會計監(jiān)督是經濟管理的一種手段,其最終目的是促進各單位改善經營管理,提高經濟效益。通過對單位經濟活動的真實性、合法性、合理性等方面的監(jiān)督,保證各單位的經濟活動在遵守國家財經法紀的同時,符合本單位的計劃、預算和經營管理要求,以便提高經濟效益,避免不必要的經濟損失。有效發(fā)揮會計監(jiān)督職能,不僅可以維護財經紀律和社會經濟秩序,對健全會計基礎工作、建立規(guī)范的會計工作秩序,也有重要作用。
內部控制是指一單位內部的管理控制系統(tǒng)為保證單位經濟活動正常進行,保護資產的安全和完整,防止、發(fā)現、糾正錯誤和舞弊,保證會計信息的真實、完整所采取的一系列必要的管理措施。建立健全內部控制制度,是實施內部會計監(jiān)督的關鍵,是防弊糾錯與確保會計信息真實完整的“基礎設施”。
內部控制是一個比較完整的理論體系,具體到與內部會計監(jiān)督有關的內容,主要有三個方面:一是控制環(huán)境。即對建立或實施某項政策發(fā)生影響的各種因素,主要反映單位管理者和其他人員對控制的態(tài)度、認識和行動。二是會計系統(tǒng)。即單位為了匯總、分析、分類、記錄、報告單位的業(yè)務活動,并保持對相關資產與負債的受托責任而建立的方法和程序;及時并充分詳細地描述經濟業(yè)務,以便在財務會計報告中對經濟業(yè)務作出適當的分類;計量經濟業(yè)務的價值,以便在財務會計報告中記錄其適當的貨幣價值;確定經濟業(yè)務發(fā)生期間,以便經濟業(yè)務在財務會計報告中適當地表達經濟業(yè)務和披露相關事項。三是控制程序。即指管理者所制定的方針和程序,用以保證達到一定的目的。
建立健全單位內部會計監(jiān)督制度,重點應做好以下幾項工作:
一、 明確會計事項相關人員的職責權限
為了有效監(jiān)督、控制經濟業(yè)務事項和會計事項按照規(guī)定的程序、要求進行,明確責任,防止差錯和舞弊,保證經濟業(yè)務事項的順利進行,保證會計資料質量,必須明確經濟業(yè)務事項和會計事項相關人員的職責權限。具體的要求是:第一,經濟業(yè)務事項、會計事項的審批人員、經辦人員、財務保管人員和記賬人員的職責權限應當明確,做到職權明確,程序規(guī)范,責任清楚,避免因職責不清相互扯皮、推諉,甚至越權行事,造成管理失控。第二,記賬人員與審批人員、經辦人員、財務保管人員要實行職務分離。第三,記賬人員與經濟業(yè)務事項和會計事項審批人員、經辦人員、財務保管人員應當相互制約,這樣能將失誤、舞弊等問題控制到最低限度。
二、 明確重大經濟業(yè)務事項的決策和執(zhí)行程序
重大對外投資、資產處置、資金調度等經濟業(yè)務事項,既是各單位重大的經濟活動,也是非常重要的財務管理問題,如果企業(yè)決策和執(zhí)行的程序不明確,缺乏有效監(jiān)督和控制,不僅影響國家、單位和社會公眾利益,也削弱財務會計管理職能,并影響會計秩序和會計資料質量。企業(yè)重大經濟業(yè)務事項,必須由企業(yè)領導班子集體研究決定,股份制企業(yè)應由董事會研究決定。
三、 進行財產清查
財產清查是對各項財產、物資進行實地盤點和核對,查明財產物資、貨幣資金和結算款項的實有數額,確定其賬面結存數額和實際結存數額是否一致,以保證賬實相符的一種會計專門方法。
財產清查是內部牽制制度的一部分,其目的在于定期確定內部牽制制度執(zhí)行是否有效。在企業(yè)日常工作中,在考慮成本、效益的前提下,可選擇范圍大小適宜、時機恰當的財產清查。也就是說,可按照財產清查實施的范圍、時間間隔等把財產清查適當地進行分類。
財產清查,是通過實地盤點、核對、查詢,確定各項財產物資、貨幣資金、往來款項的實際結存數,并與賬存數核對,以保證賬實相符的一種會計核算的專門方法。財產清查的作用:(1)財產清查是檢查會計信息系統(tǒng)運行正常與否的有效保證;(2)財產清查是檢查內部會計監(jiān)督制度是否有效的控制措施;(3)財產清查可促進資金加速周轉。
財產清查的基本方法:(1)實地盤點法:指對各項實物通過逐一清點,或用計量器具確定其實存數量的方法。這種方法適用范圍較廣泛,大部分財產物資都采用這種方法,如存貨、現金等等。(2)核對法:指將兩種或兩種以上的書面資料相互對照,以驗證其內容是否一致的方法。銀行存款的清查即可用此法。(3)查詢法:指通過調查征詢的方式,取得必要資料,以查明其實際情況的方法。具體又有面詢法和函詢法兩種。函詢法就是發(fā)函給有關單位或個人,讓對方通過函件來說明經濟業(yè)務的實際情況,作為判斷問題的依據。往來賬項的清查,一般采用函詢法。面詢法是直接找有關個人進行面談。
通過財產清查,特別是對債權債務的清查,可以促進其及時結算,及時發(fā)現壞賬并予以處理。同時,可以及時發(fā)現企業(yè)財產物資超儲積壓、占用不合理等情況,以盡早采取措施利用或處理,促進企業(yè)合理占用資金,加速資金周轉。財產清查既是加強財產物資管理的一項重要制度,又是會計核算工作的一項重要制度。通過財產清查,改善經營管理,保護財產的安全與完整;通過財產清查,可以確定各項財產的實存數,以便查明實存數與賬面數是否相符,并查明不符的原因和責任,制度改進措施,做到賬實相符,保證會計資料真實、完整。
四、 對會計資料進行內部審計
對會計資料的監(jiān)督、審查,不僅是內部控制的有效手段,也是保證會計資料真實、完整的重要措施。根據內部控制的基本原理和我國會計工作實際情況,《會計法》規(guī)定,各單位應當在內部會計監(jiān)督制度中明確對會計資料定期進行內部審計的辦法和程序,以使對會計資料的審計工作制度化、程序化。
同時單位各項經濟業(yè)務是通過會計核算進行反映的,內部控制制度雖然健全了,但如何把內部會計監(jiān)督貫穿到會計核算的全過程呢?筆者認為主要是把好內部會計監(jiān)督的第一關口——對原始憑證的審核監(jiān)督。原始憑證是記錄和反映經濟業(yè)務的最基本證據,取得和審核原始憑證是會計核算工作的起點,也是保證會計數據的合法、真實、準確、完整的關鍵。因此對原始憑證的審核監(jiān)督,是各單位經濟活動依法進行的重要環(huán)節(jié)。
(一)對不真實、不合法的原始憑證不予受理。
所謂不真實的原始憑證,是指原始憑證記錄的事項與實際經濟業(yè)務不符,是一種虛假的憑證;所謂不合法的原始憑證,是指原始憑證所表述的事項與經濟業(yè)務是相符的,但經濟業(yè)務本身不符合法律、法規(guī)、規(guī)章、制度的規(guī)定。會計人員應通過監(jiān)督原始憑證,及時發(fā)現問題,采取相應措施,制止、糾正和揭露經濟業(yè)務的違法違紀行為。
(二)對不準確、不完整的原始憑證予以退回,要求更正、補充。
所謂不準確的原始憑證,是指原始憑證沒有準確的表述經濟活動真相,或在文字上、數字記錄上發(fā)生差錯等。所謂不完整的原始憑證,是指憑證上的文字說明、有關數字沒有按會計制度的要求填寫齊全。所以《會計法》對于記載不準確、不完整的原始憑證只要求退回進行更正、補充,而不是不予受理。
我們在審核監(jiān)督原始憑證時不要因為第二種情況出現的問題較普遍,而忽略了對不真實、不合法的原始憑證的審核監(jiān)督,在審核原始憑證時應著重注意以下幾點:
1、大項經濟業(yè)務要審核監(jiān)督審批程序,是否經主管財務的領導批準,是否是單位正常業(yè)務工作的需要,有無超出單位業(yè)務范圍之外的經濟活動。
2、對不真實、不合法的原始憑證不予受理,是法律賦予會計機構、會計人員的一項重要權力,要明確權力與責任的關系,不能講情面或有后顧之優(yōu),應堅決依法制止和糾正。
3、《會計法》第四條明確規(guī)定了單位領導人對會計資料的合法、真實、準確、完整負有責任。這對于審核督原始憑證起到至關重要的作用,即要堅持單位領導人“一支筆”審核簽字制度。
總之,建立健全內部控制制度,并把內部控制制度落實到日常的財務核算工作中去,才能把內部控制制度的作用充分發(fā)揮出來;會計核算真正做到了有章可循,有章必循,會計監(jiān)督的作用才能發(fā)揮出來,二者是相輔相成,不可分離的。
