資金管理貫穿于企業(yè)整個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的始末,是財(cái)務(wù)管理的集中體現(xiàn)。強(qiáng)化資金管理,可以提高資金的使用效率,規(guī)避財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),能有效地防止舞弊、挪用、超權(quán)限審批等腐敗現(xiàn)象發(fā)生,保證企業(yè)健康有序地發(fā)展。而利用先進(jìn)的管理軟件——資金管理信息系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。
太鋼通過(guò)資金管理信息系統(tǒng)對(duì)資金的事前預(yù)算、事中控制、事后分析的“閉環(huán)管理”,實(shí)現(xiàn)了與自己的ERP信息系統(tǒng)及各國(guó)內(nèi)銀行的結(jié)算系統(tǒng)的無(wú)縫銜接,達(dá)到了“資金結(jié)算網(wǎng)絡(luò)化,銀行柜臺(tái)桌面化”的目標(biāo)。現(xiàn)對(duì)太鋼資金管理信息系統(tǒng)案例進(jìn)行分析。
一、實(shí)施前情況
(一)各單位擅自開(kāi)戶
各單位存在私自開(kāi)戶,隱匿賬戶信息現(xiàn)象,造成資金沉淀,資金利用效率不高,且易形成腐敗現(xiàn)象。
(二)網(wǎng)絡(luò)手段落后
太鋼開(kāi)通了工商銀行網(wǎng)上銀行的查詢功能,其他銀行靠每日電話查詢。
(三)資金結(jié)算手段落后
資金管理員通知各單位出納到銀行辦理繳款;對(duì)外付款,出具合規(guī)票據(jù),去銀行柜面辦理資金的支付業(yè)務(wù)。
(四)資金預(yù)算執(zhí)行力差
每日,資金預(yù)算管理員需通知各單位當(dāng)日支付額度;依據(jù)額度審批支付的票據(jù);日終,依據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果,填列資金預(yù)算支出表。每日依據(jù)查詢資金結(jié)余情況,“倒擠”出當(dāng)日資金收入情況,填列預(yù)算收入表。
(五)月末對(duì)賬難度大
月末,出納依據(jù)銀行日記賬及銀行提供的紙質(zhì)對(duì)賬單,逐筆勾劃明細(xì),必要時(shí)需調(diào)用原始憑證進(jìn)行核對(duì)。賬戶較多單位,需用時(shí)兩日,工作效率低。
(六)授信情況不清晰
各金融機(jī)構(gòu)對(duì)集團(tuán)公司采取“集中統(tǒng)一授信”政策,但各單位在使用上自由度過(guò)大,且手工臺(tái)賬登記不及時(shí),并存有錯(cuò)誤,影響資金預(yù)算的準(zhǔn)確性;同時(shí)業(yè)務(wù)分散,不利于與金融機(jī)構(gòu)溝通獲得最優(yōu)惠的信貸政策。
二、功能實(shí)現(xiàn)情況
太鋼資金管理信息系統(tǒng)(見(jiàn)圖1)通過(guò)資金監(jiān)控、資金結(jié)算、票據(jù)管理、資金預(yù)算、信貸管理及外匯管理等,實(shí)現(xiàn)公司資金的有序管理。
(一)資金管理信息系統(tǒng)包括以下主要功能
1.資金監(jiān)控:實(shí)時(shí)監(jiān)控各賬戶資金來(lái)源和去向,可查詢歷史記錄,可實(shí)時(shí)掌握各賬戶余額,并可以作統(tǒng)計(jì)分析。
2.資金結(jié)算:實(shí)現(xiàn)了付款信息從SAP系統(tǒng)中相關(guān)憑證傳輸過(guò)來(lái),經(jīng)確認(rèn)后發(fā)送支付指令,及收款的入賬信息實(shí)時(shí)傳輸?shù)絊AP系統(tǒng)中并生成會(huì)計(jì)憑證;在授權(quán)范圍內(nèi),相關(guān)人員可以進(jìn)行資金的上收、下?lián)芎蛯?duì)外支付,并實(shí)現(xiàn)了銀企自動(dòng)對(duì)賬。
3.票據(jù)管理:從SAP系統(tǒng)傳輸應(yīng)收票據(jù)的收取和到期、貼現(xiàn)、背書以及應(yīng)付票據(jù)的開(kāi)出、承兌等數(shù)據(jù)信息,對(duì)收到和開(kāi)出的商業(yè)票據(jù)進(jìn)行全程電子化管理,實(shí)時(shí)掌握應(yīng)收、應(yīng)付票據(jù)資金狀況,并實(shí)現(xiàn)了到期票據(jù)的預(yù)警。
4.資金預(yù)算:進(jìn)行預(yù)算的編制、動(dòng)態(tài)控制、事后分析,可自定義預(yù)算周期、預(yù)算項(xiàng)目等。各用款單位提報(bào)支付計(jì)劃并上傳,計(jì)財(cái)部核定各預(yù)算項(xiàng)目額度并反饋各單位;系統(tǒng)進(jìn)行收支綜合平衡,測(cè)算資金余缺,確定補(bǔ)充缺口的措施,完成預(yù)算編制;各單位對(duì)外付款時(shí),銀行收支和票據(jù)收支信息從資金結(jié)算和票據(jù)管理模塊實(shí)時(shí)傳遞,反映每一預(yù)算項(xiàng)目的執(zhí)行情況,系統(tǒng)按對(duì)應(yīng)項(xiàng)目檢查是否超過(guò)預(yù)算額度,如超預(yù)算將不能通過(guò),經(jīng)追加預(yù)算或特別審批后方能支付。
5.信貸管理:統(tǒng)計(jì)查詢企業(yè)授信額度及使用情況,實(shí)現(xiàn)銀行借款商業(yè)票據(jù)及信用證的電子化管理。從SAP系統(tǒng)傳輸銀行借款的借入和歸還信息,商業(yè)票據(jù)及信用證的開(kāi)立和承付,自動(dòng)更新信息系統(tǒng)中的授信資料,并對(duì)即將到期事項(xiàng)給予預(yù)警提示,可實(shí)時(shí)按各種條件組合查詢。
(二)系統(tǒng)運(yùn)行效果實(shí)例
1.公司設(shè)置效果圖(圖2)
三、強(qiáng)化資金控制情況
通過(guò)資金管理信息系統(tǒng)的實(shí)施,公司強(qiáng)化了資金的內(nèi)部控制。
(一)強(qiáng)化了資金管理的事前防范
1.杜絕了私自開(kāi)戶現(xiàn)象。未經(jīng)授權(quán)開(kāi)立的銀行賬戶,無(wú)法在資金管理信息系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置,無(wú)法辦理網(wǎng)絡(luò)的資金支付,無(wú)法實(shí)現(xiàn)與集團(tuán)內(nèi)其他賬戶的資金調(diào)撥事項(xiàng),無(wú)法進(jìn)入會(huì)計(jì)核算系統(tǒng),使各單位擬私自開(kāi)戶時(shí),顧慮增加,不敢輕易開(kāi)戶。
2.完善了預(yù)算編制。在資金管理信息系統(tǒng)中,月度資金預(yù)算采取“自下而上、自上而下”的編制方式。預(yù)算執(zhí)行單位先分明細(xì)項(xiàng)目(到采購(gòu)的具體品種)編制本單位預(yù)算,將此預(yù)算及相關(guān)資料一同提報(bào)到公司計(jì)財(cái)部;公司依據(jù)整體生產(chǎn)計(jì)劃,結(jié)合債權(quán)債務(wù)情況,審定各單位預(yù)算,并在系統(tǒng)中反饋回各單位。
(二)強(qiáng)化了資金管理的事中控制
1.強(qiáng)化了資金的集中管理。(1)每日終了,系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送指令,將各單位銀行賬戶的結(jié)余資金,自動(dòng)上收到指定賬戶,實(shí)現(xiàn)了跨單位、跨銀行的資金集中;對(duì)個(gè)別收款賬戶(不對(duì)外支出的賬戶)資金,實(shí)現(xiàn)了余額定時(shí)上收,加速了資金的周轉(zhuǎn)效率。(2)各單位對(duì)外支付時(shí),公司統(tǒng)一依據(jù)當(dāng)日的支付計(jì)劃及各行的結(jié)余資金,通過(guò)系統(tǒng)的手動(dòng)下?lián)芄δ芟騿挝幌聯(lián)苜Y金。(3)各單位在收到商業(yè)票據(jù)時(shí),將票據(jù)的明細(xì)要素記入公司的ERP系統(tǒng),ERP系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將此信息傳入資金管理系統(tǒng)。資金預(yù)算管理員依據(jù)預(yù)算及資金,確定票據(jù)背書、貼現(xiàn)等額度,依據(jù)確定的額度及票據(jù)情況,在系統(tǒng)中對(duì)相應(yīng)的票據(jù)進(jìn)行標(biāo)識(shí),實(shí)現(xiàn)了票據(jù)的集中管理。
2.保證了資金支付的安全性。對(duì)外款項(xiàng)支付,會(huì)計(jì)首先在ERP系統(tǒng)中編制會(huì)計(jì)憑證,將付款信息(金額及收款人信息不可變更)傳遞到資金管理系統(tǒng),出納依據(jù)會(huì)計(jì)憑證復(fù)核付款信息后,向主管提交,主管審核后支付。杜絕了原來(lái)出納一人既“管支票”,又“管印鑒”的現(xiàn)象,防止了出納一人挪用公款的可能,也防止了出納因工作失誤造成錯(cuò)誤支付的可能性。
3.保證了款項(xiàng)收取的實(shí)時(shí)性。對(duì)收款業(yè)務(wù)等被動(dòng)業(yè)務(wù),銀行信息通過(guò)資金管理系統(tǒng)傳遞給ERP系統(tǒng),ERP系統(tǒng)自動(dòng)核實(shí)付款人系統(tǒng)編碼,生成會(huì)計(jì)憑證,在提高工作效率的同時(shí),降低了人為輸入信息的差錯(cuò)率,并為營(yíng)銷管理提供了良好的財(cái)務(wù)支持。
4.設(shè)置預(yù)警提示,加速資金周轉(zhuǎn)。對(duì)應(yīng)收票據(jù),提前幾日提示到期,提請(qǐng)委托收款,保證資金的按期收回,杜絕了因操作原因造成的票據(jù)資金未按期收回現(xiàn)象。
5.強(qiáng)化了資金預(yù)算的執(zhí)行。對(duì)支付信息,依據(jù)ERP系統(tǒng)中設(shè)定的現(xiàn)金流量項(xiàng)目,將付款信息對(duì)應(yīng)傳入資金管理系統(tǒng)后,記入相應(yīng)品種的支付預(yù)算。防止以前采取手工統(tǒng)計(jì)情況下,出納根據(jù)預(yù)算執(zhí)行情況,自行調(diào)整預(yù)算余缺,資金預(yù)算管理員無(wú)法監(jiān)控的現(xiàn)象。對(duì)超預(yù)算項(xiàng)目,需在系統(tǒng)中經(jīng)有權(quán)人授權(quán)追加預(yù)算后,方可辦理支付。
(三)強(qiáng)化了資金管理的事后分析
1.銀企自動(dòng)對(duì)賬,降低資金風(fēng)險(xiǎn)。在資金系統(tǒng)中,可以將ERP系統(tǒng)的銀行日記賬實(shí)時(shí)導(dǎo)入,與保存的銀行賬戶結(jié)算情況進(jìn)行自動(dòng)勾兌,對(duì)于差異,可以按日形成《余額調(diào)節(jié)表》,便于未達(dá)賬項(xiàng)的及時(shí)落實(shí)。會(huì)計(jì)主管及有關(guān)人員可進(jìn)系統(tǒng)查詢余額核對(duì)情況,規(guī)避了挪用資金、出借賬戶等現(xiàn)象的發(fā)生。
2.加強(qiáng)了大額資金的監(jiān)控。資金管理信息系統(tǒng)可按單位、發(fā)生額度等情況,單一或組合條件方式,查詢大額資金的發(fā)生及變動(dòng)情況,可及時(shí)落實(shí)有關(guān)問(wèn)題,保證資金的安全。
3.強(qiáng)化資金的各項(xiàng)分析。通過(guò)資金管理信息系統(tǒng)中每日的結(jié)算及結(jié)余的數(shù)據(jù),描繪公司資金用量的曲線圖及資金結(jié)余的曲線圖,可以分析資金峰底與峰谷情況,對(duì)資金進(jìn)行合理安排,調(diào)整結(jié)算模式,既可規(guī)避因資金問(wèn)題形成的公司財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),也可降低貨幣資金的占用,從而降低公司財(cái)務(wù)成本。
通過(guò)資金管理信息系統(tǒng)的建立,太鋼強(qiáng)化了資金的內(nèi)控管理,規(guī)避了原有的一些風(fēng)險(xiǎn),保證了經(jīng)營(yíng)的有序發(fā)展。
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