所謂會計電算化,是指在會計實務(wù)中,以當(dāng)代電子技術(shù)以及信息技術(shù)等電子計算機技術(shù)為主要操作手段進行會計工作,是一個應(yīng)用電子計算機實現(xiàn)的會計信息系統(tǒng)。它實現(xiàn)了數(shù)據(jù)處理的自動化,使傳統(tǒng)的手工會計信息系統(tǒng)發(fā)展演變?yōu)殡娝慊瘯嬓畔⑾到y(tǒng)。會計電算化是會計發(fā)展史上的一次重大革命,它不僅是會計發(fā)展的需要,而且是經(jīng)濟和科技對會計工作提出的要求。
一、我國會計電算化中存在的問題
1.復(fù)合人才的缺乏,電算化會計人員整體素質(zhì)有待提高
之于會計電算化,它不僅要求操作人員具有會計的專業(yè)知識,還要求操作人員具有一定的計算機專業(yè)知識,這就需要對會計人員進行計算機相關(guān)知識培訓(xùn)。
第一、計算機培訓(xùn)教材老化。由于當(dāng)前科技發(fā)展迅猛,計算機的更新?lián)Q代以及計算機技術(shù)也是以目不暇接的速度更新變化著。然而,在現(xiàn)如今市場上的計算機教材,大都是前幾年出版的,知識老舊,對實際操作的指導(dǎo)意義不強。即使是最近出版的也是原先教材的翻新出版,這樣的教材不僅不能達到會計電算化的要求,甚至還會導(dǎo)致會計電算化發(fā)展滯后。
第二、會計人員知識不全面,缺乏對會計人員的再培訓(xùn)和定期考核。相對于傳統(tǒng)的手工會計,會計電算化是人機結(jié)合的系統(tǒng),財務(wù)人員不僅要掌握財務(wù)知識還要對計算機的硬件以及軟件都要有一定的了解。目前在我國,這種既是會計專業(yè)的同時又兼?zhèn)溆嬎銠C技術(shù)的人才還有很大的缺口,然而對這方面的人才培養(yǎng)還需要相當(dāng)長一段時間。
2.會計電算化涉及范圍的局限:缺少具有管理功能的會計軟件
我們可以到會計軟件市場上走一走,發(fā)現(xiàn)我國的會計電算化軟件種類十分繁多,然而,這些品種滿目的的軟件它們在功能上基本上沒有差別。但是,在我國經(jīng)濟迅速發(fā)展的要求下,無論是企業(yè)單位還是使用單位,它們最終都是要市場化的,所以,企業(yè)在進行生產(chǎn)經(jīng)營決策時,必須依賴其對市場的預(yù)測,況且在對事物進行決策與執(zhí)行的過程中必須進行全面控制,之后還要進行核算分析,這些都需要與之相對應(yīng)的會計管理軟件來完成。專業(yè)化管理軟件的缺乏無疑會影響會計電算化的發(fā)展。
從這種意義上來講,完整意義上的會計電算化并不是利用計算機對會計工作簡單的進行操作,而是將財務(wù)會計電算化與管理會計電算化相整合在一起,使二者有機結(jié)合。這不僅使財務(wù)會計記賬、算賬為管理會計提供資料,而且使管理會計可以將資料充分利用;更使管理會計獲得來自于財務(wù)會計基本信息以外的其他相關(guān)信息,為管理提供更全面、更具體的信息。
3.會計軟件不能及時升級換代,軟件安全性、保密性差
第一、在當(dāng)前不少企業(yè)中,相對于計算機的硬件而言,計算機的軟件系統(tǒng)還是比較古老的。目前。企業(yè)中相當(dāng)一部分人沒有正確的理解會計點算化的真正意義,僅僅認為會計電算化是以計算機記賬代替手動記賬,只重視對于其計算機硬件進行更新而無視于會計軟件的升級,使得會計軟件跟不上現(xiàn)實操作的需要。
第二、有的企業(yè)雖然對會計軟件進行不斷的更新,其企業(yè)應(yīng)用的軟件也是最新版的,但是對于計算機的安全性卻關(guān)注甚少,導(dǎo)致會計信息泄露,對企業(yè)的發(fā)展形成障礙。
4.內(nèi)控制度不夠健全,電算化基礎(chǔ)管理工作十分薄弱
會計電算化雖然在很大程度上減輕了會計人員的工作量,但同時也增加了操作人員、系統(tǒng)維護人員等崗位,帶來了許多新的要求,提出了新的問題。而目前,我國建立在手工操作條件下的會計基礎(chǔ)工作的管理還存在著很多不足,一些中小企業(yè)內(nèi)部控制也不是十分完善。實施會計電算化,就需要建立與之相配套的一系列內(nèi)部控制制度加以約束,才能充分發(fā)揮電算化的優(yōu)勢。目前,不少單位沒有嚴密的管理制度或有章不循,使得會計電算化不能正常健康運轉(zhuǎn)。由于基礎(chǔ)工作薄弱,建立在此基礎(chǔ)上的電算化管理也就出現(xiàn)了一些問題,導(dǎo)致手工與計算機并行時間過長,增加了會計人員的工作量。
二、會計電算化對會計內(nèi)部控制的影響
1.內(nèi)部控制形式的變化
第一、由于會計電算化采用了先進的計算機技術(shù),使得在傳統(tǒng)手工會計下進行的一些內(nèi)部控制措施顯得有些多余,甚至已經(jīng)沒有必要再進行這方面的控制了;
第二、在實施會計電算化后,原先的傳統(tǒng)手工會計下進行的一些內(nèi)部控制被計算機的內(nèi)部控制所自動化。
第三、在會計電算化系統(tǒng)中,不僅存在著人工進行的內(nèi)部控制,還存在著計算機程序進行的內(nèi)部控制,它們二者之間是相結(jié)合的。
2.內(nèi)部控制制度內(nèi)容的變化
由于會計電算化將計算機技術(shù)也引入了會計操作實務(wù)中,使得對計算的控制也加入了會計內(nèi)部控制中,例如對計算機病毒的防治、對計算機硬件的維修、對計算機軟件的分析、程序的編制、操作人員的維護、信息介質(zhì)的維護、信息安全的保障、系統(tǒng)維護人員的道德責(zé)任等等問題都加入到了會計內(nèi)部控制的內(nèi)容中。
3.內(nèi)部控制重點的變化
傳統(tǒng)手工會計轉(zhuǎn)換為會計電算化后,進行會計財務(wù)工作時的數(shù)據(jù)都將來源于數(shù)據(jù)庫,在會計操作中,如果出現(xiàn)對計算機的操作不當(dāng),不但會使數(shù)據(jù)輸出發(fā)生錯誤,還會導(dǎo)致計算機系統(tǒng)受到損害。
所以,在會計電算化后,在整個會計電算化業(yè)務(wù)中,對數(shù)據(jù)輸入操作不當(dāng)?shù)目刂茖⑹亲钪匾目刂骗h(huán)節(jié)。
4.信息存儲介質(zhì)的變化
由于在會計電算化中,會計操作主要是通過計算機來完成,信息的存儲大都是通過磁性介質(zhì)來予以保存的。然而當(dāng)磁性介質(zhì)受潮、受熱、被磁化、彎曲后都會使介質(zhì)損壞,導(dǎo)致信息丟失,所以,在對信息系統(tǒng)的資料進行保存時也要進行必要的控制,以免發(fā)生不必要的風(fēng)險。
5.會計網(wǎng)絡(luò)化帶來的新問題
第一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,大量的會計信息通過開放的互聯(lián)網(wǎng)傳遞,很難保證其真實性與完整性。
第二、互聯(lián)網(wǎng)的開放特性,給一些非善意訪問者以可乘之機。
第三、計算機病毒的猖獗也為互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)帶來更大的風(fēng)險。
三、加強會計電算化管理以完善內(nèi)部控制的措施
1.嚴格機構(gòu)和人員的管理與控制
會計核算軟件正式使用后,對原有會計機構(gòu)必須做相應(yīng)調(diào)整,針對各類人員制定崗位責(zé)任制度。會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位?；緯媿徫豢砂〞嬛鞴?、出納、會計核算、稽核、會計檔案管理等工作崗位;電算化會計崗位包括直接管理、操作、計算機維修及會計軟件系統(tǒng)維護等工作崗位。機構(gòu)調(diào)整必須同組織控制相結(jié)合,以實現(xiàn)職權(quán)分離,有效地限制和及時發(fā)現(xiàn)錯誤或違法行為。如規(guī)定系統(tǒng)開發(fā)人員和維護人員不能兼任系統(tǒng)操作員和管理人員等。
2.嚴格系統(tǒng)操作環(huán)境管理和控制系統(tǒng)
操作環(huán)境包括系統(tǒng)操作過程以及系統(tǒng)的維護。操作程序控制主要通過制訂一套完整而嚴格的操作規(guī)定來實現(xiàn)。操作規(guī)程應(yīng)明確職責(zé),操作程序和注意事項,并形成一套電算化系統(tǒng)文件。如規(guī)定交接班手續(xù)和登記運行日志,規(guī)定資料備份及機器的使用規(guī)范,規(guī)定軟碟專用以防病毒感染。系統(tǒng)維護包括硬件維護和軟件維護。
3.建立計算機房管理制度
實行電算化以后,設(shè)立計算機房的主要目的是:給計算機設(shè)備創(chuàng)造一個良好的運行環(huán)境,保護機器設(shè)備;防止各種非法人員進入機房,保護機內(nèi)程序和資料的安全。具體措施包括:
第一、對進入機房內(nèi)的人員進行嚴格審查。
第二、保證機房設(shè)備安全的措施。如機房防火規(guī)定等。
第三、保證計算機正常運行的措施。如機房防潮、防磁等方面的規(guī)定等。
第四、會計資料和會計軟件安全保密的措施。如數(shù)據(jù)備份規(guī)定及不準在計算機上玩電腦游戲等規(guī)定。
第五、修改會計核算軟件的審批和監(jiān)督制度。如規(guī)定會計核算軟件的修改需報經(jīng)單位總會計師批準等。
4.建立健全的檔案管理制度
這些檔案主要是指打印輸出的各種賬簿、報表、憑證,存儲會計資料和程序的軟碟及其他存儲介質(zhì);系統(tǒng)開發(fā)運行中的各種文檔及其他會計資料。檔案管理的功能是負責(zé)系統(tǒng)內(nèi)各類文檔資料的存檔、安全保管和保密工作。檔案管理一般通過制定與實施檔案管理制度來實現(xiàn),通常包括:
第一、存檔的手續(xù),必須有會計主管和系統(tǒng)管理員的簽章才能存檔保管。
第二、各種安全保證措施,如備份軟碟應(yīng)貼上保護標簽,應(yīng)存放在安全、潔凈、防潮的地方。
第三、采用磁性介質(zhì)保存會計檔案要定期進行檢查和定期復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會計檔案丟失。
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