工程款支付是公路工程項目財務管理的核心內容,也是業(yè)主、承包商、監(jiān)理單位共同關心的問題。項目業(yè)主應認真研究國內基本建設項目工程款支付的有關規(guī)定和要求。執(zhí)行FIDIC條款的項目還應參照國際慣例。
工程款支付由于辦理過程復雜、結算單位多、支付憑據不盡相同、資金支付量大等特點,給財務人員帶來沉重負擔,有可能發(fā)生錯付現(xiàn)象。對此,筆者就公路工程款支付中的有關內部控制問題談一下自己的看法。
一、加強工程款支付控制的重要意義
(一)加強工程款支付管理有利于合理調度資金,確保工程進度。
公路工程項目不但施工周期長,而且需要資金巨大。只有事先對各項預付款、應付款以及保函和保證金進行科學測算,才能合理籌集相應資金,既保證工程開工前的資金需要又可以減少不合理的資金占用。
(二)有利于及時準確地結清債權債務關系。
公路工程項目涉及款項往來單位很多。比如高速公路項目,主線、連接線、房建、交通工程、設備材料供應等可能涉及上百家單位,如果考慮分包商支付就更多了。加強工程款支付管理,也包括對支付合同、支付程序與制度、支付科目、賬務核對等管理。根據合同支付,按照程序支付,定期核對往來賬戶是確保支付工作有條不紊的關鍵措施。
(三)有利于竣工決算的編制。
實踐證明,公路工程項目竣工后遲遲編不了竣工決算。原因有多方面,但是支付遺留問題較多甚至不能與承包商對清工程款往來賬是一個重要的影響因素。重復支付、多支、少支、漏支等情況也時有發(fā)生。所有這些工作必須在收尾階段進行集中清理與核對,徹底結清有關工程款往來方面的債權債務關系,才能使決算工作順利進行。
二、工程款支付憑據的控制
支付任何一筆款項必須依據合法憑據,工程款支付也不例外。工程款的支付不僅要依據經主要領導核批的諸如發(fā)票等付款憑證。還要具備其他一些重要的憑證。
(一)與項目有關的合同。
一般包括建筑安裝合同和貨物采購合同,建筑安裝合同中又包括土建合同、路面合同、房建合同、交通工程合同、機電合同、綠化合同、連接線合同等。由于每筆工程款支付都是依據合同進行的,因此合同條款的合理性至關重要,全面理解合同條款并嚴格執(zhí)行合同條款同樣十分重要。實際工作中,財務人員必須對合同條款,包括通用條款和強制性條款,進行認真學習,仔細研究,對支付方式、支付時間都應心中有數(shù)。
(二)支付證書。
支付證書包括中期支付證書和終期支付證書。中期支付證書是由承包商報送,經旁站、駐地及總監(jiān)代表逐級簽字并最終報業(yè)主核準的工程施工進度支付憑證。終期支付證書是工程款的最終結算憑證,終期支付證書除了要考慮收尾工程量之外,還應該考慮各種索賠、價格調整、變更等因素,是工程竣工結算的法律文件。支付證書既是完成工程量的證明,也是支付工程價款、扣收預付款、保留金的依據,是工程款支付中最重要的支付憑證。
(三)工程款支付審批憑單。
是由業(yè)主財務、工程、計劃等業(yè)務部門根據實際項目管理機構、職能設置以及項目工程款財務支付程序自行設置的一種內部支付憑證。通常包括建設項目名稱、合同名稱、支付(項目)內容、原合同金額、變更后金額、收款單位及收款人、本期支付金額、累計支付金額、質保金、其他扣款、業(yè)主計劃或工程部門(合同支付經辦部門)、財務部門審核簽字,主管領導核準等。有時業(yè)主或承包商為確保工程進度、材料的及時供應,由業(yè)主預先支付給承包商或供應商一筆款項,待以后扣回的支付憑證,這類憑證常見的有動員預付款審批單、材料預付款審批單等。工程款支付審批憑單是業(yè)主支付工程款的一項重要內部憑據,該憑單如果設置合理,不僅能夠確保工程款支付有條不紊,也能更好地發(fā)揮各業(yè)務部門相互牽制、相互監(jiān)督的作用。
三、工程款支付的控制
(一)開工預付款和材料預付款支付的控制。
1、開工預付款的支付條件、時間及額度控制。
按照《公路工程國內招標文件范本》規(guī)定,承包商與業(yè)主簽訂了合同協(xié)議書,并向業(yè)主提供了履約保函和開工預付款保函、經監(jiān)理工程師簽認無誤的開工預付款支付證書后,業(yè)主應在14天內向承包商支付開工預付款。這段時間財務人員應該做好以下幾項工作: 首先,核對開工預付款金額是否與招標文件上規(guī)定的相同。開工預付款支付比例一般不超過合同金額的10%,但在實際操作中經常出現(xiàn)兩種情況,就是開工預付款銀行保證金額超過或不足合同金額的10%。在遇到這種情況時,大都按照就低不就高的原則進行處理,即超過合同金額的10%,按合同金額的10%支付開工預付款:不足合同金額10%的,按照開工預付款銀行保函金額支付開工預付款。
其次,對保函的真?zhèn)芜M行查詢?，F(xiàn)在保函開具的金額越來越大,出具保函的銀行又不盡相同,各個銀行出具保函的銀行級別規(guī)定又不一樣,為了降低財務的風險和考察承包商的財務能力,應該對保函的真?zhèn)芜M行查詢。保函的查詢應以書面形式進行。對收到的查復書應和保函一起存檔備查。
2、材料預付款的支付條件、時間及額度控制。
材料預付款的支付條件:承包商已提供了運至工地的材料成本賬單、發(fā)票和付款單據;材料經駐地監(jiān)理工程師按技術規(guī)范要求檢驗合格,同意進場,并已在工地妥善存貯;材料的品種、數(shù)量應在經工程師審查同意的四大材料計劃清單范圍內;結構物或設備有關的材料到工地前,也可按運輸證明支付材料預付款。
在滿足上述四個條件時,工程師根據其支付材料費用的貨幣和比例,按75%的支付金額計入中期支付證書。經監(jiān)理工程師核查后,由業(yè)主或項目執(zhí)行單位在合同文件規(guī)定時間內(一般為56天)予以支付。材料供應的好壞不僅關系到工程的進度,更關系到工程的質量,因此選擇信譽好、實力強的材料供應商對合同雙方都有好處。
(二)中期支付工程進度款、扣保留金和預付款的控制。
中期支付是整個工程支付最為頻繁、往來款項發(fā)生最多的過程,有的工程完工可能要進行幾十次的中期支付,因此,認真對待每一期的中期支付,不僅是日常財務工作的需要,也為日后工程竣工決算打下良好的基礎。在中期支付中往往涉及到本期支付工程進度款、材料預付款的支付和扣回、扣回開工預付款、扣留保留金等,使中期支付過程較為繁瑣。材料預付款的支付已在上面論述不再重復。
1、中期支付工程進度款。當工程師收到承包商的中期支付證書后,一般在28天內對中期支付證書進行核查。如果對某一款項出現(xiàn)不同意見,應以工程師批準的為準,工程師在審查后確認本期應付金額,向業(yè)主或項目執(zhí)行單位和承包商發(fā)出財務支付月報,業(yè)主或項目執(zhí)行單位經審核后在規(guī)定時間內(一般為28天)向承包商支付。
2、開工預付款的扣回。開工預付款隨著工程進度由建設單位或項目執(zhí)行單位從承包商的工程進度款中逐步扣回。即待工程進度付款累計達到合同價的一定比例(一般為30%)開始按工程進度以固定比例(即每完成合同價格的1%,扣回開工預付款的2%)分期從期中支付證書中扣回,全部金額在期中支付證書的累計金額達到合同價格的80%時扣完。
3、材料預付款的扣回。當材料已用于本工程之中時,材料預付款應從中期支付證書中逐筆扣回,扣回期不超過三個月,在預計竣工前三個月,將不再支付材料預付款。已經支付材料預付款的材料所有權屬于建設單位,工程竣工時所有剩余材料所有權屬于承包商。
4、保留金的扣留和償還。保留金包括工程質量保證金和民工工資保證金。建設單位在支付每期工程計量款時,應按合同規(guī)定扣留10%的工程質量保證金,直至質保金總額達到投標書附錄中規(guī)定的限額(一般為合同價的5%)為止。在整個合同工程缺陷責任期(一般為兩年)滿并發(fā)給缺陷責任終止證書后14天內,由監(jiān)理工程師簽發(fā)質保金支付證書,建設單位應將質保金退還給承包人。如果承包人未履行合同中的責任,則建設單位應扣留相應比例的質保金,用此雇用其他承包人完成工程。
建設單位在支付每期工程計量款時,應按合同規(guī)定扣留5%的民工工資保證金,在次年年初,根據施工單位民工工資支付情況,簽發(fā)支付上年扣留的民工工資保證金。
(三)最終支付的控制。
最終支付是業(yè)主認為根據合同規(guī)定最后應付的款項以及在對業(yè)主以前所付的全部款項和業(yè)主根據合同規(guī)定應得的全部款項予以確認后,視具體情況列出業(yè)主欠承包人或承包人欠業(yè)主的差額。在進行最終支付時,最重要的一點就是如何確定最終造價。最終造價顧名思義就是工程的最后結算價,如果是單純的工程量清單時,最后造價還比較好確定,雙方只需按照投標文件規(guī)定單價和數(shù)量就可確認,但實際過程中,工程數(shù)量會經常變動,還有大量的工程變更以及其他一些不確定因素,給雙方對工程造價的確認帶來一定困難。為了合理真實反映工程造價,依據財政部頒發(fā)的《會計師事務所從事基本建設工程預算結算決算審核暫行辦法》的規(guī)定,我們可以委托社會中介機構對工程進行工程造價審計,出具工程結算審計報告,最終付款以審計報告的結算金額為最終造價進行支付。
以上是筆者在實際工作中的一些做法與體會,不一定適合所有公路工程項目單位,各公路工程項目單位可根據自身機構設置、職能劃分以及項目的特點,制定具體的工程款支付控制辦法,提高財務管理能力,確保工程款支付不重、不漏、不誤,及時和有條不紊。
(作者單位:河北省邯鄲市交通局)
參考文獻:
[1]陳國軍、馬德家主編.公路工程項目財務管理.
[2]公路工程國內招標文件范本.
