一、會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的發(fā)展新趨勢
進(jìn)入20世紀(jì)中后期以來,計(jì)算機(jī)技術(shù),更具體的說是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展及廣泛應(yīng)用,使人類從工業(yè)經(jīng)濟(jì)時(shí)代跨入到了一個(gè)嶄新的時(shí)代——信息技術(shù)時(shí)代。信息技術(shù)的發(fā)展不僅影響著整個(gè)社會(huì)的文化生活基礎(chǔ),而且還將使社會(huì)賴以存在的經(jīng)濟(jì)環(huán)境發(fā)生深刻的變化,并在徹底的改變著社會(huì)發(fā)展的運(yùn)行方式,使人類進(jìn)入到一個(gè)數(shù)字化的時(shí)代。
企業(yè)要在網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)中求得生存與發(fā)展,就一定要對(duì)其原有的組織結(jié)構(gòu)與工作流程進(jìn)行重新設(shè)計(jì)與再造,形成一個(gè)能適應(yīng)新的經(jīng)濟(jì)環(huán)境的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng),而且由于集團(tuán)公司的規(guī)模越來越龐大,這種全新的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)還應(yīng)當(dāng)在企業(yè)管理的集中化過程中發(fā)揮重要作用,會(huì)計(jì)核算的手段的與時(shí)俱進(jìn),不但實(shí)現(xiàn)了企業(yè)會(huì)計(jì)核算的動(dòng)態(tài)化與實(shí)時(shí)化,而且將企業(yè)管理的集中化目標(biāo)變得更加易于實(shí)現(xiàn)。
二、會(huì)計(jì)集中核算
隨著集團(tuán)公司規(guī)模的不斷擴(kuò)大,越來越多的航母級(jí)的企業(yè)集團(tuán)出現(xiàn),傳統(tǒng)的分級(jí)核算弊端日益明顯,工作效率低下,人為作假的機(jī)會(huì)增多,賬目繁瑣不易查找等,很多世界級(jí)大企業(yè)都開始建立自己的核算系統(tǒng),實(shí)行更高效的會(huì)計(jì)集中核算,中國石油集團(tuán)公司就是其中一個(gè)比較典型的國內(nèi)企業(yè)。
1.集中核算的優(yōu)勢
會(huì)計(jì)集中核算的優(yōu)勢主要體現(xiàn)以下幾個(gè)方面:
(1)首先,大型企業(yè)借助ERP系統(tǒng),減少了會(huì)計(jì)實(shí)體數(shù)量,縮短了財(cái)務(wù)報(bào)告流程,提高了工作效率。在實(shí)行集中核算前,子公司及內(nèi)部可能為二級(jí)或三級(jí)核算,有的甚至達(dá)到四級(jí),核算層次多,財(cái)務(wù)報(bào)告流程長。這樣,財(cái)務(wù)人員把時(shí)間和精力過多地放在數(shù)據(jù)的收集、審核、整理和匯總上,而對(duì)于數(shù)據(jù)的分析、有價(jià)值的管理信息提取、深層次的原因查找、應(yīng)采取的措施和建議等方面做得不夠,影響了管理決策的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。
(2)其次,借助ERP系統(tǒng),全公司在統(tǒng)一賬套中處理業(yè)務(wù),所有科目設(shè)置權(quán)限均由總公司或授權(quán)的子公司設(shè)定。使用標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的科目體系,避免了在分散賬套中上下級(jí)科目設(shè)置不一致、各基層單位之間的業(yè)務(wù)對(duì)比口徑不一致等問題,消除了內(nèi)部縱向、橫向分析比較、統(tǒng)計(jì)匯總不方便的弊端。
(3)最后,加強(qiáng)財(cái)務(wù)運(yùn)行體制,強(qiáng)化了預(yù)算和管理。集中核算后,由于數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確和及時(shí),使預(yù)算的制定更加科學(xué)、合理,預(yù)算項(xiàng)目也更加具體、細(xì)致。同時(shí)集中核算也促進(jìn)了資金集中管理,進(jìn)一步提高資金使用效益。
2. 中國石油集團(tuán)
作為中國境內(nèi)最大的原油、天然氣生產(chǎn)、供應(yīng)商和最大的煉油化工產(chǎn)品生產(chǎn)、供應(yīng)商,在中國石油、天然氣生產(chǎn)、加工和市場中占據(jù)主導(dǎo)地位,在公司規(guī)模逐漸擴(kuò)大的時(shí)候,中國石油就實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)核算的初步集中,建立了覆蓋整個(gè)股份公司1800多個(gè)會(huì)計(jì)實(shí)體、112個(gè)業(yè)務(wù)單元、4個(gè)專業(yè)公司和總部的中國最大的財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)。但是報(bào)告層次多、流程長、速度慢,會(huì)計(jì)實(shí)體多,數(shù)據(jù)分散,信息共享差,難以監(jiān)督控制等問題仍不能徹底解決。
三、集中核算的的實(shí)施形式及實(shí)例
信息技術(shù)在會(huì)計(jì)工作中的廣泛使用,使促進(jìn)會(huì)計(jì)核算向多方面、高質(zhì)量的方向發(fā)展的目的得以實(shí)現(xiàn),2006年8月,中國石油一級(jí)會(huì)計(jì)集中核算項(xiàng)目正式啟動(dòng),經(jīng)過近一年的設(shè)計(jì)實(shí)施,集團(tuán)的集中核算體系初步建立。其主要的優(yōu)勢體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面,這也代表著企業(yè)會(huì)計(jì)核算新的發(fā)展趨勢。
1.會(huì)計(jì)核算信息化
會(huì)計(jì)核算是一個(gè)開放型的信息系統(tǒng),其涉及信息的輸人、加工、整理、傳遞、貯存和輸出的過程,運(yùn)用信息技術(shù)保持與國內(nèi)外企事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)與技術(shù)的聯(lián)系,為國家、社會(huì)和個(gè)人進(jìn)行決策和評(píng)估判斷提供可靠的依據(jù),促進(jìn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和技術(shù)進(jìn)步,維護(hù)各方面的經(jīng)濟(jì)利益。在中石油集團(tuán),實(shí)施集中化核算后變化是明顯的,之前上級(jí)查詢一個(gè)普通的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù),財(cái)務(wù)人員只有報(bào)表上的數(shù)據(jù)可以拿來提供,而更詳細(xì)的數(shù)字就要向地區(qū)公司去要,或者打電話去慢慢了解,但是現(xiàn)在,財(cái)務(wù)人員只要輕點(diǎn)鼠標(biāo),就可以直接從系統(tǒng)中查賬了,提高了日常工作的工作效率。
2.會(huì)計(jì)核算方法科學(xué)化
隨著信息技術(shù)的應(yīng)用和會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的不斷完善,計(jì)算的繁簡程度已不再成為評(píng)價(jià)一個(gè)會(huì)計(jì)核算方法是否應(yīng)該采用的標(biāo)準(zhǔn),核算的科學(xué)性和合理性成為選擇會(huì)計(jì)核算方法時(shí)唯一需要考慮的因素,會(huì)計(jì)核算方法趨向科學(xué)化。在中石油的會(huì)計(jì)核算體系中,規(guī)范的流程使財(cái)務(wù)人員更為謹(jǐn)慎,更確保了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。系統(tǒng)實(shí)施前,如果公司財(cái)務(wù)人員在審核后發(fā)現(xiàn)有不對(duì)的數(shù)據(jù)是可以修改的,但系統(tǒng)實(shí)施后,股份公司建立了標(biāo)準(zhǔn)化平臺(tái),嚴(yán)密的流程使得地區(qū)公司只能同步引用,增、改、刪都必須由總部統(tǒng)一審批。這就從源頭上確保了財(cái)務(wù)報(bào)告的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和科學(xué)性。
3.會(huì)計(jì)核算實(shí)時(shí)化
信息技術(shù)的應(yīng)用,使作為企業(yè)內(nèi)部信息網(wǎng)一部分的會(huì)計(jì)系統(tǒng),可通過對(duì)數(shù)據(jù)庫的實(shí)時(shí)訪問,同各業(yè)務(wù)部門隨時(shí)保持信息溝通,從根本上改變會(huì)計(jì)核算與業(yè)務(wù)互不對(duì)稱的滯后狀況。會(huì)計(jì)核算與業(yè)務(wù)運(yùn)作協(xié)調(diào)同步,有利于實(shí)現(xiàn)資源配置最優(yōu)化。財(cái)務(wù)信息使用者可以隨時(shí)了解和掌握企業(yè)經(jīng)營及財(cái)務(wù)狀況,企業(yè)管理者運(yùn)用實(shí)時(shí)的財(cái)務(wù)信息做出決策,其準(zhǔn)確性、時(shí)效性、風(fēng)險(xiǎn)可控性將顯而易見。
在實(shí)施會(huì)計(jì)一級(jí)集中核算后,中國石油財(cái)務(wù)報(bào)告流程得到了最大程度的簡化,90多套賬集中為1套賬,所有地區(qū)公司、8000多個(gè)責(zé)任中心,每年約1500萬張憑證、1.5億條分錄、50萬億元交易數(shù)據(jù),全部納入會(huì)計(jì)一級(jí)集中核算系統(tǒng)。中石油的嘗試可以說為集團(tuán)公司如何適應(yīng)信息化時(shí)代的變化做出了榜樣,同時(shí)也說明集中化的會(huì)計(jì)核算已成為大勢所趨。
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