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淺談集團(tuán)公司財(cái)務(wù)事前控制

財(cái)務(wù)管理不僅要做好事后的核算,更要做好事前的控制。集團(tuán)公司因?yàn)橛卸壒?、三級公司多,都要?shí)現(xiàn)事前的控制,可以做得到嗎?答案是:可以的。本文中,筆者以一個有80多個單位構(gòu)成的實(shí)際運(yùn)行的集團(tuán)為例,介紹如何實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)的事前控制。
一、財(cái)務(wù)事前控制所需要的軟件
某集團(tuán)本部負(fù)責(zé)全集團(tuán)的財(cái)務(wù)匯總,有一個本級的財(cái)務(wù)單位,有9個二級單位,每個二級單位又有7至10個3級單位,整個集團(tuán)有80多個單位構(gòu)成,分布在相距幾百公里的地域,在各地開立銀行賬戶。該集團(tuán)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)事前控制的方法是:借助于網(wǎng)絡(luò)技術(shù),實(shí)現(xiàn)實(shí)時信息傳遞,編制支出預(yù)算,以銀行支出憑證為控制點(diǎn),每張支出憑證都用電腦在系統(tǒng)中打印,對應(yīng)的開戶行約定只接收電腦打印的憑證。沒有預(yù)算的憑證、超過預(yù)算的憑證,電腦系統(tǒng)打印不出銀行支出憑證,無法支出財(cái)務(wù)資金。達(dá)到事前控制的目的。
要做到事前控制,首先需要有一套具有預(yù)算管理功能、有日清月結(jié)的、有銀行支付功能的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),它不同于一般的財(cái)務(wù)電算化軟件,它把信息化、網(wǎng)絡(luò)化很好地應(yīng)用到財(cái)務(wù)管理工作中,為財(cái)務(wù)工作服務(wù)。把預(yù)算、指標(biāo)管理、資金控制與會計(jì)核算很好地集合,以撥款單據(jù)為控制點(diǎn),隨時計(jì)算各個項(xiàng)目的指標(biāo)增加數(shù)字、已支出數(shù),把兩組數(shù)據(jù)隨時進(jìn)行對照檢查,一旦超指標(biāo)撥款,就無法打印撥款單據(jù),銀行不能支出,達(dá)到遠(yuǎn)程控制的目的。該軟件不僅是核算的軟件,還是事前控制的軟件,還是省、市、縣集團(tuán)數(shù)據(jù)大集中的軟件,是遠(yuǎn)程指標(biāo)控制的軟件。
二、預(yù)算安排
要做到事前控制,需要做好預(yù)算安排,年末就要讓各子公司、孫公司根據(jù)人員數(shù)、項(xiàng)目成本等要素編制次年的開支預(yù)算。匯總上報(bào)總部,總部審核批準(zhǔn)各單位次年的開支預(yù)算和支出的項(xiàng)目。把預(yù)算數(shù)放入本系統(tǒng),各單位開銀行支票時,系統(tǒng)自動核對該預(yù)算數(shù),如果項(xiàng)目不對、預(yù)算超支,就開不出銀行支票。多個單位同時使用這套軟件,提高財(cái)務(wù)信息的適用性、時效性、準(zhǔn)確性。以前,省市縣集團(tuán)之間多用電話、傳真、郵件等傳遞財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù),傳輸速度慢、輸入和匯總工作量大,有些報(bào)表經(jīng)過層層的傳遞、轉(zhuǎn)換容易出差錯,有的數(shù)據(jù)傳來傳去,都超過了時間,時效性差,無法滿足管理會計(jì)、各級領(lǐng)導(dǎo)決策的需要。該系統(tǒng)使用后,縣里輸入一張憑證,這張憑證的科目、數(shù)據(jù)、甚至原始的發(fā)票、憑證、照片,在幾秒內(nèi)傳送到省里的數(shù)據(jù)中心。省、市、縣領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)人員,需要看報(bào)表,賬本、憑證,無需基層財(cái)務(wù)人員編制、呈送??梢宰约荷蓤?bào)表、賬簿、可以直接查看憑證、原始憑證、照片,總部與子單位、孫單位查看數(shù)據(jù)幾乎沒有時間差。匯總出來的數(shù)字是當(dāng)前從基層直接來的數(shù)字,沒有經(jīng)過中間層的加工的數(shù)據(jù),是最原始的、最真實(shí)、最準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。原始發(fā)票、合同、工程照片都可以看到。用款單位更會認(rèn)真審核原始單據(jù),防止虛假發(fā)票、單據(jù)的產(chǎn)生。
會計(jì)從事后的核算走向了事前的控制,加快了信息的傳遞、反饋與控制能力。現(xiàn)在,經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審批的指標(biāo)由省里統(tǒng)一導(dǎo)入到本系統(tǒng),每撥一筆資金電腦都會隨時自動記錄、計(jì)算,一旦指標(biāo)超過,就無法開出撥款單,解決了超指標(biāo)用款、挪用其他項(xiàng)目款項(xiàng)的違紀(jì)違法情況的發(fā)生。
預(yù)算數(shù)在年度中期,因?yàn)閷?shí)際情況有變動,經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)集體研究,是可以變動的,領(lǐng)導(dǎo)層把預(yù)算變動了,財(cái)務(wù)部門要及時調(diào)整預(yù)算數(shù),如救災(zāi)款項(xiàng),就需要在短時間內(nèi)調(diào)整預(yù)算,系統(tǒng)要適合快速變動。資金支出以撥款單據(jù)為控制點(diǎn),隨時計(jì)算各個項(xiàng)目的指標(biāo)增加數(shù)、已支出數(shù),把兩組數(shù)據(jù)隨時進(jìn)行對照檢查,一旦超預(yù)算撥款,就無法打印撥款單據(jù),銀行資金不能支出,達(dá)到遠(yuǎn)程控制的目的。
支出過程的嚴(yán)格控制主要體現(xiàn)在:用于撥付項(xiàng)目款的銀行賬戶必須上報(bào)省局,由省局統(tǒng)一錄入系統(tǒng),如果賬號改變也需通過省局修改;付款時全省使用統(tǒng)一的會計(jì)科目;對項(xiàng)目工程施工單位設(shè)置往來賬簿管理,省局在線監(jiān)查時,通過往來管理查看施工單位的用款情況;項(xiàng)目撥款一旦超出預(yù)算數(shù),系統(tǒng)自動視為無效撥款,無法進(jìn)入到下一環(huán)節(jié)即銀行轉(zhuǎn)賬環(huán)節(jié);項(xiàng)目撥款成功后,首先生成一張撥款審批單,為了保證撥款單與審批單的一致性,通過校對兩份單據(jù)上的驗(yàn)證碼即可杜絕名不符實(shí)的撥款;資金支出撥款完成后,縣級單位會計(jì)人員將該撥款單轉(zhuǎn)入會計(jì)憑證,未轉(zhuǎn)入會計(jì)憑證的視為撥款未完成,而一旦轉(zhuǎn)入會計(jì)憑證,該撥款單則無法再做任何變動。
從核算會計(jì)走向管理會計(jì),把財(cái)務(wù)人員從繁重的事后核算工作中解脫出來。原來數(shù)字輸入、計(jì)算、匯總,只要一個地方出錯、一個單位出錯,各級匯總就不平,各級和總部報(bào)表就無法做出來,查找出錯原因,需要全盤重新檢查、計(jì)算,工作量十分巨大,經(jīng)常加班加點(diǎn)。領(lǐng)導(dǎo)看到財(cái)務(wù)人員整天忙于數(shù)字,許多管理的工作、控制的工作都無法布置給會計(jì)人員做?,F(xiàn)在記賬、算賬、匯總、做報(bào)表、上報(bào),都可以在較短的時間內(nèi)完成,財(cái)務(wù)人員的計(jì)算工作量減少了,核算輕松了,就可以抽出更多的時間做審核工作、管理會計(jì)的工作,以及調(diào)查研究工作,事前控制、審查工作。不僅沒有降低財(cái)務(wù)人員的作用,領(lǐng)導(dǎo)更會把管理工作布置給會計(jì)人員去做,這樣更提高了會計(jì)人員的地位。用上了財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng),財(cái)務(wù)人員從原來做數(shù)字的奴隸變成現(xiàn)在做數(shù)字的主人,更有了主人翁的感覺。
三、系統(tǒng)的穩(wěn)定性
事前的控制需要注意的是系統(tǒng)的穩(wěn)定性。因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)偶爾有斷網(wǎng)、堵塞等情況發(fā)生,病毒、黑客還將長期存在,如何做好系統(tǒng)的穩(wěn)定性呢?本系統(tǒng)采用VPN網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)總部與各子單位的聯(lián)接,采用數(shù)據(jù)大集中方式,原始憑證存放在市縣子單位,由市縣子單位把會計(jì)憑證輸入系統(tǒng),把原始憑證進(jìn)行掃描存入系統(tǒng),通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)時把原始憑證、會計(jì)憑證傳送到總部的服務(wù)器。實(shí)現(xiàn)省市縣資金的在線管理。本系統(tǒng)包含:指標(biāo)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化、撥款、憑證、賬簿、報(bào)表以及初始設(shè)置、權(quán)限管理等。在撥款過程對數(shù)據(jù)的處理實(shí)現(xiàn)預(yù)算指標(biāo)支付的控制、網(wǎng)上對賬,總賬明細(xì)賬用軟件系統(tǒng)自動登記,報(bào)表自動生成,及全省的自動匯總功能。
本系統(tǒng)采用三層B/S架構(gòu),采用當(dāng)前流行的三層結(jié)構(gòu),Browse/Server方式來構(gòu)建,運(yùn)用當(dāng)前先進(jìn)的技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)編程接口與數(shù)據(jù)庫相連接,構(gòu)造一個功能強(qiáng)大的應(yīng)用系統(tǒng)平臺。系統(tǒng)采用了后臺數(shù)據(jù)庫,用戶界面完全通過瀏覽器實(shí)現(xiàn),一部分事物邏輯在前端實(shí)現(xiàn),但是主要事物邏輯在服務(wù)器端實(shí)現(xiàn)。WEB服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器,互為備份,互為切換。實(shí)現(xiàn)在任何一臺服務(wù)器出故障的情況下,另一臺服務(wù)器在短時間內(nèi)可以恢復(fù)系統(tǒng)的運(yùn)行。在故障服務(wù)器修理好以后,重新啟動雙服務(wù)器運(yùn)行。
資金的控制主要通過指標(biāo)賬的轉(zhuǎn)換、指標(biāo)憑證的輸入形成指標(biāo)賬薄。撥款單打印時,數(shù)據(jù)與指標(biāo)賬余額進(jìn)行對照,如果超過預(yù)算數(shù),就不予打印撥款單。撥款單由可以自動生成會計(jì)憑證,自動記錄明細(xì)賬、總賬。指標(biāo)賬與會計(jì)賬對照,再加未入賬的撥款單數(shù)據(jù),隨時計(jì)算其中的余額,達(dá)到控制支出數(shù)的目的。
如何做好網(wǎng)絡(luò)安全是實(shí)現(xiàn)在線監(jiān)控的關(guān)鍵要素。網(wǎng)絡(luò)安全是指利用網(wǎng)絡(luò)管理、控制或用技術(shù)措施保障一個網(wǎng)絡(luò)環(huán)境里的信息數(shù)據(jù)的保密性、完整性和可用性。具體地說,網(wǎng)絡(luò)安全要確保計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)在存儲、處理、傳輸信息數(shù)據(jù)的保密性、完整性和可用性,確保對授權(quán)合法用戶的服務(wù)和限制非授權(quán)用戶的服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)安全包括兩方面內(nèi)容,即網(wǎng)絡(luò)的系統(tǒng)安全和網(wǎng)絡(luò)的信息安全。系統(tǒng)安全包括系統(tǒng)的軟、硬件和固件的安全性,包括計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的CPU操作系統(tǒng)、存儲器、路由器等的安全;而信息安全包括信息數(shù)據(jù)的存儲、處理、傳輸?shù)陌踩?,包括信息的保密性、完整性和可用性。監(jiān)控系統(tǒng)在保障網(wǎng)絡(luò)安全上采取了以下措施。
首先,加強(qiáng)安全意識的培訓(xùn),統(tǒng)一認(rèn)識。因?yàn)橐恍┍U暇W(wǎng)絡(luò)安全的先進(jìn)技術(shù)在一段時間過后會過時,需要培養(yǎng)操作人員的安全意識,養(yǎng)成良好的上網(wǎng)習(xí)慣才能應(yīng)對不斷襲來的安全威脅。比如及時打好系統(tǒng)補(bǔ)丁、使用殺毒軟件進(jìn)行計(jì)算機(jī)病毒查殺、不得使用各類移動存儲設(shè)備在互聯(lián)網(wǎng)和內(nèi)網(wǎng)之間傳播不安全程序、文件等等。
其次,確保足夠資金投資于IT系統(tǒng)的安全項(xiàng)目。例如:防病毒軟件、防火墻服務(wù)器、加密軟件、入侵檢測系統(tǒng)、集中安全管理、網(wǎng)絡(luò)操作行為管理軟件、身份認(rèn)證卡等產(chǎn)品。
網(wǎng)絡(luò)管理員對全網(wǎng)流量的監(jiān)測。網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部的不良流量也可能非常嚴(yán)重地影響到網(wǎng)絡(luò)關(guān)鍵應(yīng)用的運(yùn)行。因此,進(jìn)行全網(wǎng)的流量監(jiān)測是非常重要而且是必要的。通過全網(wǎng)流量檢測,能夠了解網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中的數(shù)據(jù)流狀況,包括流量大小、來源和目的、由何種應(yīng)用產(chǎn)生、數(shù)據(jù)量的大小等。對于重要的支出,需要提前預(yù)見,提前準(zhǔn)備,最好提前2天或提前幾個小時先打印支票,如果沒有實(shí)際支出,再給予作廢。防止在斷網(wǎng)期間,無法支出,給工作造成損失。
本系統(tǒng)已經(jīng)運(yùn)行2年多時間,總結(jié)了一些經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn),基本上做到業(yè)務(wù)流、數(shù)據(jù)流、信息流、控制流同步作業(yè)??梢匀涨逶陆Y(jié),隨時生成縣、市、省級和全省總部的賬務(wù)、報(bào)表及領(lǐng)導(dǎo)需要的各類數(shù)據(jù)。為財(cái)務(wù)的事前控制、資金的實(shí)時管理、輔助決策提供及時準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息和控制手段。

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