高等學(xué)校貨幣資金內(nèi)部控制制度是指高等學(xué)校為了保護(hù)財產(chǎn)的安全和完整，確保有關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行，主要針對貨幣資金而制定和實施的一系列控制方法、措施和程序。高等學(xué)校的貨幣資金主要包括現(xiàn)金、銀行存款以及可隨時在證券市場上自由轉(zhuǎn)讓的國債等。與其他資產(chǎn)相比，貨幣資金不僅直接承擔(dān)著高等學(xué)校在經(jīng)濟(jì)活動中的支付職能，而且還可以轉(zhuǎn)化為其他類別的資產(chǎn)。所以，任何高等學(xué)校都不可能在沒有或者嚴(yán)重短缺貨幣資金的情況下維持正常的運(yùn)轉(zhuǎn)，取得持續(xù)發(fā)展的后勁。
隨著高等學(xué)校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，學(xué)校擁有的貨幣資金總量大幅增加，這對貨幣資金的內(nèi)部控制提出了更高的要求。從現(xiàn)實情況看，高等學(xué)校在逐步適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)辦學(xué)要求的同時，也受到市場經(jīng)濟(jì)的負(fù)面沖擊，管理失控和職務(wù)犯罪數(shù)量越來越多，數(shù)額越來越大，手段越來越多，對學(xué)校的正常秩序和穩(wěn)定產(chǎn)生了很大的威脅。本文將從現(xiàn)狀出發(fā)，總結(jié)當(dāng)前貨幣資金內(nèi)部控制存在的問題，就如何保證我國高等學(xué)校貨幣資金的安全和完整進(jìn)行一系列的探討。
一、我國高等學(xué)校貨幣資金內(nèi)部控制存在的問題
（一）忽略庫存現(xiàn)金盤點
庫存現(xiàn)金的盤點有三種：一是出納員盤點，出納員每日業(yè)務(wù)終了進(jìn)行盤點目的是保證每日現(xiàn)金收支的正確；二是稽核員盤點，稽核員經(jīng)常進(jìn)行盤點是為了保證有關(guān)賬目記錄的真實正確，加強(qiáng)會計員與出納員之間的相互制衡，保證庫存現(xiàn)金的安全、完整；三是內(nèi)部審計人員盤點，內(nèi)部審計人員監(jiān)督出納員進(jìn)行盤點目的不僅是為了查明學(xué)校庫存現(xiàn)金賬實是否相符，更主要的是為了查明出納員是否存在挪用和貪污公款等舞弊行為。這三種盤點都是重要的貨幣資金內(nèi)部控制程序，但是實際工作中并沒有得到應(yīng)有的重視，一些學(xué)校長年不進(jìn)行庫存現(xiàn)金盤點，或者進(jìn)行盤點但不按照規(guī)定的程序進(jìn)行，使盤點起不到應(yīng)有的效果。
某大學(xué)財務(wù)處出納員利用職務(wù)之便，以提“差旅費”為名，連續(xù)兩次從學(xué)?，F(xiàn)金庫里支取現(xiàn)金，累計金額達(dá)25萬元。一名小小的出納，兩次得手，本文認(rèn)為主要有以下原因：一是內(nèi)部審計人員不重視庫存現(xiàn)金盤點。高等學(xué)校的現(xiàn)金作為公有財產(chǎn)，其安全完整性沒有得到內(nèi)部審計人員的重視，很多人抱有“明哲保身”的想法，沒有承擔(dān)應(yīng)有的責(zé)任；二是財務(wù)負(fù)責(zé)人不帶頭執(zhí)行規(guī)章制度。財務(wù)負(fù)責(zé)人往往只是從整體上規(guī)劃和執(zhí)行學(xué)校的財務(wù)計劃，不注重具體規(guī)章制度的執(zhí)行，沒有意識到哪怕一個小疏漏也會引起事故的發(fā)生。
（二）模仿領(lǐng)導(dǎo)簽字問題嚴(yán)重
現(xiàn)在高等學(xué)校一般采用“一支筆”財務(wù)審批制度，所有經(jīng)費開支均由負(fù)責(zé)人或其委托人審核報批。該制度使財務(wù)開支審批權(quán)集中在某一個領(lǐng)導(dǎo)手中，使其在財務(wù)管理上有絕對的權(quán)威。另外“一支筆”領(lǐng)導(dǎo)的財務(wù)報銷審批權(quán)還派生出其他權(quán)力和利益，因為學(xué)校各個部門甚至每一位教師都會涉及財務(wù)開支報銷審批事項，由此使領(lǐng)導(dǎo)的“一支筆”權(quán)威在教師心中根深蒂固，同時領(lǐng)導(dǎo)的“一支筆”權(quán)威還可能延伸到物資供應(yīng)商和工程承包單位。因此，一些人就模仿領(lǐng)導(dǎo)的簽字進(jìn)行財務(wù)舞弊。
京華時報曾報道某學(xué)院的會計模仿領(lǐng)導(dǎo)簽字，將自己的消費發(fā)票10萬余元以公款報銷。在一些高校，只要有領(lǐng)導(dǎo)簽字，就能越過財務(wù)制度，使一切審批程序形同虛設(shè)，之所以很少有人懷疑“領(lǐng)導(dǎo)簽字”，源于某些領(lǐng)導(dǎo)干部濫用“一支筆”給下級造成的慣性思維，源于一些高等學(xué)?！邦I(lǐng)導(dǎo)簽字”遠(yuǎn)比規(guī)章制度管用，源于“一支筆”的監(jiān)督環(huán)節(jié)沒有做到位。
（三）截留學(xué)生獎學(xué)金、助學(xué)金
高等學(xué)校的獎學(xué)金制度對調(diào)動學(xué)生學(xué)習(xí)的積極性有著重要的意義。中央財政每年撥4億元?？钣糜诎l(fā)放學(xué)生的獎學(xué)金、助學(xué)金，高校根據(jù)自己的情況向上級申請撥款。每個學(xué)校的獎學(xué)金都不是一個小數(shù)目，一些不法分子就動了截留學(xué)生獎學(xué)金、助學(xué)金的念頭，造成學(xué)校貨幣資金的流失。
某大學(xué)財務(wù)處會計將該校學(xué)生特殊困難補(bǔ)助金及獎學(xué)金共139萬余元轉(zhuǎn)入其個人賬戶。該會計將以前截留下的“發(fā)放花名冊”套入下次“發(fā)放花名冊”中重報一次賬，將重報的總金額以自己的姓名填入新“發(fā)放花名冊”中，并寫上自己的銀行賬號，向銀行報支。獎學(xué)金、助學(xué)金等的發(fā)放涉及到學(xué)校的多個部門，需要多個部門的協(xié)調(diào)配合，如果財務(wù)處將銀行的反饋信息報送到學(xué)校的其他部門，就可以對其發(fā)放工作進(jìn)行監(jiān)督，也就不會出現(xiàn)這樣的案件了。
（四）業(yè)務(wù)流程不規(guī)范
業(yè)務(wù)流程規(guī)范是在貨幣資金具體業(yè)務(wù)操作過程中采用的一些基本控制方法，從而對貨幣資金進(jìn)行有效控制。一些高等學(xué)校由于業(yè)務(wù)流程的不規(guī)范，給財務(wù)營私舞弊提供了可乘之機(jī)，主要表現(xiàn)在三個方面：一是現(xiàn)金控制不合理。有些高等學(xué)校對現(xiàn)金的支付范圍、支付限額以及庫存限額沒有按規(guī)定認(rèn)真執(zhí)行，存在違規(guī)的現(xiàn)象。二是商業(yè)票據(jù)控制不合理。部分高等學(xué)校對商業(yè)票據(jù)的使用缺乏規(guī)范，存在票據(jù)失真的情況。三是預(yù)算管理控制不合理。有的學(xué)校沒有將部門預(yù)算在學(xué)校內(nèi)部按組織體系進(jìn)行科學(xué)化管理，沒有對經(jīng)費審批人實行責(zé)任預(yù)算約束，使得部門預(yù)算執(zhí)行出現(xiàn)失控。
某學(xué)院的院長沒有向?qū)W院黨政聯(lián)席會通報，擅自將該學(xué)院的300萬元公款挪用給自己的同學(xué)進(jìn)行營利活動。他認(rèn)為“這種創(chuàng)收的辦法在聯(lián)席會可能通不過”，于是這份借款合同竟然在沒有蓋學(xué)院公章的情況下就簽署了，銀行存款就這樣匯入了別人的賬戶。300萬元，面對這么大金額的借款，學(xué)校財務(wù)部門沒有任何的懷疑，審核部門也沒有發(fā)現(xiàn)問題，我們不得不懷疑學(xué)校的業(yè)務(wù)制度的執(zhí)行和財務(wù)流程的規(guī)范程度。
二、完善內(nèi)部控制制度，保證貨幣資金安全完整的具體建議
從以上的分析可以看出，我國高等學(xué)校貨幣資金的內(nèi)部控制還存在著很大的漏洞。內(nèi)部控制是高校管理工作的重要環(huán)節(jié)，科學(xué)合理的內(nèi)部控制機(jī)制的建立有利于學(xué)校各項資金的合理使用，有利于各種貪污、挪用、盜竊等違法違紀(jì)行為的防范，從而保證貨幣資金的安全與完整。為此，本文給出以下幾點建議：
（一）強(qiáng)化內(nèi)審人員監(jiān)督庫存現(xiàn)金盤點
為了防止由于庫存現(xiàn)金盤點問題造成高等學(xué)校貨幣資金流失，應(yīng)該加強(qiáng)內(nèi)部審計人員監(jiān)督庫存現(xiàn)金盤點。其盤點要按照下列步驟進(jìn)行：第一，內(nèi)部審計人員在會計主管、出納員同時在場的情況下，要求出納員將現(xiàn)金、有價證券、未入賬的收付款憑證等分類整理后存入保險柜；第二，要求出納員復(fù)核現(xiàn)金日記賬的記錄并結(jié)出余額，由內(nèi)部審計人員將余額填入“庫存現(xiàn)金盤點情況表”，并注明余額的時點；第三，內(nèi)部審計人員全面復(fù)點；第四，將庫存現(xiàn)金盤點結(jié)果與日記賬賬面余額進(jìn)行核對。如果有差異，應(yīng)要求出納員作出書面說明，以便進(jìn)一步審查。
內(nèi)部審計人員監(jiān)督庫存現(xiàn)金盤點應(yīng)該注意以下問題：一是現(xiàn)金存放在多處且無法同時監(jiān)督盤點時，應(yīng)當(dāng)先封存，然后再逐一監(jiān)督盤點，以防止不同存放地點之間相互串混，使盤點無法得出準(zhǔn)確結(jié)果；二是監(jiān)督盤點一般應(yīng)突擊進(jìn)行，以防止出納員事先準(zhǔn)備，轉(zhuǎn)移資金，掩蓋存在的問題；三是監(jiān)督盤點應(yīng)選擇在當(dāng)日業(yè)務(wù)開始之前或之后，盡可能不影響學(xué)校正常工作；四是白條不能抵充庫存現(xiàn)金，有價證券、未入賬的收付款憑證應(yīng)同時清點，以便能全面查清問題。
（二）加強(qiáng)“一支筆”審批的監(jiān)督
“一支筆”財務(wù)審批制度在執(zhí)行的過程中，要加強(qiáng)對其監(jiān)督，在報賬憑證審批之前，首先應(yīng)該經(jīng)過學(xué)校財經(jīng)小組或監(jiān)督部門的審核，確保其與預(yù)算安排相吻合，確保其有相關(guān)業(yè)務(wù)部門的申請、主管人員的審批，經(jīng)辦人、復(fù)核人手續(xù)齊全，審核后必須聯(lián)合簽署審核意見，未經(jīng)審核的報賬憑證，“一支筆”不能簽批，財務(wù)部門不得予以報賬。學(xué)校財經(jīng)小組及監(jiān)督部門還要對資金的使用進(jìn)行后續(xù)的監(jiān)督，特別是大額資金的使用；其次要定期進(jìn)行制度落實情況檢查，及時發(fā)現(xiàn)資金在使用和管理上存在的問題。至少每年上級主管部門召集下屬學(xué)校財經(jīng)小組人員或監(jiān)督部門會同上級審計監(jiān)察部門，對學(xué)校近期財務(wù)狀況進(jìn)行檢查，看其資金的使用情況是否真實、是否有越權(quán)審批和超額審批行為，檢查是否有假憑證、假賬目以及不執(zhí)行財務(wù)制度、財經(jīng)紀(jì)律等情況；再次應(yīng)建立財務(wù)公開制度，加強(qiáng)群眾監(jiān)督，除按規(guī)定應(yīng)當(dāng)保密的之外，定期公布學(xué)校財務(wù)狀況，使“一支筆”審批置于群眾的監(jiān)督之中；另外，對于“一支筆”審批的范圍要有明確的界定，學(xué)校的各項業(yè)務(wù)都要涵蓋在內(nèi)，根據(jù)業(yè)務(wù)的重要程度、金額的多少劃分審批層次，保證各管理層權(quán)責(zé)明確。
（三）完善高等學(xué)校組織機(jī)構(gòu)
我國高等學(xué)校組織機(jī)構(gòu)的現(xiàn)狀是行政管理機(jī)構(gòu)多，崗位職責(zé)不明確。為確保貨幣資金的安全完整， 提高學(xué)校的運(yùn)作效率，學(xué)校組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置和職責(zé)分工應(yīng)該能夠相互控制，保證各項業(yè)務(wù)在有關(guān)部門之間相互檢查、相互監(jiān)督。
以高等學(xué)校的學(xué)生助學(xué)金發(fā)放為例，說明組織機(jī)構(gòu)間相互控制的重要性。高等學(xué)校每個月都要給學(xué)生發(fā)放獎學(xué)金和物價補(bǔ)貼，這些補(bǔ)貼的發(fā)放由學(xué)校財務(wù)處負(fù)責(zé)執(zhí)行，按時匯入學(xué)生的個人賬戶。學(xué)生的變動情況由研究生院和學(xué)生處通知財務(wù)處。如果將學(xué)生處、研究生院和學(xué)生注冊中心的人員信息情況進(jìn)行對比就會發(fā)現(xiàn)，學(xué)生處和研究生院的學(xué)生數(shù)據(jù)庫中，會有一些學(xué)生已經(jīng)不在注冊中心的名單中。這部分學(xué)生可能會因為出國、生病等原因退學(xué)或休學(xué)，為了不給學(xué)校補(bǔ)貼支出造成損失，應(yīng)該在相關(guān)組織機(jī)構(gòu)間建立起內(nèi)部控制的閉環(huán)機(jī)制：學(xué)生注冊中心負(fù)責(zé)將學(xué)生的注冊信息反饋到學(xué)生處、研究生院，學(xué)生處、研究生院負(fù)責(zé)每月給每類學(xué)生的發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)賦值，財務(wù)部門根據(jù)上述部門間檢查核對后的數(shù)據(jù)，進(jìn)行相關(guān)補(bǔ)貼的發(fā)放，并在銀行代發(fā)成功后，將代發(fā)情況反饋到學(xué)生處和研究生院，由這兩個部門將應(yīng)發(fā)與實發(fā)情況進(jìn)行核對，以監(jiān)督財務(wù)部門的執(zhí)行結(jié)果。
（四）規(guī)范業(yè)務(wù)流程
業(yè)務(wù)流程的規(guī)范能夠有效阻止舞弊的發(fā)生，防止貨幣資金的流失。關(guān)于業(yè)務(wù)流程的規(guī)范，主要包括以下幾個方面：1.對現(xiàn)金的控制。對現(xiàn)金的控制主要通過現(xiàn)金使用范圍和庫存現(xiàn)金限額來控制。對于超出結(jié)算起點的資金支出業(yè)務(wù)，不能直接使用現(xiàn)金，而必須通過銀行賬戶進(jìn)行劃撥。在貨幣資金管理中，可以通過檢查庫存現(xiàn)金，避免現(xiàn)金被挪用現(xiàn)象的發(fā)生。2.對商業(yè)票據(jù)的控制。首先要嚴(yán)格票據(jù)的使用范圍，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開和買賣；其次要加強(qiáng)票據(jù)的保管，各高校必須落實專人管理、專門登記和稽查制度，規(guī)范票據(jù)購買、領(lǐng)用、保管、回收、銷毀等程序；再次學(xué)校要定期或不定期地抽查票據(jù)，查看是否有斷號的問題。3.對預(yù)算管理的控制。預(yù)算管理是高等學(xué)校財務(wù)管理的重要組成部分，它是根據(jù)年度工作和管理需要而編制的年度收支總計劃，是提高財務(wù)管理水平和資金使用效率的有效手段。預(yù)算管理在貨幣資金管理中有著很重要的作用。在預(yù)算管理控制中，必須在科學(xué)編制、嚴(yán)格執(zhí)行的基礎(chǔ)上，把好經(jīng)費報銷結(jié)算關(guān)，嚴(yán)格按照預(yù)算開支進(jìn)行。同時，也要把好借款撥付關(guān)，認(rèn)真落實資金支付制度。
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