在企業(yè)經(jīng)營決策與日常管理工作中,正確處理各種關(guān)系的出發(fā)點(diǎn)就是必須站在企業(yè)的全局利益和企業(yè)價(jià)值最大化的角度來考慮問題,不計(jì)較局部利益和個(gè)人利益,工作要有凝聚力、有團(tuán)隊(duì)精神,從而形成一種良好的道德環(huán)境與企業(yè)文化。這對于促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展與壯大是非常有利的,也是非常必要的。因此,建設(shè)與維護(hù)良好的企業(yè)道德環(huán)境是至關(guān)重要的。但是,由于有些企業(yè)的道德環(huán)境比較差,發(fā)布虛假經(jīng)濟(jì)信息、銷售產(chǎn)品時(shí)以次充好、售后服務(wù)不到位、言而無信等問題的存在,使得供、產(chǎn)、銷過程中的檢查、檢測環(huán)節(jié)增加,交易成本加大,造成了社會資源嚴(yán)重浪費(fèi)。而內(nèi)部審計(jì)工作非常有利于監(jiān)測企業(yè)道德環(huán)境的建設(shè)和運(yùn)作情況。針對某些企業(yè)道德失范的現(xiàn)象,內(nèi)部審計(jì)工作者必須在企業(yè)道德環(huán)境建設(shè)方面有所作為,本文針對我國企業(yè)的實(shí)際情況,提供一些可供操作參考的道德環(huán)境審計(jì)的程序與方法,以便評估與審計(jì)企業(yè)的道德環(huán)境。
一、關(guān)于道德制度建設(shè)以及貫徹落實(shí)情況的審計(jì)
(一)道德制度建設(shè)情況的審計(jì)
美國的大中型企業(yè)一般都有成文的道德制度,這是每個(gè)企業(yè)道德環(huán)境的根本和基礎(chǔ)。它要求企業(yè)管理當(dāng)局重視企業(yè)各個(gè)方面的道德行為,使企業(yè)的管理層以及全體員工認(rèn)真貫徹落實(shí)這些成文的道德制度。從公司總經(jīng)理到普通員工,各個(gè)崗位都有成文的職業(yè)道德制度與行為守則,這些制度應(yīng)該簡潔明了,便于操作,利于執(zhí)行,易于考核。
內(nèi)部審計(jì)工作者在審計(jì)道德制度建設(shè)的時(shí)候,首先審查董事會會議記錄,必須確保成文的道德制度已經(jīng)在最高級的管理部門(董事會)的會議上討論、審查、確認(rèn)并表決通過了。然后才可以名正言順地貫徹落實(shí)。因?yàn)榇蟛糠謫T工都能夠自覺地強(qiáng)化道德觀念而不需要借助于外界的壓力實(shí)施道德行為。但是有些道德覺悟比較差的人就需要借助于道德制度的權(quán)威性和威懾力來落實(shí)。道德制度執(zhí)行的威力來自于公司的最高權(quán)力機(jī)構(gòu)以及職能部門,所以必須檢查道德制度的制訂情況以及董事會表決通過的會議記錄,以及執(zhí)行委員會會議記錄中的有關(guān)操作性的條款。
在企業(yè)經(jīng)營及管理方面,發(fā)展與改革是一個(gè)永恒的主題,當(dāng)然也包括道德環(huán)境的發(fā)展與改革,新出現(xiàn)的道德問題(例如,內(nèi)部管理方面的弄虛作假、客服方面的亂收費(fèi)、服務(wù)質(zhì)量差等)、現(xiàn)存的道德發(fā)展與提高的問題,都需要對現(xiàn)行制度進(jìn)行修訂與完善。經(jīng)理部門與董事會必須正確認(rèn)識、認(rèn)真對待業(yè)已發(fā)生的道德失范現(xiàn)象,以及那些至今還沒有進(jìn)行制度規(guī)范的道德問題。因此,經(jīng)理部門與董事會應(yīng)該制訂與補(bǔ)充新的道德制度,每年對于道德制度進(jìn)行一次修訂,盡量使企業(yè)道德環(huán)境的發(fā)展變化能夠與時(shí)俱進(jìn)。
(二)關(guān)于道德制度貫徹落實(shí)情況的審計(jì)
企業(yè)道德制度建設(shè)是基礎(chǔ),而貫徹落實(shí)是關(guān)鍵。所以道德制度的貫徹落實(shí)也是內(nèi)部審計(jì)工作的重點(diǎn)。具體來說,主要是審計(jì)本企業(yè)員工個(gè)人的職業(yè)道德行為與經(jīng)理人的職業(yè)道德行為。
美國企業(yè)的一般做法是:企業(yè)各部門負(fù)責(zé)思想道德的工作人員必須按照規(guī)定向內(nèi)部審計(jì)部門匯報(bào)有關(guān)道德制度落實(shí)情況、違反道德事件等等。無論這項(xiàng)工作是全職還是兼職,其工作責(zé)任應(yīng)該是:(1)全體員工都要學(xué)習(xí)、理解、貫徹、落實(shí)道德制度;(2)全體員工都要理解、支持公司有關(guān)違反道德行為的處罰規(guī)定;(3)各職能部門無論是否己經(jīng)發(fā)生了違反道德的行為,都要定期匯報(bào)道德制度的執(zhí)行情況;(4)對于已經(jīng)發(fā)生的道德違規(guī)行為的處理情況都需要及時(shí)匯報(bào);(5)道德制度貫徹執(zhí)行情況,包括執(zhí)行中存在的問題、原因以及解決對策也應(yīng)及時(shí)匯報(bào)。內(nèi)審人員應(yīng)該檢查和評估負(fù)責(zé)思想道德工作人員的工作績效,使企業(yè)的道德建設(shè)更好地為經(jīng)營、生產(chǎn)、管理等中心工作服務(wù)。
檢查經(jīng)理人的職業(yè)道德行為是內(nèi)部審計(jì)人員的工作難點(diǎn)。首先是確認(rèn)并核實(shí)經(jīng)理人的工作職責(zé)范圍,其中包括其所屬部門、以及權(quán)限之內(nèi)是否維持了良好的道德環(huán)境。正如上述的做法一樣,負(fù)責(zé)思想道德的工作人員應(yīng)該與被審計(jì)的這個(gè)經(jīng)理人一起,匯總該經(jīng)理人所管轄的各個(gè)部門的道德制度貫徹落實(shí)的信息,然后分門別類、分析、概括之后,提出建議,上報(bào)給上級有關(guān)經(jīng)理或董事會審議或處理。在這里,部門經(jīng)理是第一責(zé)任人。各個(gè)部門經(jīng)理必須采取有效、有力的措施在本部門把道德制度的貫徹落實(shí)放在一切工作的首位去抓,并將其列為經(jīng)理人業(yè)績考核的內(nèi)容。在審計(jì)經(jīng)理人工作績效時(shí),必須逐項(xiàng)審查其簽訂的職責(zé)任務(wù)書以及貫徹落實(shí)方面的各個(gè)細(xì)節(jié),確保經(jīng)理人己經(jīng)完全理解了其職責(zé)的各個(gè)方面。所以審計(jì)的要點(diǎn)是:經(jīng)理人是如何理解、貫徹落實(shí)道德制度的。
(三)關(guān)于道德制度修訂與確認(rèn)情況的審計(jì)
道德制度的定期修訂對于建設(shè)高質(zhì)量的道德環(huán)境是必不可少的。進(jìn)一步說,隨著工作場地以及經(jīng)營環(huán)境的變化董事會也應(yīng)隨之修訂與改進(jìn)其道德制度。這樣,企業(yè)的工作環(huán)境與道德制度就會協(xié)調(diào)一致,進(jìn)而把這些道德制度及時(shí)、有效地傳達(dá)、落實(shí)到員工的行動(dòng)上去。這些道德行為、道德制度的變化應(yīng)該是由內(nèi)審人員必須確認(rèn)的組成部分。
討論、修訂與確認(rèn)道德規(guī)范應(yīng)在全體員工會議,或者車間、班組、部門等會議上進(jìn)行。同時(shí),這些會議決定盡量形成決議性文件,以確保其形成足夠的道德宣傳覆蓋面。修訂與確認(rèn)以后,每個(gè)員工必須分別簽署道德行為保障書,其內(nèi)容包括:(1)已經(jīng)理解并愿意貫徹落實(shí)道德制度;(2)在聘任期內(nèi),不傳播、不公開其他員工的道德違規(guī)行為,以減少負(fù)面影響。同時(shí),采取一些必要的預(yù)防措施,對于那些陽奉陰違,口是心非,而又找借口推托責(zé)任的人應(yīng)堅(jiān)決予以辭退。如果公司是第一次搞道德環(huán)境審計(jì),至少在檢查出了道德問題之后,應(yīng)該與當(dāng)事人簽訂一份下不為例的協(xié)議。內(nèi)審人員應(yīng)檢查這些文件并確保其貫徹落實(shí)。
二、關(guān)于新聘員工的思想道德素質(zhì)把關(guān)、道德教育以及宣傳情況的審計(jì)
(一)關(guān)于新聘員工的思想道德素質(zhì)把關(guān)與入門教育情況的審計(jì)
美國企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)部門要求人力資源部在招聘新員工時(shí),必須按照道德制度嚴(yán)格把好新人的入門關(guān)。一定要確保企業(yè)的重要崗位必須是德才兼?zhèn)渲苏紦?jù),這是確保內(nèi)部控制質(zhì)量的基本前提。因?yàn)楝F(xiàn)在有許多公司仍然未能把道德責(zé)任與職業(yè)道德的要求非常有效地結(jié)合起來,所以人力資源部需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力與應(yīng)聘人員交流工作性質(zhì)、崗位責(zé)任與要求、職業(yè)道德等,認(rèn)真把好進(jìn)人關(guān)。許多事情都可以防患于未然,如果一開始就讓新員工深刻理解道德原理和道德責(zé)任,那么就不會出現(xiàn)太大的問題與差錯(cuò)。在這種情況下,道德審計(jì)工作的內(nèi)容就應(yīng)該包括招聘人才的條件、標(biāo)準(zhǔn)與程序。至少,內(nèi)審人員需要確認(rèn)如下三點(diǎn):(1)聘任條件與標(biāo)準(zhǔn)中必須附加有關(guān)道德要求;(2)聘任面談時(shí)必須附加有關(guān)道德觀念問題的探討與交流;(3)職業(yè)責(zé)任與工作范圍之內(nèi)所有涉及到的道德規(guī)范以及有關(guān)問題的探討與交流,以確保新人的道德水平可以適應(yīng)其崗位要求。
另外,檢查對新員工進(jìn)行道德教育工作的效果。內(nèi)審人員應(yīng)確保所有新員工必須接受道德教育。企業(yè)規(guī)章制度需要明確規(guī)定對于新員工進(jìn)行全面教育與培訓(xùn)的具體的、合乎情理的時(shí)間要求,重點(diǎn)檢查,未受訓(xùn)的新員工名單以及教育培訓(xùn)的內(nèi)容(當(dāng)然包括道德品行方面)、方式、方法、考核等。新員工一來,道德教育是頭等大事。教育的方法要得當(dāng),形式要靈活多樣,使新員工能夠深刻理解董事會、管理層強(qiáng)調(diào)道德行為的重要性。新員工培訓(xùn)的關(guān)鍵因素之一是它涉及到了企業(yè)的道德標(biāo)準(zhǔn)的要求,從而使每個(gè)員工必須把道德制度牢記在腦海里,落實(shí)在行動(dòng)上。
(二)對道德失范行為的檢查與處理情況的審計(jì)
企業(yè)應(yīng)該有適當(dāng)?shù)?、可操作性的道德失范行為的處理政?必須引起全體員工足夠的重視,并引以為戒。美國企業(yè)的具體辦法:首先,確認(rèn)前期(如上年度)已經(jīng)發(fā)生的道德失范行為,然后按照已公布的處理辦法嚴(yán)肅處理。上級管理部門非常有必要讓員工知道不道德行為將被嚴(yán)懲,并記錄在案,作為員工晉升的考核證據(jù),使道德制度極具威懾力。內(nèi)審人員通過評估近期不道德行為的處罰以及影響效果,而進(jìn)一步評價(jià)道德制度的寬嚴(yán)程度以及適用性,盡量保持道德制度貫徹落實(shí)的一貫性、連續(xù)性。
具體工作從何處入手?首先,內(nèi)審人員與負(fù)責(zé)思想道德的工作人員交流情況。他們必須按照規(guī)定的程序上報(bào)道德失范行為的人和事。這就要求負(fù)責(zé)思想道德的工作人員自己首先應(yīng)該掌握這些規(guī)定的程序,然后檢查與詢問出現(xiàn)了道德問題的部門經(jīng)理是否知道這些規(guī)定。一旦負(fù)責(zé)思想道德的工作人員與部門經(jīng)理提高了思想覺悟,能夠視道德建設(shè)與貫徹落實(shí)為己任,他們就會有效地交流有關(guān)道德問題的信息。內(nèi)審人員應(yīng)該核實(shí)他們之間相互交流的信息,其中包括道德制度的貫徹落實(shí)情況如何,執(zhí)行中存在的問題,以及如何處理這些問題的等等情況。其次,檢查、審核負(fù)責(zé)思想道德的工作人員給上級經(jīng)理部門的道德問題報(bào)告。道德問題報(bào)告應(yīng)該匯總與通報(bào)本部門(也包括下屬單位、子公司)所有的道德違規(guī)行為與事件。將本部門的道德問題僅僅報(bào)告給人力資源部顯然是不夠的,應(yīng)該建立信息反饋、處罰以及糾正機(jī)制。起碼要求是必須有定期(如年度、季度)匯總報(bào)告給公司最高經(jīng)理或董事會,以便于他們對于道德環(huán)境進(jìn)行客觀評估。匯總報(bào)告包括有關(guān)治理道德問題的原因與情況分析、建議與擬訂采取的措施。這就便于經(jīng)理部門評估、糾正、完善道德制度及其執(zhí)行措施。內(nèi)審人員應(yīng)檢查這些匯總報(bào)告,以確保及時(shí)、全面、準(zhǔn)確、充分地掌握與反映有關(guān)道德問題,并能及時(shí)采取有效的治理措施。
(三)關(guān)于如何向客戶、供應(yīng)商、外界人士傳播道德信息的審計(jì)
道德環(huán)境一般是要延伸到公司以外的,社會道德環(huán)境與公司的道德環(huán)境是相互影響的,所以盡量鼓勵(lì)企業(yè)的合作伙伴也制定并實(shí)施道德制度,經(jīng)理部門也要高度關(guān)注和嚴(yán)厲拒絕任何不道德的建議和提案。同時(shí),道德制度也要貼在客戶和供應(yīng)商看得到的地方。這樣的展示使品德高尚之人與良好的道德環(huán)境相處得非常融洽。例如,給有業(yè)務(wù)往來單位的賀年卡上可以寫:“在過去的一年里,我們真誠合作、互利共贏,成就卓越。在新的一年中,我們將獻(xiàn)給你們最好的產(chǎn)品,愿我們攜手共進(jìn),相互尊重,恪守最高的行業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn),開拓前進(jìn),共創(chuàng)輝煌?！爆F(xiàn)在,有許多公司強(qiáng)求供應(yīng)商簽署合同時(shí)附加道德條款,定期要求供應(yīng)商重申自己的道德承諾。顯然,公司與供應(yīng)商、客戶發(fā)展良好的道德關(guān)系,對于公司的發(fā)展戰(zhàn)略是至關(guān)重要的。內(nèi)審人員應(yīng)檢查這樣的戰(zhàn)略措施,確保道德制度的貫徹落實(shí),同時(shí)檢查采購部門與供應(yīng)商之間、銷售部門與客戶之間的道德關(guān)系是否純潔。重點(diǎn)審計(jì)公司涉外人員的道德行為的情況。
