20世紀70年代末期以來,計算機技術開始進入我國的會計領域。隨著計算機網(wǎng)絡技術的飛速發(fā)展及應用,傳統(tǒng)的會計工作方式也隨之產(chǎn)生重大的變革,傳統(tǒng)的控制思維已經(jīng)不適應計算機網(wǎng)絡技術下的會計工作。對于高校財務單位,會計軟件的廣泛使用對傳統(tǒng)財務體系產(chǎn)生了一系列的沖擊。最近10年來,許多學者專家對于新形勢下的會計內(nèi)部控制制度提出了建設性的意見。筆者將把目光專注于高校財務領域,循著眾多前輩的方向,試著對高校財務新形勢下的內(nèi)部控制問題及對策提出一些自己的見解。
一、計算機技術對高校財務的影響
(一)顛覆傳統(tǒng)高校財務管理思維
傳統(tǒng)的高校財務部門主要管理內(nèi)容為:對工作人員的管理、工作人員相互牽制制度的應用及對賬本等記錄資料的保存和稽查等。將計算機應用于會計核算以后,部門管理的主要內(nèi)容變?yōu)閷θ说墓芾?對財務系統(tǒng)授權的管理,對財務數(shù)據(jù)的保存及風險管理等。管理內(nèi)容的顛覆性變化急需部門領導者改變傳統(tǒng)的管理思維,對新的高校財務系統(tǒng)構成有清醒的認識,并進行有效的管理。
(二)使高校財務的工作模式產(chǎn)生重大變革
傳統(tǒng)的高校財務工作為資金的收付、賬簿的記錄、數(shù)據(jù)核算、數(shù)據(jù)審核及原始憑證和賬本的保存管理,核算工作需要大量的工作人員來完成。將計算機引入財務工作后,高校的財務工作由各個計算機功能模塊組合而成。工作人員根據(jù)相關的法律法規(guī)對原始的憑證進行甄別后,錄入各個模塊的系統(tǒng)里,然后由計算機系統(tǒng)來進行加工處理,導出相應的結果。在這個過程中,計算機系統(tǒng)的極速運算功能為會計的核算工作節(jié)省了大量的人力。會計人員的工作模式由人-數(shù)據(jù)模式轉變?yōu)槿?機模式,工作人員的工作重心不再是數(shù)據(jù)核算,而是對于計算機系統(tǒng)模塊功能的應用。
(三)提高了高校對財務工作者的素質(zhì)要求
相對于傳統(tǒng)會計中核算型的財務人員,計算機系統(tǒng)下所需要的財務人員應具備更高層次的素質(zhì)。在手工核算的時代,財務工作的內(nèi)容單一,分工細致,以核算為主,基層財務人員管理職能被弱化。在計算機加入這個工作流程后,財務工作體現(xiàn)為對于不同的工作模塊的應用和管理。這就需要財務人員具備全面的知識,處理日常工作中的各種問題。另一方面,計算機系統(tǒng)更新的速度很快,各個系統(tǒng)模塊的升級已經(jīng)是一種常態(tài),這也需要財務工作人員持續(xù)學習,及時更新知識。
(四)高校財務部門與外部單位合作程度加大
近10年來,隨著計算機系統(tǒng)的迅速發(fā)展,高校財務部門先后采用專業(yè)的財務軟件進行業(yè)務處理?？v觀現(xiàn)在高校財務所使用的軟件,主要有天大天財、用友軟件、金蝶軟件等,它們可以滿足各類高校的一般使用。由于不同高校具備各自的特點,要實現(xiàn)個性化的功能就需要軟件供應商的個性化設計。這類程序設計需要高校財務部門同程序設計人員相互合作,才能設計出符合實際需要的軟件。在財務部門逐步完成會計電算化的過程中,對于外部軟件供應商的依賴性越來越大。
(五)高校財務風險防范的內(nèi)容發(fā)生重大變化
手工核算體制下,財務風險防范主要以不相容職務相互分離為原則,以人員相互牽制、定期進行稽核為主要方式。然而在計算機加入這個工作組織以后,先前風險防范的體系被打破。在計算機系統(tǒng)下不相容職務相互分離的原則沒有徹底執(zhí)行,人員相互牽制也不能保證控制的效果。風險的大小很大程度上取決于系統(tǒng)授權管理和執(zhí)行程度、接觸計算機相關人員的操作方法、計算機軟硬件的安全性與穩(wěn)定性、數(shù)據(jù)的安全性等。高校的財務部門采用計算機系統(tǒng)不過短短幾年的時間,對于新形勢下風險防范的意識還不足,內(nèi)部控制的方法也在積累和摸索中,很多具體的做法需要完善和改進。
二、高校財務計算機系統(tǒng)下內(nèi)部控制的目標
一切的行為都有其目的性?！秲?nèi)部會計控制規(guī)范——基本規(guī)范(試行)》中對內(nèi)部會計控制的定義為:“為了提高會計信息質(zhì)量,保護資產(chǎn)的安全、完整,確保有關法律法規(guī)和規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行等而制定和實施的一系列控制方法、措施和程序”。這個概念對于我國各個行業(yè)中的會計內(nèi)部控制實踐都具有指導意義。具體到高校財務,其內(nèi)部控制的目標為保證高校財務工作的有效進行,保護高校各方面資產(chǎn)的安全與完整,在實際業(yè)務中可以防止、發(fā)現(xiàn)、糾正錯誤和舞弊的發(fā)生,保證會計資料的真實、合法和完整。
三、計算機系統(tǒng)的運用對高校財務部門內(nèi)部控制體系運行帶來的挑戰(zhàn)
(一)內(nèi)控意識更新緩慢,帶來決策風險
意識是決策的基礎。最近幾年,隨著計算機系統(tǒng)在高校中應用越來越多,內(nèi)控的條件和對象等一些重要因素已經(jīng)發(fā)生重大改變。很多高校的領導層,對于這個變化沒能進行正確的判斷,對于新情況沒能進行及時、合理的反應?，F(xiàn)在運行的內(nèi)控體系大多只是在傳統(tǒng)的內(nèi)控方式上進行了表面的修改。計算機系統(tǒng)已然成為財務部門一個重要組成部分,而內(nèi)控的意識和內(nèi)控的現(xiàn)實出現(xiàn)不對稱,可能導致部門領導在內(nèi)部控制機制設計上做出錯誤的決策。
(二)可能引發(fā)技術風險
傳統(tǒng)的手工核算體制下,高校財務各個業(yè)務組之間通過數(shù)據(jù)傳遞和交換建立聯(lián)系,部門通過稽核和牽制來進行控制。計算機加入這個工作組織后,從錄入憑證、記賬、結賬到輸出報表等都是根據(jù)軟件程序來進行。這個過程中只有錄入憑證由工作人員控制,而其他步驟則由計算機獨立完成。在這樣的情況下會計信息的準確性和安全性就不能由稽核和牽制措施來保證,更大程度上將依賴操作人員輸入的信息和操作系統(tǒng)的方法,以及硬件軟件本身的穩(wěn)定性和安全性。如何控制技術風險,是內(nèi)控機制中很重要的部分。
(三)可能引發(fā)道德風險
計算機系統(tǒng)的運用,改變了傳統(tǒng)的人員牽制和相互稽核過程,加大了道德風險的隱患。從現(xiàn)實來看,由于部門本身的工作人員更加熟悉部門軟件的操作和功能,熟悉系統(tǒng)的管理,一旦發(fā)生內(nèi)部人員違規(guī)操作其手法將更加隱蔽,不便察覺,甚至對整個系統(tǒng)加以破壞,那后果將不堪設想。在會計信息網(wǎng)絡化條件下,同樣存在通過網(wǎng)絡侵入系統(tǒng),從而獲得會計信息或者修改會計信息的風險。
(四)缺乏針對性的風險評估,監(jiān)督反饋機制不完善,增加了管理風險
高校財務部門大多延續(xù)傳統(tǒng)的風險管理經(jīng)驗,缺乏及時的風險評估。在計算機技術大量運用于會計管理的情況下,需要進行全面客觀的風險評估才能揭示現(xiàn)在高校財務部門所存在的風險。風險評估不足,會帶來內(nèi)控制度設計的盲區(qū),影響內(nèi)控機制的作用。另外,審計部門對于會計電算化模式的監(jiān)督和反饋缺乏經(jīng)驗,也從一定程度上增加了管理上的風險。
四、改進內(nèi)部控制機制,應對會計工作變化的挑戰(zhàn)
在認清了高校財務部門采用計算機系統(tǒng)辦公后帶來的各方面問題之后,筆者認為:要規(guī)避計算機系統(tǒng)帶來的風險,形成一個有效的控制體系,應該從更新意識入手,增強風險意識;針對計算機系統(tǒng)應用的特點改進內(nèi)控設計;對工作人員進行培訓,樹立正確的職業(yè)道德觀念,提高員工執(zhí)行業(yè)務的能力;最后利用監(jiān)督機制來保障部門的順利運行。具體做法如下:
(一)更新內(nèi)控意識,引入風險管理的概念
1.領導層
領導層作為決策的中樞,首先需要在意識上提高對內(nèi)部控制的重視程度;其次需要對部門內(nèi)控因素的變化有真實的了解,清楚地認識各環(huán)節(jié)風險的變化,具體可以通過部門會議對這些風險進行評估認定;再次需要就規(guī)避這些風險進行充分討論,形成方案,制定部門內(nèi)控SOP(標準化程序);最后需要領導層對控制過程和內(nèi)容進行動態(tài)更新,始終保持正確的方向。
2.基層員工
基層員工是內(nèi)部控制的執(zhí)行主體,他們執(zhí)行的情況決定了內(nèi)部控制體系能產(chǎn)生多大的作用。所以,需要讓基層員工在思想上對內(nèi)部控制的新形勢有統(tǒng)一清晰的認識,能夠嚴格執(zhí)行領導層所制訂的方案和規(guī)則。另外,應該發(fā)揮基層員工的主動性,及時反饋日常業(yè)務處理過程中遇到的問題,以便領導層能夠更及時、全面地了解計算機系統(tǒng)應用帶來的各種變化,便于領導層作出更加準確的決策。
(二)針對計算機系統(tǒng)的特點改進內(nèi)部控制設計
1.明確內(nèi)部控制的原則并嚴格遵守
分工是內(nèi)部控制的基本原則,人員的分工和牽制一直是會計控制的主要措施。所謂分工,即在組織中一項業(yè)務都必須由兩個或者兩個以上的人來完成,不能由一個人完全包辦一項業(yè)務。嚴格執(zhí)行分工的原則是規(guī)避風險的重要保障。
2.針對計算機系統(tǒng)的應用,合理設置崗位
在高校財務實際工作中,應根據(jù)需要設置不同職責的崗位,一般主要有預算管理、會計核算、學生繳費管理、出納管理、系統(tǒng)管理等。在每個崗位中應設置經(jīng)辦人員、復核人員等。這些不同職責的崗位應該由不同的人員來擔任,并且應該定期進行輪崗,讓不同的人定期到新的崗位工作。一方面可以加強工作人員業(yè)務的全面性,一方面也可以加強內(nèi)部控制。在某些高校中,由于人員緊缺,無法安排足夠的人手,也可以由同一個人同時作為幾個系統(tǒng)的復核人員,需要杜絕同一個人既做錄入又做復核。
3.系統(tǒng)應用及權限控制
(1)要明確每個工作人員上機操作的內(nèi)容和權限,杜絕未經(jīng)授權的人員操作會計軟件。
(2)當權限需要修改的時候需要報請相關領導批準,并進行登記。
(3)操作人員在進行輸入操作時應該對每筆業(yè)務的合法性和準確性進行檢查,確認其批準部門和人員的蓋章或簽名、原始票據(jù)各項填寫完整正確。
(4)操作人員應該錄入合理的摘要及系統(tǒng)要求的相關信息,正確使用會計科目。
(5)操作人員在輸出相關的會計資料后,應及時送交指定人員,不可擅自泄露會計資料。
(6)需要系統(tǒng)管理人員保存必要的系統(tǒng)操作記錄,記錄系統(tǒng)的使用情況及系統(tǒng)故障情況等,以備隨時監(jiān)督查看。
4.系統(tǒng)與數(shù)據(jù)安全控制
(1)工作人員應該保管好自己的上機密碼,定期進行更換。
(2)系統(tǒng)管理人員應該做好數(shù)據(jù)的備份工作,采用不同的介質(zhì)進行備份。
(3)應該確保計算機不被電腦病毒侵入,要定期進行維護和檢查。
(4)在系統(tǒng)需要升級或者修改的時候,工作人員應該報請領導審批,并對修改作詳細的記錄。
(5)在需要外單位協(xié)助修改系統(tǒng)軟件的時候應注意數(shù)據(jù)的保密,同協(xié)助單位簽訂保密協(xié)議,同時做好數(shù)據(jù)的備份及軟件修改記錄。
(三)對工作人員進行全面培訓,適應計算機系統(tǒng)運用帶來的變化
會計知識處于不斷的更新中,而本階段也是會計系統(tǒng)快速發(fā)展的時期,有必要對工作人員進行相關的培訓工作。培訓的內(nèi)容如下:
1.社會道德和職業(yè)道德的培訓
良好的社會道德和職業(yè)道德是規(guī)范各類風險的一個重要保障。各個學?？梢愿鶕?jù)具體情況,安排相關的講座或者定期進行法制教育,也可以通過開展批評和自我批評的方式,讓工作人員樹立正確的價值觀,降低新的工作環(huán)境下可能引發(fā)的道德風險。
2.專業(yè)知識的培訓
國家發(fā)布的會計準則和政策在不斷完善。最近幾年來,會計的專業(yè)知識已經(jīng)更新了很多。因此,高校的財務人員需要定期進行專業(yè)知識的培訓,才能把握正確的會計知識,對業(yè)務作出正確判斷。每年各地政府組織的會計繼續(xù)教育可以在一定程度上對專業(yè)知識進行補充,但是由于時間短,效果并不明顯,在可行的情況下應該增加培訓的次數(shù),保證工作人員的專業(yè)知識能夠獲得更新。
3.系統(tǒng)知識的培訓
從現(xiàn)實情況來看,由于各個高校正處于信息化的過程中,對于剛剛使用的系統(tǒng)也處于熟悉的過程中,相當部分人員對于所使用的系統(tǒng)處于一知半解的狀態(tài)。這樣的情況使得工作人員在處理日常業(yè)務的過程中進行錯誤操作的風險驟然上升。因此,需要各個單位組織相關系統(tǒng)供應商及時對工作人員進行培訓,讓相關的工作人員可以正確使用系統(tǒng),避免進行錯誤操作,保證系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全。
4.風險意識的培訓
在會計系統(tǒng)大量應用的情況下,傳統(tǒng)的會計核算工作被計算機取代。在這個過程中,風險的形式發(fā)生了轉變,但并未消除。風險意識的培訓對規(guī)避日常工作中的各類風險是相當必要的。具體做法是通過定期召開部門會議,共同討論工作中各類的風險,針對一些日常工作中的失誤情況進行說明,讓每個工作人員都時刻保持警惕性。
(四)針對新的工作模式完善監(jiān)督機制,采用合理的激勵手段
1.建立部門內(nèi)審機制
部門定期進行內(nèi)審,重點查看原始憑證與明細賬、明細賬與總賬、部門賬與銀行賬之間是否相符。如果不符應及時查找原因,更改錯誤;如果是因為軟件本身的原因就應該及時同軟件開發(fā)人員溝通,尋找解決方法;問題嚴重的,應該報告相關部門及領導,及時解決存在的問題。
2.強化審計部門的監(jiān)督作用
審計部門是高校中發(fā)揮重要監(jiān)督作用的單位?，F(xiàn)在大部分高校的審計部門比較多地延續(xù)傳統(tǒng)的審計方式,注重對紙質(zhì)信息的稽核,忽略對會計系統(tǒng)的稽核。應該強化審計部門的監(jiān)督,針對會計信息系統(tǒng)的應用和特點,采取針對性的監(jiān)督措施,不但監(jiān)督會計信息正確與否,還應當監(jiān)督整個運行過程的合理性和合法性,并及時反饋,保持高校財務部門的健康發(fā)展。
3.設立合理的激勵機制
在內(nèi)控的過程中,應該設立合理的激勵措施。當前高校財務部門處于信息化的初始階段,還有許多方面需要完善,應該鼓勵工作人員積極參與內(nèi)控機制的設計并及時反饋存在的問題,同時也對肆意破壞內(nèi)控機制的工作人員給予必要的懲戒,從而保證內(nèi)控實施主體能夠統(tǒng)一思想,提高計算機系統(tǒng)中會計信息的安全性。
五、結束語
高校財務部門正在經(jīng)歷信息化的重要時期,這個轉變過程面臨很多挑戰(zhàn)。但不論是制定措施還是執(zhí)行措施,最關鍵的因素還是人,所以應該發(fā)揮工作人員的主觀能動性,充分利用計算機系統(tǒng)所帶來的便利,同時采用內(nèi)控制度積極規(guī)避可能存在的風險,讓計算機系統(tǒng)可以更好地為高校財務服務。
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