一、知識(shí)管理與檔案信息資源建設(shè)的關(guān)聯(lián)
1．知識(shí)管理是一種全新的管理理念和方法
知識(shí)管理是運(yùn)用信息技術(shù)，通過(guò)對(duì)知識(shí)的取得、整合、轉(zhuǎn)換、分享、應(yīng)用與創(chuàng)新等一系列活動(dòng)，使知識(shí)不斷產(chǎn)生、累積與升華，以便更有系統(tǒng)、更有效地運(yùn)用知識(shí)去創(chuàng)新的管理。知識(shí)管理作為知識(shí)經(jīng)濟(jì)催生的一種全新的管理理念與管理方法，致力于對(duì)各種知識(shí)的連續(xù)性管理，通過(guò)知識(shí)交流與共享推動(dòng)知識(shí)創(chuàng)新，著力培育和提升組織的集體創(chuàng)造力。
知識(shí)管理理論將知識(shí)劃分為顯性知識(shí)利隱性知識(shí)，這種認(rèn)識(shí)源于英國(guó)的哲學(xué)家邁克爾·波蘭尼(MichaelPolanyi)，經(jīng)過(guò)被譽(yù)為“現(xiàn)代管理學(xué)之父”的美國(guó)的彼得·德魯克(PeterF Durcker)、日本學(xué)者野中郁次郎(LujiroNonaka)等人的進(jìn)一步闡發(fā)建構(gòu)被廣泛采納接受。顯性知識(shí)是指用書面文字、圖表和數(shù)學(xué)公式表述的知識(shí)，易于傳遞、分享；隱性知識(shí)是指尚朱被言語(yǔ)或其他形式表述的知識(shí)，往往以個(gè)人的技術(shù)訣竅、作經(jīng)驗(yàn)等形式存在，與個(gè)體的知識(shí)結(jié)構(gòu)、閱歷、思維方式等密切相關(guān)，是處于“緘默”狀態(tài)的知識(shí)，不易被獲取和傳遞。顯性知識(shí)植根、依賴于隱性知識(shí)。隱性知識(shí)是人類知識(shí)的內(nèi)核，而顯性知識(shí)只是在內(nèi)核上賦予了可以表述和轉(zhuǎn)達(dá)的外型。因此，知識(shí)管理明確地提出要對(duì)組織內(nèi)的顯性、隱性知識(shí)同樣實(shí)施有效的管理，尤其要重視隱性知識(shí)的管理。
2．檔案信息資源建設(shè)應(yīng)被賦予新的內(nèi)涵
檔案信息資源建設(shè)的真正含義是什么?它的實(shí)際工作內(nèi)容義是什么?同答這兩個(gè)問(wèn)題，首先需要對(duì)建設(shè)的對(duì)象——檔案信息資源有個(gè)準(zhǔn)確把握。檔案信息資源是適應(yīng)生產(chǎn)力的發(fā)展水平，通過(guò)人類的參與而獲取的可利用的檔案信息的集合。除了具有信息的共性外，又具有自身的特性，即本源性、積累性和內(nèi)向性。
“建設(shè)”一詞具有創(chuàng)立、建立、增加之意。檔案信息資源建設(shè)含義可以表述為：檔案部門對(duì)本區(qū)域、本領(lǐng)域、本單位的檔案信息資源進(jìn)行合理配置、分析研究，最終建立檔案信息資源庫(kù)的一系列活動(dòng)的總稱，屬于檔案管理作的范疇。我國(guó)的檔案管理工作，在過(guò)去很長(zhǎng)一個(gè)時(shí)期，人們都認(rèn)為有“六個(gè)環(huán)節(jié)”：收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用。后來(lái)，逐漸把編目與檢索、編輯與研究也列入檔案管理工作的基本內(nèi)容，與“六個(gè)環(huán)節(jié)”增加到八個(gè)環(huán)節(jié)：。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，檔案管理的傳統(tǒng)理論迎米了變革和創(chuàng)新，檔案信息資源建設(shè)的工作內(nèi)容也隨之豐富起來(lái)。筆者認(rèn)為檔案信息資源建設(shè)應(yīng)該包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編目與檢索、編輯與研究七個(gè)環(huán)節(jié)，與提供利用共同構(gòu)成檔案管理工作整體。檔案信息資源建設(shè)按照檔案信息的加工處理程度劃分為兩個(gè)階段：實(shí)體收藏(收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì))和檔案信息資源開發(fā)(編目與檢索、編輯與研究)。實(shí)體收藏是檔案信息資源開發(fā)的基礎(chǔ)，其成果是收集齊全、整理有序的檔案實(shí)體。檔案信息資源開發(fā)是圍繞社會(huì)需要，利用專業(yè)方法和現(xiàn)代技術(shù)，從收藏實(shí)體中發(fā)掘有用的信息材料進(jìn)行編輯和研究，強(qiáng)調(diào)檔案信息的加工處理，是檔案信息資源建設(shè)的高級(jí)階段，其成果是配置合理、高度整合的檔案信息資源庫(kù)。
3．基于知識(shí)管理的檔案信息資源建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的要求
當(dāng)前，檔案信息資源的作用日益凸現(xiàn)，檔案管理工作的內(nèi)容不斷升華。有人認(rèn)為：“檔案館作為檔案集中保管與利用基地，具有應(yīng)用檔案信息資源為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來(lái)著想的獨(dú)特作用”，并指出：“要把檔案館建成‘思想庫(kù)’，更好地發(fā)揮檔案資政襄政作用?！庇腥嗣鞔_指出：“在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案管理將成為知識(shí)管理，檔案服務(wù)成為知識(shí)服務(wù)，檔案機(jī)構(gòu)的核心功能將是檔案服務(wù)與開發(fā)能力。”這些論述體現(xiàn)了檔案界對(duì)檔案信息資源進(jìn)行了重新定位，對(duì)利用知識(shí)管理的理念和方法把檔案信息資源建設(shè)成為知識(shí)型、思想型資源已有了明確的認(rèn)識(shí)。檔案信息雖不等同于知識(shí)，但檔案信息包含著知識(shí)。檔案信息資源作為知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代重要的戰(zhàn)略資源，其重要性很人程度上體現(xiàn)在檔案信息能夠轉(zhuǎn)化為知識(shí)，能夠服務(wù)于生產(chǎn)力的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步。檔案信息資源建設(shè)與知識(shí)管理有著密不可分的聯(lián)系，基于知識(shí)管理的檔案信息資源建設(shè)是新時(shí)期檔案館履行其文化使命的必然選擇。檔案作者必須對(duì)知識(shí)管理理論有清晰的認(rèn)識(shí)，將這種全新的管理理念與管理方法融入自己的作領(lǐng)域，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代提升自身工作的價(jià)值，為社會(huì)的發(fā)展發(fā)揮更大的作用。
二、知識(shí)管理視角下檔案信息資源建設(shè)的策略
知識(shí)管理不僅是一項(xiàng)專業(yè)管理活動(dòng)、一系列管理技術(shù)方法，而且屬于價(jià)值觀念、管理范式、管理理念范疇，還包括了組織更高層面的管理體系和方法論。利用知識(shí)管理的理念和方法開展檔案信息資源建設(shè)，是檔案作適應(yīng)時(shí)代要求的理性選擇。
1．發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢(shì)，優(yōu)化檔案信息資源結(jié)構(gòu)
收集本區(qū)域、本領(lǐng)域、本單位的檔案是檔案部門的職能使命。檔案工者在長(zhǎng)期的工作實(shí)踐中積累了這方面的經(jīng)驗(yàn)，具備檔案信息資源收集、鑒定和整理的專業(yè)優(yōu)勢(shì)。如今，檔案不僅是組織內(nèi)本源性的“歷史記錄”，而且是重要的戰(zhàn)略資源，除了發(fā)揮檔案的憑證價(jià)值外，更要注重檔案參考價(jià)值的開發(fā)。筆者認(rèn)為，在實(shí)體收藏階段，特別是檔案收集、鑒定過(guò)程中就當(dāng)注入知識(shí)管理的理念，不僅要收集正式文件，而且要加強(qiáng)相關(guān)文件和外部信息的收集，這樣建立的檔案信息資源體系才有利丁檔案信息連續(xù)性地管理和隱性知識(shí)的挖掘。另外，收集歸檔要堅(jiān)持?jǐn)?shù)量與質(zhì)量并重的原則。檔案工作者充分認(rèn)識(shí)劍：利用需求的不斷增長(zhǎng)與館藏?cái)?shù)量有限、結(jié)構(gòu)單一之間的矛盾日益突出，對(duì)豐富館藏、優(yōu)化結(jié)構(gòu)已達(dá)成廣‘泛共識(shí)。然而，實(shí)際作中不能將其等同于盲目地?cái)U(kuò)大收集歸檔范同，造成進(jìn)館數(shù)鼙急劇膨脹、檔案信息組織無(wú)從下手的尷尬局面。岡此，歸檔范闈的擴(kuò)人是有限的擴(kuò)人，是以挖捌隱性知識(shí)為目的的擴(kuò)人。確定歸檔范圍和鑒別進(jìn)館是一個(gè)知識(shí)評(píng)價(jià)的理性過(guò)程，是優(yōu)化檔案信息資源結(jié)構(gòu)的關(guān)鍵所在。
