一、會(huì)計(jì)電算化特點(diǎn)
1、數(shù)據(jù)處理方式發(fā)生了變化
在傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)工作環(huán)境下,科目匯總表、資產(chǎn)負(fù)債表、借貸試算平衡以及相關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)表分析均需要進(jìn)行人工匯總計(jì)算,使得財(cái)務(wù)人員的工作量很大,同時(shí)也容易造成數(shù)據(jù)上的計(jì)算錯(cuò)誤。在電算化會(huì)計(jì)環(huán)境下,只需錄入原始數(shù)據(jù)或通過外部系統(tǒng)轉(zhuǎn)入機(jī)制憑證并在計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件的指導(dǎo)下進(jìn)行會(huì)計(jì)分錄,通過憑證的審核、修改、確認(rèn)由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成打印輸出,科目匯總、借貸平衡等工作均由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成,同時(shí)可以根據(jù)需要生成會(huì)計(jì)報(bào)表,這大大降低了財(cái)務(wù)人員的工作量,也避免了計(jì)算加總等工作出現(xiàn)的錯(cuò)誤。
2、數(shù)據(jù)記錄方式和保存介質(zhì)發(fā)生了變化
手工會(huì)計(jì)方式下,數(shù)據(jù)記錄主要依靠工作人員的手工記錄,出現(xiàn)記錄錯(cuò)誤的可能性加大,而且同一類數(shù)據(jù)可能會(huì)重復(fù)多次記錄。數(shù)據(jù)保存介質(zhì)是“紙”介質(zhì),保存這些介質(zhì)需要占用很大的空間,還需進(jìn)行防火、防水、防潮、防盜等工作。在電算化會(huì)計(jì)工作環(huán)境下,數(shù)據(jù)保存介質(zhì)是“磁盤”,磁性介質(zhì)。磁性介質(zhì)的采用節(jié)約了數(shù)據(jù)的保存空間,也使數(shù)據(jù)存取方便,同時(shí)通過數(shù)據(jù)拷貝、轉(zhuǎn)入等方法避免了手工記錄中出現(xiàn)重復(fù)記錄的現(xiàn)象。磁性介質(zhì)的保存除了需要紙介質(zhì)保存所需的部分工作外,還要進(jìn)行防病毒、防磁化等工作。由于磁盤存在著物理易損性,需要對(duì)磁盤進(jìn)行備份工作。
二、會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)
眾所周知,傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專用材料,它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。這些史料和證據(jù)具有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)平衡性、時(shí)序性和嚴(yán)肅性,不得隨意篡改。在企業(yè)信息化建設(shè)的過程中,財(cái)務(wù)保障范圍的拓展和管理要求的提高,迫切需要會(huì)計(jì)檔案管理手段的變革和管理效能的提高。建設(shè)電子財(cái)務(wù)檔案,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理,是搞好企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理的必然選擇。各級(jí)企事業(yè)單位實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后,由于產(chǎn)生了許多依附于計(jì)算機(jī)磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)與文件,財(cái)務(wù)人員的所有日常工作以及歷年會(huì)計(jì)資料的調(diào)閱均在計(jì)算機(jī)上完成,隨之而使會(huì)計(jì)檔案賦予了許多新的特點(diǎn)。本文根據(jù)工作的實(shí)踐,總結(jié)出會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案具有以下顯著特點(diǎn)。
第一,較之傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案,會(huì)計(jì)電算化檔案存儲(chǔ)的范圍和領(lǐng)域擴(kuò)大了。
第二,傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案具有直觀可視性,而存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可使用。即會(huì)計(jì)電算化檔案的調(diào)用需要一定的軟硬件環(huán)境。
第三,會(huì)計(jì)電算化檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的紙張,更主要的是磁性介質(zhì)或光盤。即會(huì)計(jì)電算化檔案的保管不僅是作為會(huì)計(jì)資料信息載體的紙張而且更重要的是磁性介質(zhì)或光盤。
第四,電子財(cái)務(wù)檔案便于計(jì)算、分析,快捷獲得所需結(jié)果。如果電子財(cái)務(wù)檔案上網(wǎng),通過計(jì)算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)交流,不僅滿足了日常條件查詢、統(tǒng)計(jì)分析、制作數(shù)據(jù)報(bào)表、開展數(shù)據(jù)交換的需要,達(dá)到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的,節(jié)約了辦公成本,避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損,還有利于專業(yè)管理,便于檔案資源的統(tǒng)一整合,極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。
第五,電子財(cái)務(wù)檔案易于修正、拷貝和重置,便于糾錯(cuò)、攜帶和傳遞。
正如上面所述,電子財(cái)務(wù)檔案或財(cái)務(wù)檔案信息化有很多優(yōu)點(diǎn),但也有不足的一面。如具有系統(tǒng)依賴性,即需要一定的軟硬件環(huán)境支持,只能在特定的條件下才能打開,不具備傳統(tǒng)檔案的直接可視性,還具有易遭毀損、難查痕跡的特點(diǎn),同時(shí)它們又受載體的質(zhì)量、載體存放環(huán)境、載體存儲(chǔ)信息的有效期等條件的影響,即對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的安全性、完整性要求更高。實(shí)行電算化的時(shí)間越長,會(huì)計(jì)檔案與財(cái)務(wù)軟件的版本數(shù)越多,即會(huì)計(jì)電算化檔案更需要科學(xué)的管理。因此,即使實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)檔案管理的信息化,在歸檔中也需要實(shí)行所謂的“雙套制”,即將同一份檔案的紙質(zhì)版和電子版同時(shí)歸檔。
三、電算化會(huì)計(jì)檔案工作的內(nèi)容
1、搞好數(shù)據(jù)挖掘和整理,建好數(shù)據(jù)庫,并及時(shí)采集動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)
檔案信息的數(shù)字化是整個(gè)檔案管理信息化的基礎(chǔ),其他的一切工作都建立在此基礎(chǔ)之上。傳統(tǒng)的檔案大都以紙質(zhì)為載體,實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化,必須向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變。未來的財(cái)務(wù)檔案室就是財(cái)務(wù)檔案的數(shù)據(jù)采集源泉和基地,是數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務(wù)工作基地。在財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上,必須建立企業(yè)財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫,可以按企業(yè)財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)容分類建立若干個(gè)主要的數(shù)據(jù)庫,如按標(biāo)準(zhǔn)制度、原始憑證、會(huì)計(jì)賬簿、指標(biāo)文件、工作資料等建立幾個(gè)主要基本數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫一經(jīng)建立,立即著手?jǐn)?shù)據(jù)的錄入,將本單位的財(cái)務(wù)檔案資料都錄入計(jì)算機(jī)。
2、搞好財(cái)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè),提高檔案使用效率
檔案的最大價(jià)值在于利用,檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)將為檔案信息的充分利用提供廣闊天地。建立完善的財(cái)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò),一方面可以將業(yè)務(wù)上級(jí)的文檔以及本級(jí)各單位的相關(guān)文件直接進(jìn)入或轉(zhuǎn)換進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫,減少檔案人員的重復(fù)錄入工作,保證檔案信息的完整性。另一方面也可以實(shí)行聯(lián)機(jī)公共目錄查詢、光盤遠(yuǎn)程檢索服務(wù),也可以通過電子郵件或BBS等方式開展財(cái)務(wù)檔案信息咨詢?？傊?網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)檔案的在線管理和使用功能,可以大大減少檔案在形成、調(diào)閱上的時(shí)空差,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理由靜態(tài)管理向動(dòng)態(tài)管理的跨越,整合財(cái)力資源、人力資源,提高財(cái)務(wù)檔案管理能力和質(zhì)量。
3、搞好財(cái)務(wù)檔案管理輔助決策系統(tǒng)建設(shè),做到定量分析與定性分析相結(jié)合,科學(xué)管理使用檔案
財(cái)務(wù)檔案信息通過采集整理和網(wǎng)絡(luò)傳輸,最終要提供給各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、決策部門、財(cái)務(wù)人員處理和運(yùn)用。由于信息量大、保障要求高,僅憑有關(guān)人員的經(jīng)驗(yàn)來處理問題是不行的,必須依賴于先進(jìn)的、智能化程度較高的輔助決策系統(tǒng)。以管理科學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)、行為科學(xué)和控制論為基礎(chǔ),以計(jì)算機(jī)技術(shù)、人工智能技術(shù)、經(jīng)濟(jì)數(shù)學(xué)等為手段,建立決策支持系統(tǒng)。該系統(tǒng)能對(duì)一個(gè)問題提出多種方案,并對(duì)方案進(jìn)行比較、分析和優(yōu)化,最大限度地提高財(cái)務(wù)保障的決策水平和決策質(zhì)量。
