1 關(guān)于會(huì)計(jì)電算化
電算化是我國(guó)經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域中對(duì)以電子計(jì)算機(jī)處理經(jīng)濟(jì)事務(wù)的通俗稱謂。對(duì)于會(huì)計(jì)電算化的定義,在財(cái)政部會(huì)計(jì)司組織編寫的《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范培訓(xùn)教材》中指出:“會(huì)計(jì)電算化是指計(jì)算機(jī)技術(shù)在會(huì)計(jì)工作中的應(yīng)用,即采用電子計(jì)算機(jī)代替人工記賬、算賬、報(bào)賬,以及對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行分析和利用的過程。具體來講就是由專業(yè)人員編制會(huì)計(jì)軟件,由會(huì)計(jì)人員及有關(guān)操作人員操作會(huì)計(jì)軟件,指揮計(jì)算機(jī)替代人工來完成會(huì)計(jì)工作的活動(dòng)?！?
現(xiàn)在,我國(guó)大部分企業(yè)在會(huì)計(jì)電算化的運(yùn)用上由于深受傳統(tǒng)會(huì)計(jì)理論的影響,還只停留在以算賬、記賬、報(bào)賬等會(huì)計(jì)核算為主的初級(jí)階段,實(shí)際上,會(huì)計(jì)電算化的運(yùn)用還包括許多內(nèi)容:①對(duì)存貨的進(jìn)、銷、存管理;②對(duì)資金的調(diào)度管理;③對(duì)應(yīng)收、應(yīng)付之類往來賬的管理;④對(duì)固定資產(chǎn)的管理;⑤將報(bào)表轉(zhuǎn)換成直觀、形象的圖表;⑥利用虛擬記賬的方法,隨時(shí)結(jié)出“節(jié)余”數(shù)字,對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)成本和銷售利潤(rùn)實(shí)行動(dòng)態(tài)化的管理;⑦還可以借助網(wǎng)絡(luò)打破傳統(tǒng)的時(shí)空觀和地域觀,在異地進(jìn)行網(wǎng)上查詢或通過發(fā)號(hào)施令,實(shí)行遠(yuǎn)程控制;⑧利用存貯在電腦內(nèi)的數(shù)據(jù)安全、可靠,資料多、信息全的特點(diǎn),可以對(duì)比幾年的數(shù)據(jù),發(fā)揮電腦海量存儲(chǔ)的特點(diǎn),快速地檢索資料,進(jìn)行比照分析,發(fā)現(xiàn)規(guī)律性、有價(jià)值的東西,來指導(dǎo)今后的工作,以達(dá)到管理目的。與此同時(shí),也有少部分企業(yè)開始應(yīng)用ERP軟件,但總體來說只最大限度地發(fā)揮了電腦運(yùn)算速度快、計(jì)算精度高的特點(diǎn),而對(duì)其模糊分析等方面的智能化優(yōu)點(diǎn)關(guān)注的較少,事實(shí)上,目前會(huì)計(jì)理論的發(fā)展除了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部分有更新外,還涵蓋了物價(jià)變動(dòng)會(huì)計(jì)、人力資源會(huì)計(jì)等許多新領(lǐng)域。所以,在關(guān)注計(jì)算機(jī)的智能化和會(huì)計(jì)工作的新理論方面,會(huì)計(jì)電算化有許多工作可去做,更是大有可為的。
2 會(huì)計(jì)電算化與工程管理的關(guān)系
2.1 會(huì)計(jì)電算化是工程管理現(xiàn)代化基礎(chǔ)。管理者依據(jù)會(huì)計(jì)人員提供的信息來了解起企業(yè)自身的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)狀況,并據(jù)此進(jìn)行決策。試想,每次要在一個(gè)會(huì)計(jì)分期十幾天后(如月報(bào))才能得到一批資料,即使數(shù)據(jù)再準(zhǔn)確,再全面,面對(duì)瞬息萬(wàn)變的經(jīng)濟(jì)形式,我們也只能是望洋興嘆。
這里還要特別提到管理會(huì)計(jì)在會(huì)計(jì)電算化中的運(yùn)用。管理會(huì)計(jì)中其實(shí)有許多非常好的方法,如保本點(diǎn)的計(jì)算、經(jīng)濟(jì)訂購(gòu)批量的確定、零件自制還是外購(gòu)的決策、是否接受追加訂貨及預(yù)測(cè)尚未發(fā)生的會(huì)計(jì)現(xiàn)象等,它們總是把定性的問題量化,再回歸到定性的分析上來。雖然實(shí)際結(jié)果不一定肯定應(yīng)驗(yàn),但會(huì)讓你感到比較可靠。因此,可以說很多東西都有著很強(qiáng)的實(shí)際意義,也都有很好的用途,但實(shí)際工作中運(yùn)用的卻并不多,究其原因無(wú)外乎在于計(jì)算起來太繁瑣、太復(fù)雜,其中很多公式涉及到高等數(shù)學(xué)方面的專業(yè)知識(shí),運(yùn)算過程長(zhǎng),有時(shí)頗費(fèi)一番周折得出的數(shù)據(jù)還可能有疏漏,讓人不置可否。
正因?yàn)闀?huì)計(jì)電算化的基礎(chǔ)性作用如此顯著,筆者認(rèn)為要大力推行會(huì)計(jì)電算化。在推行過程中可采取一些必要的行政措施,這方面“金稅工程”的順利實(shí)施給作了很好的范例。同時(shí)還要加大會(huì)計(jì)電算化人才的培養(yǎng)力度。著力培養(yǎng)大批適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)需要的會(huì)計(jì)電算化中、高級(jí)人才,提高會(huì)計(jì)人員的從業(yè)素質(zhì),特別是提高會(huì)計(jì)電算化人員的實(shí)際操作水平和操作能力,造就一批既擅長(zhǎng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù),又熟諳電腦和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的復(fù)合型人才應(yīng)是當(dāng)務(wù)之急。
2.2 會(huì)計(jì)電算化體現(xiàn)管理現(xiàn)代化的目的和要求。企業(yè)管理中要隨時(shí)知道本期收入、費(fèi)用和利潤(rùn)情況,就生產(chǎn)型企業(yè)而言,特別是掌握適時(shí)的銷售狀況、成本狀況,以便進(jìn)行成本控制,未雨綢繆,搶占制高點(diǎn),先發(fā)制人,來贏得主動(dòng)。這樣,使會(huì)計(jì)信息的反饋價(jià)值顯得特別重要。當(dāng)然,首先要保證會(huì)計(jì)信息的及時(shí)性和可靠性。
所以,會(huì)計(jì)電算化軟件在開發(fā)過程中應(yīng)充分考慮體現(xiàn)管理現(xiàn)代化的目的和要求,實(shí)踐中,還要根據(jù)使用者的反饋信息進(jìn)行不斷調(diào)整、充實(shí)和完善。
3 會(huì)計(jì)電算化在工程管理中的作用及對(duì)策
3.1 會(huì)計(jì)電算化可以提高會(huì)計(jì)工作效率。這表現(xiàn)在單位的會(huì)計(jì)成本大大降低,而且把“人”這個(gè)生產(chǎn)力中最根本、最具革命性的因素解放出來,使其將更多的精力投入到管理工作中去。
3.2 會(huì)計(jì)電算化還可以提高會(huì)計(jì)工作質(zhì)量。這主要體現(xiàn)在消除會(huì)計(jì)指標(biāo)出錯(cuò)的可能性上,使其更加精確和會(huì)計(jì)報(bào)告更加及時(shí)等方面。很多經(jīng)濟(jì)指標(biāo)可以采用科學(xué)的運(yùn)算方法,特別是管理會(huì)計(jì)的一些方法在計(jì)算機(jī)的支持下能很方便地實(shí)現(xiàn)(本文就此將作專門探討)。
3.3 會(huì)計(jì)電算化還改變了人們的工作方式和思維方式。過去人們認(rèn)為一些做不到或做不好的事情,現(xiàn)在不僅可以做到,而且完成得還很好,因此,由于會(huì)計(jì)電算化的實(shí)施而造成的對(duì)人們觀念、思維上的沖擊將是革命性的。
3.4 計(jì)算機(jī)代替手工填制記賬憑證是相當(dāng)容易的,并且比手工制作的憑證更規(guī)范、效率更高。但是難以給查賬和審計(jì)工作提供可靠的依據(jù)。為了解決這一矛盾,可以先由計(jì)算機(jī)填制輸出記賬憑證,然后由有關(guān)經(jīng)辦人確認(rèn)后簽名或蓋章,無(wú)簽名或蓋章的視作無(wú)效憑證,不得進(jìn)行賬務(wù)處理。設(shè)置主輔操作員進(jìn)行兩次輸入,僅僅是為了防止數(shù)據(jù)輸入時(shí)錯(cuò)誤,對(duì)于原始憑證與記賬憑證中的差錯(cuò)卻無(wú)法校正,連事后控制的作用也發(fā)揮不了。因此,可直接由主辦會(huì)計(jì)根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證操作計(jì)算機(jī)制作記賬憑證,并將數(shù)據(jù)存入一個(gè)臨時(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)中,以便調(diào)出修改。同時(shí)應(yīng)對(duì)輸出的記賬憑證確認(rèn)后簽名或蓋章,然后交稽核員稽核。對(duì)于審核無(wú)誤的記賬憑證,稽核員交出納進(jìn)行收、付款,并操作計(jì)算機(jī)將主辦會(huì)計(jì)存入臨時(shí)庫(kù)存中的憑證數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入正式數(shù)據(jù)存中,以便進(jìn)行賬務(wù)處理。
