網(wǎng)上購物出現(xiàn)之前，文具供應(yīng)商可以輕而易舉地大幅抬高價(jià)格，因?yàn)閷?duì)買家來說，“貨比三家”相當(dāng)花時(shí)間。科技的發(fā)展促成了價(jià)格的下調(diào)，因?yàn)槟壳霸诮^大多數(shù)文具網(wǎng)站上都能輕松查到文具的規(guī)格和價(jià)格。
理性選擇是基本方法
削減文具成本的一個(gè)基本方法是理性選擇。重新考慮一下訂購的和手頭的各式各樣的文具，首先合并重復(fù)的類別，余下的每一個(gè)類別確定一兩種產(chǎn)品。利用基本工作學(xué)習(xí)提問技巧來剔除不必要的項(xiàng)目。
什么時(shí)候需要？用于何處？訂購的原因是什么？如何使用？誰在使用？例如：在非教學(xué)環(huán)境中訂購紅色圓珠筆有何必要？為什么要購買多個(gè)品牌的鉛筆和橡皮？是誰需要如此多種報(bào)事貼？你會(huì)發(fā)現(xiàn)問得越多，訂購的文具種類越少。
下一步是增加訂貨量以便享受批量折扣。在組織范圍內(nèi)匯總需求，集中采購，并確定最佳訂貨周期以便平衡價(jià)格和庫存。集中采購可以從常見的項(xiàng)目開始，例如從A4類紙張（用于復(fù)印機(jī)和打印機(jī)），再擴(kuò)展到一般的文具如鉛筆、圓珠筆等，因?yàn)樯纱笥唵蜗鄬?duì)容易些。
選擇合適的貨源可以獲得實(shí)實(shí)在在的節(jié)約。因此，花點(diǎn)時(shí)間尋找可靠的供應(yīng)商是值得的。最后，控制實(shí)際的消耗或需求是至關(guān)重要的。但是，很多傳統(tǒng)的控制手段可能會(huì)傷害員工的感情，比如申領(lǐng)新鉛筆前要出示鉛筆頭、特定時(shí)間間隔內(nèi)不得申領(lǐng)文具等，但是過了一段時(shí)間后所有員工就會(huì)慢慢適應(yīng)的。
預(yù)算控制更具可行性
實(shí)際上，根據(jù)經(jīng)驗(yàn)實(shí)行預(yù)算控制更具有可行性。設(shè)定一個(gè)偏緊的文具預(yù)算，不要超支。如果需求增加，先去找更便宜的貨源。
電腦耗材不算便宜，特別是碳粉和墨盒，因?yàn)殡娔X商的慣用做法是將利潤標(biāo)的放在耗材里而不是機(jī)器里。因此，應(yīng)該在選擇電腦打印設(shè)備前關(guān)注一下耗材的價(jià)格或者盡量避免打印操作。例如選擇網(wǎng)上傳真系統(tǒng)來代替普通的紙張傳真機(jī)，在電腦上接收傳真。碳粉盒占到一臺(tái)傳真機(jī)價(jià)格的1/3甚至更多的現(xiàn)象比比皆是，而且符合節(jié)能減排的環(huán)保功能，何樂而不為。
做一個(gè)盈虧平衡分析，如果回收期合理，就把使用昂貴耗材的打印設(shè)備換成便宜些的。少購買電腦打印設(shè)備可以進(jìn)一步降低耗材支出。使用上的不便會(huì)促使人們減少打印次數(shù)并更多考慮電子方式。徹底的解決方式是發(fā)起一場紙張革命來徹底地減少紙張和印刷制品。
目前，可以用便宜些的產(chǎn)品來代替那些品牌商品，但要把好質(zhì)量關(guān)。由于需求增長，一些大的文具店已經(jīng)開始把一些物美價(jià)廉的品牌擺上了貨架。另一個(gè)找到質(zhì)量過關(guān)的產(chǎn)品途徑是通過經(jīng)銷商。一個(gè)綠色環(huán)保的企業(yè)政策也會(huì)鼓勵(lì)選擇可循環(huán)利用的產(chǎn)品，比如可填充的碳粉盒就比新碳粉盒便宜得多。
同樣，使用品牌產(chǎn)品會(huì)更可靠，在西方成熟市場上也很容易找到。
茶水間用品，例如咖啡、茶、牛奶、糖類等，如果作為日常采購的一部分，會(huì)耗費(fèi)相當(dāng)多的時(shí)間，專門去采購也不符合成本效益原則。如果達(dá)到一定購買量，應(yīng)采取合同采購的方式。很多文具供應(yīng)商，特別是開通了網(wǎng)上渠道的供應(yīng)商，現(xiàn)在將這些商品也納入了經(jīng)營范圍。這樣就可以與其他辦公用品一同采購。
不同品牌純凈水之間的價(jià)格差異非常大。從不太知名的品牌中選擇同等產(chǎn)品前作一些評(píng)估，這樣可以獲得可觀的節(jié)約。有些名不見經(jīng)傳的產(chǎn)品很可能屬于某個(gè)大品牌！例如”冰露”礦物質(zhì)水就是在可口可樂公司授權(quán)下在中國生產(chǎn)的。
采購平臺(tái)和服務(wù)來自不同的提供者
在線訂購和采購平臺(tái)越來越普及，因?yàn)檫@樣可以減少很多與采購訂單、內(nèi)部需求整合、支付/賬戶調(diào)節(jié)、行政管理等相關(guān)的隱藏成本。同時(shí)這也是控制訂單種類的好工具。因?yàn)榇蟛糠制脚_(tái)都允許在用戶終端設(shè)置限制，只接受經(jīng)過預(yù)先審批的標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品的采購。在線訂購還具有強(qiáng)大的對(duì)賬功能。在授權(quán)付款之前，所有的發(fā)票都可以由系統(tǒng)自動(dòng)與采購訂單進(jìn)行匹配，這大大地降低了人力成本，同時(shí)減少了錯(cuò)誤的發(fā)生。因此，應(yīng)優(yōu)先考慮具有對(duì)賬功能的平臺(tái)。
同樣，不要在使用了在線平臺(tái)之后就放松對(duì)價(jià)格的關(guān)注。應(yīng)該定期審核價(jià)格尤其是在通貨膨脹時(shí)期，特別是在只有單一供貨渠道的情況下。要始終著眼于構(gòu)成支出80%的那20%商品的市場價(jià)格(亦即關(guān)注那小部份價(jià)格高昂的商品)。為更換更符合經(jīng)濟(jì)原則的貨源保留彈性空間，也就是說，盡量不要簽訂獨(dú)家供貨合同，讓公司有更加寬松的余地。
理想狀態(tài)應(yīng)該是采購平臺(tái)和服務(wù)來自不同的服務(wù)提供者。
一家在亞太地區(qū)頗具實(shí)力的金融機(jī)構(gòu)將對(duì)文具的控制權(quán)由行政部轉(zhuǎn)給內(nèi)部咨詢部。后者一接手就削減了文具項(xiàng)目的30%，騰出文具倉庫的空間留作他用。隨后開發(fā)了基于局域網(wǎng)絡(luò)的文具訂購系統(tǒng)以實(shí)現(xiàn)訂購和審批的自動(dòng)化。系統(tǒng)中還建立了標(biāo)準(zhǔn)化文具清單來引導(dǎo)使用者訂購許可的產(chǎn)品。這個(gè)系統(tǒng)加快了文具申請(qǐng)過程，消除了在倉庫輸入訂單詳情的必要性，與內(nèi)部支付系統(tǒng)建立了對(duì)接端口，支付前將訂單與發(fā)票進(jìn)行比對(duì)。
可循環(huán)使用的質(zhì)量好的品牌碳粉替換原有碳粉的40%，在所有柜員打印機(jī)中都使用了色帶的替代產(chǎn)品。選用了一個(gè)不太知名的純凈水品牌，提供飲水機(jī)，不需要去調(diào)轉(zhuǎn)水桶。所有這些變化都幫助這家公司節(jié)約了大筆的辦公用品支出。
