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分析淺檔案信息化及檔案信息化建設(shè)

 一、究竟什么是檔案信息化?什么是檔案信息化建設(shè)?檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點,向以檔案實體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過程。在這樣的轉(zhuǎn)變過程中要實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化;要實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化;要實現(xiàn)檔案信息高度共享,而這必將引發(fā)檔案管理模式的變革。檔案信息化建設(shè)是指是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段,將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案,系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。
  
  檔案信息化和檔案信息化建設(shè)各遵循什么原則呢?
  檔案信息化應(yīng)遵循以下三個原則摘要:
  1、規(guī)范性原則摘要:制定和實施檔案工作標準和規(guī)范,是檔案工作現(xiàn)代化的需要,是提高工作質(zhì)量和效率的需要。實現(xiàn)館(室)藏檔案信息化,一方面可以將館(室)藏的檔案通過掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計算機可識別和處理的數(shù)字化信息,另一方面可以通過接收電子文件進館,但不管是通過館(室)藏檔案數(shù)字化還是接收電子文件,都應(yīng)該堅持規(guī)范性原則,制定相應(yīng)的標準、規(guī)范和法規(guī),如摘要:字符內(nèi)部編碼標準、數(shù)據(jù)處理格式標準、信息輸出標準(包括信息的顯示、打印、傳遞等直接面向網(wǎng)絡(luò)用戶的服務(wù)格式)及數(shù)據(jù)交換標準。只有這樣才能使電子文件的歸檔,傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化,數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現(xiàn)有序化、標準化和規(guī)范化,避免出現(xiàn)各自為政,互不兼容,重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生。
  2、平安性原則摘要:隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入,網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來。因此,我們必須加強網(wǎng)絡(luò)平安技術(shù)的探究和開發(fā),采取有力的平安策略,充分保證檔案信息的平安性。在保證檔案信息的平安性方面我們可以采取摘要:物理平安策略;訪問控制策略;(如入網(wǎng)訪問控制、網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限控制、目錄級平安控制、屬性平安控制、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器平安控制、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測和鎖定控制、網(wǎng)絡(luò)端口和節(jié)點的平安控制、防火墻控制等。)信息加密策略;網(wǎng)絡(luò)平安管理策略等。
  3、效益性原則摘要:由于檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項巨大的系統(tǒng)工程,需要投入相當?shù)娜肆?、物力、財力,因此必須要遵守效益性原則,講究信息化工作的效益, 要根據(jù)自身的能力,根據(jù)館(室)藏基礎(chǔ),分析用戶需求,探究館(室)藏體系還要考慮館(室)藏檔案的利用率。選擇數(shù)字化的內(nèi)容要“經(jīng)典”,主題要和社會利用“熱點”相結(jié)合,把重要的,利用率較高的檔案進行數(shù)字化,把那些利用率較高且利用后能產(chǎn)生較大經(jīng)濟效益和社會效益的檔案數(shù)字化,可以帶來巨大的效益。而那些利用率不高的檔案則無需數(shù)字化,否則浪費大量的人力、物力和財力。還可以根據(jù)館(室)藏檔案的特色選擇這些檔案進行數(shù)字化,提供獨具優(yōu)勢的服務(wù)。因為從某種意義上說,特色就是優(yōu)勢,特色館藏信息和特色服務(wù)往往是贏得用戶和創(chuàng)造效益和價值的關(guān)鍵所在。在進行數(shù)字化建設(shè)時,要以用戶的需求為導(dǎo)向,做到按“需”數(shù)字化。
  以我單位為例摘要:我單位現(xiàn)保管著管理類檔案、產(chǎn)品檔案、科學(xué)技術(shù)探究檔案、基本建設(shè)檔案、實物檔案、照片檔案、地質(zhì)檔案等多種類別的檔案。但其中以地質(zhì)檔案的利用率最高。地質(zhì)檔案中具體的記錄著每一口油水井的動、靜態(tài)資料以及每口井從投產(chǎn)到目前的生產(chǎn)數(shù)據(jù),油水井演變過程,能給我們提供初始條件下地下儲層的情況,是原油生產(chǎn)建設(shè)的主要依據(jù),是科學(xué)決策的基礎(chǔ)條件。有效利用地質(zhì)檔案為油田的高效開發(fā)和穩(wěn)產(chǎn)提供了強有力的保障。因此我室就將地質(zhì)檔案做為檔案數(shù)字化工作的重點,集中投入大量的人力、物力、財力率先對二十一萬余份地質(zhì)檔案進行了檔案信息數(shù)字化工作。
  那么檔案信息化建設(shè)又需要遵循什么原則呢?在進行檔案信息化建設(shè)時,應(yīng)遵循的基本原則是摘要:
  1、文檔一體化,是檔案信息化建設(shè)的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動化的總格局之中,和辦公自動化融為一體,同步進行。同時,也要求檔案人員積極介入此項工作中,提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實可行的需求。
  2、歸檔雙軌制,是紙質(zhì)文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用,但它的法律功能和憑證功能尚未取代紙質(zhì)文件的地位。據(jù)專家預(yù)計,在較長的時期內(nèi),紙質(zhì)文件和電子文件還會繼續(xù)并存。而且按照國家檔案局的要求,電子文件必須和相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。
  檔案信息化建設(shè)是檔案工作在網(wǎng)絡(luò)時代的必由之路,是深化檔案社會化服務(wù)的必然要求。它是一項耗資大、要求技術(shù)含量高的業(yè)務(wù)建設(shè)。作為企業(yè)內(nèi)部的檔案館(室)要想在信息化建設(shè)中有所建樹,使檔案工作適應(yīng)社會和時代發(fā)展的需要,并能將檔案信息化建設(shè)落到實處還應(yīng)該堅持前瞻、協(xié)作、實用、人才儲備四項原則。
  1、前瞻原則摘要:檔案信息化建設(shè)的終極目標是建立數(shù)字化檔案館,將檔案資源和檔案各項管理通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡(luò)的傳輸,實現(xiàn)檔案信息的合理配置和開發(fā)利用,最大限度地實現(xiàn)信息資源的社會共享。它需要分階段、分層次、分步驟地有序進行,是一項耗資巨大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程。建設(shè)所需的各類硬件及網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、軟件開發(fā)以及進行數(shù)字化的投入,都需要高昂的費用。因此,在信息化實施過程中,作為企業(yè)內(nèi)部的檔案館(室)在極其有限的財力前提下,一定要審時度勢,深入調(diào)查,科學(xué)論證,努力保證軟硬件配置、軟件開發(fā)標準和網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)等在各實施階段的一致性,將有限的財力用在信息化建設(shè)的關(guān)鍵部位,保證軟硬件資源的可繼續(xù)性,使其既能適應(yīng)當前信息業(yè)的特征和要求,還能符合今后發(fā)展和應(yīng)用的趨向,盡可能避免資源的浪費。

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