隨著單位會計電算化、會計集中核算、國庫集中支付等管理模式的不斷演變,單位公積金的管理越來越呈現出集中的優(yōu)勢,這種優(yōu)勢使住房公積金管理的單位、人員數量越來越多。由于人員情況復雜、變動頻繁,日常工作量明顯增加,管理難度也隨之增大。為此,我們利用我院會計集中核算和會計電算化的有利條件,運用EXCEL強大函數、制表、分析功能,建立了單位住房公積金管理系統(tǒng)。這個系統(tǒng)主要包括公積金人員信息工作簿、公積金計算表工作簿、公積金匯繳(補繳)表工作簿、公積金提取表工作簿和公積金備查賬工作簿等文件。
一、通過工資系統(tǒng)建立人員信息工作簿
人員信息工作簿是建立公積金系統(tǒng)最基礎的工作,也是日常填報匯繳清冊、補繳清冊、提取表的信息基礎。剛建立時工作量很大,但可以借助會計電算化軟件中工資管理系統(tǒng)的相關信息,通過工資編輯菜單,將職工姓名、身份證號等項目篩選出來并輸出為EXCEL格式并保存到公積金文件夾,并命名為人員信息。修改時,應增加“公積金賬號”項目,輸入的每個繳存職工的公積金中心的賬號要同導入的工資管理系統(tǒng)中的職工姓名進行核對(注意名字中間是否有空格、身份證號是否一致)。本表建立后,在日常工作中只需對人員的變動及職工信息的變更進行調整。人員信息工作簿內容如:
二、建立計算表工作簿
計算表一般設置匯繳計算表和補繳計算表。本表是匯繳表和補繳表的數據源也是將計算的公積金(個人部分)導入工資系統(tǒng)的基礎表。通過在在公積金匯繳表設置公式聯系匯繳清冊和補繳清冊,再將相應的數據自動填入公積金匯繳表和補繳表。避免了重復工作,減少了差錯。此計算表一般是從工資系統(tǒng)或其他表中導入,工資項目的合計數(即公積金的計算基數)及計算的單位、個人公積金和合計數要放在固定的列,這樣有利用于匯繳表的取數。本表單位、個人列的公式為O2=ROUND(M2*12%,0)
三、建立公積金匯繳表工作簿
我院職工住房公積金匯繳工作一般規(guī)定在每年1月份調整公積金,并以1月份的工資作為計算基數,單位、個人繳存比例分別為12%。本人現介紹如何利用Excel的強大工能完成公積金計算、排序、自動填制匯繳清冊的。公積金匯繳表工作簿建立有匯繳和重排工作表,先編輯一個匯繳表可填列40人,單位根據匯繳人數增加匯繳表并命名為匯繳表(1),匯繳表(2),匯繳表(….);重排表是將計算表的項目通過公式將數據填充到重排表后再按公積金賬號排序,匯繳清冊再按重排后的順序填報。
1、重排表格式如圖,公式為B2=[計算表.xls]匯繳計算表!B2,本公式是在計算表中取出職工姓名; A2=VLOOKUP(B2,[人員信息表.xls]人員信息!$A$1:$C$500,2,0),本公式通過職工姓名到人員信息表中查找出本職工的公積金中心賬號;C2=VLOOKUP(B2,[人員信息表.xls]人員信息!$A$1:$C$500,3,0),本公式通過職工姓名到人員信息表中查找出本職工的身份證號;G2=VLOOKUP($B2,[計算表.xls]匯繳計算表!$B$1:$P$475,MATCH(G$1,[計算表.xls]匯繳計算表!$B$1:$P$1,0),0),本公式通過職工姓名到計算表中查找出本職工的計算公積金的基數,H2、I2、J2與G2公式類同。日常工作中,單位在每年匯繳公積金時,只要做完計算表,重排表就可以取出計算表數據,對出現錯誤的值查找原因并對相應的計算表或人員信息表修改后,核對好計算表的公積金金額無誤,再對A按升序進行排序。
2、匯繳清冊內容按公積金表編輯如圖,
公式為E4=YEAR(NOW()) 年,本公式用于反映本表的年份。
G5=COUNTIF($H$9:$H$49,>0) 人,本公式統(tǒng)計出本表填報的人數。
K4=SUM($J$9:$J$49) 元,本公式統(tǒng)計出本表填報的住房公積金單位金額,D6、G6,K6公式類同。
A9=INDIRECT(重排表!R ROW(2:2) C,0),本公式是一行一行的復制重排表的數據,匯繳(1)表是從重排表的第2行開始至42行復制,匯繳表(2)從重排表的43行開始,依此類推,本公式采用R1C1樣式,公式求值過程
計算公積金后在工資系統(tǒng)通過職員代碼將計算好的公積金導入系統(tǒng),形成了數據的共享,減少重新錄入工作。這樣公積金的計算、匯繳、工資錄入工作就全部完成了。公積金補繳表設置如同。
四、建立公積金備查賬工作簿
公積金備查賬按年度管理用于登記職工每個月匯繳公積金及存款利息、合戶、補繳、調入轉入、提取等增減情況,便于隨時查詢職工公積金余額。格式如下圖, 1至12月及全年匯總工作表要求格式相同,每個表全面反映每個職工1-12月公積金項目增減金額情況。公式:F3==SUM('1月:12月'!F3),G3、H3、I3、J3、L3、N3、O3、P3公式類同;E3=F3 G3 H3 I3 J3,K3=L3 M3 N3 O3 P3,Q3=D3 E3-K3,第3行公式向拖拽復制。1-12月工作表需錄入職工當月公積金匯繳、提取等數據,全年匯總工作簿反映全年職工公積金增減情況。為了減輕1月份匯繳金額的錄入工作,本月匯繳欄(F列)可通過公式將計算的公積金金額自動填入,F3=VLOOKUP(C3,[公積金匯繳表.xls]重排表!$B$2:$J$5000,7,0),2月份以后的本月匯繳欄通過復制1月份F列再選擇性粘貼,后修改人員增減變動數。
五、建立公積金提取表
本提取表是用于職工銷戶性提取和購建房提取,為了簡化程序,方便職工填報提取表,將提取表按公積金中心的格式編輯為EXCEL格式,本表只需填寫G4單位元格的職工姓名和在W4錄入職工身份證號碼及繳至月份、選擇提取原因,這樣就簡單很多。公式為
F2=TODAY()
C5 =VLOOKUP($C$4,[人員信息表.xls]人員信息!$A$1:$C$300,2,0),提取職工公積金賬號。
E5 =VLOOKUP($C$4,[公積金備查賬.xls]全年匯總!$C$2:$Q$1000,15,0),提取職工的公積金備查賬余額。
W4=VLOOKUP($C$4,[人員信息表.xls]人員信息!$A$1:$C$300,3,0),提取職工的身份證號碼。
E4= MID($W4,COLUMN(A1),1),向右拖拽復制至V4,將W4提取的身份證號通過MID函數填入對應單元格。
利用Excel并結合會計電算化和會計集中核算的有利條件建立單位公積金管理系統(tǒng),可充分發(fā)揮Excel在計算、分析等方面的強大功能和單位內部會計核算局域網的優(yōu)勢,為高效完成公積金管理工作帶來了極大的便利。這個管理系統(tǒng)建立起來比較容易,操作比較簡便實用,能使住房公積金的匯繳、補繳、提取、變更、查詢等日常業(yè)務通過單位內部局域網進行處理。這樣不僅提高了工作效率和工作質量,而且可以實現住房公積金的集中管理,節(jié)約了單位住房公積金的管理成本。
