一、資產(chǎn)負(fù)債表的編制
資產(chǎn)負(fù)債表是指反映企業(yè)在某一特定日期的財(cái)務(wù)狀況的會(huì)計(jì)報(bào)表，其編制依據(jù)是會(huì)計(jì)等式“資產(chǎn)＝負(fù)債＋所有者權(quán)益”，因此對(duì)資產(chǎn)負(fù)債表的基本要求便是資產(chǎn)合計(jì)應(yīng)該等于負(fù)債及所有者權(quán)益合計(jì)。然而，在編制資產(chǎn)負(fù)債表時(shí)，往往會(huì)出現(xiàn)資產(chǎn)負(fù)債表不平的現(xiàn)象，也就是資產(chǎn)合計(jì)不等于負(fù)債及所有者權(quán)益合計(jì)。一旦遇到該問(wèn)題，用戶頭腦里馬上想到的就是憑證是不是填錯(cuò)了，于是便逐張憑證去核對(duì)，結(jié)果卻是一無(wú)所獲。這實(shí)際上是手工會(huì)計(jì)環(huán)境下思維模式的一種自然反映和慣性使然。我們知道，會(huì)計(jì)軟件會(huì)對(duì)期初余額和憑證作嚴(yán)格的平衡校驗(yàn)，如果期初余額試算不平衡或者憑證借貸不平衡的話，是無(wú)法正常地進(jìn)入到系統(tǒng)中去的，只有在系統(tǒng)遭遇病毒或人為蓄意破壞系統(tǒng)數(shù)據(jù)等意外情況下，才有可能致使期初余額或憑證借貸不平衡。因此，在確信系統(tǒng)安全的前提下基本可以排除這一情況發(fā)生的可能性。既然期初余額和憑證都是借貸平衡的，而在信息化環(huán)境下賬證表又都是數(shù)據(jù)同源的，那為什么資產(chǎn)負(fù)債表卻不平衡呢？經(jīng)過(guò)分析，筆者發(fā)現(xiàn)有以下兩點(diǎn)原因可以導(dǎo)致資產(chǎn)負(fù)債表失衡。
1． 未結(jié)轉(zhuǎn)期間損益
資產(chǎn)負(fù)債表反映的是資產(chǎn)負(fù)債表日的企業(yè)資產(chǎn)、負(fù)債和所有者權(quán)益的余額信息，而損益類(lèi)賬戶余額是不會(huì)進(jìn)入資產(chǎn)負(fù)債表的。所以，如果存在損益類(lèi)賬戶余額未結(jié)轉(zhuǎn)至本年利潤(rùn)時(shí)，資產(chǎn)負(fù)債表肯定會(huì)出現(xiàn)不平衡的現(xiàn)象。例如，在資產(chǎn)負(fù)債表日，主營(yíng)業(yè)務(wù)收入有貸方余額100 000元尚未結(jié)轉(zhuǎn)至本年利潤(rùn)賬戶，假定不存在其他情況，此時(shí)資產(chǎn)負(fù)債表的借方即資產(chǎn)合計(jì)一定比資產(chǎn)負(fù)債表貸方即負(fù)債及所有者權(quán)益合計(jì)多出100 000元。如果將主營(yíng)業(yè)務(wù)收入的貸方余額100 000元結(jié)轉(zhuǎn)至所有者權(quán)益中的本年利潤(rùn)賬戶后再生成資產(chǎn)負(fù)債表，那么資產(chǎn)負(fù)債表一定是平衡的。總之，在生成資產(chǎn)負(fù)債表之前，一定要確保所有損益類(lèi)賬戶余額已全部結(jié)轉(zhuǎn)至本年利潤(rùn)賬戶并且任何一個(gè)損益類(lèi)賬戶均無(wú)余額，只有這樣，生成的資產(chǎn)負(fù)債表才有可能是平衡的。
2． 漏掉了個(gè)別賬戶
還有一個(gè)造成資產(chǎn)負(fù)債表不平衡的原因，那就是定義資產(chǎn)負(fù)債表取數(shù)公式時(shí)漏掉了某些本應(yīng)該出現(xiàn)在資產(chǎn)負(fù)債表中的資產(chǎn)類(lèi)、負(fù)債類(lèi)或權(quán)益類(lèi)賬戶，那么當(dāng)這些被漏掉的賬戶在資產(chǎn)負(fù)債表日余額不為零的情況下，就極有可能會(huì)造成資產(chǎn)負(fù)債表的不平衡。例如，可能未將生產(chǎn)成本賬戶包括在資產(chǎn)負(fù)債表中的存貨中，當(dāng)存在期末在產(chǎn)品時(shí)，會(huì)使得報(bào)告的存貨余額小于其實(shí)際余額，從而有可能造成資產(chǎn)負(fù)債表不平衡。再如，企業(yè)平時(shí)的利潤(rùn)都是在本年利潤(rùn)賬戶中反映的，只有在年終決算時(shí)才將本年利潤(rùn)賬戶的余額轉(zhuǎn)至未分配利潤(rùn)賬戶，因此必須將本年利潤(rùn)賬戶包括在資產(chǎn)負(fù)債表的未分配利潤(rùn)中，否則在編制中期會(huì)計(jì)報(bào)表時(shí)可能會(huì)造成資產(chǎn)負(fù)債表的不平衡。當(dāng)然，大多數(shù)情況下我們都是利用會(huì)計(jì)軟件提供的報(bào)表模板來(lái)生成資產(chǎn)負(fù)債表，而會(huì)計(jì)軟件制造商可能已經(jīng)考慮到了這些問(wèn)題，所以此時(shí)不會(huì)發(fā)生這種情況。但是，當(dāng)自定義報(bào)表時(shí)，一定切記不要漏掉任何一個(gè)本應(yīng)出現(xiàn)在報(bào)表中的賬戶，特別是那些有余額的賬戶。
二、利潤(rùn)表的編制
利潤(rùn)表是指反映企業(yè)在一定會(huì)計(jì)期間的經(jīng)營(yíng)成果的會(huì)計(jì)報(bào)表，其編制依據(jù)是等式“收入－費(fèi)用＝利潤(rùn)”。在生成利潤(rùn)表時(shí)，經(jīng)常遇到的問(wèn)題是利潤(rùn)表中計(jì)算出的利潤(rùn)與本期實(shí)際利潤(rùn)不一致，從而導(dǎo)致利潤(rùn)表和資產(chǎn)負(fù)債表之間的勾稽關(guān)系被破壞，那問(wèn)題出在哪兒呢？我們知道，利潤(rùn)表中的利潤(rùn)是通過(guò)各損益類(lèi)賬戶的發(fā)生額計(jì)算而得的，而各損益類(lèi)賬戶的發(fā)生額一般是通過(guò)會(huì)計(jì)軟件提供的發(fā)生額函數(shù)來(lái)從賬務(wù)子系統(tǒng)自動(dòng)提取的。因?yàn)槌绦蚴枪潭ǖ模l(fā)生額函數(shù)只能從各損益類(lèi)賬戶固定的貸方或借方取得發(fā)生額，所以當(dāng)各損益類(lèi)賬戶在日常業(yè)務(wù)中既有借方發(fā)生額又有貸方發(fā)生額時(shí)，軟件將無(wú)法區(qū)分正常發(fā)生額和結(jié)轉(zhuǎn)至本年利潤(rùn)的發(fā)生額，從而造成取出的發(fā)生額與各損益類(lèi)賬戶實(shí)際發(fā)生額不符，因而也就造成了利潤(rùn)計(jì)算的錯(cuò)誤。為了避免此類(lèi)錯(cuò)誤的發(fā)生，在日常填制記賬憑證時(shí)應(yīng)該將各收入類(lèi)賬戶的發(fā)生額固定填寫(xiě)在貸方，如確實(shí)出現(xiàn)借方金額時(shí)，應(yīng)以負(fù)數(shù)記入貸方，而借方只登記結(jié)轉(zhuǎn)至本年利潤(rùn)的發(fā)生額；同理，應(yīng)將各費(fèi)用類(lèi)賬戶的發(fā)生額固定填寫(xiě)在借方，如確實(shí)出現(xiàn)貸方金額時(shí)，應(yīng)以負(fù)數(shù)記入借方，而貸方只登記結(jié)轉(zhuǎn)至本年利潤(rùn)的發(fā)生額。這樣，就可以保證發(fā)生額函數(shù)取出的各損益類(lèi)賬戶的發(fā)生額與其實(shí)際發(fā)生額相符，也就保證了利潤(rùn)計(jì)算的正確性。例如，某企業(yè)當(dāng)月實(shí)際銷(xiāo)售貨物100 000元，發(fā)生銷(xiāo)售退貨10 000元，應(yīng)記入當(dāng)月的各成本費(fèi)用共計(jì)50 000元，假定不考慮其他情況，此時(shí)當(dāng)月的實(shí)際利潤(rùn)為40 000元。如果填制憑證時(shí)，將銷(xiāo)售退貨的10 000元登記到主營(yíng)業(yè)務(wù)收入借方的話，當(dāng)利用發(fā)生額函數(shù)提取主營(yíng)業(yè)務(wù)收入賬戶貸方發(fā)生時(shí)得到的金額將是100 000元，如圖1所示，因而利潤(rùn)表中計(jì)算出的利潤(rùn)將是50 000元，與實(shí)際利潤(rùn)40 000元不等；如果填制憑證時(shí)，將銷(xiāo)售退貨的10 000元以－10 000登記到主營(yíng)業(yè)務(wù)收入貸方的話，當(dāng)利用發(fā)生額函數(shù)提取主營(yíng)業(yè)務(wù)收入賬戶貸方發(fā)生額時(shí)得到的金額將是90 000元，如圖2所示，因而利潤(rùn)表中計(jì)算出的利潤(rùn)將是40 000元，與實(shí)際利潤(rùn)相等。
當(dāng)然，有些會(huì)計(jì)軟件可以根據(jù)某些條件如對(duì)方科目、摘要等有選擇地提取賬戶發(fā)生額數(shù)據(jù)。顯然，這對(duì)會(huì)計(jì)人員的要求較高，使用起來(lái)有一定難度。因此，筆者還是提倡采用前述的方法，將各損益類(lèi)賬戶的所有日常發(fā)生額都固定登記在正常方向，而只將結(jié)轉(zhuǎn)至本年利潤(rùn)的金額登記在相反方向，這樣操作既簡(jiǎn)單，又保證了利潤(rùn)計(jì)算的正確性。
三、現(xiàn)金流量表的編制
現(xiàn)金流量表是指反映企業(yè)在一定會(huì)計(jì)期間的現(xiàn)金和現(xiàn)金等價(jià)物流入和流出的會(huì)計(jì)報(bào)表。現(xiàn)金流量表的編制較資產(chǎn)負(fù)債表和利潤(rùn)表而言要復(fù)雜得多，往往令會(huì)計(jì)人員望而卻步，仍然手工編制現(xiàn)金流量表。即便利用會(huì)計(jì)軟件編制現(xiàn)金流量表，也不清楚其編制原理和流程，只是機(jī)械地模仿操作，出現(xiàn)問(wèn)題后便不知所措，表不平時(shí)便“巧妙”地利用“其他”項(xiàng)目充當(dāng)蓄水池，手工把表軋平。因此，充分了解信息化環(huán)境下現(xiàn)金流量表的編制原理、編制流程是十分必要的。
從我國(guó)會(huì)計(jì)信息化實(shí)務(wù)來(lái)看，編制現(xiàn)金流量表主要有兩種方法：一種方法是利用賬務(wù)子系統(tǒng)的輔助核算功能來(lái)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)金流量表的編制；另一種方法是使用專(zhuān)門(mén)的現(xiàn)金流量表軟件來(lái)編制現(xiàn)金流量表。
1． 利用輔助核算編制現(xiàn)金流量表
通過(guò)該種方法編制現(xiàn)金流量表無(wú)需額外投資，只要充分利用賬務(wù)子系統(tǒng)提供的輔助核算功能（目前，大部分會(huì)計(jì)軟件都提供該功能）即可達(dá)到編制現(xiàn)金流量表的目的。使用該種方法編制現(xiàn)金流量表的基本方法和流程如下：首先，將各現(xiàn)金流量表項(xiàng)目設(shè)置為項(xiàng)目檔案；其次，將各現(xiàn)金類(lèi)科目設(shè)置為項(xiàng)目輔助核算；然后，在處理日常業(yè)務(wù)填制憑證時(shí)，如果用到了現(xiàn)金科目，應(yīng)該根據(jù)提示選擇某一個(gè)現(xiàn)金流量表項(xiàng)目，于是在填制憑證時(shí)便將各現(xiàn)金流量歸集到了相應(yīng)的現(xiàn)金流量表項(xiàng)目中去；最后，根據(jù)系統(tǒng)提供的輔助核算賬表查詢功能查詢到各現(xiàn)金流量項(xiàng)目的金額并抄錄到資產(chǎn)負(fù)債表中即可。當(dāng)然，有些軟件在報(bào)表子系統(tǒng)提供了現(xiàn)金流量表模板，可以利用賬務(wù)函數(shù)直接提取各現(xiàn)金流量項(xiàng)目金額從而快速生成現(xiàn)金流量表。這種方法的優(yōu)勢(shì)在于使用簡(jiǎn)單，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，并且可以留下明顯的審計(jì)線索，但對(duì)制單人的要求較高，增加了填制憑證的負(fù)擔(dān)，并且重復(fù)操作較多，效率不高，例如同類(lèi)業(yè)務(wù)的多張憑證可能需要重復(fù)選擇現(xiàn)金流量表項(xiàng)目。但不可否認(rèn)，該種方法仍然是目前信息化環(huán)境下編制現(xiàn)金流量表的常用方法。
2． 使用專(zhuān)門(mén)的現(xiàn)金流量表軟件編制現(xiàn)金流量表
通過(guò)該種方法編制現(xiàn)金流量表需要額外投資，單獨(dú)購(gòu)買(mǎi)現(xiàn)金流量表軟件。目前，現(xiàn)金流量表軟件編制現(xiàn)金流量表的核心思想是：首先，設(shè)置好各現(xiàn)金流量表項(xiàng)目的數(shù)據(jù)來(lái)源；然后，將涉及現(xiàn)金類(lèi)科目的所有記賬憑證分解為一借一貸的憑證；最后，根據(jù)各項(xiàng)目的數(shù)據(jù)來(lái)源對(duì)分解后的一借一貸憑證進(jìn)行遍歷，將符合條件的憑證金額進(jìn)行匯總便得出現(xiàn)金流量表項(xiàng)目金額。這種實(shí)現(xiàn)方法符合計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理的特征，重復(fù)性低，編表效率高，自動(dòng)化程度高，對(duì)于同類(lèi)業(yè)務(wù)的現(xiàn)金流量表項(xiàng)目無(wú)需手工重復(fù)選擇。但是，這種方式也存在很多問(wèn)題。例如，設(shè)置項(xiàng)目來(lái)源較為復(fù)雜，而且一旦設(shè)置有遺漏將會(huì)導(dǎo)致現(xiàn)金流量表的錯(cuò)誤。再如，當(dāng)多借多貸憑證較多時(shí)，需要手工分解憑證，操作較為煩瑣。因此，這種方法在實(shí)務(wù)中的應(yīng)用不是很多。
應(yīng)當(dāng)指出，以上兩種方法都是針對(duì)現(xiàn)金流量表主表而言的。按照《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則第31號(hào)——現(xiàn)金流量表》的規(guī)定，企業(yè)應(yīng)當(dāng)在附注中披露將凈利潤(rùn)調(diào)節(jié)為經(jīng)營(yíng)活動(dòng)現(xiàn)金流量的信息。目前，無(wú)論是按照第一種方法還是按照第二種方法，會(huì)計(jì)軟件主要是利用賬務(wù)函數(shù)來(lái)提取這些信息，但這種粗放型的處理方法往往不能一步到位，結(jié)果多需要手工調(diào)整，而一旦“擺不平”，便會(huì)“巧妙地”利用“其他”項(xiàng)目將表軋平。按照廈門(mén)大學(xué)汪一凡教授的觀點(diǎn)，這一附注信息是完全可能實(shí)現(xiàn)精確編制的。當(dāng)然，這還需要理論上的進(jìn)一步完善和實(shí)踐中大規(guī)模的檢驗(yàn)。因此，如何快速準(zhǔn)確地生成現(xiàn)金流量表及其附注信息仍然是會(huì)計(jì)信息化理論界和實(shí)務(wù)界必須關(guān)注的課題。
綜上所述，在信息化環(huán)境下編制會(huì)計(jì)報(bào)表，無(wú)論從理論上還是從實(shí)務(wù)上均存在一些問(wèn)題，必須認(rèn)真加以研究，探求其深層原因，找到合理對(duì)策，為提供真實(shí)、準(zhǔn)確、及時(shí)的會(huì)計(jì)信息進(jìn)而為輔助報(bào)表使用者進(jìn)行經(jīng)濟(jì)決策打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
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