IBM北亞太區(qū)SOA①技術(shù)戰(zhàn)略與合作總監(jiān)陳琦程曾說(shuō),在競(jìng)爭(zhēng)白熱化的市場(chǎng)環(huán)境下,誰(shuí)的響應(yīng)速度越快,誰(shuí)就能夠率先占領(lǐng)市場(chǎng)的制高點(diǎn),反之,就可能被淘汰,這早已是開(kāi)放性市場(chǎng)的“生死定律”。為此,企業(yè)必須要進(jìn)行信息化建設(shè),架構(gòu)一個(gè)管理信息系統(tǒng),而管理信息系統(tǒng)并不是單一的,其中很重要一個(gè)組成部分就是——成本管理信息系統(tǒng)。
一、成本管理信息系統(tǒng)的發(fā)展歷程
信息系統(tǒng)是指為了組織決策和管理而進(jìn)行的信息收集、處理、儲(chǔ)存和傳遞的一組相互關(guān)聯(lián)的部分。它除了支持決策、協(xié)調(diào)和管理以外,還可以幫助經(jīng)理和員工們分析問(wèn)題,觀察復(fù)雜的事情,創(chuàng)造解決問(wèn)題的新辦法。企業(yè)建立一個(gè)成本管理信息系統(tǒng)不能一蹴而就,而需要是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程,其建設(shè)的進(jìn)程經(jīng)過(guò)三個(gè)階段。
(一)初期階段
首先是取代手工操作,提高企業(yè)工作效率,這是企業(yè)成本管理信息化建設(shè)中最基礎(chǔ)的一個(gè)階段。對(duì)象是針對(duì)企業(yè)的計(jì)算崗位(比如相關(guān)的合同管理人員),它可以取代一些手工操作,降低管理成本,提高崗位的工作效率。比如快速查詢各類(lèi)合同的相關(guān)信息。在純手工成本管理時(shí)期要翻箱倒柜的找,達(dá)不到快速查詢的要求。如果成本管理信息系統(tǒng)的建立達(dá)到了初期階段,就可以很方便地搜尋到企業(yè)管理層、決策層所需要的信息。因?yàn)樵谒械暮怂銔徫恢卸疾捎昧私y(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。
(二)中級(jí)階段
中級(jí)階段主要是優(yōu)化流程,改善管理。在此階段針對(duì)的是企業(yè)中高層管理人員,采取的手段是優(yōu)化部門(mén)及崗位設(shè)置、調(diào)整業(yè)務(wù)流程和分工。在此階段的建設(shè)中,信息建設(shè)人員要調(diào)研當(dāng)前企業(yè)內(nèi)部具體的一些業(yè)務(wù)流程、實(shí)際情況、管理水平,然后通過(guò)此階段的成本管理信息系統(tǒng)的內(nèi)置功能制作出一些規(guī)范的流程。其作用是使各個(gè)崗位分工更加明確、流程更加通順,提高整體的運(yùn)作效率。比如:規(guī)范和優(yōu)化現(xiàn)場(chǎng)簽證的管理流程,合同的簽訂、款項(xiàng)的審批。
(三)高級(jí)階段
這是真正起到一個(gè)降低成本,創(chuàng)造效益的階段。在此階段主要是針對(duì)高級(jí)管理層、決策層,通過(guò)動(dòng)態(tài)成本的分析,找出成本控制的薄弱環(huán)節(jié)?？梢约皶r(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,采取措施,有效降低成本,通過(guò)此階段的成本管理信息系統(tǒng),能強(qiáng)有力地進(jìn)行成本控制管理?？梢酝ㄟ^(guò)信息化管理手段,采用數(shù)據(jù)挖掘方式,將成本控制出現(xiàn)的一些問(wèn)題搜索出來(lái),對(duì)變更的情況深入分析,有效地找出原因。這樣就能達(dá)到企業(yè)最終降低成本、控制成本的目標(biāo)。
二、現(xiàn)代企業(yè)成本管理信息系統(tǒng)建立的模式
根據(jù)現(xiàn)代企業(yè)的組織形式、部門(mén)分工、日常業(yè)務(wù)量的大小及企業(yè)的信息化能力不同,企業(yè)成本管理系統(tǒng)的建立模式也有所不同,大體上有四種模式可以選擇。
(一)以成本管理核心部門(mén)為主導(dǎo)的模式
這種模式主要是采用集中錄入、集中處理的形式來(lái)處理。主要針對(duì)的企業(yè)形式是業(yè)務(wù)比較集中,各部門(mén)的分工較明確。但有些公司,成本核心的錄入處理可能由多個(gè)部門(mén)合作完成。如有部分?jǐn)?shù)據(jù)是財(cái)務(wù)部門(mén)錄入,有一些數(shù)據(jù)是預(yù)算部門(mén)錄入,還有一些數(shù)據(jù)是投資發(fā)展部門(mén)錄入。如何判斷出成本管理核心部門(mén),哪個(gè)部門(mén)才能成為成本管理核心部門(mén)?這就需要企業(yè)的決策層聘請(qǐng)成本管理信息化建設(shè)的專(zhuān)家進(jìn)行專(zhuān)業(yè)分析,找出成本管理領(lǐng)域業(yè)務(wù)專(zhuān)家領(lǐng)導(dǎo)的部門(mén)、業(yè)務(wù)專(zhuān)家相對(duì)比較密集的部門(mén)、信息化意識(shí)與水平比較高的業(yè)務(wù)部門(mén),這樣一些部門(mén)均可作為成本管理核心部門(mén)。但是在不同的企業(yè),成本管理核心部門(mén)可能是不同的,上述中的預(yù)算部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、成本部門(mén)、投資部門(mén)等都可能成為成本核心部門(mén)。找出成本管理核心部門(mén)之后,各成本業(yè)務(wù)部門(mén)與成本管理核心部門(mén)要協(xié)調(diào)工作。成本業(yè)務(wù)部門(mén)的工作關(guān)鍵是及時(shí)的、規(guī)范的提交業(yè)務(wù)表單,并傳遞到成本管理核心部門(mén),在此企業(yè)要制訂相應(yīng)的制度保障提交時(shí)間、提交的規(guī)范性及相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施。成本業(yè)務(wù)部門(mén)提交業(yè)務(wù)表單之后,由成本管理核心部門(mén)收集,并集中錄入,包括各業(yè)務(wù)部門(mén)的成本相關(guān)數(shù)據(jù)。將集中錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的數(shù)據(jù)處理與分析,計(jì)算出目標(biāo)成本、動(dòng)態(tài)成本。同時(shí)制訂出資金計(jì)劃,并實(shí)時(shí)進(jìn)行成本控制。必要時(shí)設(shè)置信息專(zhuān)員崗位,負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)復(fù)核、錄入、催辦。此種以成本管理核心部門(mén)為主導(dǎo)的模式特點(diǎn)是成本管理核心部門(mén)資源效率的最大化,基本不影響成本業(yè)務(wù)部門(mén)現(xiàn)有的運(yùn)作,實(shí)現(xiàn)了所有成本相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的信息共享。
(二)跨部門(mén)簡(jiǎn)單協(xié)同模式
采用此種模式之前要先對(duì)企業(yè)的各部門(mén)進(jìn)行簡(jiǎn)單分析,找出企業(yè)的成本管理核心部門(mén)與成本業(yè)務(wù)部門(mén)。將平時(shí)發(fā)生的各種業(yè)務(wù)表單由各個(gè)相關(guān)的成本管理核心部門(mén)及相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)直接進(jìn)行分布式的錄入,再由成本管理核心部門(mén)進(jìn)行集中處理,其處理模式就是分布錄入集中處理。具體實(shí)現(xiàn)的要點(diǎn)是:成本業(yè)務(wù)部門(mén)主要是各自錄入并維護(hù)本部門(mén)的一些成本相關(guān)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),包括合同變更付款計(jì)劃等等;成本管理核心部門(mén)關(guān)鍵在于聚焦成本業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的處理,包括企業(yè)的目標(biāo)成本、動(dòng)態(tài)成本、資金計(jì)劃、成本控制。此種成本管理信息模式有兩個(gè)特點(diǎn):一是各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)直接負(fù)責(zé)部門(mén)成本數(shù)據(jù)的維護(hù),保證了數(shù)據(jù)的專(zhuān)業(yè)性、及時(shí)性,實(shí)現(xiàn)日常管理的精細(xì)化;二是成本管理核心部門(mén)的經(jīng)理聚焦,有利于不斷提升企業(yè)成本管理的整體水平,所有的成本相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)都是信息的建設(shè)者與受益人,有利于提升全員成本的意識(shí)。
(三)跨部門(mén)深度協(xié)同模式
在跨部門(mén)深度協(xié)同模式下,企業(yè)通過(guò)成本管理核心部門(mén)進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入及數(shù)據(jù)的集中處理、相關(guān)的業(yè)務(wù)部門(mén)做一些分布式的錄入和協(xié)同處理。其中部門(mén)協(xié)同、審批流程協(xié)同的主要內(nèi)容包括招投標(biāo)、合同、變更、付款的審批流程;資金計(jì)劃協(xié)同的主要內(nèi)容包括付款申請(qǐng)、付款計(jì)劃、月度資金計(jì)劃上報(bào)審核、下發(fā)、現(xiàn)金流量預(yù)測(cè);成本控制協(xié)同的主要內(nèi)容包括合同、變更、申請(qǐng)、成本影響評(píng)估、調(diào)整成本或拒絕申請(qǐng);職員與崗位分工及成本業(yè)務(wù)部門(mén)的協(xié)同主要是維護(hù)本部門(mén)的成本業(yè)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。協(xié)同處理將關(guān)鍵流程納入,通過(guò)信息平臺(tái)進(jìn)行管理。在跨部門(mén)深度協(xié)同處理模式下,成本管理核心部門(mén)站在控制的角度,參與關(guān)鍵業(yè)務(wù)的審核、成本核算與成本控制,包括預(yù)算執(zhí)行情況分析、異常成本分析、成本控制、現(xiàn)金流管理等等。此種成本管理信息系統(tǒng)建立模式的特點(diǎn)是,實(shí)現(xiàn)了成本相關(guān)業(yè)務(wù)在信息化平臺(tái)上的流程化控制和規(guī)范化管理;成本管理核心部門(mén)在成本事前、事中控制方面的功能得到最大發(fā)揮;所有成本業(yè)務(wù)相關(guān)部門(mén)都深度融入到成本信息化運(yùn)作體系中,保證業(yè)務(wù)的高效運(yùn)作、知識(shí)經(jīng)驗(yàn)的及時(shí)沉淀。
(四)全面成本預(yù)算模式
要實(shí)施全面成本預(yù)算的成本管理信息系統(tǒng)模式,需成立成本管理委員會(huì),通過(guò)成本管理部門(mén),專(zhuān)業(yè)的職能部門(mén),成本控制中心完全對(duì)相關(guān)的成本業(yè)務(wù)進(jìn)行集中處理。集中將成本目標(biāo)、執(zhí)行、控制、考核落實(shí)到基層。在各部門(mén)的職責(zé)與崗位分工中,成本業(yè)務(wù)部門(mén),關(guān)注更多的是全面成本預(yù)算的關(guān)鍵要素,包括預(yù)算目標(biāo)、執(zhí)行情況、控制與調(diào)整、評(píng)價(jià)與考核。成本控制中心的功能的關(guān)鍵在于體系、規(guī)范的建立與優(yōu)化。如責(zé)任成本與考核體系、作業(yè)過(guò)程規(guī)范,成本監(jiān)控與協(xié)調(diào)等;成本管理委員會(huì)的主要功能是建立成本戰(zhàn)略制度、重大戰(zhàn)略制度。此種模式的特點(diǎn)是,從有效推進(jìn)業(yè)務(wù)協(xié)同到全員關(guān)注預(yù)算完成,有效提升成本戰(zhàn)略的整體執(zhí)行力。成本戰(zhàn)略的制度、重大成本事項(xiàng)的決策有了成本管理委員會(huì)這樣的專(zhuān)家團(tuán)隊(duì)來(lái)制定制度、統(tǒng)一規(guī)范,更加全面和有效。成本控制中心的設(shè)立使“執(zhí)行監(jiān)控與協(xié)調(diào)”更加專(zhuān)注和有針對(duì)性。
三、現(xiàn)代企業(yè)成本管理信息系統(tǒng)模式的現(xiàn)實(shí)選擇
(一)現(xiàn)代企業(yè)成本管理信息系統(tǒng)模式選擇的誤區(qū)
目前,大多數(shù)企業(yè)在成本管理中面臨的問(wèn)題主要有五個(gè)方面:第一,缺乏管理成本制度和體系;第二,無(wú)法實(shí)時(shí)掌握項(xiàng)目動(dòng)態(tài)成本;第三,無(wú)法積累歷史成本數(shù)據(jù);第四,無(wú)法對(duì)目標(biāo)成本進(jìn)行精確測(cè)算,雖有目標(biāo)成本,但是目標(biāo)成本比較粗略,沒(méi)有做到精確的測(cè)算;第五,目標(biāo)與執(zhí)行兩張皮,企業(yè)作了預(yù)算,但與最后執(zhí)行的情況差距非常大。為此,企業(yè)的管理層在進(jìn)行企業(yè)成本管理信息化建設(shè)中存在典型的兩種思想誤區(qū)。
1.非常理想主義。為了一次性解決上述面臨的問(wèn)題,對(duì)成本管理信息系統(tǒng)的建立期望值非常高,想通過(guò)此種信息化的手段,在很短時(shí)間,使企業(yè)成本管理水平一步登天,希望任何一個(gè)過(guò)程、任何一個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)、業(yè)務(wù)領(lǐng)域都能夠達(dá)到非常理想的狀態(tài)。但是信息化不是萬(wàn)能的,在信息化建設(shè)過(guò)程中需要根據(jù)企業(yè)自身的現(xiàn)狀、能力逐步去規(guī)范整個(gè)管理體系,循序漸進(jìn)地提升企業(yè)的成本管理水平。
2.悲觀主義。悲觀主義是企業(yè)成本管理信息化建設(shè)的另一個(gè)極端,對(duì)于上述面臨的問(wèn)題,企業(yè)的決策層能感覺(jué)的到。但認(rèn)為企業(yè)比較小,基礎(chǔ)管理與一些大、中型企業(yè)相比差距太大,成本管理信息化建設(shè)難以發(fā)揮任何作用,解決不了實(shí)際問(wèn)題,這就是悲觀主義。如果企業(yè)在成本管理信息化能力比較弱的情況下,可以找一個(gè)起點(diǎn)逐步推進(jìn),完全可以建立適應(yīng)本企業(yè)的成本管理信息化系統(tǒng)。
(二)現(xiàn)代企業(yè)成本管理信息系統(tǒng)模式選擇的理性分析
要解決企業(yè)成本管理控制所存在的五大主要問(wèn)題及其導(dǎo)致的兩個(gè)典型誤區(qū),企業(yè)可根據(jù)實(shí)際情況與上述四種模式進(jìn)行對(duì)比,擇其一種作為參照,建立企業(yè)的成本管理信息系統(tǒng)。
1.如果企業(yè)的形式是業(yè)務(wù)比較集中,各部門(mén)的分工比較明確,此種類(lèi)型的企業(yè)的可選擇模式一來(lái)進(jìn)行成本管理信息系統(tǒng)建立。當(dāng)然在建設(shè)的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)企業(yè)的成本核心部門(mén)資源較強(qiáng),其它部門(mén)資源相對(duì)較弱,整體信息化應(yīng)用水平相對(duì)偏低,可先在成本核心部門(mén)進(jìn)行試點(diǎn),再在企業(yè)各部門(mén)中進(jìn)行全面推廣。
2.如果企業(yè)的各成本業(yè)務(wù)部門(mén)相關(guān)資源有一定保障,整體信息化水平有一定基礎(chǔ),企業(yè)具備一定的規(guī)模,日常業(yè)務(wù)信息量較大,可參照模式二來(lái)進(jìn)行企業(yè)成本管理信息系統(tǒng)的建立。
3.如果企業(yè)中各業(yè)務(wù)部門(mén)的軟、硬件資源配置較強(qiáng),整體信息化水平較高,那么企業(yè)的執(zhí)行力也相對(duì)較強(qiáng),這樣的企業(yè)也建議其采用模式三作為參考建立企業(yè)的成本管理信息系統(tǒng)。
4.如果一個(gè)企業(yè)已經(jīng)建立了比較完善的成本管理體系,整體信息化水平已經(jīng)很高,執(zhí)行力也很強(qiáng),建議其采用模式四來(lái)建立企業(yè)的成本管理系統(tǒng)。以整體提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。
四、暫行結(jié)論
綜上所述,可以得出以下暫行結(jié)論。
第一,對(duì)企業(yè)成本管理系統(tǒng)的建立持理想主義者的,其愿望是好的,但理想與現(xiàn)實(shí)是有差距的。太理想化,期望值太高的思想是不適應(yīng)信息化建設(shè)的。要清楚地認(rèn)識(shí)到信息化不是萬(wàn)能的,在信息化建設(shè)過(guò)程中需要根據(jù)企業(yè)自身的現(xiàn)狀、能力逐步去規(guī)范整個(gè)管理體系,循序漸進(jìn)地提升企業(yè)的成本管理水平。如在某些地方,可先將“合同”、“合同審批”進(jìn)行信息化管理,將目標(biāo)測(cè)算先進(jìn)行定義等等,達(dá)到一個(gè)階段性的目標(biāo),等到企業(yè)管理水平不斷提升之后再往后面推,不可能短期內(nèi)一步登天。
第二,對(duì)企業(yè)成本管理信息系統(tǒng)的建立持悲觀主義者的,需要轉(zhuǎn)變觀念,要相信企業(yè)在信息化能力比較弱的情況下,可以找一個(gè)起點(diǎn)逐步推進(jìn)。這需要企業(yè)先選擇好一個(gè)突破口,從基礎(chǔ)管理入手,從基礎(chǔ)性工作做起,不斷積累經(jīng)驗(yàn),這樣對(duì)企業(yè)的日后發(fā)展及提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)會(huì)越來(lái)越好。關(guān)鍵是如何找突破口。例如企業(yè)在某三個(gè)月內(nèi),要達(dá)到什么樣的目標(biāo),要努力解決這一問(wèn)題,這就是一個(gè)突破口。當(dāng)然在選擇突破口之前,要先對(duì)企業(yè)進(jìn)行業(yè)務(wù)調(diào)研,依據(jù)企業(yè)的現(xiàn)狀,找出企業(yè)實(shí)施信息化的最初目標(biāo)是什么,在企業(yè)認(rèn)可這個(gè)目標(biāo)的情況下再去推行。有了切實(shí)可行的目標(biāo),就能讓信息化落到實(shí)處。
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