隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，高校會計工作信息化進(jìn)程也在不斷推進(jìn)。從算盤到鍵盤，從單機(jī)的會計電算化到單位內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)版的會計電算化，從單位內(nèi)部的會計電算化到如今網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下的會計電算化，從單純的餐卡到功能齊全的“校園一卡通”，這些信息技術(shù)在高校會計工作中的應(yīng)用給高校財務(wù)管理工作帶來了質(zhì)的飛躍，進(jìn)一步推動了現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校財務(wù)工作的理念創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新和管理創(chuàng)新、制度創(chuàng)新，具有深遠(yuǎn)的戰(zhàn)略和現(xiàn)實意義。特別是“校園一卡通”工程的實施，它不僅是高校信息化管理的需要，也是使高校財務(wù)電算化管理逐漸全面向網(wǎng)絡(luò)化過渡的方式之一，校園一卡通的使用將極大推動高校財務(wù)管理工作的信息化進(jìn)程，是高校財務(wù)管理手段的擴(kuò)展和延伸，如何認(rèn)識和利用“校園一卡通”成為高校財務(wù)工作中面臨的新課題。
一、“校園一卡通”的功能
一卡通系統(tǒng)是基于校園網(wǎng)的、分布式的集學(xué)校管理與金融服務(wù)于一體、實現(xiàn)校內(nèi)身份認(rèn)證管理和消費結(jié)算功能相結(jié)合的多功能應(yīng)用管理系統(tǒng)。學(xué)校各部門的應(yīng)用系統(tǒng)與“校園一卡通”的基礎(chǔ)信息平臺進(jìn)行銜接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和統(tǒng)一的身份認(rèn)證，完成相關(guān)的管理和服務(wù)工作。[1]“校園一卡通”系統(tǒng)功能如下：
（一）消費功能：以卡代幣，在一卡通終端（即消費網(wǎng)點）能夠進(jìn)行各種消費，如打水、洗澡、就餐、超市購物、上機(jī)、醫(yī)療等。
（二）身份識別功能：校園卡表面印有持卡人的姓名、學(xué)生或教工編號、部門、相片，卡內(nèi)存有個人信息，可以進(jìn)行視覺識別和電子識別，取代各種證件 ，進(jìn)行借書、考勤、體能測試、注冊等。
（三）銀行功能：銀行卡和校園卡有機(jī)結(jié)合，通過自助圈存、卡內(nèi)扣收等方式實現(xiàn)銀行部分功能，如轉(zhuǎn)賬、銀行代發(fā)補(bǔ)貼，扣收學(xué)費等。
（四）內(nèi)部結(jié)算功能：可實現(xiàn)個人、商戶、財務(wù)之間對賬結(jié)算功能。
（五）自助查詢功能：持卡人可通過專門設(shè)置的查詢系統(tǒng)如觸摸屏查詢機(jī)、電話、學(xué)校網(wǎng)站查詢自己的消費情況、補(bǔ)貼打入及其他信息。
二、一卡通對高校財務(wù)管理信息化建設(shè)的作用
（一）實現(xiàn)資源共享，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量
高校財務(wù)的數(shù)據(jù)來源多，由于信息的傳入都不是專業(yè)的會計人員，部門統(tǒng)計口徑也不一致，使財務(wù)資料的統(tǒng)一性、真實性大打折扣。通過實施一卡通工程，對校內(nèi)各部門業(yè)務(wù)管理子系統(tǒng)的信息統(tǒng)一管理，省去了各部門信息的重復(fù)錄入工作，信息的準(zhǔn)確性也有了保證。學(xué)費的收取、各種生活補(bǔ)貼的發(fā)放、各種消費都通過一卡通完成后，大大減少了財務(wù)人員的工作量，消費者也可隨時查詢自己信息，基于自身利益考慮，如有錯誤會積極到一卡通更正、修改，這就保證了財務(wù)資料的統(tǒng)一性、真實性、可靠性。[2]一卡通的應(yīng)用能夠使會計信息披露更為充分及時，在一定程度上提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)了財務(wù)管理信息化建設(shè)。
（二）有效規(guī)范收費，加大財務(wù)監(jiān)管力度
未實行“校園一卡通”前，各部門原來都是單獨的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，收費也是獨立的，財務(wù)無法掌握實際情況，上繳也不及時，還由于各種收費人員參差不齊，很難保證不產(chǎn)生差錯，特別是在收付現(xiàn)金環(huán)節(jié)很容易出現(xiàn)問題。在實行“校園一卡通”后，各種收費都通過一卡通系統(tǒng)收取、劃轉(zhuǎn)、結(jié)算，各個環(huán)節(jié)都置于信息化系統(tǒng)監(jiān)督之下，加強(qiáng)了“收支兩條線管理”。同時因紙幣結(jié)算轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮迂泿沤Y(jié)算，不需要再收付現(xiàn)金，這樣可以有效杜絕小金庫及私吞公款的事情發(fā)生，從事后監(jiān)督變?yōu)槭虑啊⑹轮斜O(jiān)督，學(xué)校對流動資金的監(jiān)管力度加大了。
（三）實現(xiàn)動態(tài)管理，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供支持
財務(wù)信息化不僅是進(jìn)行業(yè)務(wù)核算，更重要的是進(jìn)行財務(wù)信息管理和決策分析。一卡通使用中對會計信息的收集、處理、加工、披露，突破了傳統(tǒng)意義上會計系統(tǒng)的局限，擴(kuò)大了財務(wù)管理信息化的范圍，有效促進(jìn)財務(wù)信息化管理，提高了財務(wù)信息公開性、真實性、及時性，提高財務(wù)服務(wù)水平。
由于每位學(xué)生和職工在一卡通系統(tǒng)內(nèi)都有自己的賬號，校內(nèi)有償服務(wù)的部門在一卡通中心也都設(shè)立了資金結(jié)算賬戶，學(xué)校財務(wù)部門可以時時掌握一卡通系統(tǒng)的資金流動情況，不僅有利于統(tǒng)一調(diào)度資金，還可以通過各種數(shù)據(jù)分析，從中發(fā)現(xiàn)存在的問題，對于領(lǐng)導(dǎo)全局掌握學(xué)校資金情況，做出決策有很大幫助。如勤工助學(xué)部門可通過就餐數(shù)據(jù)了解學(xué)生的生活狀況和貧困程度，使每個真正貧困的學(xué)生得到幫助；財務(wù)部門可以根據(jù)收費和消費情況安排部門預(yù)算等等。
三、校園一卡通在應(yīng)用中要解決的問題
（一）整體規(guī)劃，全面協(xié)調(diào)問題
有些院校把一卡通看作是原餐卡的功能擴(kuò)展，未給予足夠重視，沒有整體規(guī)劃，沒有調(diào)查研究。各部門都是從自己的需求出發(fā)，自己購買軟件與一卡通對接，沒有相關(guān)部門的參與，隨意性較大，加之沒有明確部門職責(zé)，造成一卡通運行不順暢，經(jīng)常發(fā)生出現(xiàn)問題互相推諉的情況，這不僅影響了師生用卡，而且財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時性也不能保證。
各校無論是財務(wù)部門還是學(xué)生處、教務(wù)處、圖書館、后勤部門原有的管理系統(tǒng)都是基于本部門管理需要而開發(fā)，具有各自的格式特點，與一卡通連接要對子系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)整合，統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式，這就涉及協(xié)調(diào)校內(nèi)相關(guān)部門的問題。當(dāng)然對外與銀行的協(xié)調(diào)問題也不容忽視，銀行和學(xué)校的出發(fā)點不同，銀行的程序化管理與學(xué)校要求機(jī)動的管理有所沖突，運行中不免出現(xiàn)較多問題，如何協(xié)調(diào)是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及財務(wù)相關(guān)負(fù)責(zé)人要重視的問題[3]。
（二）功能擴(kuò)展問題
目前，我校和許多高校一樣，實現(xiàn)了一卡通一些消費和識別功能，其它擴(kuò)展功能未得到開發(fā)，特別是銀行功能沒有實現(xiàn)，造成運行過程中，大量現(xiàn)金流動，一卡通人員忙于充值制卡，而無睱在財務(wù)管理和協(xié)調(diào)各商戶更好解決運行過程出現(xiàn)的問題上下功夫。一卡通的后續(xù)功能，因部門職責(zé)不清，沒有部門進(jìn)行積極推動，很多功能沒有實現(xiàn)，沒有充分發(fā)揮一卡通的優(yōu)越性，更好為師生服務(wù)。
（三）一卡通的安全穩(wěn)定問題
“校園一卡通”的建設(shè)過程中，由于設(shè)計、財力、系統(tǒng)管理、電算化軟件等方面的因素，大規(guī)模的系統(tǒng)、分布式應(yīng)用和廣泛的網(wǎng)絡(luò)接點，對一卡通安全穩(wěn)定性提出很大挑戰(zhàn)，如服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)通信線路的配置，軟硬件故障的排除能力，計算機(jī)病毒的防治、黑客攻擊、數(shù)據(jù)存儲，對保證校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)隨大容量數(shù)據(jù)的傳輸都非常關(guān)鍵[4]。
一卡通工作涉及財務(wù)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，現(xiàn)實工作中往往是財務(wù)人員不懂信息技術(shù)，或者是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員不懂財務(wù)，后勤商戶終端操作人員素質(zhì)較低，管理和操作人員又分屬不同部門，如果沒分清部門職責(zé)，沒有按規(guī)定設(shè)定權(quán)限，沒有嚴(yán)格的規(guī)章制度和規(guī)范的手續(xù)，很容易造成運行過程中網(wǎng)絡(luò)運行不穩(wěn)定、消費流水重復(fù)上傳、消費記錄丟失等數(shù)據(jù)安全和網(wǎng)絡(luò)安全問題，一卡通安全穩(wěn)定運行很難保證。
（四）一卡通資金清算問題
“校園一卡通”系統(tǒng)內(nèi)涉及的結(jié)算數(shù)據(jù)，有一些是通過人工操作形成的，有些是系統(tǒng)自動生成的，一卡通生成的數(shù)據(jù)和財務(wù)核算系統(tǒng)內(nèi)的會計科目沒有對應(yīng)關(guān)系，如何將二者數(shù)據(jù)有效統(tǒng)一并準(zhǔn)確結(jié)算，不僅是財務(wù)人員關(guān)心的問題，也是商戶關(guān)心的問題。
大多數(shù)學(xué)校往往對人工操作的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對和入賬，但對需要進(jìn)行內(nèi)部賬務(wù)調(diào)整和系統(tǒng)處理數(shù)據(jù)未加重視，特別是由于系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)不通或終端出現(xiàn)故障造成的數(shù)據(jù)傳輸錯誤未做處理，容易形成漏洞和入賬不及時。使財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時性無法保證，也影響領(lǐng)導(dǎo)做出正確決策。
（五）一卡通財務(wù)報表的設(shè)計問題
一卡通綜合業(yè)務(wù)軟件主要由網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員開發(fā)的，開發(fā)時可能對財務(wù)報表的數(shù)據(jù)和格式都未做太多研究和考慮，通用版的軟件報表多不能滿足高校財務(wù)管理的需要，如果引進(jìn)一卡通時沒有考慮到這一點，使用時可能會感覺很不方便，如后續(xù)修改要涉及一些費用問題。
（六）管理模式問題
從現(xiàn)有高校情況看，一卡通管理中心大部分歸網(wǎng)絡(luò)技術(shù)部門或計財處管理，還有少部分歸后勤管理，不同的部門歸屬配備的人員和崗位設(shè)置也不同。如何管理、如何配備具體歸屬并無定論，但如何結(jié)合本院具體情況，更好劃清部門職責(zé)，崗位職責(zé)，有效的配合做好一卡通工作，都是值得研究和考慮的問題。
四、完善一卡通在財務(wù)管理中應(yīng)用的對策
（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，整體規(guī)劃，分布實施，逐步完善
“校園一卡通”是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、全面論證、整體規(guī)劃和周密設(shè)計。首先要通過市場調(diào)研，根據(jù)各部門提供需求和現(xiàn)有子系統(tǒng)的情況做好整體規(guī)劃。同時根據(jù)需求程度和經(jīng)費情況等，先實現(xiàn)一些急需的功能，運行穩(wěn)定后，再陸續(xù)實現(xiàn)其他功能，這樣會更好的發(fā)揮一卡通的作用。根據(jù)我校的經(jīng)驗，要先實現(xiàn)銀行功能，實現(xiàn)校內(nèi)各部門、校外銀行的聯(lián)網(wǎng)運行，才能事半功倍，收到良好的效果。這不僅需要各部門負(fù)責(zé)人對一卡通的有足夠的認(rèn)識，還需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)高度重視，對相關(guān)部門進(jìn)行內(nèi)部協(xié)調(diào)、分清職責(zé)、按整體規(guī)劃穩(wěn)步推進(jìn)。只有將一卡通的功能豐富起來，使全校數(shù)據(jù)具有統(tǒng)一性和規(guī)范性，才有充分發(fā)揮其財務(wù)信息化手段的管理優(yōu)勢，并在運行過程中不斷總結(jié)經(jīng)驗，逐步完善。
（二）加強(qiáng)內(nèi)部控制，提高人員素質(zhì)
人員分工要職責(zé)明確，權(quán)限設(shè)定要合理，在崗位設(shè)置上要根據(jù)“不相容崗職務(wù)分離”原則，系統(tǒng)管理員和信息管理員不能兼充值、結(jié)算，制卡人員不能負(fù)責(zé)材料的管理，充值人員可充值、結(jié)算、收卡費等。要建立相應(yīng)的規(guī)章制度，設(shè)計一套適合自己學(xué)校一卡通管理的單據(jù)，嚴(yán)格按手續(xù)和流程進(jìn)行，加強(qiáng)內(nèi)部控制，堵住漏洞，保證資金安全。
主管部門、充值點、卡中心和各終端的具體操作人員、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)部門共同負(fù)責(zé)一卡通的日常運行和管理，工作人員素質(zhì)和水平的高低明顯影響著一卡通是否高效、正常運行。一卡通作為一種信息化管理工具，要求工作人員要提高適應(yīng)信息化、網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境的工作能力，在知識結(jié)構(gòu)和管理水平方面都提出了新要求。在人員配備上管理人員要選擇有責(zé)任心、財務(wù)和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)水平較好的人員，并要實行定期輪換制，同時加強(qiáng)財會人員和終端操作人員技能培訓(xùn)，加強(qiáng)其職業(yè)道德和相關(guān)法律知識的教育，使他們適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化條件下財務(wù)工作的新要求，使安全管理落到實處。
（三）保證信息和網(wǎng)絡(luò)安全
為保證一卡通系統(tǒng)的安全穩(wěn)定，除了在網(wǎng)絡(luò)設(shè)計、軟件設(shè)計等方面選擇安全可行的軟件外，還要采用殺毒軟件和防火墻技術(shù)，防止電腦病毒的攻擊；嚴(yán)格服務(wù)器專人管理，不得安裝外來程序，使用外來優(yōu)盤、硬盤等；不間斷備份數(shù)據(jù)，最好是雙機(jī)備份；采用訪問控制技術(shù)，控制外人對本系統(tǒng)訪問。另外，為保證系統(tǒng)出現(xiàn)問題時能得到及時維護(hù)，在選擇廠家時，不僅要看性價比，還要看售后服務(wù)，有些技術(shù)廠家是不會公開的，出現(xiàn)問題還離不開廠家的維護(hù)。
在資金安全方面，無論是外部與銀行的往來結(jié)算，還是高校內(nèi)部各部門的往來結(jié)算，每天的數(shù)據(jù)都要及時入賬、定期核對，以保證財務(wù)信息的準(zhǔn)確及時。這不僅包括當(dāng)天收取的現(xiàn)金、圈存轉(zhuǎn)存資金，還包括由于網(wǎng)絡(luò)等原因造成的圈存錯賬和商戶清算錯賬等，必要時要不定期請審計部門來審計。
（四）選擇合適的資金清算模式和報表格式
高校資金清算主要包括對各種費用的收繳及各類款項的發(fā)放、對校內(nèi)各種日常消費進(jìn)行清算統(tǒng)計和資金劃撥兩個方面，主要有與銀行外部往來清算和與學(xué)校各部門的內(nèi)部往來清算兩種模式，第一種主要是由銀行來進(jìn)行各種清算，第二種是由一卡通中心或結(jié)算中心清算[5]。第二種模式雖然工作量較大，但能夠掌握資金管理的主動權(quán)，更有利于發(fā)揮資金效益，加強(qiáng)財務(wù)管理。所以采用第二種模式更有利于目標(biāo)實現(xiàn)。
在引進(jìn)一卡通時，財務(wù)部門要根據(jù)自己的需求，對財務(wù)報表格式有一定的要求，要求廠家按自己的需求進(jìn)行個性化設(shè)計，這樣才不會使用后被動。
（五）管理模式
“校園一卡通”系統(tǒng)由數(shù)據(jù)中心，管理中心和應(yīng)用系統(tǒng)三大部分組成。我院數(shù)據(jù)中心設(shè)置在網(wǎng)絡(luò)中心，三校區(qū)設(shè)置一個管理中心、兩個充值點，應(yīng)用系統(tǒng)分布在校區(qū)的各應(yīng)用點。07年11月，由新中新集團(tuán)和同濟(jì)大學(xué)組織的校園卡可持續(xù)發(fā)展研討會，共有35所高校參加，從統(tǒng)計分析的情況看，57%的高校將一卡通管理中心歸屬于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)中心，31%的學(xué)校歸屬于財務(wù)處，12%歸屬后勤、校辦等部門。采取何種管理模式，要根據(jù)各種因素考慮適合自己學(xué)校，有利于目標(biāo)的實現(xiàn)的才是最好的。我校“一卡通系統(tǒng)”的主要目的是加強(qiáng)學(xué)校財務(wù)監(jiān)管，所以主要由計財處統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由一卡通中心負(fù)責(zé)具體日常業(yè)務(wù)，由網(wǎng)絡(luò)中心提供技術(shù)支持，由食堂自己派人充值、各應(yīng)用商戶自己管理終端系統(tǒng)的管理模式。
五、結(jié)論及建議
一卡通有廣闊的應(yīng)用前景，是高校發(fā)展的必然趨勢。高校引進(jìn)一卡通前要做好前期調(diào)研，要從工作全局考慮，根據(jù)本校的資金投入和現(xiàn)有各應(yīng)用子系統(tǒng)的現(xiàn)狀做好整體規(guī)劃，充分利用現(xiàn)有資源，協(xié)調(diào)好相關(guān)部門，分步實施。在人員配備、崗位設(shè)置和管理模式上都要根據(jù)自己本校情況周密考慮、合理安排，明確崗位職責(zé)，分清責(zé)任。為確保系統(tǒng)正常運行和數(shù)據(jù)安全，要加強(qiáng)內(nèi)部控制，在軟硬件選擇上要確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定，充分發(fā)揮一卡通在財務(wù)管理中的優(yōu)勢。同時要求我們要不斷學(xué)習(xí)兄弟院校經(jīng)驗，加強(qiáng)技能培訓(xùn)，解決在工作中出現(xiàn)的問題，總結(jié)經(jīng)驗，根據(jù)自己的實際情況制定出適合本校的管理辦法，使一卡通管理更加規(guī)范科學(xué)，積極發(fā)揮其財務(wù)監(jiān)督職能，不斷提高財務(wù)管理水平。
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