我國會計電算化從20世紀80年代初起步發(fā)展至今已有20多年的時間,其間經(jīng)歷了很多曲折路途,各方面日趨成熟。但目前會計電算化發(fā)展還存在若干問題。
一、電算化會計數(shù)據(jù)存在安全隱患
1. 不相容職能的分離,職責分工原則的重要性下降
傳統(tǒng)的手工會計處理系統(tǒng)的內(nèi)部控制建立在不相容職能分離及相應職責分工的基礎上,采用電算化后,由于功能的高度集中,導致職責的集中,原手工操作不宜合并甚至可以省去,或分流多余工作人員到其他崗位去。會計人員的減少,致使這些原則的重要性下降。某些會計人員可能既從事數(shù)據(jù)的輸入處理,又負責數(shù)據(jù)的輸出、報送,他們可能在數(shù)據(jù)的相互關系,數(shù)據(jù)如何處理、分配及輸出等方面有豐富的知識,也熟知內(nèi)部控制的缺陷,這就有可能使他們在未經(jīng)批準的情況下,直接對使用中的程序和數(shù)據(jù)庫進行修改和刪除,增加了出現(xiàn)錯誤與弊端的風險。例如筆者在某間公司做會計電算化知識培訓時,發(fā)現(xiàn)一般操作員很多時候用系統(tǒng)管理員名義進入賬務系統(tǒng)與報表系統(tǒng),而不用會計主管分配給他們的操作員的權(quán)限、密碼,他們進入賬務系統(tǒng)老是喜歡看不屬于本人職責范圍的其他操作權(quán)限,用數(shù)據(jù)庫打開賬務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件與密碼庫(當然這是會計軟件不夠完善造成的),其中有些單位從記賬憑證輸入、修改與復核、記賬、結(jié)賬、報表輸出與打印都是同一個人操作,這是嚴重的違規(guī)行為,容易造成財務數(shù)據(jù)刪改等問題。
2. 輸入依據(jù)和輸出結(jié)果不嚴密
電算化會計中,數(shù)據(jù)的輸入、輸出形式與手工會計不同。數(shù)據(jù)的輸入可能缺乏充分可信的記錄,未經(jīng)確認沒有附件的數(shù)據(jù)也可能被輸入系統(tǒng)內(nèi)。在輸出方面有些業(yè)務或處理結(jié)果不被打印出來,只有依靠計算機才能閱讀存儲在磁性介質(zhì)中的數(shù)據(jù),而改動會計數(shù)據(jù)的命令和程序又存儲在同一系統(tǒng)內(nèi),如果沒有嚴密有效的控制,未經(jīng)批準擅自存儲或改動數(shù)據(jù)就成為可能。曾經(jīng)有個單位為了完成上級下達的盈利指標,不用賬務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)來編制報表,而利用報表系統(tǒng)的“公式定義”來隨意改動報表的數(shù)據(jù)來達到此目的。
3. 對電算化會計數(shù)據(jù)存在安全隱患提出以下的建議
(1)加強計算機數(shù)據(jù)安全檢查性的管理。從輸入控制、數(shù)據(jù)處理過程控制、輸出控制和系統(tǒng)維護安全控制等方面建立嚴密的程序控制體系,保證會計軟件的正常運行和數(shù)據(jù)的安全性、正確性。
(2)完善電算化系統(tǒng)下的內(nèi)部控制制度。從會計軟件設計到崗位的設置、職責權(quán)限的劃分,要結(jié)合本企業(yè)的性質(zhì)及人員素質(zhì)統(tǒng)籌考慮制定內(nèi)部控制制度。內(nèi)部控制制度不僅是對財務及有關業(yè)務活動的控制,而且要對整個組織機構(gòu)的各項業(yè)務活動進行必要的控制,使電算化系統(tǒng)的風險降到最低。
二、會計軟件中的密碼設置方法
這一點是非常重要的,密碼的設置較好地解決了系統(tǒng)的安全和責任權(quán)限的劃分問題。但從目前會計軟件常用的密碼設置方法和系統(tǒng)實際使用過程看,仍存在著密碼缺乏牽制性、失控嚴重,從而造成責任不明等問題,已經(jīng)對會計信息系統(tǒng)構(gòu)成了很大的威脅。
1. 常見密碼設置方法存在的問題
目前,會計軟件一般均采用系統(tǒng)主管人員設定每個系統(tǒng)人員的初始口令,系統(tǒng)其他人員自己修改口令后,主管人員不能加以改動。這樣其他人員手中都握有自己的“專用鑰匙”。但在實際中,由于種種原因,經(jīng)常出現(xiàn)系統(tǒng)管理其他人員相互替代現(xiàn)象,使得這把“專用鑰匙”變成了“公用鑰匙”,而系統(tǒng)主管人員又無法收回。雖然有的系統(tǒng)可以通過重新設置初始口令來加以控制,或者通過數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)來直接讀取數(shù)據(jù)庫密碼文件,但由于初始口令實際上是一種“公開鑰匙”,系統(tǒng)其他人員進入系統(tǒng)仍“如入無人之境”。最終造成密碼失控。另一方面,有的會計軟件賦予了系統(tǒng)主管人員可以進行一切操作的權(quán)力,主管人員不受任何牽制和約束,可以借用其他人員的名義進行操作。以上這些,已經(jīng)導致了一些企業(yè)在系統(tǒng)出現(xiàn)問題時,責任不清、相互推諉的現(xiàn)象。
2. 在會計軟件中的密碼設置要敢于采用相互牽制的新方法
本文介紹一種牽制密碼,所謂牽制密碼即是將密碼一分為二,由系統(tǒng)主管和操作員各自掌握一部分,只有當系統(tǒng)主管人員和其他人員同時輸入兩部分密碼時,才能進入系統(tǒng),從而達到相互牽制的目的。同時以前很多會計軟件都是采用數(shù)據(jù)庫編制,密碼庫也不例外,由于數(shù)據(jù)庫沒有任何保密措施,容易使他人解密。筆者利用C 語言產(chǎn)生隨機密碼對密碼庫進行多次位運算,使他人難以解密,即隨機密碼及其在密碼庫中的存放位置的隨機性,使得每次退出系統(tǒng)的密碼庫均不相同,也無法破譯。
三、用戶定義太多(初始化工作量太多),軟件的開發(fā)設計尚未完善
會計軟件開發(fā)商為了適應不同用戶的不同需要,增加會計軟件廣泛應用程度,在系統(tǒng)內(nèi)部留出大量的用戶自定義部分。如:系統(tǒng)內(nèi)設有依據(jù)行業(yè)分類建立對應的會計科目,用戶在進行系統(tǒng)初始化時需要自己建立會計科目等工作,此項工作比較繁重,現(xiàn)在很多財務人員是一邊學電腦,一邊學會計電算化知識,他們本身對中文輸入法不熟練,要完成這項工作特別困難,這樣就打擊了他們對會計軟件的信心。其中有兩個問題較為突出:第一是記賬憑證類型設置,現(xiàn)在的會計軟件要求用戶自己根據(jù)手工會計的記賬憑證的概念來定義,很多操作員不知道怎樣去定義,即使在會計軟件經(jīng)銷商的指導下完成設置,仍不明白,遇到問題不能獨立解決。第二是子系統(tǒng)間交互連接即數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和共享功能不足。子系統(tǒng)處理過的會計信息不能自動生成憑證,還需人工做一次憑證,這就增加了用戶的工作量,增加了出錯概率。
由于會計軟件不夠完善,操作員已經(jīng)感受到這方面的不便,所以作為開發(fā)商應該在這方面做些改進工作。第一,在會計軟件開發(fā)設計中,揚長避短,加強對管理功能設計的力度。目前我們使用的計算機軟件以事后核算為主,管理功能較弱,因此,新型會計軟件應當從“核算型”向“管理型”發(fā)展,增強會計構(gòu)件的管理功能,特別是在預測、分析、財務管理與業(yè)務管理密切結(jié)合等方面有所突破。第二,會計軟件開發(fā)商應根據(jù)不同行業(yè)向客戶提供適應其行業(yè)的標準會計科目(若遇到會計制度變動也應由開發(fā)商迅速地完成),用戶只需要根據(jù)企業(yè)的特點稍微改變一下就行了。譬如銀行存款用戶僅需增加明細科目名稱,銀行存款——中行或銀行存款——農(nóng)行等,也可以刪除多余的會計科目。在記賬憑證設置過程中,系統(tǒng)內(nèi)應有依據(jù)現(xiàn)行會計法規(guī)和會計制度設計的幾種記賬憑證類型供用戶選擇,用戶只是根據(jù)手工會計的記賬憑證類型選擇確定下來,無需自己去輸入(設置)。在報表定義方面開發(fā)商也應向用戶提供適合其行業(yè)的標準的財會報表如(報表格式、報表公式等),用戶在此基礎上適當增減,可以大大減少用戶的工作量。第三,隨著系統(tǒng)支撐環(huán)境的發(fā)展,要提高會計軟件的兼容性和連貫性。為提高會計軟件的適應性,要采用各種先進技術使會計軟件能夠跨多平臺運行、多語種支持、多種應用系統(tǒng)間能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)交換,提高會計軟件的兼容性和連貫性,使會計軟件能夠在更廣泛的環(huán)境中正常運行,動員企業(yè)內(nèi)外各種不同系統(tǒng)資源,發(fā)揮系統(tǒng)整體優(yōu)勢,更好地為加強會計工作服務。第四,企業(yè)實施用會計軟件代替手工會計,目的是提高工作效率,降低成本,提高效益。在會計軟件操作過程中,初始化工作完后,其實就是記賬憑證輸入工作量最大,能否由原始憑證開始,用掃描方法或由企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)轉(zhuǎn)來原始憑證自動去生成記賬憑證;或月末轉(zhuǎn)賬憑證也很多,根據(jù)有關賬戶的月末結(jié)轉(zhuǎn)自動生成費用分配表和成本計算單(或會計報表),同時根據(jù)費用分配表和成本計算單據(jù)計算結(jié)果自動生成轉(zhuǎn)賬憑證的功能,增加子系統(tǒng)數(shù)據(jù)間交互調(diào)用的功能,減少人工輸入出錯的概率。
主要參考文獻
[1] 楊周南. 會計電算化中級培訓教材[M]. 北京:現(xiàn)代出版社,2004.
