一、ERP環(huán)境下會計業(yè)務(wù)流程重組的必要性
(一)傳統(tǒng)會計流程的缺陷傳統(tǒng)會計處理中，會計人員在拿到原始憑證后開始編制記賬憑證，記賬憑證是會計信息的第一次出現(xiàn)，隨后會計賬簿的登記和會計報表的編制只是記賬憑證上會計信息的轉(zhuǎn)抄結(jié)果，其中存在的缺陷是：只注重會計信息。會計人員主要以價值形式對經(jīng)濟業(yè)務(wù)進行處理，在記賬憑證中只確定應(yīng)借應(yīng)貸的會計科目及其金額，對于業(yè)務(wù)發(fā)生時所包含的其他詳細信息在此過程中被忽略，這些信息對于信息使用者來講也可能是重要的。無法實時監(jiān)控。傳統(tǒng)會計流程中會計部門與其他職能部門彼此獨立，提供的會計信息相對滯后，不但無法看到每筆業(yè)務(wù)發(fā)生的全貌，而且管理者無法對相關(guān)業(yè)務(wù)進行實時監(jiān)控，這極大地影響了管理的效率。無法滿足信息使用者個性化要求。傳統(tǒng)會計系統(tǒng)將全部會計信息通過資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表及其附表來反映，這些財務(wù)報表格式標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)概括，但會計信息使用者眾多，他們只關(guān)心特定的信息，而采用模式化的會計報表無法滿足其個性化的具體要求。
(二)會計業(yè)務(wù)流程重組的必要性ERP是指整合企業(yè)內(nèi)部資源的企業(yè)經(jīng)營管理系統(tǒng)，使企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)一化、全部在線處理。企業(yè)在實施ERP后，企業(yè)的管理流程會發(fā)生一些變化，因為ERP的推行和實施，企業(yè)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)可以共享、業(yè)務(wù)處理的速度明顯加快，可處理的業(yè)務(wù)工作量加大。與傳統(tǒng)會計流程相比，ERP環(huán)境下的會計業(yè)務(wù)流程表現(xiàn)出集成性和實時性的特點，ERP系統(tǒng)中的會計模塊是企業(yè)經(jīng)營管理系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)，要求其工作流程與企業(yè)其他管理工作始終融為一體，不可分割。會計模塊與其他模塊有著密切的聯(lián)系，如采購模塊、銷售模塊等的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)可直接傳人會計模塊。在ERP環(huán)境下，很多原來由財務(wù)部門進行的工作，實施信息集成后可以由其他部門的員工來完成，會計數(shù)據(jù)可以由各部門分別收集后傳輸至公共數(shù)據(jù)庫共享，會計部門也可以對其中的數(shù)據(jù)進行及時處理。因此面對ERP環(huán)境，原有的會計業(yè)務(wù)流程已不再適用，必須進行流程重組。
二、ERP環(huán)境下會計業(yè)務(wù)流程重組的方案
(一)成立組織企業(yè)的任何一項工作都要由人完成，會計業(yè)務(wù)流程重組也不例外。成功地重組會計業(yè)務(wù)流程是ERP順利實施的保證，因此要成立一個有權(quán)威、業(yè)務(wù)經(jīng)驗豐富的改革組織，組織成員應(yīng)由單位負責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)，再抽調(diào)各業(yè)務(wù)部門熟悉業(yè)務(wù)的人員組成。由于每個企業(yè)ERP系統(tǒng)的構(gòu)成模塊不盡相同，因此各業(yè)務(wù)部門的選擇要以ERP的實施為依據(jù)，如企業(yè)的ERP系統(tǒng)要將采購部門、生產(chǎn)部門、銷售部門和會計部門集成實施，則該企業(yè)在成立流程重組的組織時，應(yīng)分別從采購部門、生產(chǎn)部門、銷售部門和會計部門抽調(diào)人員。至于各部門人員的確定，可由各部門主管人員指定精通本部門業(yè)務(wù)的人員組成。
(二)制定計劃組織成立后，應(yīng)著手制定會計業(yè)務(wù)流程的重組計劃。該過程主要的任務(wù)是分析現(xiàn)行業(yè)務(wù)流程，確立需要重組的業(yè)務(wù)。此外，還要改變職員原有的會計觀念，制定相應(yīng)的人員培訓(xùn)計劃。同時企業(yè)原有的組織結(jié)構(gòu)與新流程不再適應(yīng)，為保證重組后的會計業(yè)務(wù)流程順利實施，還必須重建會計組織。因此，在ERP環(huán)境下，重建會計業(yè)務(wù)流程是基礎(chǔ)，但它的順利實施離不開會計觀念重建和會計組織重建，因此要成功地進行會計業(yè)務(wù)流程重組，需從會計觀念、會計流程和會計組織三方面入手。
一是重建會計觀念。會計人員原來的工作方式是相互獨立、各自為陣，被動地執(zhí)行自己的工作，在ERP環(huán)境下，原有的會計模式已經(jīng)改變，相應(yīng)的，會計觀念也需要進行重建。而改變會計觀念首先要通過培訓(xùn)來進行，培訓(xùn)內(nèi)容主要以包括以下三部分：(1)會計人員應(yīng)樹立團隊合作的觀念，在團隊中，每個成員不僅僅對自己所從事的一部分工作負責(zé)，還要與其他成員密切配合，形成良好的互動機制；(2)會計人員應(yīng)樹立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)觀念，原來的業(yè)務(wù)信息是從業(yè)務(wù)部門到會計部門的單向流動，ERP環(huán)境下的信息交流是多樣化雙向交流，這與原來有很大的不同，另外，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，會計人員要有防范風(fēng)險的觀念；(3)會計人員應(yīng)樹立道德觀念，ERP環(huán)境下的會計信息系統(tǒng)具有開放性，比較易獲得企業(yè)商業(yè)秘密，因此會計人員更應(yīng)該加強會計職業(yè)道德觀念。
二是重建會計流程。傳統(tǒng)會計業(yè)務(wù)流程下，會計部門與其他職能部門彼此獨立，會計數(shù)據(jù)通常是在業(yè)務(wù)發(fā)生后由會計人員采集，實時性差，通常只能提供事后信息，而且，會計數(shù)據(jù)只能反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的小部分信息，與管理相關(guān)的信息并未采集，因此重組后的會計處理流程應(yīng)充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，實現(xiàn)原始數(shù)據(jù)自動收集、以事件驅(qū)動處理信息以及實時輸出會計信息的方式，最終達到數(shù)出一源、數(shù)據(jù)共享，滿足各類信息使用者需求的目標(biāo)。(1)原始數(shù)據(jù)自動收集。ERP環(huán)境下，要避免數(shù)據(jù)重復(fù)錄入，實現(xiàn)一次錄入后數(shù)據(jù)共享，應(yīng)事先將系統(tǒng)要求的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)格式傳達給各業(yè)務(wù)部門，這樣業(yè)務(wù)發(fā)生時，各業(yè)務(wù)部門才能準(zhǔn)確錄入原始數(shù)據(jù)，并將其存儲于公共數(shù)據(jù)庫中，這些數(shù)據(jù)只是經(jīng)過初步加工的源數(shù)據(jù)。會計部門定時從數(shù)據(jù)庫中調(diào)用所需的會計數(shù)據(jù)，再按照會計核算的要求生成有關(guān)的會計信息后存入該公共數(shù)據(jù)庫中。(2)以事件驅(qū)動進行信息處理，并實時輸出信息。傳統(tǒng)會計業(yè)務(wù)流程是以功能驅(qū)動進行信息處理的，通常將會計信息系統(tǒng)分解為采購核算、庫存核算、銷售核算、應(yīng)收應(yīng)付核算、固定資產(chǎn)核算、成本核算、賬務(wù)處理和報表編制等若干系統(tǒng)，各系統(tǒng)都有自己專門的功能并順序執(zhí)行，導(dǎo)致某些系統(tǒng)的數(shù)據(jù)得不到及時的處理。ERP環(huán)境下的會計業(yè)務(wù)流程應(yīng)是事件驅(qū)動的，即當(dāng)公共數(shù)據(jù)庫中采集了源數(shù)據(jù)，信息使用者要從系統(tǒng)申獲取所需的信息時，可由信息使用者輸入相應(yīng)的信息處理要求，系統(tǒng)接受處理要求后即啟動相應(yīng)的信息處理程序，對公共數(shù)據(jù)庫中的信息進行加工處理，并將處理結(jié)果實時反饋給信息使用者?；谑录?qū)動的ERP會計業(yè)務(wù)流程如圖1所示：
