一、宣傳保密教育,樹立涉密檔案精細化管理理念
對企業(yè)全體員工進行普法保密教育,宣貫《保密法》。保密是每個公民應該履行的義務,尤其是對涉密檔案管理者。因其特殊的工作崗位和身份,了解企業(yè)涉密檔案內(nèi)容較多,企業(yè)涉密檔案有無失泄,跟檔案管理者保密責任有著重大的關(guān)系,直接影響到企業(yè)保密工作的好壞。因此,要對涉密檔案管理者及承載場所和載體進行精細化規(guī)范,統(tǒng)一管理,定期培訓保密法律法規(guī),學習《檔案法》、《國家秘密管理規(guī)定》、計算機、網(wǎng)絡保密防范技術(shù)知識,了解各類涉密檔案的保管和利用,各種密級檔案及其知悉范圍,要懂保密,會保密,善保密,努力提高通過計算機、網(wǎng)絡等介質(zhì)泄密的識別能力和防范處置能力,可以通過保密知識手冊、知識競賽、宣傳欄、組織觀看泄密案例教育片等形式對檔案管理者進行保密教育和保密提醒,增強保密意識,提高敏感性和責任心,在工作中自覺遵守保密原則,時刻牢記“敵人就在你身邊,泄密就在一瞬間”。用高度的保密意識和理念,及時發(fā)現(xiàn)泄密隱患,堵塞泄密漏洞。用嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L把守住企業(yè)的每個秘密。
二、精細涉密檔案管理制度
對制度的行為要求,執(zhí)行責任,操作程序,監(jiān)督措施等方面進行細化完善,以高技術(shù)防范手段和嚴密的監(jiān)督制約措施對涉密檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)進行保護,完善各項規(guī)章制度是做好涉密檔案管理工作的保障。我們公司根據(jù)《保密法》、《檔案法》結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)情況,制定了嚴密而簡明、易于操作的保密管理細則,如《涉密檔案保密管理細則》、《涉密檔案歸檔制度》、《涉密檔案利用制度》、《涉密檔案解密制度》等,使涉密檔案管理工作有制度可依,有章可循,同時用制度約束管理者在收集、整理、編訂、保管、使用、解密、銷毀等涉密檔案管理的各個環(huán)節(jié)不出差錯,減少泄密事件的發(fā)生。對不同涉密載體(光盤、U盤等介質(zhì))的檔案分門別類的制定規(guī)章制度,各類涉密檔案根據(jù)密級的不同,按照國家密級保管要求(秘密級10年,機密級20年,絕密級30年)制定不同的管理措施,辦理相對應的登記審批手續(xù),任何個人都無權(quán)私自存放、使用涉密檔案,涉密檔案必須在規(guī)定時間內(nèi)使用完經(jīng)審核后及時歸檔,不得隨便摘抄復印、復制、遺失。如有失泄應及時查明原因,盡快補救,減少損失。這么多年來,我們公司從無發(fā)生涉密檔案失泄事件,多次被河南省國防科工委評為保密先進單位。
三、精細責任
人是有責人感的,只要環(huán)境適當,人們不僅會承擔責任,而且還會追求責任,愿意在工作中發(fā)揮自己的聰明才智和創(chuàng)造性。企業(yè)建立保密責任制,從公司領(lǐng)導到檔案管理人員,層層簽訂保密責任書。替代壓制性管理,推動管理者自覺完成擔負的責任。我們公司采取責任雙方共同簽訂的方式,上一層履行監(jiān)督管理職責,下一層向上一層負責,形成一張“橫向到邊,縱向到底,一級向一級負責”的保密責任網(wǎng)絡?？梢浴鞍磮D索驥”進行責任監(jiān)督,責任考核和責任追究,做到“層層簽訂保密責任書,事事明確保密責任人,誰出問題誰負責”。用制度約束、監(jiān)督,將安全保密責任轉(zhuǎn)化為崗位操作規(guī)范,盡量減少知悉者的彈性空間,將對涉密檔案人員的管理納入考核,建立職責考核記錄,一方面對考核記錄不好的管理者進行保密提醒,扣發(fā)保密津貼,對記錄好的給予獎勵;另一方面注重分析履行職責不力的原因,引以為戒。獎懲分明的實施提高了管理者履行保密職責的能力,增強保密意識。公司對涉密檔案各環(huán)節(jié)的管理制度化,標準化,責任到人,進行系統(tǒng)管理,做到未雨綢繆,防范未然,最大限度地杜絕泄密事件的發(fā)生,使國家秘密得到有效保護。
四、精細日常管理
著名的“海恩法則”強調(diào),再完善的規(guī)章制度,在實際操作中也無法取代人的素質(zhì)和責任心。物防、技防不如心防,檔案保密工作重在心防,心防搞好了就會減少無意識的失密,就會少些因為“無知”造成的失密,更不會去違背規(guī)章制度,更不會有心竊密。因此,應該將安全保密工作觀念、手段、方法傳遞到涉密檔案部門的每個管理者,定期檢查每一個工作程序,無論歸檔查收,整理編輯、借閱審批,密級保管,解密,銷毀等各個環(huán)節(jié),涉密檔案都應在規(guī)章制度內(nèi)運行,帳物相符,審批手續(xù)齊全,統(tǒng)計數(shù)字準確無誤。除了檔案部門自查,公司保密辦也制定周密細致的檢查制度,定期規(guī)范化的對涉密檔案管理部門及管理者進行多層次檢查,以“查”作為手段,以“補”作為出發(fā)點和落腳點,提高涉密檔案管理者的素質(zhì)和責任心。涉密檔案管理人員無論在什么場合都要時刻警惕,從內(nèi)心深處做到不想、不敢、不做違反保密制度規(guī)定的事。牢記國防科技工業(yè)涉密人員行為“十不準”,做到守口如瓶,萬無一失,即保管的涉密資料不泄密,不損壞,不丟失,不散亂。嚴禁提供與配套項目研制無關(guān)的涉密信息,嚴禁將工作中知悉的國家秘密泄密給無關(guān)人員。
實踐證明,對涉密檔案進行精細化管理,是做好涉密檔案保密,維護檔案安全的科學方法,能夠最大限度的實現(xiàn)涉密檔案的利用價值,更好的為企業(yè)和社會服務。
