1 檔案工作實(shí)施績(jī)效考核的意義
績(jī)效考核是現(xiàn)代企業(yè)管理模式的主要方式,是企業(yè)根據(jù)自身特點(diǎn)采取的與之相適應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制,實(shí)行科學(xué)的評(píng)價(jià)體系,對(duì)職工的工作、學(xué)習(xí)、成長(zhǎng)、效率、培訓(xùn)、發(fā)展等進(jìn)行全方位的定量和定性的考核,從而促進(jìn)改善職工的工作行為,充分發(fā)揮職工的潛能和積極性,以求更好地達(dá)到工作目標(biāo)。
科學(xué)規(guī)范的管理檔案,是衡量一個(gè)企業(yè)業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度。檔案作為歷史的真實(shí)記錄,在企業(yè)管理各項(xiàng)活動(dòng)中都發(fā)揮了很好的憑證、依據(jù)、借鑒、參考、史料的作用。將檔案工作納入績(jī)效考核管理,可加大檔案工作的督導(dǎo)落實(shí)力度,對(duì)提高檔案資料的完整程度和工作管理水平發(fā)揮著重要作用。主要體現(xiàn)在五個(gè)方面:一管理作用。通過(guò)考核辦法的制定和落實(shí),可進(jìn)一步明確檔案工作的工作目標(biāo)和工作標(biāo)準(zhǔn),在工作過(guò)程中起到溝通、學(xué)習(xí)、改進(jìn)等作用。二激勵(lì)作用。通過(guò)績(jī)效考核的獎(jiǎng)優(yōu)罰劣,改善調(diào)整檔案及相關(guān)人員工作行為,促使檔案及相關(guān)人員更加積極、主動(dòng)、規(guī)范地去完成檔案資料的收集整理、歸檔、借閱及利用工作。三導(dǎo)向作用。以檔案工作規(guī)范化為績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn),以考核標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范工作行為,確立檔案工作方向。四監(jiān)控作用。通過(guò)績(jī)效考核,對(duì)檔案工作過(guò)程、環(huán)節(jié)、質(zhì)量及效率等方面進(jìn)行監(jiān)督、規(guī)定及考評(píng),獲得反饋信息,可有效促進(jìn)調(diào)整和改進(jìn)檔案工作。五約束作用。將檔案工作納入績(jī)效考核,與獎(jiǎng)罰掛鉤,可以對(duì)機(jī)關(guān)責(zé)任部門(mén)和人員起到較好的約束作用,促使其不得不干。同時(shí),也是對(duì)檔案工作人員的約束,借閱人員工作的好壞也可以提出,并可進(jìn)行考核獎(jiǎng)罰。
2 建立完善檔案管理的責(zé)任體系
以績(jī)效考核為平臺(tái)推進(jìn)檔案工作的責(zé)任化管理,目的在于“分解目標(biāo)、落實(shí)責(zé)任”。也就是將文件資料的形成、積累、整理、立卷、利用工作,納入科研、生產(chǎn)、基本建設(shè)等單位的工作計(jì)劃,納入領(lǐng)導(dǎo)工作議程,納入有關(guān)人員的崗位責(zé)任制,將檔案工作責(zé)任落實(shí)到檔案室及各相關(guān)人員,可有效提高有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和人員的檔案意識(shí)。通過(guò)實(shí)施目標(biāo)及過(guò)程考核,達(dá)到實(shí)現(xiàn)檔案工作科學(xué)化、規(guī)范化、制度化管理的目標(biāo)。
在檔案工作責(zé)任體系中,將檔案工作納入相關(guān)工作流程當(dāng)中,起到相互監(jiān)督與聯(lián)系的作用。例如,在外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目時(shí),機(jī)關(guān)部門(mén)以書(shū)面通知檔案管理人員參加驗(yàn)收,并由檔案管理人員會(huì)同專(zhuān)業(yè)人員對(duì)文件材料進(jìn)行驗(yàn)收,由設(shè)備采購(gòu)人員負(fù)責(zé)收集整理,在設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收起或安裝調(diào)試一個(gè)月內(nèi)向檔案部門(mén)歸檔。文件材料不齊全、驗(yàn)收單上無(wú)檔案人員簽字,財(cái)務(wù)部門(mén)不予辦理款項(xiàng)支付手續(xù)。通過(guò)此種方式,可極力避免原始資料的丟失和遺漏,易于收集第一手資料,亦無(wú)形之中對(duì)機(jī)關(guān)管理部門(mén)和人員施加必須保證資料齊全和及時(shí)上交的壓力,對(duì)檔案管理工作的第一步—收集的完整性奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。綜上所述,通過(guò)檔案工作責(zé)任體系的建立,降低了檔案室工作的被動(dòng)性,促進(jìn)達(dá)到檔案工作各方面規(guī)定要求,減少催交檔案資料等環(huán)節(jié),提高了工作效率。
3 做好檔案工作的流動(dòng)性管理
檔案部門(mén)的主要任務(wù)是檔案材料的整理、管理、投放、傳遞和周轉(zhuǎn),是一個(gè)流動(dòng)性的管理過(guò)程。檔案管理的根本目的在于檔案利用,工作的最基本要求是保護(hù)好檔案資料的完整性。要確保參考價(jià)值的文件保存完好以備利用,績(jī)效管理就要有的放矢,把握好兩個(gè)方面重點(diǎn),一是文件資料歸檔,二是文件資料借閱,也就是一個(gè)“進(jìn)”和一個(gè)“出”兩個(gè)環(huán)節(jié)。
對(duì)檔案資料的流動(dòng)性管理上,通過(guò)績(jī)效考核可切實(shí)起到約束和監(jiān)督、利用和保護(hù)的作用,重點(diǎn)突出嚴(yán)格性、規(guī)范性、時(shí)限性,以及對(duì)檔案人員和其他人員的雙方管理,保障檔案工作的順利開(kāi)展。例如,歸檔的文件材料的質(zhì)量是檔案質(zhì)量的先天因素,如歸檔的文件材料應(yīng)為原件、載體和本身應(yīng)符合耐久性要求等,因此,在文件材料歸檔前,檔案室人員要嚴(yán)格檢查歸檔文件材料是否符合歸檔要求,對(duì)于未按照歸檔材料規(guī)定及未達(dá)到規(guī)定要求的,每條扣*分(本分值與該單位部門(mén)及人員的績(jī)效工資掛鉤),并采取適當(dāng)措施進(jìn)行改正;對(duì)違反借閱制度,不按期歸還檔案或資料者,檔案管理部門(mén)將下發(fā)檔案、資料催還通知單,在規(guī)定期限內(nèi)強(qiáng)行收回,每延誤一天扣績(jī)效**分,直至歸還所借檔案?？傊?切實(shí)抓好檔案資料的“進(jìn)出口”,是保證檔案資料的完好再利用的重點(diǎn)。
4 促進(jìn)檔案工作發(fā)展
檔案工作實(shí)施績(jī)效考核,是為了適應(yīng)企業(yè)發(fā)展形勢(shì)需要,對(duì)檔案工作作出適時(shí)和全面的評(píng)價(jià),查找工作中的不足,發(fā)現(xiàn)與規(guī)范要求的差距,以尋求更為有效的服務(wù)新途徑,提高檔案利用的質(zhì)量和水平,更好地發(fā)揮檔案的作用,在企業(yè)創(chuàng)造效益的同時(shí),促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。
檔案意識(shí)是制約檔案事業(yè)發(fā)展得關(guān)鍵性問(wèn)題。績(jī)效考核工作的開(kāi)展,可有效促使企業(yè)職工轉(zhuǎn)變檔案觀念,更好地認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性。在日常工作中,績(jī)效考核作為管理手段,“提醒”資料積累者主動(dòng)把材料上交檔案室。檔案室在規(guī)章制度的“指引”下,對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)管理,把“死”檔案變成“活”檔案,單位或人員需要時(shí)隨時(shí)提供,充分發(fā)揮檔案的使用價(jià)值。實(shí)踐證明,績(jī)效考核貫穿于檔案管理工作各個(gè)環(huán)節(jié),與經(jīng)濟(jì)利益掛鉤,嚴(yán)格考核,可有效規(guī)范檔案工作行為,引領(lǐng)單位部門(mén)或機(jī)關(guān)人員強(qiáng)化檔案意識(shí),提高檔案工作的主動(dòng)性和檔案利用的質(zhì)量及水平,為檔案事業(yè)的各項(xiàng)工作發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
