一、當前企業(yè)檔案管理工作中存在的問題
1.企業(yè)檔案工作管理體制尚未完全符合現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。隨著中央和地方專業(yè)主管機關的撤并與改組,很多企業(yè)不再具有對應的專業(yè)主管機關,這必然會使部分企業(yè)檔案工作的管理出現(xiàn)某種真空地帶。其次,由于企業(yè)正逐步走向“自主經營、自負盈虧”的市場主體,檔案行政管理部門在企業(yè)檔案工作管理中也遇到不少問題。一方面,檔案行政管理部門疲于進行業(yè)務監(jiān)督指導及一些具體的業(yè)務工作,無法集中力量進行有關業(yè)務標準、規(guī)范、法律、法規(guī)等的制定;另一方面,企業(yè),尤其是非國有企業(yè),可能會反感檔案行政管理部門對其具體檔案業(yè)務的干預,不予積極配合等等。
2.部分企業(yè)重利潤輕投入,造成企業(yè)檔案管理的滯后。當前形勢下,企業(yè)檔案作為企業(yè)資產,它的管理工作的優(yōu)劣完全由企業(yè)自身重視程度決定?，F(xiàn)代企業(yè)制度更要求企業(yè)能最大限度地節(jié)約成本,提高效益,企業(yè)檔案管理工作是一項需要投入人力、物力與財力等成本的工作,企業(yè)必然要求其檔案工作適應生產、經營的需要,必須符合效益原則。當企業(yè)檔案工作不能為企業(yè)帶來相當于或者大于其成本的效益時,其日益萎縮將成為不可避免的事實。
二、存在問題的原因
撇開外部因素,僅從檔案工作自身來看,筆者認為造成企業(yè)檔案工作遭受冷遇的原因有三:首先,現(xiàn)行企業(yè)檔案工作微觀管理方式植根于計劃經濟體制,計劃經濟體制下的高成本、低效益始終影響著目前的企業(yè)檔案工作,并與現(xiàn)代企業(yè)制度的效益原則產生摩擦。這是導致企業(yè)檔案工作處于劣勢最根本的原因。其次,企業(yè)檔案工作自身在很大程度上仍沿襲了原有的工作思維與方式,未能跟上企業(yè)改革步伐,積極服務于企業(yè)。這是造成企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀最直接的原因。再次,企業(yè)檔案本身所能產生的效益的隱蔽性使其計量化難度較大,這是造成企業(yè)管理層忽略檔案工作的間接原因。為保障企業(yè)檔案工作的可持續(xù)發(fā)展,深化企業(yè)檔案工作改革,實現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化已成為企業(yè)檔案工作自身發(fā)展的迫切需要。[
三、實現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的幾點意見
第一,更新觀念,增強企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化意識。要實現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化,首先要進一步解放思想,轉變觀念,認真貫徹執(zhí)行各級文件精神,不斷強化檔案管理現(xiàn)代化意識,大膽探索符合檔案工作自身特點的規(guī)律,能夠有效為當代中國經濟、政治、文化建設服務的檔案工作理論與方法,建立和完善中國特色的檔案管理現(xiàn)代化體系,堅持一切從我國的基本國情出發(fā),從企業(yè)的實際出發(fā),制訂檔案工作目標、任務、方針、政策,創(chuàng)造性地開展計算機技術的應用,要拓寬服務領域,提高質量,增強企業(yè)檔案工作的生機與活力。
第二,更新設備,充分利用現(xiàn)代化技術。隨著社會的發(fā)展,工作的深入,各行各業(yè)的檔案數(shù)量逐步增加,依靠人工手段進行檔案管理已遠遠不能適應發(fā)展的需要,所以采取現(xiàn)代化手段進行檔案管理工作勢在必行。計算機、多媒體計算機、特別是超媒體的出現(xiàn),為解決這一矛盾展示了光明的前景。這就需要企業(yè)領導及檔案管理人員,從思想觀念上對新技術給予足夠的重視,用新的觀念看待事物,引進使用現(xiàn)代化技術設備,以促進檔案管理工作的健康發(fā)展。使用計算機系統(tǒng)管理,可對檔案資料進行復制、掃描、取樣,實現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)字化。通過人機結合的方式,檢索者只要在屏幕上指出自己所需要的計算機管理程序,就可以將所需的檔案目錄摘要等顯示出來,大大提高了工作效率。
第三,合理用人,培養(yǎng)新型的檔案人才。要理解、尊重人才,關心、愛護人才,要努力創(chuàng)造一個尊重知識、尊重人才的良好氛圍。根據(jù)企業(yè)檔案工作的特點,要合理用人、留人。知識結構要高、中、低配備,年齡結構要老、中、青結合。要擴大選人用人視野,要選擇有真才實學、有實干精神而又坐得住的人做檔案管理工作?？缡兰o企業(yè)檔案工作者不僅要有一定的政治理論水平、業(yè)務水平,還要有廣博的知識,強烈的開拓、進取意識,尤其要一專多能,既要能熟知檔案管理法規(guī)和基本的檔案管理業(yè)務知識、技能,還要熟練掌握計算機管理知識和操作技能,盡快實現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)字化。
第四,重視企業(yè)檔案利用,回饋企業(yè)投入。企業(yè)檔案是企業(yè)建設、生產、經營活動的記錄和匯總,是企業(yè)信息資源的匯集地、成品庫,企業(yè)檔案雖然本身具有較高的技術經濟價值,但這種價值是一種“潛在的價值”,只有重視企業(yè)檔案的利用工作,努力拓展新的服務空間和服務領域,才能為企業(yè)創(chuàng)造經濟和社會效益,實現(xiàn)它的真正價值。大力開發(fā)利用企業(yè)檔案信息資源,為企業(yè)發(fā)展服務,是現(xiàn)代企業(yè)和檔案工作者都應當全力關注并思考的重要問題。
未來的社會是以智能化、信息化和高科技化為主導的社會,因此,檔案工作要與之相適應的唯一出路,就是加速自身的現(xiàn)代化進程。檔案實體的有效保護和檔案信息的廣泛利用,是與電腦網(wǎng)絡以及檔案數(shù)字化等緊密聯(lián)系在一起的。企業(yè)檔案管理如果不能加快改革的步伐,就會影響企業(yè)檔案的保護和利用,進而影響企業(yè)的生產、經營和科研;企業(yè)檔案工作者如果不能主動地去占領高科技陣地,就無法在社會進步中充分展示自己的身影。
