一、計(jì)算機(jī)檔案管理
檔案在過去和現(xiàn)在對(duì)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人對(duì)從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等有價(jià)值的各種文字、圖表、聲像的信息進(jìn)行保存，并以不同的形式記錄存檔。新世紀(jì)以來，計(jì)算機(jī)技術(shù)的成熟和發(fā)展為檔案管理工作提供了一個(gè)全新的技術(shù)手段，使計(jì)算機(jī)檔案管理逐步在檔案界嶄露頭角。隨著數(shù)字化信息時(shí)代的發(fā)展，數(shù)字化的檔案信息速度成倍增長(zhǎng)，快、準(zhǔn)、精、有效已成為時(shí)代的主題，采集收納范圍廣闊。然而，現(xiàn)有檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)僅僅只對(duì)這些信息進(jìn)行檢索和簡(jiǎn)單小型的系統(tǒng)分析，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能最大限度滿足檔案管理工作和檔案存檔工作的需求。使得這些檔案信息在數(shù)字化后不能得以充分利用，造成了大量人力、財(cái)力、物力的浪費(fèi)，怎樣切實(shí)有效地加強(qiáng)和完善計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用具有重大的意義。
二、目前高校計(jì)算機(jī)在檔案學(xué)籍管理中存在的主要問題
1.學(xué)籍管理制度不完善
學(xué)籍檔案形成過程時(shí)間長(zhǎng)、來源相對(duì)分散、涉及的部門較多、工作數(shù)量大，但普遍高校學(xué)籍檔案管理沒有一致的、統(tǒng)一的、符合實(shí)情的、切實(shí)可行的規(guī)章制度。管理制度的落后，計(jì)算機(jī)學(xué)籍檔案管理過程的隨意性大，是造成學(xué)生學(xué)籍檔案在收集建檔、整理歸宗、核對(duì)鑒別等各個(gè)環(huán)節(jié)問題多、不健全的主要因素之一。不規(guī)范的、落后的管理制度，導(dǎo)致各職能管理部門職責(zé)范圍不清，對(duì)于已出現(xiàn)的問題相互推脫，部門之間通氣不夠、欠缺合作，造成學(xué)生檔案管理工作的不嚴(yán)謹(jǐn)、不科學(xué)、不完善。
2.檔案管理人員的文化素質(zhì)低
高校檔案管理人員普遍缺乏崗前檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)新技術(shù)掌握力度不足，計(jì)算機(jī)管理學(xué)籍檔案技能不夠熟練，僅僅靠自身的實(shí)踐學(xué)習(xí)難以迅速達(dá)到目前檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，更難以達(dá)到崗位要求。
3.對(duì)學(xué)籍檔案的存儲(chǔ)和重視程度不高
學(xué)籍檔案管理模式落后，檔案保存方法陳舊、技術(shù)相對(duì)落后，給計(jì)算機(jī)技術(shù)在學(xué)籍檔案管理中帶來了諸多問題。此外，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)計(jì)算機(jī)學(xué)籍檔案保存的意義認(rèn)識(shí)不夠，沒有形成規(guī)范有效的管理機(jī)制、人員培養(yǎng)及激勵(lì)機(jī)制等相關(guān)體系；相關(guān)各部門管理人員工作積極性不高，人員流動(dòng)復(fù)雜，這樣容易導(dǎo)致學(xué)籍檔案的信息不全、不真實(shí)、不完整、嚴(yán)重的甚至導(dǎo)致檔案信息丟失。
4.檔案管理過程中的安全隱患
在使用計(jì)算機(jī)管理檔案的過程中，計(jì)算機(jī)病毒傳播迅速，計(jì)算機(jī)易受病毒侵染，破壞我們的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，損壞我們的檔案系統(tǒng)和文件，導(dǎo)致檔案資料的泄露，甚至丟失；在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的同時(shí)，黑客技術(shù)也在迅猛發(fā)展，管理人員缺乏有效的防御手段，導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫(kù)被盜、刪除、修改，甚至造成數(shù)據(jù)庫(kù)崩潰，系統(tǒng)癱瘓。
三、高校計(jì)算機(jī)檔案學(xué)籍管理的對(duì)策
1.建立健全的檔案管理系統(tǒng)和具體實(shí)施方案
欲使計(jì)算機(jī)技術(shù)在學(xué)籍檔案管理工作中走上嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)、完善、規(guī)范化的軌道。各職能部門應(yīng)建立健全的資料收集整理、檔案的保管保密等各項(xiàng)管理制度，各部門應(yīng)做到有章可循、有法可依、有據(jù)可查、照章辦事。各部門應(yīng)加強(qiáng)協(xié)調(diào)管理，切實(shí)改變各管理部門“各人自掃門前雪，休管他人瓦上霜”的局面；部門與部門之間缺乏溝通和聯(lián)系，鑒于以上情況，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視和加強(qiáng)制度管理建設(shè)，使學(xué)籍檔案工作的規(guī)章制度與其他管理制度得到正常有序的貫徹實(shí)施。
2.提高檔案管理人員的文化素質(zhì)
采取措施加強(qiáng)管理工作人員的計(jì)算機(jī)水平，一是管理人員結(jié)構(gòu)的優(yōu)化；加快檔案人員計(jì)算機(jī)知識(shí)結(jié)構(gòu)的普及，進(jìn)行多層次的選拔和培養(yǎng)人才，從而壯大檔案管理人員隊(duì)伍；二是把培訓(xùn)檔案管理人員的工作作為一個(gè)重要的項(xiàng)目來抓，著實(shí)的、事實(shí)的、多種形式地展開計(jì)算機(jī)技術(shù)管理培訓(xùn)，從另外一個(gè)層面上提高廣大檔案人員計(jì)算機(jī)技術(shù)管理知識(shí)，是檔案工作界信息技術(shù)改革的重要對(duì)策
3.提高對(duì)檔案管理的保存
按照《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》和《中華人民共和國(guó)檔案法》的法規(guī)對(duì)收藏檔案進(jìn)行秘密管理；檔案室應(yīng)具備良好的設(shè)施環(huán)境和防盜、防火、防潮等安全措施，保證檔案文件的完整無缺，要不間斷的更新檔案的存儲(chǔ)管理，要編寫檔案總目錄、分類目錄等檢索工具，便于存儲(chǔ)保管與提供快速的查詢，各部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該高度重視更新觀念，加快檔案管理的意識(shí)，提高檔案工作的思想認(rèn)識(shí)，提倡改革檔案管理制度及模式，充分重視計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，其次培養(yǎng)高素質(zhì)高水平的檔案管理人才，逐步培養(yǎng)他們對(duì)檔案管理的熱愛和對(duì)檔案管理工作環(huán)境的熟悉，增強(qiáng)各部門之間的溝通合作。
4.提高計(jì)算機(jī)檔案管理的安全實(shí)施對(duì)策
為了防范計(jì)算機(jī)受病毒的入侵，確保檔案文件的保密安全性，檔案管理部門理應(yīng)使用正版軟件，拒絕盜版。防毒軟件的選擇應(yīng)選用實(shí)時(shí)類反病毒軟件，實(shí)時(shí)監(jiān)控計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的進(jìn)程，對(duì)類似的病毒及早發(fā)現(xiàn)，并盡早對(duì)其進(jìn)行清除。另外，應(yīng)對(duì)計(jì)算機(jī)病毒種類不斷更新和變異，檔案部門應(yīng)及時(shí)升級(jí)更新反病毒軟件，以提高殺病毒的力度和及時(shí)有效地清除病毒。
加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)監(jiān)控，及時(shí)備份數(shù)據(jù)。目前有多種網(wǎng)絡(luò)安全策略，它們是：（1）登錄訪問控制，即在用戶登錄時(shí)設(shè)立賬號(hào)和密碼，并對(duì)密碼采取加密的保護(hù)形式；（2）訪問網(wǎng)絡(luò)的控制，是針對(duì)非法操作而提出的一種自我安全措施。（3）設(shè)置安全防火墻，防火墻工具是用來阻止網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊破壞網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的屏障，以隔絕外界網(wǎng)絡(luò)的干擾，此外，管理員應(yīng)定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行拷貝存盤，并予刻盤備份保存，便于在數(shù)據(jù)庫(kù)遭污染和破壞時(shí)能及時(shí)地恢復(fù)數(shù)據(jù)。
總之，計(jì)算機(jī)技術(shù)給各個(gè)高校學(xué)籍檔案工作者提供了簡(jiǎn)潔、快速的管理工具，針對(duì)計(jì)算機(jī)在管理檔案中存在的突出問題，探討實(shí)際可行的解決方法及解決問題的對(duì)策，使檔案管理制度化、科學(xué)化、規(guī)范化，及時(shí)、準(zhǔn)確、有效的為各高校和社會(huì)服務(wù)。相關(guān)管理人員應(yīng)合理地開發(fā)、維護(hù)和使用計(jì)算機(jī)，不斷的提高學(xué)籍檔案管理人員自身的素質(zhì)和計(jì)算機(jī)的管理水平，就能夠使學(xué)籍檔案管理的水平邁上一個(gè)新臺(tái)階，學(xué)籍檔案管理的前景將會(huì)一片光明！
