一、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的必要性
作為檔案信息化,我認為就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃組織下,在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù),對檔案信息資源進行處置、管理、開發(fā)和提供利用服務(wù)的過程。據(jù)報道,保存大量珍貴檔案文獻的美國國會圖書館將館藏的“大事材料”轉(zhuǎn)換成了便于下載保存的圖像、文本等形式,通過現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行傳遞與交流,以滿足社會利用者的多樣化需求。而在我國,利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)環(huán)境開展的檔案信息服務(wù)方式仍然主要以館藏介紹、目錄查詢等為主;館藏檔案的全息上網(wǎng)、檔案信息的網(wǎng)絡(luò)利用在國內(nèi)較為鮮見。同國外一些國家相比,差距顯得尤為突出,這說明我國目前檔案信息服務(wù)的可獲得性水平還有待于提高。因此,《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》明確提出將檔案信息化建設(shè)作為今后較長時間內(nèi)檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略重點之一。
二十一世紀,是一個網(wǎng)絡(luò)的時代。但隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展,檔案工作始終還處于從屬的地位。究其原因,主要有如下三方面:一是檔案信息形式多樣、年代跨越大、內(nèi)容寬廣,很難把握,同時從事檔案工作的人員少、事情雜、整天忙于簡單的瑣碎的工作之中。而對所藏檔案價值也不完全了解,更不可能去研究,所以就無法超前地為社會開發(fā)提供服務(wù),利用率就不高;二是檔案面對的利用者,是一群要求各異又是及其復(fù)雜的需求者。檔案人員很難預(yù)見利用者的利用意圖,顯然就不能按需主動提前編輯提供利用,也就只能是被動的要什么找什么的服務(wù)方式。就主動而言,也只是簡化查閱手續(xù)、熟練查閱工具的一種初級形式,而不能象計算機網(wǎng)絡(luò)那樣真正實現(xiàn)檔案查閱快捷、準確、高效化;三是檔案傳統(tǒng)利用方式?jīng)Q定了檔案的從屬性。檔案的價值是早已在經(jīng)濟效益和社會效益中體現(xiàn)出來,但是不被人們所重視,故而人們在檔案發(fā)展上投入不足,造成人為的制約檔案工作的發(fā)展。
信息網(wǎng)絡(luò)時代能夠改變這一現(xiàn)狀。打開計算機,網(wǎng)上瀏覽一圈,就知天下事。這是信息網(wǎng)絡(luò)時代的突出特點。人們在小小的電腦前,可以快捷、準確、高效,遠距離地實現(xiàn)自己的愿望,真是方便又明了。這就是信息網(wǎng)絡(luò)時代對檔案利用者帶來的優(yōu)越,也是檔案工作的一種變革,更是一種挑戰(zhàn)。隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展,信息網(wǎng)絡(luò)的連通,檔案工作者只有隨時代的發(fā)展而提高自己,實現(xiàn)網(wǎng)上辦公、網(wǎng)上用檔,才能準確、高效地為利用者服務(wù),才能讓檔案信息體現(xiàn)出真正的有效價值。
二、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的必備條件
隨著網(wǎng)上政府工程的完善,電子文件的運作將成為辦公的主體,作為政府直屬的部門來說也不例外,也要積極地響應(yīng)政府的號召,努力實現(xiàn)檔案信息化和辦公自動化,把檔案信息和網(wǎng)絡(luò)化融為一體。2001年,重慶市政府已開始利用政府辦公網(wǎng)并向區(qū)、縣政府、市各委局發(fā)電子文件,要求上傳的文件等均須以電子文件的形式上報。2002年,我區(qū)政府也實行了網(wǎng)上辦公。實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程,必須具備一定的條件才能實現(xiàn)。其主要條件是,一要有儲存和傳輸信息把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案并傳輸上網(wǎng)的硬件設(shè)備;二要有檔案信息上網(wǎng)、利用、組織等系統(tǒng)的法律、法規(guī)和規(guī)章;三要有過硬的編輯和操作檔案信息的高技術(shù)人才?，F(xiàn)在就對這三個條件分析如下:
1.檔案信息網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的配置。檔案信息上網(wǎng),一要有輸入、輸出的終端設(shè)備計算機;二要有儲存、管理檔案信息的中央處理器;三要有編輯檔案信息的管理軟件;四要有將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息的掃描輸入器。這是四個基本設(shè)備。這四個設(shè)備的配置,關(guān)鍵就是領(lǐng)導(dǎo)的認識、重視和資金的投入。實現(xiàn)計算機的普及,互聯(lián)網(wǎng)的開通,從大環(huán)境上講,這些條件容易實現(xiàn)。但對于檔案界這個小環(huán)境而言,還擺不上席位,檔案工作的資金完全來源于財政,一些黨政領(lǐng)導(dǎo)對這項工作還沒有足夠的重視,因此,在本來財政資金就困難的情況下,投入就更少,根本就無法購置現(xiàn)代化設(shè)備。人為的因素和資金的短缺制約了高科技在檔案管理和利用中的運用,所以許多檔案管理還處于手檢檔案的低級階段。
2.制定統(tǒng)一的檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理規(guī)范。第一,檔案信息是一個內(nèi)容十分豐富,形式極其復(fù)雜的信息源。要保證人們輕松、快捷的在網(wǎng)上查檔,就必須在全國范圍內(nèi)統(tǒng)一上網(wǎng)目錄標準。否則,形式各異的檢索目錄,就會影響利用者快速、準確的查閱檔案。第二,檔案具有保密性,必須建立一個完整的管理體系,對文件的產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個生命周期應(yīng)進行全程管理,涉及到文件的流程、管理規(guī)劃、管理方法以及質(zhì)量要求,對重要的、保密的程序和數(shù)據(jù)要加密并備份,隨時進行病毒檢測、制定系統(tǒng)運行安全管理和電子文件管理制度,規(guī)范重要的場所(如機房、庫房等)的出入規(guī)則,制定保護政策、管理規(guī)劃、管理方法以及質(zhì)量要求,從而建立一個涵蓋檔案信息資源、計算機全部管理活動的目標體系、程序體系和技術(shù)方法體系。第三,檔案信息資源保管單位利益的保護,也應(yīng)有一定的規(guī)則。因此檔案信息的編輯、保管、轉(zhuǎn)載等都需要大量的人力和物力的投入。由于網(wǎng)上用檔、利用者與管理者不直接接觸,該收取的一切費用,就只好在網(wǎng)上進行,這樣就應(yīng)該建立檔案信息利用收費網(wǎng)站。國家制定統(tǒng)一的收費標準和自動計費軟件。對每次的訪問收費,都必須有一個系統(tǒng)而詳細的規(guī)定。這樣才能保證利用和管理人雙方利益均等或不受損失。
3.建立一支會計算機編輯、會操作計算機網(wǎng)絡(luò)的高技術(shù)管理人才隊伍。檔案信息化建設(shè)是一項長期、全面而又具體的工作,信息化的實現(xiàn)不是檔案館(室)某一部門的工作,也不是單靠幾個計算機技術(shù)人員就能實現(xiàn)的,它需要所有檔案人員的積極參與與配合,檔案隊伍素質(zhì)對檔案工作信息化建設(shè)的質(zhì)量起著關(guān)鍵的作用,因此,檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質(zhì)教育的重中之重。
三、實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的對策
隨著網(wǎng)上辦公、網(wǎng)上用檔的普及,檔案部門還有許多工作要做,針對網(wǎng)上用檔的條件,我們還必須做好以下幾方面工作,為檔案實現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化奠定堅實的基礎(chǔ)。
1.加強網(wǎng)上用檔管理理論研究。為了更好地開展網(wǎng)上工作,保證提供系統(tǒng)、完整、真實的電子文件信息給利用者,我們必須加強歸檔電子文件的理論研究,其探討的理論主要包括:(1)用文字處理技術(shù)形成的電子文件,歸檔時應(yīng)有文字存儲格式、屬性和文字處理平臺的說明材料。(2)用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子文件,用計算機輔助設(shè)計或繪圖等獲得的圖形電子文件等如何歸檔的理論研究。(3)檔案信息上網(wǎng)后信息如何管理、利用的理論研究。(4)檔案信息源如何系統(tǒng)編輯上網(wǎng)的理論研究等等。
