本世紀以來，為適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)戰(zhàn)略管理的要求，推動財務(wù)職能轉(zhuǎn)變，借助信息化手段，將共同的、重復(fù)性的財務(wù)流程抽取出來，建立財務(wù)共享模式，在追求最低成本的同時完成企業(yè)會計核算和資金結(jié)算交易處理，這已成為國內(nèi)企業(yè)集團財務(wù)管理的新趨勢。
一、財務(wù)轉(zhuǎn)型和財務(wù)共享模式的一般介紹
改革開放三十多年來，中國經(jīng)濟的發(fā)展和中國企業(yè)的壯大使企業(yè)財務(wù)工作不斷走向成熟：從多種記賬方法逐漸統(tǒng)一到借貸記賬法、《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》出臺、從會計制度走向企業(yè)會計準則、從COSO與SOX的引進到自行頒布《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》和《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》等。
與此同時，企業(yè)規(guī)模的不斷發(fā)展使企業(yè)財務(wù)組織開始擺脫原有狹隘職能，轉(zhuǎn)向以股東價值創(chuàng)造為基礎(chǔ)并參與公司戰(zhàn)略。企業(yè)財務(wù)轉(zhuǎn)型呈現(xiàn)出以決策支持為導(dǎo)向、面向經(jīng)營提供服務(wù)支撐、優(yōu)化財務(wù)組織、降低成本等特征，并逐漸重構(gòu)更加高效精簡的企業(yè)財務(wù)組織。
二、財務(wù)共享模式對企業(yè)會計檔案管理環(huán)境的影響
財務(wù)共享模式將分布于企業(yè)集團內(nèi)部各經(jīng)營單位的財務(wù)職能統(tǒng)一規(guī)劃為企業(yè)集團內(nèi)部的服務(wù)子流程，而在原來每個經(jīng)營單位中“橫向”的財務(wù)管理職能轉(zhuǎn)變成企業(yè)集團中“縱向”、統(tǒng)一的財務(wù)共享服務(wù)職能的過程中，企業(yè)集團財務(wù)職能也成為企業(yè)服務(wù)市場和客戶的主流程中的子環(huán)節(jié)。財務(wù)職能及管理模式的改變?yōu)闀嫏n案管理環(huán)境帶來變化。
1．管理體系變動
財務(wù)共享模式的建立可能導(dǎo)致財務(wù)管理體制重心從原來依賴經(jīng)營單位所在地的財務(wù)管理體系變遷到依賴財務(wù)共享服務(wù)機構(gòu)構(gòu)筑的標準化管理體系，由此對傳統(tǒng)的屬地化會計檔案管理體系形成沖擊。
2．支撐系統(tǒng)變遷
國內(nèi)財務(wù)共享服務(wù)機構(gòu)大多借鑒西方模式，直接依賴可遠程提供影像資料（電子會計檔案）的影像系統(tǒng)作為支撐系統(tǒng)，形成影像資料后的紙質(zhì)會計檔案，其管理體系受重視程度降低，會計檔案歸檔的完整性和合規(guī)性受到考驗。
3．流程管理復(fù)雜
財務(wù)共享模式下的會計檔案形成鏈條正在加長，會計檔案的形成從單純在經(jīng)營單位所在地一直延伸到財務(wù)共享服務(wù)機構(gòu)，過程長、環(huán)節(jié)多、鏈條長，其間介入的多種崗位角色如收集、影像化、審核、傳遞、稽核、歸檔、整理、成檔等崗位增多，崗位、職責(zé)也存在交叉現(xiàn)象，流程管理責(zé)任開始模糊甚至出現(xiàn)缺失，派生出各種難以發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險問題。
4．責(zé)任主體變更
財務(wù)共享模式下的會計檔案質(zhì)量控制和責(zé)任主體發(fā)生變化，財務(wù)共享服務(wù)機構(gòu)作為會計檔案質(zhì)量控制的最終主體參與到會計檔案形成全流程中，并對會計檔案質(zhì)量承擔(dān)整體責(zé)任，會計檔案質(zhì)量控制已經(jīng)成為財務(wù)共享服務(wù)機構(gòu)加強內(nèi)部控制并滿足外部監(jiān)管要求的重要環(huán)節(jié)。
5．電子媒介的出現(xiàn)
財務(wù)共享模式多需借助信息技術(shù)實現(xiàn)，會計檔案的形成、保管、調(diào)閱過程中相應(yīng)出現(xiàn)大量電子媒介會計檔案，這雖然為會計檔案信息存儲、利用等方面創(chuàng)造便捷條件，但也產(chǎn)生了諸如新內(nèi)控防范點設(shè)置、會計檔案完全數(shù)據(jù)化（影像化）管理、電子文檔存儲利用合法合規(guī)性、系統(tǒng)集成憑證歸檔等新問題。
三、財務(wù)共享環(huán)境下的會計檔案管理工作的特點和思路
會計檔案管理環(huán)境發(fā)生變遷使會計檔案管理工作呈現(xiàn)出以下特點：從工作地點上看，由于財務(wù)共享模式建立是變橫向的各經(jīng)營單位財務(wù)管理職能為縱向統(tǒng)一的財務(wù)共享服務(wù)標準化流程，為符合《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》中關(guān)于會計檔案管理方面的要求，財務(wù)共享服務(wù)過程中的各種紙質(zhì)和電子會計檔案會從經(jīng)營單位所在地流向財務(wù)共享服務(wù)機構(gòu)所在地，完成其空間轉(zhuǎn)移過程。
從工作范圍上看，財務(wù)共享模式下的會計檔案從經(jīng)營單位所在地流向財務(wù)共享服務(wù)機構(gòu)所在地的過程還伴隨發(fā)生會計檔案收集整理、數(shù)據(jù)化、傳遞和流轉(zhuǎn)過程管理、質(zhì)量管理和風(fēng)險控制、成檔及成檔后管理等工作鏈條上的多項工作；其工作范圍與從前僅局限于成檔后的紙質(zhì)會計檔案管理相比，又進一步向前延伸到會計檔案成檔前的多個環(huán)節(jié)。
從工作內(nèi)容上看，財務(wù)共享模式下的會計檔案管理不僅僅是事后的會計檔案收集整理，而且包括組織、協(xié)調(diào)會計檔案流轉(zhuǎn)各個環(huán)節(jié)對會計檔案中可能體現(xiàn)、包含的各種風(fēng)險進行甄別、處理、控制，包括會計檔案信息的整合及多角度、全方位、長距離地有效利用，包括會計檔案存儲保管模式、標準的研制與革新。
另外，在財務(wù)共享模式的演進過程中，會計檔案介質(zhì)也從傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介為主轉(zhuǎn)向紙質(zhì)和電子媒介并重，從單純經(jīng)營單位所在地紙質(zhì)會計檔案流轉(zhuǎn)走向財務(wù)共享服務(wù)提供范圍內(nèi)的紙質(zhì)和電子會計檔案并行流轉(zhuǎn)且日趨分離。
財務(wù)共享模式下，會計檔案形成和管理工作內(nèi)涵發(fā)生了實質(zhì)變化，從傳統(tǒng)意義上的會計檔案事后整理和保管調(diào)閱工作演化為企業(yè)集團會計核算與結(jié)算的流程載體，也因此成為企業(yè)集團內(nèi)部管理和風(fēng)險控制的過程和基礎(chǔ)?；谪攧?wù)共享模式下的會計檔案管理工作應(yīng)結(jié)合環(huán)境變化的特點，緊緊抓住會計檔案形成過程的縱向流程和成檔鏈條上的多環(huán)節(jié)、多崗位特點，從管理體系、流程管理、風(fēng)險控制、內(nèi)部質(zhì)量管理和會計檔案基礎(chǔ)服務(wù)等方面入手重新設(shè)計和組織會計檔案工作。
1．重新構(gòu)筑檔案管理體系
財務(wù)共享模式的建立導(dǎo)致財務(wù)管理體制重心轉(zhuǎn)移到依賴財務(wù)共享服務(wù)機構(gòu)構(gòu)筑的標準化管理體系，作為會計檔案質(zhì)量控制的最終主體，財務(wù)共享服務(wù)機構(gòu)應(yīng)該重新設(shè)計和主導(dǎo)會計檔案形成過程中的責(zé)任體系，包括會計檔案形成的最初發(fā)起人（經(jīng)辦人）責(zé)任、業(yè)務(wù)管理和審核人責(zé)任、財務(wù)共享服務(wù)方和被服務(wù)方權(quán)利和義務(wù)劃分等。實際上，這個責(zé)任體系也是企業(yè)集團內(nèi)部控制和管理的基礎(chǔ)。
2．注重會計檔案形成過程的流程管理
財務(wù)共享模式是規(guī)?；?、標準化和更大空間范圍內(nèi)的交易處理，廣泛依靠信息技術(shù)對標準化流程進行管理，對會計檔案形成每一環(huán)節(jié)和步驟進行實時跟蹤和定位管理，并據(jù)此進行加工處理。在實踐中可能涉及的技術(shù)包括標準條形碼、二維碼、RFID等等。
3．注重會計檔案形成過程的風(fēng)險控制
財務(wù)共享模式下，原經(jīng)營單位財務(wù)管理體系下的會計稽核責(zé)任被財務(wù)共享服務(wù)機構(gòu)取代，進入財務(wù)共享服務(wù)機構(gòu)的各種紙質(zhì)和電子會計檔案真實性、一致性、合法合規(guī)性等問題成為財務(wù)共享服務(wù)機構(gòu)需要重新面對的新內(nèi)控防范點，注重會計檔案形成過程的風(fēng)險控制以解決可能隨會計檔案形成和流轉(zhuǎn)過程進入財務(wù)共享服務(wù)機構(gòu)的外部風(fēng)險。
4．關(guān)注會計檔案形成過程的內(nèi)部質(zhì)量管理
財務(wù)共享模式是基于流程化、標準化的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)規(guī)?；幚恚宰非蠼灰滋幚磉^程的成本節(jié)約。大量非均衡性、差異化的各種類型會計檔案在財務(wù)共享服務(wù)機構(gòu)處理，其結(jié)果和質(zhì)量能否保持嚴格一致,會計檔案信息在對外輸出時是否影響會計核算和資金結(jié)算質(zhì)量成為需要考慮的重要問題。關(guān)注會計檔案形成過程的內(nèi)部質(zhì)量管理就是通過標準化、專業(yè)化手段控制在財務(wù)共享服務(wù)機構(gòu)內(nèi)部流轉(zhuǎn)的會計檔案加工處理質(zhì)量，防范自身處理質(zhì)量瑕疵、失誤或不一致性可能帶來的風(fēng)險。
值得一提的是，財務(wù)共享模式下出現(xiàn)的紙質(zhì)和電子會計檔案并存情形，保證雙方品質(zhì)和一致性并得到政府行業(yè)管理部門認可并成為日后推廣以電子會計檔案調(diào)閱為主、紙質(zhì)會計檔案調(diào)閱為補充的檔案使用模式的基礎(chǔ)。
5．整合、挖掘和創(chuàng)新會計檔案基礎(chǔ)服務(wù)
會計檔案基礎(chǔ)服務(wù)屬于傳統(tǒng)會計檔案管理工作范圍，但結(jié)合會計檔案管理工作電子化、低碳化、遠程調(diào)閱和決策支撐等行業(yè)變化新趨勢，這項工作被賦予新的內(nèi)涵。其范圍包括集中化管理會計檔案如何發(fā)揮其信息優(yōu)勢、提升服務(wù)質(zhì)量和感知、延伸和革新會計檔案基礎(chǔ)和規(guī)范管理等問題，包括紙質(zhì)和電子會計檔案存儲、備份、日常保管、調(diào)閱及遠程調(diào)用、整合利用和信息挖掘等問題，也包括原有會計檔案存儲模式革新和低碳化問題，涉及內(nèi)容廣泛。
四、小結(jié)
財務(wù)共享模式下的會計檔案管理工作在流程重組基礎(chǔ)上集成了企業(yè)集團會計基礎(chǔ)工作、財務(wù)管理工作和內(nèi)部控制工作，是管理體系、流程管理、風(fēng)險控制、質(zhì)量管理和會計檔案基礎(chǔ)服務(wù)的統(tǒng)一體。在經(jīng)濟發(fā)展方式轉(zhuǎn)變的新形勢下，重新審視會計檔案管理工作的特點和內(nèi)涵以及持續(xù)創(chuàng)新會計基礎(chǔ)工作，有助于我們提升會計服務(wù)支撐能力與風(fēng)險管控水平，從而更好地推進企業(yè)財務(wù)轉(zhuǎn)型。
