1 現(xiàn)代會計檔案管理的新特點
會計電算化是指用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬，以及部分替代人腦完成對會計信息的分析、預測、決策的過程。電算化會計檔案管理有如下特點：
計算機技能。電算化會計系統(tǒng)對人員的素質(zhì)與系統(tǒng)安全操作提出了新需要。電算化會計檔案管理要求所從事人員不僅要熟悉會計核算工作的各項專門方法，還必須同時掌握必要的計算機操作和維護知識，才能順利實現(xiàn)電算化。
現(xiàn)代化載體。根據(jù)1999年1月1日起施行的《會計檔案管理辦法》規(guī)定，采用電子計算機進行會計核算的單位，不僅要電子會計數(shù)據(jù)，而且應當保存打印出的紙質(zhì)會計檔案，這就使得電算化會計檔案擁有了雙重的會計檔案載體，即傳統(tǒng)意義上的會計檔案與包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)、以其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)等形式在內(nèi)的電子會計檔案。
系列化資料。這是由電算化操作流程及電算化信息系統(tǒng)維護要求帶來的會計檔案涉及范圍的新特點。除了要保存會計檔案的電子數(shù)據(jù)，還要保存能被計算機識讀的程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼，然后才能借助計算機進行會計核算。
軟硬件環(huán)境。由于不具備傳統(tǒng)會計檔案的直觀可視性，電算化下的電子會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可視；電子檔案易被修改；電子檔案的保存，受到載體本身的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲信息有效期等因素的影響。
2 會計檔案的收集與保存
為了更有效地做好電算化會計檔案工作，我們必須根據(jù)電算化會計檔案的特點，分別做好會計檔案的收集、管理與保存、利用等方面的工作。
2.1 檔案的收集。所謂電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內(nèi)（如一個會計年度），把計算機系統(tǒng)中的所有會計數(shù)據(jù)拷貝（備份）存儲到磁性介質(zhì)或光盤上，從而形成脫離于原計算機系統(tǒng)的會計檔案。財務部門應把財務數(shù)據(jù)的備份文件保存好，以防計算機硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時間內(nèi)，在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統(tǒng)。
2.2 檔案的保存。由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質(zhì)或光盤上的，根據(jù)這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應準備雙份即采用“AB備份法”進行數(shù)據(jù)的備份，并且每份上要注明形成檔案的時間與操作員姓名，并貼上寫保護，存放在兩個不同的地點，以防止地震或火災等意外情況引起整個會計電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復性。在保存這些檔案時應遠離磁場，注意防潮、防塵等。對采用磁性介質(zhì)保存的檔案，還應定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞，而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。
2.3 檔案的利用。即電算化會計檔案的調(diào)閱。在長期開展會計電算化的過程中，隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級，我們所調(diào)閱的會計檔案會有下述兩種情況：①所調(diào)閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統(tǒng)版本號一致，此時只需將您所需調(diào)閱的檔案通過電算化軟件系統(tǒng)中的檔案調(diào)閱（或數(shù)據(jù)恢復）功能進行調(diào)閱即可；②所調(diào)閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統(tǒng)版本號不一致，此時您只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應版本的電算化系統(tǒng)，然后再進行調(diào)閱。
