié)調(diào)溝通機(jī)制,根據(jù)有關(guān)財(cái)經(jīng)法規(guī)、規(guī)定,做好事前、事中控制,審計(jì)科還定期、不定期地對(duì)醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì),完善事后的監(jiān)督。

二、強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),提升醫(yī)院抗風(fēng)險(xiǎn)能力

投資決策是醫(yī)院重大的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。為使醫(yī)院的利益不受損害,新疆醫(yī)科大學(xué)附屬腫瘤醫(yī)院近期在新建放療樓、醫(yī)院HIS系統(tǒng)更新改造等重大投資項(xiàng)目上始終堅(jiān)持實(shí)行預(yù)測(cè)—論證—決策—執(zhí)行過程控制制度,組織由財(cái)務(wù)、審計(jì)、紀(jì)檢等職能部門和有關(guān)專家、中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)性、收益性論證評(píng)估,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)集體決策,按規(guī)定程序逐級(jí)上報(bào)批準(zhǔn),防止盲目投資和決策失誤。在重大基建、設(shè)備采購(gòu)、藥品采購(gòu)上嚴(yán)格執(zhí)行醫(yī)院招標(biāo)制度,最大程度降低工程造價(jià),節(jié)約資金,創(chuàng)造最佳效益。

新疆醫(yī)科大學(xué)附屬腫瘤醫(yī)院財(cái)務(wù)科針對(duì)醫(yī)院規(guī)模擴(kuò)大、高價(jià)設(shè)備購(gòu)置、貸款到期償還、醫(yī)療糾紛賠償?shù)瓤赡軐?duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)狀況產(chǎn)生較大影響的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),建立起了有效的風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制。

根據(jù)該院的風(fēng)險(xiǎn)特征,選擇有效的財(cái)務(wù)指標(biāo),進(jìn)行科學(xué)組合,對(duì)各個(gè)財(cái)務(wù)指標(biāo)設(shè)置警示值,形成一套科學(xué)有效的預(yù)警系統(tǒng),對(duì)諸如債權(quán)、債務(wù)、存貨、投資等風(fēng)險(xiǎn)重點(diǎn)領(lǐng)域加以日常監(jiān)控,做到事前、事中、事后全過程的動(dòng)態(tài)管理,盡量提前發(fā)現(xiàn),及早規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。

三、建立醫(yī)院約束機(jī)制、構(gòu)建控制活動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)

新疆醫(yī)科大學(xué)附屬腫瘤醫(yī)院建立了以下約束機(jī)制:

第一,貨幣資金審批機(jī)制。該院規(guī)定:

一是年度開支計(jì)劃,必須經(jīng)職代會(huì)討論審定,由院長(zhǎng)簽字后生效。

二是藥品、后勤物資、醫(yī)療設(shè)備等月度、年度采購(gòu)計(jì)劃、付款必須經(jīng)過院長(zhǎng)簽字審批。

三是對(duì)醫(yī)療、醫(yī)技、行政、后勤等職能科室金額在1~5萬的現(xiàn)金報(bào)銷設(shè)立“經(jīng)辦人—科室主任-財(cái)務(wù)科長(zhǎng)-主管院長(zhǎng)”四級(jí)審核簽字機(jī)制。而5萬以上大額費(fèi)用支出項(xiàng)目必須經(jīng)院辦公會(huì)集體研究決定。

第二,崗位職責(zé)劃分機(jī)制。新疆醫(yī)科大學(xué)附屬腫瘤醫(yī)院院根據(jù)不相容職務(wù)相分離原則合理劃分崗位,使崗位職責(zé)環(huán)環(huán)相扣,確保不同部門崗位之間權(quán)責(zé)分明、相互制約、相互監(jiān)督。例如:

支票保管與印章保管人員分離;

出納員與銀行對(duì)賬人員分離;

主管會(huì)計(jì)定期、不定期對(duì)現(xiàn)金崗位進(jìn)行抽查、盤點(diǎn);

建立專人代班制度,支票與印章保管人員外出時(shí)由兩名不同人員代班;

采購(gòu)部門簽發(fā)采購(gòu)單,會(huì)計(jì)部門根據(jù)審批過的單據(jù)支付貨款,倉(cāng)庫(kù)人員負(fù)責(zé)貨物的入庫(kù)保管。

第三,強(qiáng)化資產(chǎn)內(nèi)部控制。新疆醫(yī)科大學(xué)附屬腫瘤醫(yī)院規(guī)定:

一是下派會(huì)計(jì)必須定期或不定期對(duì)藥品進(jìn)行全面或局部清查,每月盤點(diǎn)一次,年終決算前要全面盤點(diǎn)。

二是物資會(huì)計(jì)與倉(cāng)庫(kù)保管員定期對(duì)賬,對(duì)盤盈、盤虧情況查明原因,報(bào)分管院長(zhǎng)審批處理。

三是固定資產(chǎn)管理采取財(cái)務(wù)科、財(cái)產(chǎn)管理部門、使用科室“三賬一卡”制度,固定資產(chǎn)會(huì)計(jì)每月與管理科室財(cái)產(chǎn)賬簿進(jìn)行核對(duì),每半年與設(shè)備使用科室進(jìn)行核對(duì)一次,要求賬賬相符、賬卡相符、賬實(shí)相符。

第四,完善票據(jù)管理制度。醫(yī)院所有財(cái)務(wù)票據(jù)的購(gòu)領(lǐng)、保管、繳銷,由財(cái)務(wù)科管理。實(shí)行專人負(fù)責(zé),嚴(yán)格按票據(jù)管理規(guī)定做好各種財(cái)政、稅務(wù)和內(nèi)部票據(jù)的領(lǐng)用、核銷、庫(kù)存的登記工作。建立票據(jù)返查機(jī)制,定期、不定期對(duì)已使用票據(jù)進(jìn)行抽查,復(fù)核,規(guī)范票據(jù)使用行為。

第五,加強(qiáng)銀行對(duì)賬管理。采取專人對(duì)賬,對(duì)當(dāng)月未達(dá)賬項(xiàng),由經(jīng)辦人員說明每筆未達(dá)賬的具體原因,對(duì)金額較大、掛帳時(shí)間較長(zhǎng)的要審查其款項(xiàng)的來龍去脈,分析原因,及時(shí)處理。注重加強(qiáng)與銀行的日常聯(lián)系,發(fā)揮銀行監(jiān)督作用。

四、加強(qiáng)部門間信息溝通,提高內(nèi)部控制有效性

新疆醫(yī)科大學(xué)附屬腫瘤醫(yī)院建立了較為完善的信息處理系統(tǒng),重視信息溝通體制的建設(shè)以提高內(nèi)部控制的效率和效果。該院在原有信息平臺(tái)基礎(chǔ)上實(shí)施新的HIS系統(tǒng),建立起有效的信息溝通系統(tǒng)、構(gòu)筑良好的內(nèi)控信息平臺(tái)。

通過信息化手段整合醫(yī)院資源,及時(shí)提供各方面所需的會(huì)計(jì)、管理信息,可以使管理者了解醫(yī)院運(yùn)營(yíng)狀況,為管理者提供全面、及時(shí)、準(zhǔn)確的信息。

財(cái)務(wù)科還采取多種方式如通過通知、座談、集體活動(dòng)等方式,加強(qiáng)與其他職能科室的信息交流與溝通。鼓勵(lì)職工參與醫(yī)院管理,對(duì)各職能部門的工作提出意見和建議,促進(jìn)醫(yī)院的團(tuán)結(jié)發(fā)展。

五、構(gòu)建監(jiān)督體系,強(qiáng)化內(nèi)外部監(jiān)督

新疆醫(yī)科大學(xué)附屬腫瘤醫(yī)院建立了如下監(jiān)督體系:

一是建立財(cái)務(wù)科內(nèi)部自查機(jī)制,對(duì)易發(fā)生問題的環(huán)節(jié)、崗位定期、不定期地進(jìn)行自查。檢查工作對(duì)參與人、工作程序、檢查結(jié)果的表達(dá)方式均明確約定。

二是確立醫(yī)院內(nèi)部審查機(jī)制。該院審計(jì)科、監(jiān)察室建立了對(duì)財(cái)務(wù)科關(guān)鍵崗位、關(guān)鍵環(huán)節(jié)的密切監(jiān)控與不定期審查機(jī)制。內(nèi)部審計(jì)的內(nèi)容包括:審核會(huì)計(jì)賬目,檢查本單位財(cái)務(wù)收支及經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的合法性、合規(guī)性、有效性;稽查、評(píng)價(jià)內(nèi)部控制制度是否完整、單位各科室執(zhí)行指定職能的效率;對(duì)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的有效性進(jìn)行評(píng)估。通過審計(jì)提出意見和建議,使內(nèi)部控制和內(nèi)部監(jiān)督達(dá)到有章可循、有據(jù)可查的要求,充分發(fā)揮內(nèi)部監(jiān)督在日常工作中的控制作用。

三是建立職工、患者為主體的外部監(jiān)督體系。監(jiān)督不僅依靠審計(jì)部門,該院還建立了以全院職工、患者、病人家屬為主體的監(jiān)督體系,通過征求他們對(duì)醫(yī)院控制制度執(zhí)行情況的意見,能幫助領(lǐng)導(dǎo)者更好地發(fā)現(xiàn)制度中存在的缺陷和不足,并不斷改進(jìn)和完善。


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