采購成本也就可以劃分為狹義的采購成本和廣義的采購成本。狹義的采購成本也就是購買貨物和服務(wù)的費用;廣義的采購成本也就可以定義為整個采購過程中發(fā)生的各種費用的總和。
如果企業(yè)僅僅從自身利益出發(fā),要求降低價格,難免引起供應(yīng)商的反應(yīng),甚至引起供應(yīng)商的不滿,這說明了僅僅控制狹義的采購成本——原材料價格的局限性。為了有效地降低采購成本,必須尋求成本節(jié)約的可能節(jié)點和環(huán)節(jié)過程。這時就需要對采購成本進行針對性的項目分析并采取措施降低成本。因此,本文采用采購成本廣義的定義,旨在通過對采購成本的分類,說明可以采取的采購成本控制方法。
一、顯性成本
根據(jù)采購的廣義定義可以得出采購的流程:采購計劃編制;采購;采購過程監(jiān)督:對配套生產(chǎn)廠家的生產(chǎn)情況進行跟蹤;提貨,驗貨;入庫檢驗;結(jié)算;倉儲保管;出庫配送;供銷結(jié)算。這些流程所產(chǎn)生的成本屬于 “看得見”的成本,即可以直接從財務(wù)報表中得出或者比較容易分析得出的成本。按采購的程序,可以將采購成本劃分為以下幾類:
1、采購計劃編制的成本。采購計劃的編制需要專門的人員,這就要有一定的費用,同時采購計劃的編制又十分的重要。首先,要制定準確的采購計劃,則必須能夠準確地預測和掌握市場部門的需求、銷售和生產(chǎn)計劃,從而可以使企業(yè)在滿足原材料需求的前提下,能夠最大限度地減少采購資金占用;其次,對資源市場進行全面分析,調(diào)整訂單計劃,并確認能否按照要求規(guī)定的時間和數(shù)量交貨。正因為這么重要,所以在這個環(huán)節(jié)提高計劃編制人員的素質(zhì)尤為重要。如果在企業(yè)費用不增加的基礎(chǔ)上能夠更科學地編制采購計劃,也就從另外的環(huán)節(jié)里降低了成本。
2、材料成本。材料成本是指材料的價格成本。造成采購成本高的原因,是商品價格和供求關(guān)系、商品質(zhì)量、物流費用都存在著直接關(guān)系,由于現(xiàn)在進貨渠道的多元化,商品價格和物流服務(wù)價格的透明程度越來越低,采購人員采取低買高開、高買高開吃回扣、與供貨者沆瀣一氣做手腳等方式,中飽私囊,給采購企業(yè)埋下產(chǎn)品成本膨脹的隱患。這樣,控制采購價格、降低采購成本,就可以從采購渠道建立的角度考慮。應(yīng)當實施全方位、開放型的采購訂貨方式,開辟降低供貨成本的新途徑,減少人為因素造成的損失。然后,應(yīng)當選擇適當?shù)墓?yīng)商,建立供應(yīng)商戰(zhàn)略聯(lián)盟的關(guān)系。這時,企業(yè)應(yīng)當把降低企業(yè)采購成本作為立足點,在客觀分析市場競爭環(huán)境和自身規(guī)模以及未來發(fā)展目標等的基礎(chǔ)上,明確企業(yè)采購目標,設(shè)立嚴格的供應(yīng)商績效評價體系,對供應(yīng)商進行客觀的評價,優(yōu)勝劣汰。
3、運輸成本。應(yīng)該采用科學、合理、經(jīng)濟的運輸方式,減少運輸帶來的費用。有規(guī)模的企業(yè)應(yīng)該視運輸為重要環(huán)節(jié),實現(xiàn)采購過程的專業(yè)化,選擇合理的運輸線路和運輸工具,安排合理的運輸路線,從而節(jié)約運費,降低采購成本。如果達不到一定規(guī)模的企業(yè),那么,可以考慮采取把物流外包出去的策略,節(jié)約運輸?shù)馁M用,從而節(jié)約采購成本,同時也能更加專注于建立企業(yè)的核心競爭力。
4、采購管理成本。組織采購過程中所發(fā)生的費用稱作采購管理成本。包括招標成本:招標成本是指從發(fā)出招標要約前進行調(diào)查,編制需求建議書,考察和認同供應(yīng)商到發(fā)出要約進行競標、開標、評標、定標、談判、批準等一系列活動所發(fā)生的全部費用,可占到合同總額的2%～5%;建設(shè)成本:建設(shè)成本是投標報價的主要依據(jù),一般包括前期準備、正式建設(shè)費用、與其他系統(tǒng)的集成、授權(quán)、交付與保險、相關(guān)手冊、對員工管理者的培訓等,以及在采購過程中發(fā)生的人力成本、辦公費用、招待費用、差旅費用等。這一部分費用的發(fā)生是為了企業(yè)能夠節(jié)約其他更多的費用。因此,選好人、選對人,是企業(yè)的一個重要發(fā)展措施。有道德的采購人員,就可以避免高價采購等不符合經(jīng)濟發(fā)展的采購行為;有文化的采購人員,可以避免提前采購、超量采購、舍近求遠等不經(jīng)濟的采購方式,從而節(jié)約企業(yè)的成本。
5、檢驗成本。采購回來的原材料或者半成品都需要進行入庫檢驗,要加強采購物資的入庫檢驗,防止不合格材料或不符合合同約定的材料入庫。如果一旦入庫后發(fā)現(xiàn)了產(chǎn)品短缺或者破損甚至是產(chǎn)品品種出現(xiàn)錯誤,那么企業(yè)就可能面臨不僅僅是由于質(zhì)量問題,退換貨所發(fā)生的費用,還有可能受到缺貨的損失,產(chǎn)生缺貨所造成的成本。
6、存儲成本。存儲成本是物資在庫存過程中發(fā)生的費用?？茖W地進行倉儲管理是降低供應(yīng)成本的重要一環(huán)。建立合理化存儲,用最經(jīng)濟的辦法實現(xiàn)儲存的功能。并且要存放得當,注意易破損的產(chǎn)品、易變質(zhì)的產(chǎn)品存放環(huán)境,妥善保管并建立健全的檔案,及時對庫存商品進行盤查,降低存儲成本;另一方面由于超量采購所造成的庫存的積壓,也會增加存儲成本。因此,采用什么樣的合理的經(jīng)濟庫存是企業(yè)應(yīng)當提高重視度的一個問題。
二、隱性成本
管理人員一般非常重視“看得見”的成本,而對悄然增長的隱性成本視而不見。隱性成本指的是不容易在財務(wù)報表中變現(xiàn)出來的,易被人所忽視,但又十分重要的那一部分成本。隱性成本歸納為以下幾類:
1、由于長時間才能響應(yīng)顧客需求所產(chǎn)生的時間成本。隨著經(jīng)濟的高速發(fā)展,消費者的需求變化速度日益增快,那么提高服務(wù)水平就成為降低這類成本的措施。供應(yīng)鏈管理環(huán)境下的采購是即時化的訂單驅(qū)動模式,從而得以即時的響應(yīng)消費者的需求。應(yīng)用JIT,實現(xiàn)同步化的運作。當采購部門接到一個訂單時,供應(yīng)商即開始著手物品的準備工作。與此同時,采購部門編制詳細采購計劃,制造部門也進行生產(chǎn)的準備過程,當采購部門把詳細的采購單提供給供應(yīng)商時,供應(yīng)商就能很快地將物資在較短的時間內(nèi)交給用戶。當用戶需求發(fā)生改變時,制造訂單又驅(qū)動采購訂單發(fā)生改變,這樣一種快速改變的過程,從另一個方面縮短了企業(yè)響應(yīng)消費者需求的時間,降低了因為響應(yīng)時間長而造成的時間成本。
2、缺貨成本。缺貨成本是指由于存貨耗盡或供貨中斷等原因而不能滿足生產(chǎn)經(jīng)營正常需要所造成的經(jīng)濟損失。這一類成本雖然在財務(wù)報表中不能體現(xiàn)出來,但是一旦發(fā)生就會產(chǎn)生很大的經(jīng)濟、名譽的損失。一旦產(chǎn)生缺貨,企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營就會有部分或者全面的停滯,會產(chǎn)生違約風險,造成違約產(chǎn)生的經(jīng)濟損失。不但經(jīng)濟上會受到影響,名譽上也會受到損失。違約產(chǎn)生的后果使企業(yè)不敢再與之合作。在供應(yīng)鏈中,企業(yè)擁有良好的信譽是供應(yīng)鏈能夠良好發(fā)展的前提,一個企業(yè)的缺貨,可能造成整個鏈條上的停頓,因此會對企業(yè)名譽有很不好的影響。但是,太多的庫存不但會直接導致庫存運輸費用的增加,而且還占壓了企業(yè)的發(fā)展資金,產(chǎn)生過時、損壞等風險,因此過多的庫存也一樣不利于企業(yè)的發(fā)展。企業(yè)要制定科學的、經(jīng)濟的進貨批量,既不會產(chǎn)生庫存的積壓,也不會造成缺貨。計算出經(jīng)濟以及符合企業(yè)實際生產(chǎn)情況的安全庫存,只有保證安全庫存,才可能減少缺貨的存在,從而減少這一成本。
從以上分析可以看出,無論是企業(yè)能夠在財務(wù)報表上分析得出的顯性成本,還是不易直接從報表中分析得出的隱性成本,都應(yīng)受到企業(yè)的重視,采用科學的方法降低采購成本,提高企業(yè)經(jīng)濟效益。
(作者單位:河北經(jīng)貿(mào)大學研究生學院)
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