財(cái)務(wù)信息化就是通過建立現(xiàn)代信息技術(shù)(計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、通訊、電子商務(wù)等硬件和軟件)與會(huì)計(jì)技術(shù)、財(cái)務(wù)管理高度融合的、開放的現(xiàn)代會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)主體資源配置與管理目標(biāo)的過程?，F(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展帶來會(huì)計(jì)方法、手段和功能的進(jìn)步，信息技術(shù)的飛躍也推動(dòng)了會(huì)計(jì)的發(fā)展。財(cái)務(wù)信息化對高校財(cái)務(wù)也產(chǎn)生了重大影響，在財(cái)務(wù)信息化條件下，高校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制也發(fā)生了重大變化，呈現(xiàn)新的特點(diǎn)。
一、財(cái)務(wù)信息化條件下高校內(nèi)部控制的特點(diǎn)
財(cái)務(wù)信息化對高校內(nèi)部控制產(chǎn)生重要影響，形成了以下新特點(diǎn)：
1.傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)控制轉(zhuǎn)化成了“人——機(jī)”共同控制
傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)核算形式轉(zhuǎn)變?yōu)榱藱C(jī)器自動(dòng)操作，會(huì)計(jì)對賬及相關(guān)的勾稽工作由機(jī)器自動(dòng)完成，使會(huì)計(jì)人員從繁瑣的會(huì)計(jì)核算工作中解脫出來，集中更多的精力加強(qiáng)會(huì)計(jì)管理工作。同時(shí)，對違背會(huì)計(jì)原理的錯(cuò)弊事項(xiàng)，系統(tǒng)能拒絕執(zhí)行，大大降低了錯(cuò)弊發(fā)生的可能。手工條件下的部分內(nèi)控職責(zé)可以合并，提高了會(huì)計(jì)工作效率。
2.提高了內(nèi)控制度的執(zhí)行剛性
內(nèi)控制度固化于信息系統(tǒng)，能消除財(cái)務(wù)管理的隨意性與人為因素，強(qiáng)化預(yù)算執(zhí)行剛性，強(qiáng)制性執(zhí)行有關(guān)制度。
3.為內(nèi)部控制賦予新的內(nèi)容
財(cái)務(wù)信息化形成了新的會(huì)計(jì)崗位和工作職責(zé)，也增加了控制內(nèi)容，如增加了網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全、病毒防治、控制權(quán)限管理、計(jì)算機(jī)操作管理、系統(tǒng)管理員職責(zé)與工作內(nèi)容的控制、硬件與軟件維護(hù)、數(shù)據(jù)備份管理等等內(nèi)容。
4.內(nèi)控重點(diǎn)發(fā)生了變化
在財(cái)務(wù)信息化環(huán)境下，傳統(tǒng)會(huì)計(jì)記賬工作完全由計(jì)算機(jī)替代，內(nèi)部控制重點(diǎn)發(fā)生了變換。由傳統(tǒng)的證證相符、證實(shí)相符、證賬相符、賬賬相符、賬實(shí)相符、賬表相符的手工稽核以及人員與崗位的控制轉(zhuǎn)變?yōu)榱嗽紨?shù)據(jù)的輸入控制、會(huì)計(jì)信息輸出控制、人機(jī)交互處理控制、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)之間的聯(lián)接控制等信息處理控制。
5.財(cái)務(wù)信息化內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)更加突出
在財(cái)務(wù)信息化環(huán)境下，程序的完善性是決定內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)大小的關(guān)鍵因素，完善的程序?qū)⑹箖?nèi)部控制更加科學(xué)和嚴(yán)密。有缺陷的程序?qū)⒃斐纱竺娣e的、重復(fù)性的錯(cuò)誤。系統(tǒng)失控的隱蔽性,易導(dǎo)致差錯(cuò)反復(fù)出現(xiàn)。程序設(shè)計(jì)對系統(tǒng)管理員權(quán)限的牽制是衡量其程序先進(jìn)性和內(nèi)控融入程度的重要指標(biāo)，信息化使錯(cuò)弊事項(xiàng)轉(zhuǎn)化為損失的時(shí)間縮短，如付款事項(xiàng)，只要輕點(diǎn)鼠標(biāo)，款項(xiàng)就到了對方賬上。信息系統(tǒng)增強(qiáng)了人們對機(jī)器的依賴，降低了會(huì)計(jì)人員的審查關(guān)注度；機(jī)器本身更缺乏對不合理業(yè)務(wù)的識(shí)別能力，輸入差錯(cuò)的嚴(yán)重性與連鎖性更加突出。輸入是信息系統(tǒng)的入口，輸入錯(cuò)誤，再正確的系統(tǒng)運(yùn)行也無法產(chǎn)生正確的輸出，便會(huì)形成“垃圾進(jìn)，垃圾出”。程序被非法操控增加了舞弊可能，未實(shí)行權(quán)限控制或權(quán)限設(shè)置不合理可能導(dǎo)致舞弊，權(quán)限被盜用可能導(dǎo)致舞弊，數(shù)據(jù)安全性問題提高了內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)，物理安全—介質(zhì)形式及其質(zhì)量問題，技術(shù)安全—程序與操作失誤、信息傳輸?shù)瓤赡軐?dǎo)致信息丟失、篡改。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)安全與系統(tǒng)軟硬件安全管理也成為內(nèi)部控制重點(diǎn)關(guān)注的問題。高校應(yīng)加強(qiáng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全性，及時(shí)備份，做好防火、防盜、電源管理等工作，同時(shí)還應(yīng)防止病毒、黑客攻擊、木馬竊數(shù)等問題。
二、財(cái)務(wù)信息化條件下完善內(nèi)部控制的措施
1.強(qiáng)化財(cái)務(wù)信息化條件下的內(nèi)控觀念與風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)
內(nèi)控制度的設(shè)計(jì)應(yīng)建立在“人都是自私的” 人性假設(shè)的基礎(chǔ)上。這樣的設(shè)計(jì)也許不能贏得最好的結(jié)果，但能防止最壞的結(jié)果。在財(cái)務(wù)信息化條件下，計(jì)算機(jī)軟硬件風(fēng)險(xiǎn)的潛在威脅，數(shù)據(jù)庫安全管理，這都是內(nèi)部控制需要重點(diǎn)加強(qiáng)的問題。
2. 建立或調(diào)整與財(cái)務(wù)信息化相協(xié)調(diào)的組織機(jī)構(gòu)
高校財(cái)務(wù)部門應(yīng)設(shè)置專門的財(cái)務(wù)信息化管理崗位，即系統(tǒng)管理員，系統(tǒng)管理員應(yīng)同時(shí)具有較高的會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)。通過工作任務(wù)、會(huì)計(jì)流程的調(diào)整和合并 ，有條件的高?？稍O(shè)置專門的財(cái)務(wù)信息化機(jī)構(gòu)，包括設(shè)計(jì)、開發(fā)和應(yīng)用隊(duì)伍。
3. 建立合理的財(cái)務(wù)工作及其審核流程
雖然信息化管理能夠大大提高工作效率，但是財(cái)務(wù)工作流程必須與計(jì)算機(jī)內(nèi)部控制相協(xié)調(diào)。信息化財(cái)務(wù)工作流程應(yīng)符合科學(xué)的內(nèi)部控制規(guī)范。
4. 強(qiáng)化數(shù)據(jù)輸入、處理、傳輸環(huán)節(jié)的控制
財(cái)務(wù)信息化環(huán)境下，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)發(fā)生了變化。由原來的紙質(zhì)介質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)榇疟P、光盤等電子存儲(chǔ)介質(zhì)。電子存儲(chǔ)介質(zhì)難以留下修改痕跡。因此，數(shù)據(jù)輸入、處理和傳輸環(huán)節(jié)是信息化管理中可能產(chǎn)生錯(cuò)弊的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，既要設(shè)置對各控制點(diǎn)的控制，也要設(shè)置對系統(tǒng)管理員的監(jiān)控，包括權(quán)限、計(jì)算機(jī)操作痕跡的監(jiān)控。
5. 加強(qiáng)內(nèi)部稽查與審計(jì)
內(nèi)部稽查與審計(jì)是發(fā)現(xiàn)問題、糾正錯(cuò)弊的重要途徑，內(nèi)部稽查與審計(jì)的切實(shí)執(zhí)行對舞弊具有威懾力量。有效地開展信息系統(tǒng)審計(jì)是非常必要的。特別是自行研發(fā)的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，應(yīng)開展多方面的系統(tǒng)測試，杜絕因軟件漏洞導(dǎo)致的系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)。
6.培養(yǎng)和提高會(huì)計(jì)人員的信息化水平
在財(cái)務(wù)信息化條件下，會(huì)計(jì)人員不僅需要具備扎實(shí)的會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)，還需要加強(qiáng)財(cái)務(wù)軟件應(yīng)用、數(shù)據(jù)庫管理及網(wǎng)絡(luò)安全等方面的知識(shí)。
7.最大限度降低信息化技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)
購買完善、功能齊全、緊貼現(xiàn)實(shí)的財(cái)務(wù)軟件，自行研發(fā)軟件應(yīng)充分考慮內(nèi)控制度的需求與實(shí)現(xiàn)的可能性，并進(jìn)行三個(gè)月以上的新軟件與原工作模式的并行運(yùn)行與測試，必須對系統(tǒng)管理員的權(quán)限及其操作具有可檢驗(yàn)性。
