引言
會計電算化,是把以電子計算機為代表的現(xiàn)代化數(shù)據處理工具和以信息論、系統(tǒng)論、控制論、數(shù)據庫以及計算機網絡等新興理論和技術應用于會計核算和財務管理工作中,以提高財會管理水平和經濟效益,進而實現(xiàn)會計工作的現(xiàn)代化。會計電算化對事業(yè)部門內部控制制度產生深刻的影響,對事業(yè)單位內部控制制度提出了新要求。環(huán)境的改變必然要求有新的內部控制系統(tǒng)與之相匹配,以全新的方法去建立一套行之有效的內部控制系統(tǒng)已是形勢所需。
1．會計電算化對內部控制的影響
內部控制制度是企業(yè)在會計工作中為維護會計數(shù)據的真實性、業(yè)務經營的有效性和財產的安全完整而制定的各項規(guī)章制度、管理方法等的總稱。會計電算化使事業(yè)部門內部控制制度發(fā)生深刻變化,具體體現(xiàn)為:
(1)內部控制環(huán)境的變化。企業(yè)計算機處理使用會計和財務數(shù)據后,企業(yè)的會計核算環(huán)境發(fā)生了很大的變化,會計部門的組成人員從原來由財務、會計專業(yè)人員組成,轉變?yōu)橛韶攧?、會計專業(yè)人員和計算機數(shù)據處理系統(tǒng)的管理人員及計算機專家組成。會計部門不僅利用計算機完成基本的會計業(yè)務,還能利用計算機完成各種原先沒有的或由其他部門完成的更為復雜的業(yè)務活動,如銷售預測、人力資源規(guī)劃等。因此,要保證企業(yè)財產物資的安全完整、保證會計系統(tǒng)對企業(yè)經濟活動反映的正確和可靠、達到企業(yè)管理的目標,企業(yè)內部控制制度的建立和完善就顯得更為重要,內部控制制度的范圍和控制程序較之手工會計系統(tǒng)更加廣泛、更加復雜。
(2)控制方式發(fā)生改變。計算機系統(tǒng)的內部控制也由單一人工控制轉為人工和程序共同控制。例如,從前應由會計人員處理的有關業(yè)務事項,現(xiàn)在可由其他業(yè)務人員在終端機上一次完成;以往應由幾個部門逐步完成的業(yè)務事項,現(xiàn)在能集中在一個部門甚至由一個人完成。實行會計電算化后,企業(yè)的內部控制是由會計人員通過會計軟件實施的,由會計人員和計算機來共同完成。
(3)內部控制的重點發(fā)生變化。實現(xiàn)會計電算化后,會計數(shù)據一般都集中由計算機數(shù)據處理部門進行處理,而財務部門人員往往只負責原始數(shù)據的收集、審核和編碼,并對計算機輸出的各種會計報表進行分析。這樣,會計系統(tǒng)內部控制的重點就由對人的控制為主轉變?yōu)閷θ?、機控制為主。
(4)內部控制的范圍發(fā)生變化。傳統(tǒng)的內部控制主要針對交易處理。計算機技術的引入,給會計工作增加了新的工作內容,同時也增加了新的控制措施。由于系統(tǒng)建立和運行的復雜性,內部控制的范圍相應擴大,包含了傳統(tǒng)手工系統(tǒng)所沒有的控制,如網絡系統(tǒng)安全的控制、系統(tǒng)權限的控制、修改程序的控制等,以及磁盤內會計信息安全保護、計算機病毒防治、計算機操作管理、系統(tǒng)管理員和系統(tǒng)維護人員的崗位責任制度等。
(5)會計檔案發(fā)生變化。由各種紙質的原始單據、憑證、賬簿、報表變?yōu)榇蛴≥敵龅母鞣N憑證、賬簿、報表和存儲在計算機軟盤、硬盤或其他介質中的會計數(shù)據。
2．會計電算化對企業(yè)內部控制制度的新要求
會計電算化使事業(yè)部門內部控制制度發(fā)生深刻變化,對事業(yè)單位內部控制制度提出了新要求,具體體現(xiàn)為:
(1)要確保原始數(shù)據操作的準確度。在電算化會計中,確保輸入數(shù)據的精確度是最基本的前提。電腦中的原始數(shù)據必須是由人工事先進行審核和輸入計算機的,一旦原始數(shù)據在輸入中發(fā)生錯誤,計算機無法識別,只會將錯就錯地進行各種計算工作。正因為會計電算化的這一固有弱點,所以對內部控制提出了一些新的具體要求:一切數(shù)據的處理方法和過程都必須規(guī)范化,并保持準確性和相對的穩(wěn)定性,這樣才能保證會計信息質量的真實性、完整性和準確性。為保證機房設備的安全,計算機的正常運行,會計數(shù)據和會計軟件的安全保密,對應用計算機的單位,要求制訂硬、軟件管理制度,修改會計核算軟件的審批和監(jiān)督制度。
(2)要制定嚴格的操作管理制度。電算化功能和知識的高度集中導致了職責的集中,特別是會計人員的職能開始從核算型向管理型轉移。某些人員既可從事數(shù)據的輸入,又可負責數(shù)據的輸出和報送;未經授權的人員有可能通過計算機和網絡瀏覽全部數(shù)據文件,復制、偽造、銷毀企業(yè)重要的數(shù)據。因此,如果不加強內部控制,就會使某些計算機操作人員直接對使用中的程序和數(shù)據庫進行修改,操縱處理結果,從而加大了出現(xiàn)錯誤和舞弊的風險。為有效保證會計軟件的安全運行,要制訂嚴格操作的管理制度,并保證得到貫徹執(zhí)行。操作管理制度包括:一是明確操作人員的工作職責和工作權限;二是預防原始憑證和記賬憑證等會計數(shù)據未經審核而輸入計算機;三是預防已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證等未經核對而登記機內賬簿;四是建立必要的上機操作記錄制度。
(3)規(guī)范檔案管理制度。手工條件下,會計數(shù)據和信息記錄在紙介質的單、證、賬、表上,修改困難,修改會留有明顯痕跡,從而便于查證、控制。實行了電算化會計后,傳統(tǒng)手工會計系統(tǒng)下的有形記錄大為減少,憑證、經濟業(yè)務事項的說明和賬簿等大多要依賴計算機方可錄入、閱讀或查詢,而且眾多信息都轉化為數(shù)字形式存儲在磁(光)介質上,因此極易被篡改甚至偽造而不留任何痕跡。另外,電磁介質易受損壞,所以會計信息也存在丟失或毀壞的危險。因此,如何使磁性介質上的數(shù)據安全可靠、防止數(shù)據被非法修改是一個非常重要的問題。因此,必須建立電算化條件下的規(guī)范會計檔案管理制度。應以計算機打印的書面形式保存,保存的有關規(guī)定按規(guī)定執(zhí)行;全套會計電算化系統(tǒng)文檔視同會計文檔保管,保管期截至該系統(tǒng)停止使用或有重大修改后的三年;還要妥善保管存有會計信息的磁性介質或其他介質的措施?？傊?只有事業(yè)單位的全體員工共同營造良好的內部環(huán)境,通過不斷地完善內部控制制度,才能實現(xiàn)內部控制的目的。
(4)網絡環(huán)境下的網絡控制能力。網絡技術無疑是目前IT發(fā)展的方向,電算化會計信息系統(tǒng)也不可避免受到其深遠的影響,特別是Internet在財務軟件中的應用對電算化會計信息系統(tǒng)的影響將是革命性的。網絡的廣泛應用在很大程度上彌補了單機電算化系統(tǒng)的不足,使電算化會計系統(tǒng)的內控制度更加完善。同時,由于網絡系統(tǒng)的開放性、分散性、數(shù)據的共享性等方面大大超過了以往任何類型的系統(tǒng),極大地改變了以往計算機會計信息系統(tǒng)的應用模式,擴展了系統(tǒng)運行的環(huán)境,從而大大改變了以往計算機系統(tǒng)內部控制的內容和方法,也給計算機會計信息系統(tǒng)內部控制帶來新的問題,如大量會計信息通過網絡通信線路傳輸,有可能被非法攔截,竊取甚至篡改;網絡會計信息系統(tǒng)遭受“病毒”入侵或“黑客”攻擊的可能性更大等等。因此單位必須具備良好的網絡風險控制能力。
3．加強事業(yè)單位會計電算化條件下內部控制制度的措施
會計電算化系統(tǒng)的內部控制是一項范圍大、程序復雜的系統(tǒng)工程,完善事業(yè)單位會計電算化系統(tǒng)內部控制的具體措施主要體現(xiàn)為:
(1)加強對會計電算化的重視。《內部會計控制規(guī)范》規(guī)定“單位負責人對本單位內部會計控制的建立健全及有效實施負責”,因此,要保證會計電算化內部控制的事實,首要問題就是要求各級領導加強對會計電算化的重視,自覺強化對電算化內部控制的認識,更新管理觀念。會計電算化內部控制的執(zhí)行程度很大程度上取決于領導層對會計電算化的重視程度。只有領導管理層真正認識和重視會計電算化內部控制的重要性,才能夠以身作責,從上到下組織力量去認真貫徹和執(zhí)行,才能充分發(fā)揮會計電算化信息系統(tǒng)內部控制作用。
(2)會計數(shù)據準確性控制。首先,控制數(shù)據輸入的準確性與可靠性。事業(yè)單位可以建立起一整套內部控制制度以便對輸入的數(shù)據進行嚴格的控制,保證數(shù)據輸入的準確性。數(shù)據輸入控制要求輸入的數(shù)據應經過必要的授權,并經有關的內部控制部門檢查;同時可以采用各種技術手段對輸入數(shù)據的準確性進行校驗,如總數(shù)控制校驗、平衡校驗、數(shù)據類型校驗、重復輸入校驗等。其次,控制輸出數(shù)據的完整性與準確性。數(shù)據輸出控制是企業(yè)為了保證輸出信息的準確、可靠而采取的各種控制措施,包括輸出數(shù)據正確性控制與輸出結果的處理、分發(fā)控制。輸出數(shù)據控制一般應檢查輸出數(shù)據是否與輸入數(shù)據相一致,輸出數(shù)據是否完整,輸出數(shù)據是否能滿足使用部門的需要,數(shù)據的發(fā)送對象、份數(shù)應有明確的規(guī)定,要建立標準化的報告編號及收發(fā)、保管工作等。
(3)會計操作系統(tǒng)的安全控制。這項控制是為了保證計算機系統(tǒng)的運行安全,保證機房設備的安全,保證會計數(shù)據和會計軟件安全保密,避免由于外部環(huán)境因素導致系統(tǒng)運行錯誤的不安全隱患。其內容主要包括接觸控制、實體安全控制、硬件安全控制、軟件安全控制、病毒的防范與控制等。接觸控制是為了保證非系統(tǒng)維護人員不得接觸到程序的技術資料、源程序和加密文件,以減少程序被修改的可能性。實體安全控制涉及到計算機機房的環(huán)境、光和磁介質等數(shù)據存儲體的存放和保護。硬件安全控制要求硬件設備的質量必須有充分保證,為防萬一,關鍵性的硬件設備可采用雙系統(tǒng)備份。軟件安全控制要求軟件的開發(fā)必須嚴格遵循財政部頒布的有關規(guī)定,科學系統(tǒng)的分析和設計、研究各應用軟件的兼容性、統(tǒng)一性。要加強安全教育,健全并嚴格執(zhí)行防范病毒管理制度,對不需要本地硬盤和軟盤的工作站,盡量采用無盤工作;要采用基于服務器的網絡殺毒軟件進行實時監(jiān)控、追蹤病毒;在網絡服務上采用防病毒卡或芯片等硬件,以有效防治病毒。
(4)會計操作人員的權限與職能控制。為建立相互監(jiān)督和相互制約的機制保障會計信息的真實、可靠,需要從制度上對操作人員的工作職責和工作權限加以規(guī)定,制訂相應的組織和管理控制制度,明確職責分工,加強組織控制,實現(xiàn)操作人員職能控制制度的創(chuàng)新。會計電算化所要求的完善的人員職能控制制度就是職責分工。首先是將會計電算化部門與用戶部門的職責相分離,明確規(guī)定每個崗位的職責,以防止對處理過程的不適當干預。其次,應將系統(tǒng)分析、程序設計、計算機操作、數(shù)據輸入、文件程序管理等職務予以分離,系統(tǒng)操作人員、管理人員和維護人員這兩種不相容職務相互分離,互不兼任,以減少利用計算機舞弊的可能性。通過進行內部職責分工,以補救不相容職能集中化的不足。
(5)加強內部審計。內部審計通過檢查、評價內部控制的健全、有效程度,來促成建立好的控制環(huán)境,它是單位內部控制系統(tǒng)的重要組成部分。電算化內部審計是內部會計控制的一種特殊形式,在會計電算化中,由于是會計人員操作電腦進行大量數(shù)據運算,因而對內部審計提出了更高、更嚴格的要求,主要包括:對會計資料定期進行審計,審查機內數(shù)據與書面資料的一致性,監(jiān)督數(shù)據保存方式的安全、合法性以及對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進行審查等。加強內部審計,可以對不妥或錯誤的賬表處理進行及時調整,可以監(jiān)督數(shù)據保存方式的安全性、合法性,防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據的現(xiàn)象,對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進行審查,防止出現(xiàn)漏洞。
(6)加強會計隊伍建設。高素質的會計隊伍是實施內部控制的關鍵,會計電算化系統(tǒng)的應用不僅要求會計人員具有良好的職業(yè)道德和專業(yè)素質,更要具有計算機操作技能,嚴格和規(guī)范系統(tǒng)操作,因此需要加強具有扎實的會計專業(yè)基礎,熟練的外語與計算機水平等綜合能力的高水平的復合型人才的培養(yǎng)。會計人員應持證上崗,應經常對會計人員進行計算機系統(tǒng)培訓,提高會計人員對電算化系統(tǒng)的認識和理解,了解會計電算化系統(tǒng)運行程序和內部控制制度,加強會計電算化警戒教育和日常操作技能,對電算化會計信息樹立良好的思想認識和風險防范意識,減少人為操作和系統(tǒng)運行出錯的可能性。
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