——聚焦內(nèi)控缺陷癥
新疆《烏魯木齊晚報(bào)》2011年9月15日刊登的一則關(guān)于“財(cái)務(wù)經(jīng)理、會(huì)計(jì)、出納三人串通模仿領(lǐng)導(dǎo)簽字貪了102萬元，事發(fā)新疆兵團(tuán)奎屯儲(chǔ)運(yùn)有限公司”的報(bào)道。由此報(bào)道，引發(fā)筆者對該國企內(nèi)部控制的薄弱環(huán)節(jié)及改進(jìn)措施的探討。
一、公司內(nèi)部控制的薄弱環(huán)節(jié)
（一）控制環(huán)境不佳
1．公司治理結(jié)構(gòu)不完善
由于該公司為國有企業(yè)，組織結(jié)構(gòu)為經(jīng)理負(fù)責(zé)，內(nèi)部設(shè)置紀(jì)委、監(jiān)察、黨委等監(jiān)督機(jī)構(gòu)，工作結(jié)果實(shí)行層層負(fù)責(zé)制，企業(yè)負(fù)責(zé)人由上級(jí)委派并對上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，行駛對國有資產(chǎn)經(jīng)營管理，形成委派管理關(guān)系。此類組織結(jié)構(gòu)可能導(dǎo)致工作績效與國有資產(chǎn)是否保值增值安全有效相脫離、無法發(fā)揮各級(jí)員工的主人翁意識(shí)。
2．公司監(jiān)督及相關(guān)部門機(jī)構(gòu)形同虛設(shè)
由于國有企業(yè)實(shí)行經(jīng)理負(fù)責(zé)制，多數(shù)國企負(fù)責(zé)人與黨委書記的崗位同時(shí)一肩挑，與紀(jì)委、監(jiān)察等監(jiān)督部門均為平行機(jī)構(gòu)，相互之間存在利益糾葛，在日常監(jiān)督中既是運(yùn)動(dòng)員也是裁判員，即便出現(xiàn)問題，也無法行駛獨(dú)立的實(shí)質(zhì)性監(jiān)督，無法形成實(shí)時(shí)監(jiān)督的有效機(jī)制。
3．管理層及業(yè)務(wù)等相關(guān)部門被完全架空
三人利用職務(wù)便利，一年的時(shí)間累計(jì)21次單獨(dú)或共同侵吞國有財(cái)產(chǎn)102萬余元，對于舞弊的大額交易事項(xiàng)，諸如發(fā)生22.6萬元業(yè)務(wù)招待費(fèi)事件，其他部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人均毫不知情。管理及監(jiān)督層軟弱無力，沒有履行好監(jiān)督管理層的職責(zé)，也沒有及時(shí)獲取和掌握公司經(jīng)營管理中的重大信息，直至人民檢察院查證該事件方浮出水面。
4．公司人力資源政策極差
三名財(cái)務(wù)人員惡意串通見財(cái)起意，在金錢面前不能見利思義，保持專業(yè)的注意和獨(dú)立的立場，與財(cái)務(wù)人員的職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)及業(yè)務(wù)能力標(biāo)準(zhǔn)背離嚴(yán)重。業(yè)務(wù)及審計(jì)等各個(gè)部門員工及領(lǐng)導(dǎo)沒有能夠按照內(nèi)部控制的規(guī)定盡職工作，其職業(yè)道德、業(yè)務(wù)能力等方面存在不足。
5．公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)權(quán)限及職責(zé)分配不當(dāng)
對于大額交易事項(xiàng)，只需兩位領(lǐng)導(dǎo)人的簽字即可，缺乏對特殊事項(xiàng)及大額事項(xiàng)的授權(quán)審批和集體決策機(jī)制。管理層對于多項(xiàng)職責(zé)越俎代庖，造成正常的執(zhí)行和監(jiān)督職能的混淆。
（二）控制活動(dòng)無效
1．制度不執(zhí)行，導(dǎo)致業(yè)務(wù)活動(dòng)失控
第一，按照法律規(guī)定企業(yè)分管財(cái)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)該具備財(cái)務(wù)知識(shí)，在進(jìn)行報(bào)表審核時(shí)，對大額和異常事項(xiàng)，應(yīng)該引起足夠的注意和警覺，實(shí)行實(shí)時(shí)詢問與專項(xiàng)檢查，將問題及早發(fā)現(xiàn)。第二，虛假裝卸費(fèi)的發(fā)生其行為本身具有很多令人生疑的“虛假”內(nèi)容。首先，對于給兵團(tuán)奎儲(chǔ)提供裝卸業(yè)務(wù)的單位，兵團(tuán)奎儲(chǔ)應(yīng)與其簽訂裝卸合同，合同須載明諸如標(biāo)的、結(jié)算方式、付款時(shí)間等等要素，而兵團(tuán)奎儲(chǔ)的內(nèi)部財(cái)務(wù)人員卻行駛了裝卸方應(yīng)該行駛的結(jié)款權(quán)利。其次，按照規(guī)定，與供應(yīng)商發(fā)生業(yè)務(wù)一般應(yīng)采用銀行轉(zhuǎn)賬方式結(jié)算款項(xiàng)，該案中竟以現(xiàn)金方式輕松套現(xiàn)據(jù)為己有。第三，購置辦公用品，未根據(jù)入庫登記及審核相關(guān)合同條款就辦理結(jié)算業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)本身具有風(fēng)險(xiǎn)。
2．人員分工及授權(quán)設(shè)置不當(dāng)
國有企業(yè)經(jīng)理負(fù)責(zé)，各項(xiàng)工作實(shí)行層層負(fù)責(zé)制，導(dǎo)致家長及個(gè)人作風(fēng)較濃，常權(quán)利過大。在日常工作中，難以形成相互牽制，對特殊及大額事項(xiàng)未實(shí)行集體決議及按級(jí)審批制度，其處理結(jié)果本身具有較大風(fēng)險(xiǎn)。各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)僅需兩位領(lǐng)導(dǎo)人及財(cái)務(wù)人員的簽字即可辦理，對相關(guān)人員的授權(quán)過大導(dǎo)致交易員超過授權(quán)范圍連續(xù)進(jìn)行錯(cuò)誤的交易。
（三）信息不對稱及溝通不暢
公司內(nèi)部沒有建立及時(shí)、準(zhǔn)確、收集、傳遞與經(jīng)營相關(guān)的內(nèi)部控制信息傳導(dǎo)機(jī)制，沒有建立以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為依托，對公司經(jīng)營活動(dòng)進(jìn)行收集、處理、分析和控制的全面自動(dòng)化信息處理系統(tǒng)，無法確保信息在單位內(nèi)部、單位與外部之間進(jìn)行有效的溝通。
（四）內(nèi)部監(jiān)督乏力
1．監(jiān)督機(jī)構(gòu)不獨(dú)立
由于國有企業(yè)經(jīng)營機(jī)構(gòu)與監(jiān)督機(jī)構(gòu)實(shí)質(zhì)上不具有獨(dú)立性，雖然檢查項(xiàng)目較多，但有時(shí)重形式不重實(shí)質(zhì)，檢查流于形式。即使有問題，也可能大事化小、小事化了，最終不了了之。各個(gè)內(nèi)部控制責(zé)任主體、監(jiān)管主體、政策、程序上的上述缺陷導(dǎo)致公司難以形成持續(xù)的實(shí)時(shí)監(jiān)督；由于監(jiān)管層的弱化，也不能對各級(jí)執(zhí)行層實(shí)現(xiàn)有效監(jiān)管。
2．監(jiān)督缺乏實(shí)質(zhì)內(nèi)容
公司缺乏對內(nèi)部控制的執(zhí)行情況進(jìn)行個(gè)別評(píng)價(jià)和持續(xù)監(jiān)控，導(dǎo)致內(nèi)部控制制度在具體業(yè)務(wù)中沒有得到體現(xiàn)。內(nèi)部監(jiān)督包括日常監(jiān)督和專項(xiàng)監(jiān)督；實(shí)時(shí)監(jiān)督、單獨(dú)監(jiān)督和報(bào)告監(jiān)督。該公司針對資金類等高風(fēng)險(xiǎn)的業(yè)務(wù)，缺乏定期與不定期的專項(xiàng)監(jiān)督，導(dǎo)致管控漏洞頻頻出現(xiàn)和公司重大損失發(fā)生的不良后果。
二、加強(qiáng)內(nèi)部控制的改進(jìn)措施
（一）優(yōu)化控制環(huán)境
1．企業(yè)文化，融入員工思想
領(lǐng)導(dǎo)者們必須認(rèn)識(shí)到企業(yè)文化在整個(gè)企業(yè)經(jīng)營乃至整個(gè)價(jià)值鏈條中發(fā)揮的重要作用，好的企業(yè)文化能夠起到導(dǎo)向功能、約束功能、凝聚功能、激勵(lì)功能、輻射功能、品牌功能的六大作用。定期培訓(xùn)、實(shí)時(shí)宣灌，使員工與企業(yè)形成相互依存、彼此依賴的關(guān)系，使員工與企業(yè)樹立好的價(jià)值觀，引導(dǎo)企業(yè)與員工茁壯成長。
2．兩權(quán)分離，激勵(lì)與監(jiān)督并進(jìn)
所有權(quán)和經(jīng)營權(quán)的分離，會(huì)導(dǎo)致所有者更關(guān)注價(jià)值的增值和分享，希望充分參與到公司控制權(quán)和索取權(quán)的分享，經(jīng)營者更關(guān)注業(yè)績的提升，這個(gè)過程的進(jìn)行主要靠公司治理將分配權(quán)限和責(zé)任、組織、發(fā)展員工的方式等等內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化，這就形成了內(nèi)部控制的規(guī)定前提。改善公司的組織結(jié)構(gòu)，使之與經(jīng)營實(shí)際狀況相適應(yīng)，組織機(jī)構(gòu)更符合需求，強(qiáng)化各個(gè)機(jī)構(gòu)部門的執(zhí)行力。
3．嚴(yán)把用人關(guān)，實(shí)行定期輪崗制
人才是關(guān)鍵，在用人選拔的各個(gè)環(huán)節(jié)中，堅(jiān)決杜絕庸俗作風(fēng)。堅(jiān)持任人唯賢、德才兼?zhèn)?、一視同仁的原則，不從個(gè)人親疏、好惡、恩怨出發(fā)，不做違反原則的事；嚴(yán)格按照程序辦事，客觀、公正地選賢任能，努力創(chuàng)造野無遺賢的氛圍。對關(guān)鍵及利益牽制崗位實(shí)行定期輪崗制可以實(shí)現(xiàn)合理配置資源、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。
（二）規(guī)范控制活動(dòng)
1．不相容職務(wù)分離與授權(quán)審批控制
不相容職務(wù)分離的核心是內(nèi)部牽制的理念。因此，企業(yè)在設(shè)計(jì)內(nèi)控系統(tǒng)時(shí)，首先要確定哪些崗位與職務(wù)是不相容的；其次要確定各個(gè)機(jī)構(gòu)和崗位的職責(zé)權(quán)限，使不相容崗位和職務(wù)之間能夠相互監(jiān)督、相互制約，形成有效的制衡機(jī)制。
2．預(yù)算與績效考核控制
嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算，對超預(yù)算項(xiàng)目，執(zhí)行特殊程序進(jìn)行分析和挖掘、揭示運(yùn)行本質(zhì)、找出運(yùn)行脈絡(luò)并理解、通過連續(xù)控制，找出預(yù)算差異本質(zhì)，尋找計(jì)劃目標(biāo)。定期不定期的考核指標(biāo)不應(yīng)僅僅包括經(jīng)營業(yè)績還應(yīng)該有資產(chǎn)保值增值安全有效，制定多維度的考核指標(biāo)體系、財(cái)務(wù)與非財(cái)務(wù)指標(biāo)，考核人員應(yīng)包括各級(jí)工作人員，實(shí)現(xiàn)全員激勵(lì)與約束結(jié)合考核制。
（三）加強(qiáng)信息溝通和內(nèi)部監(jiān)督
除了傳統(tǒng)的溝通方式外，應(yīng)建立健全覆蓋企業(yè)各個(gè)部門和各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)。該系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)經(jīng)營業(yè)務(wù)的物流、資金流、信息流的高度統(tǒng)一和同步流動(dòng)，并通過網(wǎng)絡(luò)授權(quán)實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)外部信息充分共享，達(dá)到信息溝通無障礙。
